Type eigenschap
:
Text
Geldige waarden
:
Meerdere waarden toegestaan
:
Nee
Weergave op formulieren
:
Tekstregel
Initiële waarde
:
Verplicht veld
:
Toelichting op formulier
:
Subeigenschap van
:
Geïmporteerd uit
:
Formatteerfunctie externe URI
:
Klik op de button om een nieuwe eigenschap te maken:
B
Persoon, verzekering of (reserve)fonds (risicodrager) waar de te maken kosten in beginsel in rekening worden gebracht. +
Procesboek: Ontvangen betaling +
De regeling die contracttant met een betalingsachterstand met de woningcorporatie overeen is gekomen waarin afspraken zijn gemaakt over het aantal termijnen waarop de vorderingen alsnog door contractant zullen worden voldaan. +
Het zorgdragen voor opdrachtgevers dat structurele betalingsachterstanden van klanten van de opdrachtgever alsnog worden ingelopen en als dat niet lukt gerechtelijke stappen worden ondernomen. +
De overeengekomen betalingsregeling wordt gecommuniceerd naar de huurder in kwestie. Dat kan plaatsvinden via verschillende kanalen: telefonisch, per brief, per e-mail, etc.
Input: Geregistreerde betalingsregeling
Output: Bevestigde betalingsregeling +
Stuur de vertrekkende huurder een bevestiging van de huuropzegging. Neem contact op met de vertrekkende huurder om diens nieuwe adres te controleren en een einddatum af te spreken. Communiceer ook het vervolgtraject, bijvoorbeeld voor:
Voorinspectie
EPA-label inspectie
Verkoopproces
Planning mutatiewerkzaamheden
Asbestinventarisatie
Input: Verwerkte huuropzegging
Output: Bevestigde huuropzegging
Variant: Bij sommige corporaties wordt de huurder persoonlijk gecontacteerd om de vervolgstappen te bespreken. Dit kan dan een aparte stap ‘contacteren huurder’ zijn.
Inspiratie: De bevestiging van een huuropzegging kan ook een trigger zijn voor het proces van asbestinventarisatie wanneer het een eenheid betreft van voor een bepaald bouwjaar. +
Bevestigen van succesvolle inschrijving.
Input: Ontvangen inschrijvingsgegevens en (optioneel) de betaling van inschrijfgeld
Output: Bevestigde inschrijving +
Bevestig de doorgevoerde wijziging(en) aan de geregistreerde.
Input: Verwerkte wijziging
Output: Geactualiseerde inschrijfgegevens of Uitschrijving +
Een bevestigingsplaats is een onderdeel van een pand waaraan of waarop een object gemonteerd kan worden door een derde, bijvoorbeeld een zendmast of een reclamepaneel.
Toelichting: Om objecten van derden te plaatsen en de risico's van gemengd eigenaarschap goed te kunnen scheiden is het raadzaam om een opstalrecht te vestigen waar bijvoorbeeld zonnepanelen voor een 'coöperatie' geplaatst worden. +
Bevorderen leefbare woonomgeving is het bedrijfsproces waarmee bewoners worden gefaciliteerd in het verbeteren van de woonomgeving +
De betalingsregeling wordt bewaakt door de woningcorporatie of deurwaarder. De wijze waarop bewaking plaatsvindt verschilt vanwege verschillen in beleid, werkwijzen en systemen.
Input: Bevestigde betalingsregeling
Output: Ontvangen betaling of achterstand betaling +
Nog uit te werken +
Bewaken inkomende betalingen is het werkproces waarbij alle binnenkomende betalingen van openstaande facturen worden bewaakt of die binnen de betalingstermijn plaatsvinden. +
Bewaak gedurende het gehele project de projectfinanciën, controleer facturen, begroot meerwerk, leg afwijkingen vast en rapporteer. Meerwerk moet altijd besproken worden (met de projectleider), zowel vanwege de totale begroting als vanwege het eventueel overschrijden van de procuratiegrens waardoor extra akkoord nodig is. Meerwerk vraagt om beoordeling middels het meer ogen principe.
Input: Uitvoering Planmatig Onderhoud + goedgekeurd meerwerk
Output: Financiële rapportage, Afwijkingen rapportage, Gecontroleerde facturen
Variant op deze stap is het gereed melden van de orderregels door de projectleider, hierdoor kan de financiële administratie “match en boek” toepassen. Enkele uitzonderlijke facturen moeten dan nog wel gefiatteerd worden. +
Bewaken uitvoering geriefsverbetering / WMO is het werkproces waarmee toezicht wordt gehouden op de realisatie van de geplande werkzaamheden (aan het gebouw) van de verhuurde eenheid conform de vooraf gestelde eisen +
Bewaak alle uit te voeren werkzaamheden indien dit door meerdere partijen uitgevoerd gaat worden, in afstemming met de uitvoerende partijen.
Input: Opdrachtverstrekking
Output: Planning
Een scherpe planning en goed op elkaar afgestemde volgorde van uitvoering is een van de succesfactoren van dit proces. Wanneer er gewerkt wordt met vaste ketenpartners kunnen er vaste doorlooptijden bij de opdracht vastgesteld worden. +
Bewaak centraal dat alle taken behorende bij de onderhoudsorder conform opdracht en tijdig worden uitgevoerd.
Input: Onderhoudsorder
Output: Bewaakte uitvoering +
Het komt voor dat de afwikkeling van betalingsachterstanden tijdelijk wordt geparkeerd en/of wordt overgedragen aan andere instanties.
Woningcorporaties registreren dit doorgaans in hun systemen middels zogenaamde ‘afwachtcodes’. Instanties informeren woningcorporaties over de voortgang in lopende zaken.
Bij betaling via de Gemeentelijke Kredietbank (GKB) wordt nog ook wel de betaalconditie ‘GKB’ gebruikt. Bij toepassing WSNP boekt de woningcorporatie doorgaans het openstaande bedrag gelijk af, gezien de geringe kans op betaling.
Input: Geregistreerde soort uitzondering
Output: Betaling of afboeking +
Het komt voor dat de afwikkeling van betalingsachterstanden tijdelijk wordt geparkeerd en/of wordt overgedragen aan andere instanties.
Woningcorporaties registreren dit doorgaans in hun systemen middels zogenaamde ‘afwachtcodes’. Instanties informeren woningcorporaties over de voortgang in lopende zaken.
Bij betaling via de Gemeentelijke Kredietbank (GKB) wordt nog ook wel de betaalconditie ‘GKB’ gebruikt. Bij toepassing WSNP boekt de woningcorporatie doorgaans het openstaande bedrag gelijk af, gezien de geringe kans op betaling. +
Bewaak gedurende het gehele project de voortgang en stuur partijen of planning bij waar nodig. De uitvoering hiervan kan door diverse functies gedaan worden, veelal is dit de interne projectleider, maar vaak is ook een opzichter betrokken vanuit het meer ogen principe. Monitor de klanttevredenheid en stuur indien nodig bij door het inzetten van verschillende middelen.
Input: Uitvoering Planmatig Onderhoud
Output: Bewaakte voortgang +
Bewaak gedurende het proces van intake tot technische gereed melding dat de klant geholpen is.
Input: Geplande opvolging
Output: Bewaakte opvolging
Alle contact met de klant over de status van het onderhoudsverzoek en de afhandeling ervan via het Klantportaal laten lopen.
Variantie: SMS-dienst met track & trace functionaliteit. +
Bewaken projectfinanciën bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de financiën van ieder afzonderlijk planmatig onderhoudsproject te bewaken in relatie tot de jaarbegroting. +
Een persoon die door een rechter is aangewezen om de rechten en plichten van een andere persoon te beheren die dat zelf voor een deel of het geheel niet kan of mag +
Procesboek: Opdracht informeren nazorg bewoners uitgevoerd +
Procesboek: Bewonersakkoord +
Procesboek: Voorgestelde nieuwe servicecomponent +
Dit is een afvaardiging namens een verzameling bewoners die de belangen behartigd van betreffende bewoners. +
Percentage van de tijd in een verslagperiode dat eenheden verhuurd zijn.
Fornule: A/B * 100% +
Houd de prestaties van de leverancier bij en controleer of de bijgehouden prestaties voldoen aan de prestaties/kwaliteit welke de leverancier in het contract verklaard heeft te zullen leveren.
Input: Afgesloten contract
Output: Bijgehouden prestaties +
Nog uit te werken +
Werk de foto’s bij op basis van de meest actuele informatie. Deze foto’s hebben een bredere toepassing:
Advertentiedoeleinden.
Naar de nieuwe huurder toe.
Naar de aannemer toe.
Vastlegging van de 'huidige' staat, met name gebruikt voor het aansprakelijk kunnen stellen van huurders voor schade nadat zij weer vertrekken uit de eenheid.
Aan de hand van de doeleinden kunnen de foto’s op verschillende locaties worden opgeslagen.
Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud
Output: Bijgewerkte foto’s
Variant: Het vastleggen van foto's is nodig om de staat van de eenheid bij oplevering aan de klant vast te leggen. Doel hiervan is om in schadegevallen aansprakelijkheid te kunnen vaststellen. Foto's vastleggen is echter zeer tijdsintensief. De ene woningcorporatie kiest er daarom voor om de foto's niet vast te leggen en dus het risico te aanvaarden dat in bepaalde gevallen schades van bewoning niet te verhalen zijn. Andere woningcorporaties vinden de vastlegging juist wel heel essentieel. Ook zijn er corporaties die de verantwoordelijkheid voor de bewijslast bij de huurder leggen in geval van aansprakelijkheidsvraagstukken.
Inspiratie: Er bestaan mogelijkheden om via een app de huurder zelf de foto’s te laten maken. Zo hoeft er geen afspraak gemaakt te worden en kunnen de beelden direct bij het juiste dossier terecht komen.
Digitalisering kan ook een bijdrage leveren door foto’s automatisch op de juiste plek te laten archiveren. +
Werk de vastgoedgegevens bij op basis waarvan het EPA-label is vastgesteld. Dit label wordt verstrekt door een externe organisatie die de keuring uitvoert. Soms komt het voor dat tijdens de eerste inspectie blijkt dat aangetroffen energetische maatregelen van invloed zijn op het label en moet er een nieuw label aangevraagd worden. (NB. Het actualiseren van het EPA-label zelf is een apart proces).
Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud
Output: Bijgewerkte informatie over EPA-label.
Externe EPA-adviseur heeft toegang tot het systeem van de corporatie en uploadt zelf de geactualiseerde gegevens. Per mail wordt de woningcorporatie hierover geïnformeerd. +
Werk informatie over aanwezige ZAV en WMO-aanpassingen bij op basis van de meest actuele informatie. Hierbij kan ook worden vastgelegd of een ZAV is goedgekeurd en of deze door de huurder verwijderd dient te worden bij vertrek.
Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud
Output: Bijgewerkte informatie over ZAV en WMO-aanpassingen
Het bijwerken hiervan kan meteen na de voorinspectie gebeuren, maar er zijn ook corporaties die dit pas bijwerken na sleuteluitgifte omdat pas dan de werkelijke staat van de eenheid na mutatieonderhoud zichtbaar is. +
Formaliseer na het ondertekenen van het huurcontract en de betaling van de eerste verhuurnota, het contract. Hiermee worden de financiële verplichtingen in het systeem vastgelegd. Door het formaliseren van de huurovereenkomst, kan de huuradministratie worden bijgewerkt/gecontroleerd en kan maandelijks het juiste huurbedrag worden geïncasseerd.
Input: Ondertekende huurovereenkomst
Output: Bijgewerkte huuradministratie +
Los van de vaste onderdelen van de woninginspectie, kennen sommige corporaties ook een score of een categorie toe aan de woning, met als doel om beter onderhoud te kunnen voorspellen. Ook deze dient bijgewerkt te worden wanneer er zaken gewijzigd zijn in de woning.
Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud
Output: Bijgewerkte kwaliteitsstaat
Om zeker te zijn dat de kwaliteitsstaat van de eenheden in het systeem up-to-date is, kan een APK worden ingericht zodat de informatie niet alleen afkomstig is uit mutaties. +
Werk de plattegronden c.q. BIM-modellen bij op basis van de meest actuele informatie.
Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud
Output: Bijgewerkte plattegronden eenheid +
Werk de vastgoedgegevens bij op basis van de meest actuele informatie, zoals de gegevens over badkamer, keuken en toilet en andere cartotheekitems zoals die van de technische installaties. Verder is het belangrijk om vooraf af te spreken welke vastgoedkenmerken en welke exacte gegevens bijgehouden dienen te worden.
Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud
Output: Bijgewerkte vastgoedregistratie
Met behulp van een app kan tijdens een inspectie eenvoudig worden langsgelopen welke vastgoedgegevens gecontroleerd moeten worden en kunnen deze gegevens naar andere systemen worden verzonden via koppelingen. +
Werk de woningwaardering bij op basis van de meest actuele informatie.
Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud
Output: Bijgewerkte woningwaardering (WWS-punten)
Het bijwerken van de woningwaardering kan gemakkelijk geautomatiseerd worden. Belangrijk is dat er daarbij een accorderingsstap wordt ingebouwd. +
Bij complexere planmatig onderhoudsprojecten vinden bouwvergaderingen plaats die ook door de corporatie bijgewoond worden.
Input: Planning
Output: Status update
Wanneer er conform RGS gewerkt wordt, zal de partner de bouwvergaderingen bijwonen. +
Woon de eindoplevering door de aannemer bij en controleer de opleverpunten. Doel hierbij is niet alleen de controle van het opgeleverde werk, maar ook het beheren van de relatie met de aannemer en bewoners.
Input: Uitvoering Planmatig Onderhoud + Vastgestelde opleverpunten
Output: Verwerkte opleverpunten/ Verslag eindoplevering
Inspiratie:
Inrichten van tussentijdse keuringen.
De output van de opleveringen gebruiken als input voor de MJOB
Variant met betrekking tot Onderhoud Naar Wens (ONW) bij planmatige onderhoudswerkzaamheden van keuken, douche of toilet: de oplevering aan de corporatie vervalt en er vindt directe acceptatie plaats tussen aannemer en huurder. Indien er gekozen is voor een RGS aanpak, wordt de oplevering door de partners verzorgd. Wel zal er steekproefsgewijs een controle plaatsvinden ter toetsing. +
Woon de vooroplevering door de aannemer bij en stel opleverpunten vast.
Input: Uitvoering PO
Output: Vastgestelde opleverpunten
Wanneer er conform RGS gewerkt wordt, zal/kan de partner de vooroplevering bijwonen. +
Een binnenterrein is een (semi-)openbaar stuk terrein dat (in)direct van de openbare weg toegankelijk is. Indien een binnenterrein afsluitbaar (bijvoorbeeld alleen toegankelijk voor aanwonenden) is het een semi-openbaar terrein. +
afletteren betaling +
Boek de in rekening te brengen kosten, bijvoorbeeld in de rekeningcourant van de huurder.
Input: In rekening te brengen kosten
Output: Factuur +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het inboeken van in rekening te brengen kosten in het grootboek inclusief de specificatie van de factuur. +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het inboeken van 'te betalen kosten' in het grootboek inclusief de specificatie van de factuur. +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het inboeken van een 'te betalen bedrag' in het grootboek inclusief de specificatie. +
Een bouwkavel is een aaneengesloten stuk grond met een gedefinieerde grens, waarop gebouwd mag worden en dat een bepaalde vorm van gebruik heeft. +
Een bouwkundig element is een constructie of een deel daarvan die wordt onderscheiden om te onderhouden. +
Een bouwlaag, ook wel bekend als verdieping of etage, verwijst naar een horizontale gedeelte van een gebouw dat boven de begane grond ligt. Het wordt gedefinieerd als een niveau dat gebruikt wordt voor het verdelen van een gebouw in afzonderlijke horizontale secties. Een bouwlaag kan bestaan uit verschillende kamers, ruimtes of appartementen die zich op dezelfde hoogte bevinden.
De hoogte van een bouwlaag kan variëren, maar over het algemeen bevinden de plafonds van opeenvolgende bouwlagen zich op vergelijkbare hoogten. Elke bouwlaag is meestal bereikbaar via trappen, liften of andere verticale vervoersmiddelen in het gebouw.
Het aantal bouwlagen in een gebouw kan variëren, afhankelijk van het ontwerp en de functie van het gebouw. Hoogbouw kan vele bouwlagen hebben, terwijl laagbouw doorgaans een beperkt aantal bouwlagen heeft. Bouwlagen worden vaak genummerd vanaf de begane grond, waarbij de begane grond zelf meestal niet als een bouwlaag wordt geteld. Bijvoorbeeld, een gebouw met vijf bouwlagen heeft verdiepingen genummerd als 1, 2, 3, 4 en 5, waarbij de begane grond wordt aangeduid als "0" of "BG".
Het concept van bouwlagen is essentieel bij het ontwerpen, construeren en in kaart brengen van gebouwen, omdat het de organisatie en navigatie binnen een gebouw vergemakkelijkt. Het speelt ook een rol bij het bepalen van de bouwkosten en de functionele indeling van een gebouw. +
Een bouwnummer is een administratief hulpmiddel dat aan een (onderdeel van) een bouwkavel wordt toegekend om het uniek te identificeren. +
Een bouwwerk is elke constructie van enige omvang van hout, steen, metaal of ander materiaal, die op de plaats van bestemming hetzij direct of indirect met de grond verbonden is, hetzij direct of indirect steun vindt in of op de grond, bedoeld om ter plaatse te functioneren. +
Een brandgang of achterpad is een stukje grond waarop erfafscheidingen op uitkomen en waar aanwonenden gebruik kunnen maken. Een brandgang kan van buitenaf afgesloten zijn voor niet bevoegden. +
De gemeente is bronhouder van de BAG voor het uitgeven van adressen +
De gemeente is bronhouder van de WOZ voor het bepalen van de WOZ waarde. +
Brood is iets dat gemaakt wordt door ...., bestaat uit..., in verschillende meerdere soorten wordt geproduceerd, te weten ..... en bestaat uit ..... +
De som van de bestede mutatiekosten (over een periode) ten opzichte van het beschikbare mutatiebudget in diezelfde periode. +
Privé-buitenruimte is een tot de woning behorende buitenruimte, waarvan de bewoner van de desbetreffende woning krachtens de huurovereenkomst het exclusieve gebruiksrecht heeft. +
Een buurt is een deel van een wijk dat door haar bewoners als een bij elkaar horend geheel wordt ervaren. +
C
C. Aantal eenheden in exploitatie of verkocht met terugkoopplicht aan het begin van de meetperiode +
Bedrijfsregels:
Eenheid is in exploitatie of eenheid is verkocht met terugkoopplicht aan het begin van de meetperiode
Rekenregels:
Som van aantal eenheden +
Bedrijfsregels:
Eenheid is in exploitatie of eenheid is verkocht met terugkoopplicht aan het eind van de meetperiode
Rekenregels:
Som van aantal eenheden +
Bedrijfsregels:
datum uit exploitatie valt in de periode
reden uit exploitatie is verkoop
Waarde van de eenheden is opgenomen in de activa op de balans of bij terugkoop de betaalde koopsom.
Rekenregels:
Som van waarde in euro’s +
Bepaal de intensiteit van contract- en leveranciersmanagement met betrekking tot het contract:
Licht Contractmanagement (bijv.: 1 x prestatiemeting en 1 evaluatie/jaar).
Volledig Contractmanagement.
Dit is afhankelijk van het soort service dat geleverd wordt en het contract dat gemanaged moet worden.
Input: Afgesloten contract
Output: Geclassificeerd contract +
Een bouwkundig element of installatie die ten dienste staat van meerdere bewoners en waarvan de eigenaar (van vastgoed) het beheer voert. +
Het zorgdragen dat de organisatie zich op de juiste wijze uit naar interne en externe partijen. +
De woningcorporatie levert extern en intern communicatie diensten en verzorgt de huisstijl van de woningcorporatie +
Draag zorg voor interne communicatie van de uiteindelijke MJOB en waar nodig of gewenst ook voor externe communicatie, naar bijvoorbeeld de huurdersraad of bewonerscommissies. Actualiseer complexbeheerplannen op basis van de MJOB en voorzie het Klantcontactcentrum van nieuwe informatie om vragen over geplande onderhoudswerkzaamheden te kunnen beantwoorden.
Input: Vastgesteld Voorkeursscenario MJOB
Output: Gecommuniceerde MJOB, Geactualiseerde complexbeheerplannen +
Informeer medewerkers over dit contract o.b.v. het implementatieplan.
Input: Vastgesteld implementatieplan en afgesloten contract
Output: Geïnformeerde medewerkers +
Percentage van het zoekprofiel dan wel de woonwensen van (actief) woningzoekenden dat minimaal gevuld is. +
Een complex / cluster is een groepering van administratieve eenheden (VHE's, TOE's, VKBE’s of VKE's) die om administratieve redenen of andere bedrijfsmatige redenen onderscheiden worden, waardoor gelijke vorm van onderhoud, sturing en beleid mogelijk is. +
Dit betreft het plan waarin per administratieve eenheid wordt bepaald hoe betreffende eenheid geexploiteerd wordt en welke doelgroep van beleid daarmee bediend dient te worden. +
Het complexplan betreft (de verzameling) plannen die de woningcorporatie heeft opgesteld voor het exploiteren en beheer van betreffend complex. Het is te beschouwen als een ondernemingsplan op complexniveau. +
Werken in overeenstemming met de geldende weten regelgeving.
Concreet voorbeeld: werken volgens de AVG en volgens voorgeschreven wettelijke termijnen voor Incasso +
Procesboek: Opdracht tot uitvoeren conditiemeting +
Procesboek: Opdracht conditiemeting uitgevoerd +
Een contactmoment is een gebeurtenis in de tijd waarbij een relatie via één van de communicatiekanalen in verbinding komt met de woningcorporatie en er informatie wordt overgedragen. +
Klanten en andere belanghebbenden kunnen om allerlei redenen contact opnemen met woningcorporaties +
Het onderhouden van de relatie met klanten en ketenpartners. +
Een contactmoment is een gebeurtenis in de tijd waarbij een relatie via één van de communicatiekanalen in verbinding komt met de woningcorporatie en er informatie wordt overgedragen. +
Een persoon die één of meer natuurlijke en/of rechtspersonen vertegenwoordigt. +
Algemene informatie van een publicatie. Content kan algemene informatie over de woningcorporatie bevatten of bijvoorbeeld de contactgegevens van de woningcorporatie bevatten. +
Procesboek: Ingangsdatum contract +
Procesboek: Geprenotificeerde contractant +
Het zorgdragen voor het verhuur van het vastgoed van de woningcorporatie aan doelgroepen van beleid. +
Het zorgdragen voor het verhuur van het vastgoed van de woningcorporatie aan doelgroepen van beleid. +
Contracteren bestaat uit processtappen die gaan over het afsluiten van een leveringscontract met de geselecteerde leverancier. +
Het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt, als de prestatie van de eigen organisatie. +
Inkoopcontracten die zijn gesloten worden geïmplementeerd en bewaakt door de woningcorporatie. +
Een contractonderhoudstaak is een type onderhoudstaak en is een verrichting op een TOE waarvoor bij een leverancier een overeenkomst is afgesloten. +
Door periodiek te rapporteren over de eigen prestaties kan de woningcorporatie beoordelen of zij in control is en blijft. +
Het controleren en bijsturen van de uitvoering van de plannen volgens welke de woningcorporaties hun doelstellingen willen realiseren. +
Controleer (steekproefsgewijs), wanneer het mutatieonderhoud is uitgevoerd, of de afgesproken prestaties geleverd zijn. Registreer verbeterpunten. Geef bij onvolkomenheden opdracht aan de uitvoerende dit te repareren. Doel hiervan is, naast het correct opleveren van de werkzaamheden, ook om een gecontracteerde aannemer te kunnen beoordelen.
Input: Uitgevoerde onderhoudsorder
Output: Gecontroleerde werkzaamheden
Een variant is om de controle uit te voeren bij het oplevermoment (sleutel uitgifte) aan de nieuwe huurder. Het is dan nog mogelijk met de nieuwe huurder afspraken te maken over opleverpunten (welke en planning).
Risico's voor het niet uitvoeren van een controle zijn onder andere:
Niet al het werk dat uitgevoerd had moeten worden, is uitgevoerd.
Onjuiste facturatie die niet te controleren is.
Onvoldoende zicht op de prestatie van ketenpartners.
De nieuwe huurder wordt geconfronteerd met gebreken.
Indien er gekozen is voor niet controleren of slechts ten dele controleren, kan de nieuwe huurder nog niet afgeronde werkzaamheden/ niet opgeloste gebreken constateren. Voor het melden van dit soort zaken moet dan een proces worden ingericht. +
Controleer of de voor het EPA-label gebruikte uitgangspunten correct zijn. In wezen is dit dus een controle van de gegevens die zijn vastgelegd in het systeem, wellicht zijn de gegevens verouderd of zijn er wijzigingen in de eenheid die van invloed zijn op het EPA-label die nog niet in het systeem waren opgenomen.
Input: Oude EPA-gegevens
Output: Gecontroleerde EPA-gegevens
Een mogelijke variant is om de EPA-adviseur periodiek een check laten doen of heropname nodig is. Het verschilt tussen corporaties of ze zelf mensen in dienst hebben die EPA-labels kunnen aanvragen of dat het extern is uitbesteed. Wanneer je de EPA-adviseur meeneemt tijdens de voorinspectie, kan dit het proces voor het actualiseren van het EPA-label versnellen en daarmee de leegstandsduur verkorten. +
Controleer of er ZAV's of WMO-aanpassingen zijn, wat de status daarvan is en bepaal wat er mee dient te gebeuren. Mogelijkheid is om het ter overname aan te bieden.
Input: geplande voorinspectie.
Output: Woningopnamedossier
Inspiratie: Gebruik visualisaties in je communicatie: sommige huurders hebben een taalachterstand en het is wel belangrijk dat zij goed begrijpen wat zij moeten doen en wat er gaat gebeuren. Dit kan dienen als aanvulling op de brief met uitleg. Voorbeelden om dit te visualiseren zijn filmpjes en plaatjes waar duidelijk en helder uitgelegd wordt wat ze van de corporatie kunnen verwachten en wat van de vertrekkende huurders wordt verwacht bij een voor- en eindinspectie. Voorbeelden van dergelijke filmpjes zijn te vinden op de websites van Woonbron en Alwel. +
Controleer of een EPA-label aanwezig is. Controleer hierbij ook van wanneer het label aangemaakt is en of er een vernieuwing nodig is. Indien het label niet voldoet, start de procedure om een nieuw label aan te vragen.
Input: Huidig EPA-label
Output: Actueel EPA-label
Inspiratie:
Controleren of er groot onderhoud of renovatie heeft plaatsgevonden dan wel gaat plaatsvinden, wat invloed kan hebben op informatie over en opstarten van het proces voor EPA-labels
Varianten: Er zijn corporaties die deze check al doen bij het verwerken van de huuropzegging. Belangrijk is dat de stap gedaan wordt en input levert voor een aantal processen, te weten:
Voorbereiding op de inspectie: wat moet er geïnspecteerd worden.
Starten werkproces Actualiseren EPA-label (optioneel, proces is hier niet uitgewerkt). +
Controleer in het kader van het vierogen principe de opgestelde afrekeningen (steekproefsgewijs). Nadat de afrekening is gecontroleerd, gaat deze naar generiek werkproces II.1. voor het opstellen van bijbehorende factuur.
Input: Afrekening per eenheid
Output: In rekening te brengen kosten +
Bepaal op basis van het huurbeleid en de vastgoedstrategie voor eenheid/complex, wat de vervolgstappen gaan zijn. Dit kan zijn:
Klaarmaken voor verhuur (in dit geval start dit proces Coördineren verhuurklaar maken eenheid).
Klaarmaken voor verkoop (ander werkproces).
Klaarmaken voor tijdelijke verhuur bij sloop of renovatie (ander werkproces).
Klaarmaken voor project (leegstand) (ander werkproces).
Asbestinventarisatie (ander werkproces).
Input: Huurbeleid / Vastgoedstrategie
Output: Bepaalde vervolgstappen
Aan de hand van vastgoedbeleid automatisch de juiste vervolgstappen in werking zetten. Automatische controle inrichten of asbestinventarisatie voor deze eenheid nodig is. +
Controleer de cartotheekgegevens zoals installatiegegevens en datering van bijvoorbeeld badkamer, keuken en toilet. Controleer daarnaast of er ZAV’s of geriefsverbeteringen zoals schuttingen zijn achtergebleven bij de vorige verhuring.
Input: Staat van de eenheid
Output: Gecontroleerde cartotheekgegevens +
Controleer of alle contactgegevens van de huurder nog kloppen en werk deze indien nodig bij. Met name e-mailadres en nieuwe woonadres. In geval van overlijden of bewindvoering, de contactgegevens van de vertegenwoordigende persoon (klant) opnemen.
Input: Huidige persoonsgegevens vertrekkende huurder
Output: bijgewerkte gegevens vertrekkende huurder +
Controleer opgemaakte eindnota.
Input: Opgestelde eindnota
Output: Gecontroleerde eindnota
Controle hoeft niet achteraf plaats te vinden wanneer bij het opvoeren van kosten deze aan de voorkant al worden geaccordeerd door de budgethouder. De eindnota kan dan automatisch worden gegenereerd en verstuurd. +
In het werkproces verpachten perceel is deze stap alleen van toepassing indien een andere looptijd van erfpachtcanon wordt bepaald dan de standaard. +
Controleer de factuur aan de hand van het contract en/of indien aanwezig de inkooporders. Het controleren van de factuur gebeurt op basis van de procuratieregeling.
Input: Ingeboekte factuur
Output: Gecontroleerde factuur +
Nog uit te werken +
Op de dag van de sleuteluitgifte dient de eerste huurbetaling te zijn ontvangen. Indien de eerste verhuurnota niet betaald is, dan wordt er betaald tijdens de sleuteloverdracht. Niet alle corporaties stellen een betaling vooraf verplicht, het betreft hier dan ook een optionele stap.
Input: Ondertekende en geëffectueerde huurovereenkomst
Output: Betaling eerste verhuurnota
Wanneer betaling vooraf wel verplicht is, is het een idee om het proces zo in te richten dat de ontvangst van de betaling automatisch de afspraakbevestiging voor de sleuteluitgifte is. +
Controleer de gegevens van de kandidaten op de voorlopige lijst op volledigheid en of controleer of de kandidaten op basis van hun gegevens en de criteria voor passend toewijzen in aanmerking komen voor deze eenheid. Wat er exact gecontroleerd dient te worden, kan afhankelijk zijn van bijvoorbeeld de wijze van reageren, een passendheidscheck aan de voorkant of het gebruik van een huurpaspoort voor de inkomenstoets.
Input: Voorlopige kandidatenlijst
Output: Gecontroleerde gegevens
Verschillende aanbieders van woningzoekendenportalen ontwikkelen een zogenaamd ‘Huurpaspoort’ met gevalideerde (inkomens)gegevens die worden opgehaald bij sites van de overheid. Woningzoekende hoeven dan niet zelf inkomensgegevens bij de overheid op te vragen en aan te leveren en het inkomen kan geautomatiseerd worden gecontroleerd op passendheid. +
Kijk de plattegronden na en geef aan wat de veranderingen zijn.
Input: Oude plattegrond en staat van de eenheid
Output: Aangepaste plattegrond +
Controleer in het systeem de verdeelsleutels binnen de serviceclusters en pas deze waar nodig deze aan. Op basis van de verdeelsleutels kunnen de voorschotten berekend worden.
Input: Bepaalde verdeelsleutel
Output: Geregistreerde verdeelsleutels +
Controleer de voorraad van het materiaal dat benodigd is voor het uitvoeren van de onderhoudsorder. Bestel wat niet op voorraad is. Dit kan gaan om materiaal in het eigen magazijn, de busvoorraad of om specialistisch materiaal dat niet standaard op voorraad is. (Het op peil houden van de bus- of magazijnvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt).
Input: Opdracht onderhoudsorder
Output: Besteld materiaal +
Controleer de WWS-elementen door de woning te inspecteren op onderdelen die van invloed zijn op de woningwaardering punten zoals: vloeroppervlaktes, aantal slaapkamers, energetische maatregelen, keukenuitrusting etc.
Input: Staat van de eenheid
Output: Gecontroleerde WWS elementen
Variant: Tijdens Corona worden voorinspecties door sommige corporaties tijdelijk digitaal gedaan waarbij lang niet alles zichtbaar is. Pas nadat de sleutels ingeleverd zijn kan er een fysieke inspectie plaatsvinden wat een negatief effect op de doorlooptijd heeft. +
Percentage van alle facturen welke voldoen aan de vooraf gestelde eisen en welke in één keer verwerkt zijn. +
Het zorgdragen van de realisatie van het onderhoud aan vastgoedeenheden met als doel betreffende eenheden (opnieuw) te verhuren of te verkopen. +
Het zorgdragen van de realisatie van geplande onderhoudswerkzaamheden aan het vastgoed van de woningcorporatie binnen de vooraf gestelde kaders. +
Het zorgdragen van de realisatie van reparatieonderhoud aan het vastgoed van de woningcorporatie binnen de vooraf gestelde kaders. +
Het zorgdragen voor de realisatie van nieuwbouw en/of verbouw van bestaand vastgoed, inclusief de (her)inrichting van de onderliggende percelen. +
Opstarten:
- verhuur
- sociaal beheer/leefbaarheid
- planmatig onderhoud (opstellen MJOB)
- dagelijks onderhoud
- VvE-beheer +
Afsluiten:
- verhuur
- sociaal beheer/leefbaarheid
- dagelijks onderhoud
- leegstandsbeheer
- VvE-beheer +
oa Opdracht vastgoedcluster opnemen in MJOB +
Coördineren asbestsanering is het bedrijfsproces welke alle werkzaamheden omvat om op een verantwoorde wijze het asbest te saneren. +
Beoordeel meerwerk wanneer de aannemer dit vaststelt. Meerwerk vraagt om beoordeling middels het meer-ogen principe.
Input: Geconstateerd meerwerk
Output: Gecoördineerd meerwerk +
Coördineren mutatieonderhoud is het bedrijfsproces waarmee de coördinatie van uit te voeren onderhoudswerkzaamheden wordt verricht aan eenheden waarvan de huurovereenkomst is beëindigd en indien van toepassing in rekening worden gebracht bij die vertrekkende huurder. De coördinatie betreft het in behandeling nemen, diagnositeren van de eventueel te verhalen schade, het aansturen van de feitelijke reparatie en indien van toepassing het in rekening brengen van de kosten van de schade bij de vertrekkende contractant. +
De doelstelling van de procesketen 'Coördineren planmatig onderhoud' is om de uitvoering van afzonderlijke planmatig onderhoudsprojecten (conform de MJOB en de jaarplanning c.q. begroting) te coördineren, ten behoeve van het kosteneffectief behalen van de gewenste kwaliteit van het bezit.
Uitgangspunten voor dit proces
Het proces Opstellen Meer Jaren Onderhoudsbegroting (MJOB) vormt de input voor dit proces. Uit de MJOB volgt een jaarplanning c.q. -begroting (JOB) voor alle uit te voeren projecten.
Voorliggend proces betreft de coördinatie van één planmatig onderhoudsproject. De uitvoeringswerkzaamheden van het project zijn in deze procesketen niet meegenomen, ervan uitgaande dat de uitvoering altijd door externe partijen gebeurt. Echter dient planmatig onderhoud wel vanuit de corporatie gecoördineerd te worden, wat heeft geleid tot het opstellen van voorliggende procesketen.
Selectie externe partij
Voor de uitvoering van het planmatig onderhoud wordt een externe partij geselecteerd via het generieke inkoopproces.
Er zijn meerdere varianten mogelijk, afhankelijk van het inkoopbeleid van de betreffende woningcorporatie:
Enkelvoudig aanbesteden;
Meervoudig aanbesteden;
Opvragen van een kostencalculatie binnen een bestaande raamovereenkomst.
Resultaat Gericht Samenwerken
Veel corporaties zijn bezig met het invoeren van Resultaat Gericht Samenwerken (RGS). RGS is een groeimodel en corporaties bevinden zich allemaal op net even een ander niveau in het groeimodel, wat uiteenlopende hybride varianten van RGS oplevert. In de procesbeschrijving is uitgegaan van de ‘traditionele’ aanpak. Wel zijn RGS variaties opgenomen en wordt aandacht besteed aan mogelijke hybride varianten. De volledige RGS-werkwijze is beschreven in de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken van de Stichting Resultaat Gericht Samenwerken (april 2021).
Terminologie
Bij Planmatig Onderhoud spreken sommige corporaties over ‘projecten’ en andere over ‘werken’. In deze procesbeschrijving hanteren we de benaming ‘project’.
Coördineren project planmatig onderhoud is het bedrijfsproces waarmee het voorbereiden en uitvoeren van geplande onderhoudswerkzaamheden en het begeleiden van bewoners bij die voorbereiding en uitvoering worden gerealiseerd +
Coördineren reparatieonderhoud is het bedrijfsproces waarmee de coördinatie van uit te voeren reparatiewerkzaamheden wordt verricht als gevolg van reparatieverzoeken van huurders/complexbeheerders enzovoorts. De coördinatie betreft het in behandeling nemen, diagnosticeren van de oorzaak om een passende oplossing te bepalen, het aansturen van de feitelijke reparatie en indien van toepassing het in rekening brengen van de kosten van de schade bij de veroorzaker. +
Coördineren verhuurklaar maken eenheid bestaat uit de processtappen die nodig zijn om een leegkomende eenheid klaar te maken voor een nieuwe verhuring. +
Coördineren waardebepaling vastgoed beschrijft het gehele proces van het actualiseren van de basis gegevens, het taxatieproces en de validatie om te komen tot de waardebepaling voor in de jaarrekening. +
Coördineer en controleer waar nodig de door de aannemer uitgevoerde warme opname. Bij de warme opname toetst de aannemer op locatie het plan aan de werkelijke situatie per eenheid en per (gedeelte van het) complex, om vast te stellen of de in het plan gedane aannames correct zijn of dat er op basis van de werkelijke situatie nog aanpassingen aan het plan nodig zijn.
Input: Planning
Output: Gecoördineerde warme opname
Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS zal het de partner zijn die de warme opnames uitvoert en coördineert. Belangrijk in dat geval is om de communicatie met bewoners duidelijk te beleggen. +
Een crediteur is een natuurlijk persoon of een rechtspersoon aan wie moet worden betaald voor het leveren van een goed of een dienst. +
Woningcorporaties betalen op basis van vigerende overeenkomsten facturen van derden +
Het zorgdragen van de crediteuren administratie en daaruit voortkomende werkzaamheden zoals inkomende facturen betaalbaar stellen. +
D
De financiële bedrijfsvoering van de in de Woningwet omschreven diensten van algemeen economisch belang (DAEB): sociale huurwoningen, bepaald maatschappelijk vastgoed en specifieke diensten voor de leefbaarheid.
Toelichting EU: Diensten van algemeen economisch belang (DAEB) bevinden zich op het grensvlak tussen publieke belangen op nationaal en decentraal niveau en de regels van de interne markt. Een decentrale overheid mag een onderneming belasten met het uitvoeren van een taak in het publiek belang. Maar de verhoudingen op de interne markt moeten niet onevenredig verstoord worden. +
Een natuurlijk persoon die nergens 'woonachtig' is. +
Betreft een datagegeven van Bedrijfsobject 1 waarvan een (set van) kenmerk(en) als data worden geraadpleegd en bewerkt in betreffende processtap/-handeling voor het wijzigen van het betreffende bedrijfsobject en komt in applicatieservice A en B voor +
Betreft een ander datagegeven van Bedrijfsobject 1 waarvan een (set van) kenmerk(en) als data worden geraadpleegd en bewerkt in betreffende processtap/-handeling voor het wijzigen van het betreffende bedrijfsobject en komt in applicatieservice A en B voor +
Betreft een datagegeven van Bedrijfsobject 2 waarvan een (set van) kenmerk(en) als data worden geraadpleegd en bewerkt in betreffende processtap/-handeling voor het wijzigen van het betreffende bedrijfsobject en komt in applicatieservice B voor +
De woningcorporatie registreert en actualiseert data ter ondersteuning van de informatiebehoefte die benodigd is voor het uitvoeren van de bedrijfsvoering. +
Dit is de datum waarop de woningcorporatie vooraf heeft bepaald om de periodieke huurverhogingsronde op te starten +
Als gevolg behaalt het project niet de gewenste kwaliteit. Bij Resultaat Gericht Samenwerken is er een risico dat er helemaal geen zicht is op kwaliteit van de oplevering bij projecten waar geen oplevering plaatsvindt.
Beheersmaatregelen:
Controle kwaliteit door steekproef op het werk;
In getekende Procesverbaal van Oplevering zijn alle opleverpunten opgenomen;
Meer ogen principe bij oplevering;
Opschorten van betaaltermijnen;
Prestatieverklaring;
Keuringsrapport. +
Samenhang diensten, bedrijfsfuncties, processen en organisatie +
Deze figuur toont de samenhang tussen de diensten, functies, processen en organisatie van de bakkerij.
=== Toelichting figuur ===
Dagelijks start het proces van de bakkerij met het bakken van een nieuwe voorraad vers gebakken broden. Het werkproces 'Brood bakken' toont welke processtappen achter elkaar uitgevoerd moeten worden om het resultaat afgebakken brood te ealiseren. <br />
Zodra de productieafdeling haar werkzaamheden heeft afgerond kan de voorraad naar de winkel(s) om aldaar in de broodrekken klaargezet te worden zodat de klant uit de beschikbare voorraad kan kiezen welk brood die wil kopen. Tussen etalleren en selecteren is geen pijltje getrokken omdat het niet zeker is of er een klant komt die het betreffende brood wil kopen. Normaliter is dat wel het geval, maar er wordt in het proces ook uitgegaan dat er broden onverkocht overblijven. Wat er met die onverkochte broden gebeurt is hier niet uitgewerkt. <br />
Zodra een klant een brood kiest kan die aangeven of het brood gesneden moet worden. vercolgens wordt het brood ingepakt en afgerekend. De eindgebeurtenis van de processtap afrekenen is dat het brood verkocht is.<br />
Het verschil tussen de kPi's 'Aantal bebakken broden' en 'Aantal verkochte broden' is het 'Aantal onverkochte broden'. +
De dienst die geleverd wordt door het uitvoeren van het bedrijfsproces +
Een debiteur is een natuurlijk persoon die of een rechtspersoon dat moet betalen voor geleverde goederen of diensten. +
Woningcorporaties innen bedragen bij externe klanten voor het leveren van diensten en zorgen dat deze op de rekening courant wordt verwerkt. +
Het zorgdragen van de debiteuren administratie en daaruit voortkomende werkzaamheden alsmede het signaleren van ontstane achterstanden. +
Het zorgdragen van de debiteuren administratie en daaruit voortkomende werkzaamheden alsmede het signaleren van ontstane achterstanden. +
Woningcorporaties innen bedragen bij externe klanten voor het leveren van diensten en zorgen dat deze op de rekening courant wordt verwerkt. +
Bijwonen VvE vergadering is het werkproces waarmee de woningcorporatie - tevens VvElid - actief deelneemt aan de VvE vergadering en daardoor ook de belangen behartigt van de huurder in de VvE vergadering +
Stel op basis van de gecontroleerde gegevens van kandidaten die hebben gereageerd, een definitieve kandidatenlijst op met kandidaten die voldoen aan de gestelde eisen voor deze specifieke eenheid. De definitieve kandidatenlijst kan ook bestaan uit 1 kandidaat, bijvoorbeeld bij directe matching.
Wanneer er sprake is van loting wordt op basis van de loting de kandidatenlijst definitief gemaakt, daarna kan er niks meer aan veranderd worden.
Input: Gecontroleerde gegevens
Output: Definitieve kandidatenlijst
Variantie: De interessepeiling kan gelijklopen met het doen van de eerste aanbieding. +
Een gespecificeerde of nader ondergespecificeerde categorie van een grootboekrekening. Dekking betreft de subadministratie waar de kosten in het grootboek terecht komen.
Synoniemen: kostensoort, werksoortboekingsgroep en kostendrager +
de bedrijfsfuncties in dit domein gaan over het feitelijke werk dat de organisatie zelf omwille van wet- en regelgaving zelf niet kan en mag vervullen maar extern inkoopt. Deze functies leveren een indirecte bijdrage aan de producten en diensten die een organisatie levert. +
Dit is een rechtspersoon die bevoegd is om bij betalingsachterstanden vergaande maatregelen te treffen zoals gerechtelijke stappen tot en met een huisontruiming. Deurwaarders kunnen door woningcorporaties worden ingeschakeld als zij zelf geen kans ziet zelfstandig met de debiteur tot een regeling te komen om de achterstanden in te kunnen lopen. +
Een openbaar ambtenaar met wettelijke bevoegdheden om onder meer betaling af te dwingen. +
Een dienst is een afgebakende prestatie die voorziet in een specifieke behoefte van een klant behorende bij het af te nemen/afgenomen product. +
Dit is de output (het reultaat van het proces waaraan uitvoerenden A en evt. B en C een bijdarge hebben geleverd. +
Dit is het resultaat van het proces dat geleverd wordt aan de (interne of externe) klant +
Dit betreft de te leveren dienst 1 die gerealiseerd wordt door bedrijfsproces 1 waarmee werkprocessen 1 en 2 uitgevoerd worden en waarvoor bedrijfsservices 1 en 2 nodig zijn om dienst 1 feitelijk te kunnen leveren +
Een dienst kan aan de externe klant geleverd worden maar kan ook aan de interne klant geleverd worden +
Dit betreft de te leveren dienst 3 die gerealiseerd wordt door bedrijfsproces 2 waarmee werkprocessen 3 uitgevoerd wordt en waarvoor bedrijfsservices 3 nodig is om dienst 2 feitelijk te kunnen leveren. Hier betreft het een extern ingekochte dienst. +
Een direct belanghebbende is een relatie die een of meer overeenkomsten met de woningcorporatie heeft of had en die invloed kan uitoefenen op de organisatie, of hierdoor beïnvloed wordt en/of waarvan de organisatie ook daadwerkelijk afhankelijk is en/of die een groep mensen vertegenwoordigt die een bepaald risico draagt. +
Een doelstelling is een richtinggevende uitspraak in termen van een gewenste situatie voor de organisatie en/of voor haar klanten. +
De Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland. De BAG is onderdeel van het stelsel van basisregistraties van de Nederlandse overheid en vormt de kern van het domein adres. Om de scope ook te kunnen richten op buitenlandse adressen (bijvoorbeeld omdat woningzoekenden uit het buitenland zich moeten kunnen inschrijven) is aanvullende documentatie ten opzichte van de BAG integraal overgenomen van Catalogus conceptueel model: IMKAD om te kunnen hergebruiken in CORA. +
Dossier is een verzameling van documenten en andere vastgelegde informatie betreffende één handeling (zaak, object of persoon). +
Per 1 september 2016 is de Wet energieprestatievergoeding (EPV) in werking getreden. De EPV (Energieprestatie betreft de bepalingsmethode voor energieprestatie van gebouwen) geeft corporaties de mogelijkheid om voor investeringen in energieopwekking een vergoeding van de huurder te vragen. De EPV kan toegepast worden voor de energieopwekking van woningen die extreem energiezuinig zijn zoals nul-op-de-meter-(NOM-)woningen of woningen met een vergelijkbare energieprestatie. Het toepassen van de wet en het inbedden daarvan in de reguliere bedrijfsprocessen zorgt echter voor de nodige hoofdbrekens bij individuele corporaties.
Daarom hebben het CORA Kernteam met Stroomversnelling in 2020 gewerkt aan het in kaart brengen van de relevante bedrijfsprocessen. Dat heeft geresulteerd in het Themablad Corporatieprocessen. Het themablad is een handreiking voor corporaties die met de EPV aan de slag willen. De bedrijfsobjecten die hierbij een rol vervullen zijn in het domein Energieprestatie globaal verkend. Daarmee geeft het inzicht welke 'nieuwe' informatiestromen in de administratie van woningcorporaties toegevoegd worden. +
Financiën zijn de geldmiddelen van een persoon of instelling. +
Een gebeurtenis is een toestandsverandering binnen de organisatie of in de buitenwereld die een bedrijfsproces doet starten of die uit een bedrijfsproces voortkomt. +
De Basisregistratie Kadaster is onderdeel van het stelsel van basisregistraties van de Nederlandse overheid en voor woningcorporaties van essentieel belang omdat daarin wordt vastgelegd welk vastgoed de woningcorporatie in bezit heeft en aldus verantwoordelijk is voor het beheer. Om die reden nemen we in CORA het domein kadaster expliciet over tezamen met de BAG - waarvan het kadaster de landelijke voorziening beheert[1] - en de WOZ. De Basisregistratie Kadaster bevat informatie over percelen, eigendom, hypotheken, beperkte rechten (zoals recht van erfpacht, opstal en vruchtgebruik) en leidingnetwerken. Daarnaast staan er kadastrale kaarten in met perceel, perceelnummer, oppervlakte, kadastrale grens en de grenzen van het rijk, de provincies en gemeenten. De bedrijfsobjecten van het domein kadaster zijn integraal overgenomen van Catalogus conceptueel model: IMKAD om te kunnen hergebruiken in CORA.
De Basisregistratie Kadaster (BRK) bevat informatie over percelen, eigendom, hypotheken, beperkte rechten (zoals recht van erfpacht, opstal en vruchtgebruik) en leidingnetwerken. Daarnaast staan er kadastrale kaarten in met perceel, perceelnummer, oppervlakte, kadastrale grens en de grenzen van het rijk, de provincies en gemeenten. +
Matching is waarbij vraag en aanbod met digitale ondersteuning wordt gereguleerd. +
Onderhoud zijn die inspanningen die worden verricht om het bezit van de woningcorporatie, of het bezit van derden waar een overeenkomst over is afgesloten, zowel op lange als korte termijn op peil te houden conform de gestelde kwaliteitseisen. +
Een organisatie is een doelgerichte samenbundeling van kennis, vaardigheden en kracht tussen enkele (meestal drie of meer) personen die primair middelen en activiteiten aanwendt om te voorzien in de behoefte aan producten en/of diensten in haar omgeving. +
Een overeenkomst is de vastlegging van afspraken tussen minimaal twee partijen, waaronder de woningcorporatie en minimaal één relatie, over een bepaalde dienst, product of service waarin de rechten en plichten geregeld zijn. +
Projectontwikkeling is het geheel van activiteiten die de woningcorporatie uitvoert of laat uitvoeren, van idee tot realisatie, die leiden tot een resultaat in vastgoed en/of wijkontwikkeling. +
Een publicatie is een tekst, afbeelding of een beeld- of geluidsdrager dat of die vermenigvuldigd wordt met het doel deze onder de publieke aandacht te brengen. +
Een relatie is een persoon of groep van personen die in het verleden, heden of in de toekomst een betrekking heeft of iets van doen heeft met de woningcorporatie.
</br>
===Toelichting domein relaties===
Het domein Relaties komt nagenoeg overeen met de CORA rollen. Vanuit die hoedanigheid moet ook de samenhang van het domein Relaties worden gezien. Zo kan een persoon tegelijkertijd meerdere rollen vervullen. Per rol zijn gegevens van belang die universeel kunnen zijn en andere die gekoppeld zijn aan specifieke rollen. Zo is de inschrijfdatum van een woningzoekende slechts relevant bij de klantrol woningzoekende, is de ingangsdatum van de lopende huurovereenkomst ook relevant bij de rol huurder en zijn voor- en achternaam universeel voor alle rollen van dezelfde persoon relevant.
</br>
Door onderscheid te maken tussen rollen en personen kan derhalve berekend worden hoeveel klanten de woningcorporatie bediend. Daarvoor is het aantal personen met ten minste één van genoemde klantrollen relevant, waarbij de woningcorporatie natuurlijk zelf de diensten levert behorende bij betreffende klantrol (zie CORA producten en diensten).
</br>
In het domein Relaties zijn bedrijfsobjecten en/of relaties opgenomen die meer toelichting behoeven:
* Een bewoner is een indirect belanghebbende die een klantrol kan hebben, bijvoorbeeld als huurder of koper, maar dat hoeft niet[1]. De bewoner die niet op de huurovereenkomst is vermeld of het medehuurderschap heeft verkregen zien we daardoor als een afgeleide klant;
* Een koper wordt door het passeren van de akte van levering eigenaar van vastgoed. De koper wordt tevens automatisch VVE-lid indien sprake is van het transporteren van een appartementsrecht.
* De Vereniging van Eigenaren die een beheerovereenkomst heeft gesloten met de woningcorporatie is klant van die woningcorporatie en daardoor direct belanghebbende. De leden van de VVE zijn op hun beurt indirect belanghebbende en zien we dus als een afgeleide klant. Ze zijn als eigenaar zelf verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van hun eigen appartement maar kunnen meldingen doen betreffende het beheer van het gebouw waar de VvE verantwoordelijk is. Wel kan het zijn dat een VVE-lid als koper van het appartementsrecht een directe klantrol heeft met de woningcorporatie en dus vanuit die hoedanigheid toch direct-belanghebbende is. Dat is vooral van belang als sprake is van een terugkoopregeling of als er met de verkoop van het appartementsrecht bepaalde (garantie)afspraken van toepassing zijn.
* In aanvulling op de CORA rollen is de erfpachter in het bedrijfsobjectenmodel gekoppeld aan de koper. Erfpachtuitgifte door woningcorporaties heeft louter betrekking op de verkoop van het zakelijk recht op het perceel en - indien sprake is van gesplitst vastgoed - het appartementsrecht.
Topografie is de studie van de beschrijving van kenmerken van plaatsen en gebieden. +
Vastgoed is de grond, de nog niet gewonnen delfstoffen, de met de grond verenigde beplantingen, evenals de gebouwen en werken die duurzaam met de grond zijn verenigd, hetzij rechtstreeks, hetzij door vereniging met andere gebouwen of werken. Vastgoed wordt ook wel onroerend goed genoemd. Voorbeelden van vastgoed zijn huizen, bedrijfspanden, winkels of fabrieken. Niet alleen de gebouwen vallen onder vastgoed, ook de bijbehorende grond zien we als onderdeel van vastgoed.
</br>
===Toelichting domein Vastgoed===
In het domein vastgoed wordt onderscheid gemaakt tussen de fysieke wereld, de gebruiksfunctie van vastgoed en de administratieve afbakening waarbij de gebruikersfunctie van vastgoed voor woningcorporaties een essentiële rol vervult. Het bepaalt immers de samenhang hoe fysiek vastgoed wordt afgebakend met als doel om te kunnen exploiteren (verhuur en verkoop) respectievelijk te beheren (VVE-beheer) en daarvoor te kunnen administreren [1]. De complexiteit van de vastgoedpositie die de woningcorporatie heeft, is afhankelijk van de keuzes die (in het verleden door rechtsvoorgangers) zijn gemaakt :
* Is het vastgoed ontwikkeld en/of aangekocht louter met het doel om te verhuren, dan is het betrekkelijk eenvoudig geregeld;
* Is er sprake van verkoop - al dan niet in combinatie met terugkoopregelingen - dan wordt het al iets gecompliceerder, bijvoorbeeld als sprake is van erfpacht;
* Betreft het te verkopen vastgoed gestapelde bouw, dan moet vastgoed eerst worden gesplitst (zie voor meer uitleg 'Wat is gesplitst vastgoed' of de procesketen Splitsen en verkopen vastgoed) en wordt het beheer grotendeels overgedragen aan de Vereniging van Eigenaren. De woningcorporatie blijft als VVE-lid wel verantwoordelijk voor de 'binnenkant' van de verhuurbare eenheden;
* Indien 'gesplitst vastgoed' door de gemeente in erfpacht is uitgegeven, dan wordt het nog gecompliceerder als erfpacht moet worden overgedragen of door de woningcorporatie in ondererfpacht wordt uitgegeven.
</br>
Afhankelijk van de combinatie van smaken die voorkomt bij de woningcorporatie, kan het een flinke puzzel zijn om de vastgoedpositie in kaart te brengen, de verschillende belangen met elkaar uit te lijnen en grip te houden. Denk bijvoorbeeld aan het eigenaarschap van groenstroken en achterpaden. Ze vormen wel onderdeel uit van vastgoedeenheden, maar in de vastgoedsturing en het (splitsen en vervolgens) verkopen van vastgoed, worden ze nog te vaak over het hoofd gezien. Indien zij niet goed worden meegenomen bij het verkopen van vastgoed, dan loopt de woningcorporatie het risico dat zij na uitponding met reststukken grond blijft zitten en de daaruit voortkomende beheerlast. Van de referentiearchitectuur mag worden verwacht dat met al deze aspecten rekening wordt gehouden. Daarom zijn er in het domein Vastgoed bedrijfsobjecten en/of relaties opgenomen die meer toelichting behoeven:
* We maken expliciet onderscheid tussen administratieve eenheden en gebruikseenheden. Een administratieve eenheid kan immers samengesteld worden uit meerdere gebruikseenheden ongeacht of er sprake is van dezelfde of juist verschillende gebruikersfuncties [2]. Omgekeerd kan het ook zo zijn dat een gebruikseenheid meerdere administratieve eenheden betreft[3]. Er is daardoor sprake een n-op-n relatie tussen administratieve eenheden en gebruikseenheden;
* Gebruikseenheden zijn op hun beurt af te leiden van vastgoedeenheden waarbij de aard én het gebruik van het vastgoed leidend is. De afbakening van gebruikseenheden is van belang voor het strategisch en tactisch voorraadbeleid. Zo kunnen verschillende woningen binnen één gebouw/bouwblok worden afgebakend, maar beleidsmatig maakt het uit of de woning voor de doelgroep van beleid is bedoeld (DAEB) of voor de vrije sector (NIET-DAEB). Binnen het gebouw/bouwblok kunnen ze - afhankelijk van het beleid van de woningcorporatie - naast elkaar voorkomen. Parkeren is dan weer een NIET-DEAB activiteit dus als een sociale huurwoning met een parkeerplaats wordt verhuurd, dan is sprake van een combinatie van een DAEB en een NIET-DAEB verhuring;
* Een afsluitbare parkeergarage is een verblijfsobject waarvoor de bronhouder van de BAG een uniek adres uitgeeft[4], terwijl een niet-afsluitbare parkeergarage een overig gebouwd object betreft waar de bronhouder van de BAG geen adres uitgeeft;
* Een parkeerplaats is meerdere keren opgenomen omdat een parkeerplaats gesitueerd kan zijn:
** los aan de zijde van de openbare weg;
** op een parkeerterrein dat als zodanig een benoemd terrein is en dus niet adresseerbaar is;
** in een niet-afsluitbare parkeergarage dat een overig gebouwd object betreft en ook niet adresseerbaar is;
** in een afsluitbare parkeergarage dat conform de BAG een verblijfsobject is en waarvoor dus wel een uniek adres is/wordt uitgegeven;
* Een appartementsrecht dat middels een AppartementsrechtSplitsing wordt afgebakend kan betrekking hebben op hele gebouwen, een deel van een gebouw, een verblijfobject, een overig gebouwd object en/of een benoemd terrein. De Splitsingsakte en splitsingstekening zijn leidend om zicht te krijgen welke eigenaar verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van betreffend (stukje van het) gebouw). Bij gesplitst vastgoed voegt het veel waarde toe om van bouwkundige elementen de eigenaar als kenmerk vast te leggen zoals die in splitsingen zijn geregeld;
* Is het perceel door de gemeente in erfpacht uitgegeven, dan kan de woningcorporatie percelen in ondererfpacht uitgeven. Indien sprake is van gesplitst vastgoed dan is hierbij ook een SpiegelsplitsingAfkoopErfpacht benodigd (zie domein kadaster).
</br>
Onzelfstandige eenheden zijn altijd gesitueerd in een verblijfsobject (bijvoorbeeld een woning). Daardoor is ook het adres een voorziening die gedeeld wordt.
</br>
# We hanteren het uitgangspunt dat de vastgoedregistratie in het stelsel van Basisregistraties de basis vormt en door woningcorporaties wordt verrijkt met aanvullende informatie die nodig is voor het administreren van het (her)ontwikkelen, exploiteren en beheren van het vastgoed. Immers, ketenpartners van woningcorporaties maken ook maximaal gebruik van de basisregistraties waardoor informatie-uitwisseling over het vastgoed wordt vergemakkelijkt.
</br>
# Bij het splitsen van vastgoed kan er voor zijn gekozen om een woning met een losse berging of een parkeerplaats gezamenlijk één appartement index toe te kennen om daarmee één appartementsrecht te vormen. De woning, de berging en de parkeerplaats zijn daardoor niet afzonderlijk verkoopbaar maar wel los verhuurbaar. Tegelijkertijd kan in een vergelijkbare situatie bij het splitsen van het vastgoed zijn gekozen om de woning, de berging en de parkeerplaats afzonderlijk te indexeren waardoor ze wel afzonderlijk verkoopbaar zijn. Voor het verhuren maakt het juridisch gezien niet uit welke wijze van splitsing is toegepast, want de woningcorporatie kan, zolang zij eigenaar is van het appartementsrecht, de woning, de berging en de parkeerplaats los verhuren. Als deze splitsingsvarianten naast elkaar voorkomen in de vastgoedportefeuille van de woningcorporatie (bijvoorbeeld als gevolg van fusies waar rechtsvoorgangers verschillende keuzes hebben gemaakt), kan dat veel verwarring opleveren, doch de wijze van splitsing is hiervoor leidend.
</br>
# Onzelfstandige eenheden (zoals studentenkamers) worden afzonderlijk verhuurd en zijn daardoor als administratieve eenheid te onderscheiden. Ze delen echter voorzieningen zoals het adres en maken daarmee onderdeel uit van één verblijfsobject en daarmee één gebruikseenheid.
</br>
# Er zijn bronhouders die de wet (nog) niet goed hebben toegepast. Als dat het geval is, dient hierover een melding te worden gedaan bij de bronhouder.
Vastgoed is de grond, de nog niet gewonnen delfstoffen, de met de grond verenigde beplantingen, evenals de gebouwen en werken die duurzaam met de grond zijn verenigd, hetzij rechtstreeks, hetzij door vereniging met andere gebouwen of werken. Vastgoed wordt ook wel onroerend goed genoemd. Voorbeelden van vastgoed zijn huizen, bedrijfspanden, winkels of fabrieken. Niet alleen de gebouwen vallen onder vastgoed, ook de bijbehorende grond zien we als onderdeel van vastgoed. In CORA maken we onderscheid tussen fysiek vastgoed (dat de GeBoRa als referentie voor de sector gebouwde omgeving gaat uitwerken), gebruik (en functie) respectievelijk administratief (de explotatie van vastgoed). +
Vastgoed is de grond, de nog niet gewonnen delfstoffen, de met de grond verenigde beplantingen, evenals de gebouwen en werken die duurzaam met de grond zijn verenigd, hetzij rechtstreeks, hetzij door vereniging met andere gebouwen of werken. Vastgoed wordt ook wel onroerend goed genoemd. Voorbeelden van vastgoed zijn huizen, bedrijfspanden, winkels of fabrieken. Niet alleen de gebouwen vallen onder vastgoed, ook de bijbehorende grond zien we als onderdeel van vastgoed. In CORA maken we onderscheid tussen fysiek vastgoed (dat de GeBoRa als referentie voor de sector gebouwde omgeving gaat uitwerken), gebruik (en functie) respectievelijk administratief (de explotatie van vastgoed). +
Vastgoed is de grond, de nog niet gewonnen delfstoffen, de met de grond verenigde beplantingen, evenals de gebouwen en werken die duurzaam met de grond zijn verenigd, hetzij rechtstreeks, hetzij door vereniging met andere gebouwen of werken. Vastgoed wordt ook wel onroerend goed genoemd. Voorbeelden van vastgoed zijn huizen, bedrijfspanden, winkels of fabrieken. Niet alleen de gebouwen vallen onder vastgoed, ook de bijbehorende grond zien we als onderdeel van vastgoed. In CORA maken we onderscheid tussen fysiek vastgoed (dat de GeBoRa als referentie voor de sector gebouwde omgeving gaat uitwerken), gebruik (en functie) respectievelijk administratief (de explotatie van vastgoed). +
Het woningwaarderingsstelsel (WWS) is een op punten gebaseerd systeem om de maximale (toegestane) huurprijs van een woning vast te stellen. +
Stel een aanvullende opdracht op wanneer er op basis van het eindinspectie-rapport extra werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. Vraag, indien nodig, meerwerkprijzen op. Een bevoegde medewerker keurt deze goed. Dit vormt input voor de uitvoering.
Input: Inspectierapport
Output: Goedgekeurd meerwerk
Wanneer je stuurt op zo kort mogelijke leegstand, kies dan voor een beleid dat ten goede komt aan het soepel lopen van het proces. Laat de uitvoerende partner de aanvullende werkzaamheden in het systeem zetten.
Meerwerkopdrachten kunnen tot gevolg hebben dat de procuratie overschreden wordt. Dit is op te lossen door in te regelen in het systeem dat er automatisch een melding komt wanneer voor het meerwerk aanvullende goedkeuring noodzakelijk is. +
Geef de meterstanden door aan de leverancier.
Indien het om slimme meters gaat, loopt dit geheel geautomatiseerd.
Indien het geen slimme meters zijn, kan het zijn dat na de verwerking van de meterstanden deze geautomatiseerd worden doorgeven aan de leverancier.
Indien beide bovenstaande zaken niet het geval zijn, is dit een handmatige stap.
Input: Verwerkte Meterstanden
Output: Aan leverancier doorgegeven meterstanden +
Gemiddelde doorlooptijd van acceptatie tot huurcontract getekend in dagen. +
Gemiddelde doorlooptijd voor het behalen van een bewonersakkoord. +
Gemiddeld aantal dagen tussen ontvangst factuur en de laatste factuurbetaling. +
Gemiddelde doorlooptijd van huuropzegging tot 1e publicatie in dagen. +
Gemiddelde doorlooptijd van onderhoudsorder tot financiële gereed melding +
Gemiddelde doorlooptijd van onderhoudsorder tot technische gereed melding +
De gemiddelde doorlooptijd tussen huuropzegging en voorinspectie uitvoeren. +
Gemiddelde doorlooptijd van publicatie tot acceptatie van de eenheid in dagen. +
Aantal werkdagen waarbinnen het uit te betalen bedrag is uitbetaald na definitief vaststellen van deze uitbetaling. +
Aantal dagen dat de eenheid na huuropzegging opnieuw is verhuurd. +
Aantal huurovereenkomsten waarvoor een eerste herinnering/aanmaning wordt verstuurd, gedeeld door het aantal VHE +
Dossier is een verzameling van documenten en andere vastgelegde informatie betreffende één handeling (zaak, object of persoon). +
Dossier is een verzameling van documenten en andere vastgelegde informatie betreffende één handeling (zaak, object of persoon). +
Dossier is een verzameling van documenten en andere vastgelegde informatie betreffende één handeling (zaak, object of persoon). +
E
Het totale primaire fossiele brandstofgebruik in kWh/m², is de indicator voor de BENG 2. +
Dit betreft de ledenadministratie van de Vereniging van Eigenaren. De VvE is eigenaar van collectieve delen van vastgoed. +
Dit is de eenheid die door de woningcorporatie gereed is gemaakt om (opnieuw) te gaan verhuren. +
Procesboek: Opgeleverde eenheid +
In de MJOB worden diverse maatregelen voorgesteld die betrekking hebben op een 'verzameling' bouwkundige elementen die tezamen een te onderscheiden eenheid van onderhoud vormen. +
Procesboek: Te matchen eenheid
dit was 'Eenheid klaar voor verhuur' maar omdat dit proces ook voor te verkopen eenheden/appartementsrechten toegepast kan worden is de naam van de gebeurtenis generieker geformuleerd +
Procesboek: Te publiceren eenheid +
Procesboek: Te verkopen eenheid +
Een huishouden bestaande uit één natuurlijk persoon. +
Een persoon die een kadastraal object bezit. +
Eigendom koop eenheid betreft een zakelijk recht oftewel een absoluut recht betreft op een kadastraal object dat tegenover iedereen te handhaven is. +
Procesboek: Eindinspectierapport +
Het zorgdragen voor kennisdeling met huurders over te leveren/geleverde energieprestaties (door of namens de woningcorporatie) en het beoogde/feitelijke energiegebruik door bewoners van verhuurde eenheden. +
Het helpen/begeleiden van huurders om te gaan met de effecten die voortkomen uit het verduurzamen van het vastgoed. Denk aan EPV gesprekken of een training inductie koken zodra een gebouw van het gasnet wordt gehaald. +
Energielabel op basis van de indexwaarde +
Het energielabel voor woningen geeft met de klassen A++++ (groen, zeer zuinig) tot en met G (rood, zeer onzuinig) aan hoe energiezuinig een huis is in vergelijking met soortgelijke huizen. Het energielabel geeft aan hoe goed een woning is geïsoleerd en hoe zuinig de installaties zijn.
Toelichting: Het energielabel is verplicht bij de verkoop, verhuur en oplevering van:
- Woningbouw, zoals woningen en appartementen
- Utiliteitsbouw, zoals kantoorgebouwen, gebouwen voor gezondheidszorg en overheidsgebouwen. +
Energieprestatie betreft de bepalingsmethode voor energieprestatie van gebouwen (EPG) +
zie domein Energieprestatie +
Het zorgdragen dat een gekwalificeerde vastgoedopname wordt uitgevoerd op basis waarvan een Energieprestatie certificaat Woningbouw / Utiliteitsbouw kan worden geleverd. Alleen EPA-W / EPA-U gecertificeerde medewerkers zijn wettelijk gerechtigd om een energielabel af te melden. +
Energieprestatie betreft de bepalingsmethode voor energieprestatie van gebouwen (EPG) +
Per 1 september 2016 is de Wet energieprestatievergoeding (EPV) in werking getreden. De EPV (Energieprestatie betreft de bepalingsmethode voor energieprestatie van gebouwen) geeft corporaties de mogelijkheid om voor investeringen in energieopwekking een vergoeding van de huurder te vragen. De EPV kan toegepast worden voor de energieopwekking van woningen die extreem energiezuinig zijn zoals nul-op-de-meter-(NOM-)woningen of woningen met een vergelijkbare energieprestatie. Het toepassen van de wet en het inbedden daarvan in de reguliere bedrijfsprocessen zorgt echter voor de nodige hoofdbrekens bij individuele corporaties.
Daarom hebben het CORA Kernteam met Stroomversnelling in 2020 gewerkt aan het in kaart brengen van de relevante bedrijfsprocessen. Dat heeft geresulteerd in het Themablad Corporatieprocessen. Het themablad is een handreiking voor corporaties die met de EPV aan de slag willen. De bedrijfsobjecten die hierbij een rol vervullen zijn in het domein Energieprestatie globaal verkend. Daarmee geeft het inzicht welke 'nieuwe' informatiestromen in de administratie van woningcorporaties toegevoegd worden. +
Een energieprestatie overeenkomst is een type overeenkomst waarin geregeld wordt welke hoeveelheid energie geleverd wordt (de energiebundel) met de installaties waar contractant gebruik maakt. +
De te verrekenen Energie Prestatie Vergoeding die het gevolg zijn van gerealiseerde verduurzamingsmaatregelen waarmee tegelijkertijd een besparing op de energielasten voor de huurder mogelijk zijn geworden. +
Erfpachtcanon is een geldsom die de erfpachter verplicht is om aan de eigenaar te betalen, op al dan niet regelmatig terugkerende tijdstippen +
Een persoon die via zakelijk recht de bevoegdheid heeft gekregen andermans onroerende zaak te gebruiken. +
Evaluatie producten om op basis van de monitoring terug te koppelen en waar nodig richting en plan(nen) bij te stellen +
Nog uit te werken +
Evalueerde implementatie – zijn alle stappen uit het plan gezet en is het contract naar wens geïmplementeerd.
Input: Vastgesteld implementatieplan
Output: Geëvalueerd implementatieplan +
Evalueer zaken als:
Samenwerking met externe partijen;
Evaluatiecyclus met vaste partners;
Samenwerking intern;
Klanttevredenheid door enerzijds het uitzetten van een bewonersenquête en anderzijds intern de afhandeling van klantvragen c.q. klachten gedurende het proces te evalueren;
Opgeleverde kwaliteit.
Bij RGS worden de gestelde KPI’s getoetst en wordt de samenwerking met de partner geëvalueerd.
Input: Technisch gereed PO
Output: Evaluatie +
Evalueer op basis van de verzamelde prestatiegegevens de samenwerking met c.q. levering door de leverancier. Op basis van de evaluatie kan een verslag worden gemaakt en kunnen bijsturingsacties worden benoemd en opgepakt door de corporatie of de leverancier.
Input: Rapportages
Output: Evaluatieverslag +
Het exclusieve gebruiksrecht huureenheid aan huurders betreft de overeengekomen dienst waarbij (mede)huurder exclusief het gebruiksrecht heeft verkregen voor de overeengekomen periode van vastgoed dat in eigendom is van de woningcorporatie en waarbij de woningcorporatie zorg draagt voor het adequaat beheer en onderhoud van dit vastgoed. +
Het exclusieve gebruiksrecht huureenheid aan huurders betreft de overeengekomen dienst waarbij (mede)huurder exclusief het gebruiksrecht heeft verkregen voor de overeengekomen periode van vastgoed dat in eigendom is van de woningcorporatie en waarbij de woningcorporatie zorg draagt voor het adequaat beheer en onderhoud van dit vastgoed. +
Vastgestelde verdeling van kosten en opbrengsten die in de beoogde periode gerealiseerd moet worden voor onderhoud, leegstand, verzekering, beheer e.d. van het omschreven onroerend goed. +
Alle diensten die woningcorporaties extern inkopen om te kunnen leveren aan de externe klant groeperen we in CORA onder het product 'Extern ingekocht' +
Woningcorporaties zijn voor het leveren van sommige diensten afhankelijk van derden. Dat komt bijvoorbeeld omdat specifieke bedrijfsfuncties onder invloed van wet- of regelgeving altijd extern belegd zijn. Daarnaast kunnen door de woningcorporatie diensten voor de externe klant worden ingekocht zoals schoonmaakdiensten die apart worden verrekend. We tonen hier enkele voorbeelden omdat ze in voorbeelduitwerkingen aan bod komen. +
Externe klanten zijn de personen die een overeenkomst met de woningcorporatie aangaan met als doen betaalde producten en diensten af te nemen. +
F
Aantal personen ultimo van het kwartaal in loondienst of gedetacheerd /ingehuurd van de woningcorporatie, werkzaam als Incassomedewerker en uitgedrukt in Full Time Equivalent, dat werkt aan de betalingsachterstanden (huur, servicekosten, BOG etc).
Niet meetellen: een woonconsulent (werkzaam op een andere afdeling) die huisbezoek doet etc., call center, externen, of outsourcing. +
Beleid is een breed en algemeen kader (stelsel van regels per facet) dat de richting en doelstellingen van een organisatie bepaalt. Beleid biedt een kader voor besluitvorming en richtlijnen voor acties die de organisatie zal nemen om haar doelstellingen te bereiken. Het is tevens een kader om plannen te ontwikkelen. +
Het zorgdragen voor de faciliteiten van de organisatie. +
Faciliteren VvE vergadering is het werkproces waarmee de agenda, de vergaderstukken en de notulen van de VvE ledenvergadering worden opgesteld en verspreid onder de leden van de VvE +
Faciliteren bewonersparticipatie is het werkproces waarmee middelen beschikbaarworden gesteld/ingezet worden om de bewoners actief te betrekken bij het beheer van het woongebouw en de woonomgeving. +
Faciliteren wooncoöperatie is het bedrijfsproces waarmee initiatieven tot het oprichten van wooncoöperaties worden gefaciliteerd en overeenkomsten worden gesloten over het eigendom en beheer van het (gezamenlijk) te beheren vastgoed +
De woningcorporaties verzorgt facilitaire diensten gericht op het kunnen uitvoeren van de bedrijfsvoering door de organisatie. +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van specificaties en het vervolgens aanmaken en vastleggen van een factuur welke kosten voor welke uitgevoerde onderhoudsactiviteiten in rekening worden gebracht. +
Financieel VvE beheer heeft betrekking op het factureren en incasseren van VvE bijdrages, maken van begrotingen en jaarrekeningen en betalen van facturen. +
Het zorgdragen voor alle inkomende en uitgaande financiële stromen. +
Het financieel plan betreft de financiële raming van de organisatie voor de komende periode en hoe zij de voorgenomen investeringen inclusief de lopende exploitatie wenst te financieren +
Woningcorporaties houden dagelijks de verlies- en winstrekening bij van de hele organisatie +
Het zorgdragen dat de financiële behoefte en middelen van de woningcorporatie in balans blijven binnen te stellen kaders en daarmee de bedrijfsvoering gefinancierd kan worden. +
Het zorgdragen voor de liquiditeit, alle inkomende facturen en uitgaande betalingen van de onderneming +
Het zorgdragen voor alle inkomende betalingen en uitgaande facturen. +
Het zorgdragen voor alle inkomende betalingen en uitgaande facturen. +
Fraude is een vorm van bedrog; de zaken worden anders voorgesteld dan ze zijn, door op papier of digitaal een onjuiste weergave te geven van de werkelijkheid.
Concreet voorbeeld: Het risico dat een medewerker een doelbewuste handeling verricht om er zelf beter van te worden, bijvoorbeeld een uitbetaling aan zichzelf verrichten. +
Fraude kan in dit proces bijvoorbeeld zijn dat ongewenste aanpassingen worden doorgevoerd op inschrijfdatum/ urgentietoekenning e.d. of dat doorgevoerde wijzigingen niet door de inschrijver zelf zijn aangevraagd.
Beheersmaatregel:
4-ogen principe toepassen bij aanpassingen inschrijfdatum en urgentietoekenning. Bevestigingsbericht sturen aan ingeschrevene voorafgaand aan het doorvoeren van de wijziging.
Automatiseren waarbij je alleen met inloggegevens een wijziging kan doorgeven.
Systeemautorisaties Systeem zo inrichten dat het niet mogelijk is om (zonder extra controle) inschrijvingen met terugwerkende kracht te maken.
Systeemlogging toepassen zodat aanpassingen te auditeren en traceerbaar zijn.
Tweeweg identificatie. +
Oorzaken kunnen bijvoorbeeld zijn dat een leverancier niet op basis van objectieve criteria is geselecteerd, dat inkoop niet transparant of conform de juiste specificaties verloopt, dat niet wordt voldaan aan het procuratiereglement of dat door het ontbreken van (juiste) ondertekening een overeenkomst niet geldig is. Met name bij meerwerk zien we dit risico vaker optreden. Andere oorzaken kunnen liggen in het ontbreken van de juiste interne controlemaatregelen (met name controle-technische functiescheiding) in (financiële) processen, van toezicht (door management) of van een gedragscode en/of standaarden voor integer gedrag.
Maatregelen:
De marktuitvraag door inkoop en opdrachtgever samen laten opstellen;
De verantwoordelijke voor het inkoopbeleid/control betrekken bij het inkoopproces;
Zorgen dat leverancier getekende contract retourneert;
Controles inbouwen. Een onafhankelijke medewerker toetst periodiek (bijv. ieder kwartaal) de goedgekeurde opdrachten aan het mandaat en rapporteert hierover aan het MT/directie;
Je kan hier ook gebruik maken van data-analyse. +
Een functie houdt verband met het beroep dat een medewerker uitoefent. De mate van verantwoordelijkheid geeft daarbij aan of iemand over een lage of hoge functie beschikt. +
Fysieke eenheid betreft een afgebakende deel van een gebouw en/of perceel met een gebruikersfunctie die geëxploiteerd wordt door woningcorporaties door ze te verhuren of te verkopen +
G
Een garagebox is een overige gebouwd object of (indien deel uitmakend van een serie garageboxen) een verblijfsobject met de primaire functie parkeren van een voertuig. +
De gewenste samenstelling van de vastgoedportefeuille. +
Dit betreft een inschrijving waarbij ten opzicht van een eerdere versie de 'woningzoekende' gewijzigde woonwensen of persoonlijke omstandigheden heeft kenbaar gemaakt en laten verwerken. Deze omstandigheden kunnen gevolgen hebben op de eerder opgebouwde rechten en zullen indien van toepassing daardoor worden geactualiseerd. +
Dit betreft de mutaties in de administratie van alle relevante vastgoedkenmerken die de woningcorporatie beheerd om zicht te hebben en te houden op de samenstelling en kwaliteit van de gehele vastgoedportefeuille en eventuele betrokkenheid van derden (zoals VVE's). +
Hierin beschrijft de woningcorporatie haar visie op het doorontwikkelen van haar vastgoedportefeuille en welke proposities zij wil toevoegen, uitbreiden, inkrimpen en/of afbouwen +
Dit betreft de verzameling administratieve eenheden (oftewel de te exploiteren eenheid). Indien sprake is van verhuur dan zijn het de verhuurbare eenheden, indien sprake is van verkoop (en terugkoop) dan betreft het de verkoopbare eenheden. +
Een (herhalende) betaalde dienst (zoals beschikbaarstellen van een recreatieruimte) of werk (zoals schoonmaakwerkzaamheden van een collectieve ruimte) die in rekening wordt gebracht bij de huurder/VVE. +
Het scenario waarin de effecten van het bijgestelde beleid geanalyseerd zijn met behulp van beleidssimulaties en waarin de balans tussen doelstellingen van de woningcorporatie, het voorgenomen beleid en de beoogde vastgoedportefeuilleplannen voor komende periode als meest realistisch wordt beschouwd. Eventueel zijn daarbij verschillende beleidsscenario’s onderzocht. De evaluatie betreft zowel de inhoudelijke (volkshuisvestelijke, maatschappelijke) doelstellingen als de financiële. Op grond van de evaluatieresultaten wordt eventueel het portefeuille- en/of facetbeleid bijgesteld. +
Met het facetbeleid en het bijgestelde MJOB en MIP is het mogelijk om door middel van beleidssimulaties de effecten van het beleid op complexniveau te bepalen, bijvoorbeeld de toekomstige financiële effecten van het complex specifieke onderhouds- en huurbeleid of de toekomstige bijdrage van het complex aan de kernvoorraad en de huursubsidie-uitgaven. Concreet resultaat is het scenario waarin de balans tussen doelstellingen van de woningcorporatie, het voorgenomen beleid en de beoogde vastgoedportefeuilleplannen voor komende periode door vertaald naar de afzonderlijke deelgebieden/complexen als meest realistisch wordt beschouwd. +
Een gebeurtenis is een toestandsverandering binnen de organisatie of in de buitenwereld die een bedrijfsproces doet starten of die uit een bedrijfsproces voortkomt. +
Hier is de gebeurtenis aanleiding voor het starten van een proces +
Hier is de gebeurtenis aanleiding voor het starten van proces verhuur +
Hier is de gebeurtenis aanleiding voor het starten van een proces +
Hier is de gebeurtenis de output van het proces en kan als zodanig aanleiding zijn voor het starten van een ander proces +
Dit is de aanleiding om de gevraagde Dienst 1 te gaan realiseren waarvoor het betreffende bedrijfsproces 1 wordt gestart +
Dit is de aanleiding om werkproces 1 te starten om daarmee de benodigde bedrijfsservice 1 te realiseren +
Dit is de aanleiding om werkproces 2 te starten om daarmee de benodigde bedrijfsservice 2 te realiseren +
Dit is de aanleiding om de gevraagde Dienst 2 te gaan realiseren waarvoor het betreffende bedrijfsproces 2 wordt gestart waarvoor bedrijfsfunctie B over de benodigde competenties beschikt +
Dit is de aanleiding om werkproces 3 te starten om daarmee de benodigde bedrijfsservice 3 te realiseren +
Dit is de aanleiding om werkproces 4 te starten om daarmee de benodigde bedrijfsservice 4 te realiseren +
Dit is de aanleiding om de gevraagde Dienst 3 te gaan realiseren waarvoor het betreffende bedrijfsproces 3 (in dit geval door een ketenpartner van de woningcorporatie) wordt gerealiseerd met behulp van werkproces 5. Gebeurtenis Z is in dit schema het gevolg van de realisatie van bedrijfsservice 1. Oftewel bedrijfsservice 1 initieert gebeurtenis Z waardoor Bedrijfsproces 3 wordt gestart. +
Een gebeurtenis is een toestandsverandering binnen de organisatie of in de buitenwereld die een bedrijfsproces doet starten of die uit een bedrijfsproces voortkomt. +
Een gebeurtenis is een toestandsverandering binnen de organisatie of in de buitenwereld die een bedrijfsproces doet starten of die uit een bedrijfsproces voortkomt. +
Een gebeurtenis is een toestandsverandering binnen de organisatie of in de buitenwereld die een bedrijfsproces doet starten of die uit een bedrijfsproces voortkomt. +
Gebiedsrelaties zijn stakeholders waar de woningcorporatie intensief mee samenwerkt in het ontwikkelen en beheren van de gebieden waar de woningcorporatie een vastgoedpositie vervult of wenst te gaan vervullen. +
Gebiedsvisie betreft visie die de woningcorporatie heeft opgesteld voor het (ontwikkelen en) beheer van een gebied. Dit kan de stad betreffen, een wijk of een buurt of een anders afgebakend gebied zijn. +
Een gebouw / bouwblok is een in de werkelijkheid fysiek begrensd bouwwerk.
Toelichting CORA: Een gebouw kan meerdere vormen van gebruik bevatten, bijvoorbeeld een appartementencomplex met in de plint bedrijfsruimtes, of een gebouw met een basisschool en daarboven gelegen woningen. Voor het registeren van de functies van een gebouw is het zinvol dit per gebouwdeel te realiseren. +
Gebruik heeft betrekking op het doel (en daarmee ook de functie) waarvoor het vastgoed gebruikt mag worden. +
Een gebruikseenheid is het kleinste, afgebakende stuk vastgoed of benoemd terrein met een gebruiksfunctie dat wordt verhuurd, verkocht en/of onderhouden of verkocht is. +
Indien de aanwezigheid van asbest wordt geconstateerd kan dit aanleiding zijn om de hele eenheid of het gehele gebouw op asbest te controleren en te inventariseren waar de asbest zit. +
Mutatie onderhoud omvat het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden en evt. verhuur bevorderende maatregelen in of aan - de verhuurde eenheid waarvoor de huurovereenkomst wordt beëindigd - en waarvoor de 'vertrekkende' huurder zoals in de huurovereenkomst en algemene voorwaarden van de woningcorporatie recht heeft, respectievelijk uit te voeren reparaties op kosten van de vertrekkende huurder kunnen worden uitgevoerd +
Planmatig onderhoud heeft betrekking op al het vastgoed dat in bezit is van de woningcorporatie of waarvoor onderhoud- of beheerovereenkomsten zijn afgesloten +
Reparatie onderhoud omvat het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden op of aan al het vastgoed dat in bezit is van de woningcorporatie of waarvoor onderhoud- of beheerovereenkomsten zijn afgesloten en waarvoor de huurder van de verhuurde eenheid zoals in de huurovereenkomst en algemene voorwaarden van de woningcorporatie recht heeft, respectievelijk op kosten van de huurder kan laten uitvoeren +
Reparaties worden bij voorkeur in één keer correct uitgevoerd. Mogelijke oorzaken voor het niet halen van deze one time fix kunnen zijn het incorrect uitvoeren van de werkzaamheden waardoor rework nodig is, het onjuist uitvoeren van de intake of maken van een verkeerde beoordeling of het ontbreken van de juiste (correcte, volledige) gegevens leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties).
Beheersmaatregelen:
Zorgdragen voor juiste tools en juiste kennisniveau bij medewerkers. Verbeteren intake. Inplannen van inspecties alvorens uitvoering op te pakken. Evalueren met en managen van verwachtingen met uitvoerende partij; Verbeteren intake proces; Vastleggen van alle gegevens en controleren datakwaliteit. Werken met basiskwaliteitseisen die zijn vastgelegd in een (digitaal) kwaliteitshandboek. +
Gefaciliteerde organisatie is een organisatie die secundaire of ondersteunende diensten aan zichzelf levert en/of door derden laat leveren om daarmee de primaire activiteiten te kunnen uitvoeren gericht op het leveren van producten en diensten aan klanten. +
Gefaciliteerde organisatie is een organisatie die secundaire of ondersteunende diensten aan zichzelf levert en/of door derden laat leveren om daarmee de primaire activiteiten te kunnen uitvoeren gericht op het leveren van producten en diensten aan klanten. +
De gegadigde is de eerste kandidaat op de kandidatenlijst die overeenkomstig de bepalingen recht heeft om in aanmerking te komen voor de beschikbare eenheid. Indien de eerste kandidaat weigert of door de aanbieder om moverende redenen wordt geweigerd, wordt de eerste volgende geschikte kandidaat de gegadigde. +
Een gegevensdomein is een logisch samenhangende groepering van gegevensobjecten. +
Een gegevensobject is een logische verzameling van gegevens die van vitaal belang zijn voor een bedrijf. +
In deze baan worden de belangrijkste gegevensobjecten gemodelleerd +
Percentage van projecten die binnen planning lopen ten opzichte van het totaal van projecten. Dit als input voor de PDCA-cyclus van begroten en plannen. +
De bewaking van de woningcorporatie dat de te leveren goederen, diensten en/of werrken conform de afgesloten inkoopovereenkomst daadwerkelijk worden geleverd en als dat niet (meer) klopt desgewenst worden bijgestuurd om dit doel alsnog te bereiken. +
De gematchte eenheid is de combinatie beschikbare eenheid en beschikbare kandidaten waarbij de volgorde van matches op basis van vooraf gestelde criteria en volgordebepaling bekend is. De kandidaat weet hiermee of deze in aanmerking (kan) komen voor deze eenheid. De gegadigde is de kandidaat die de beschikbare eenheid daadwerkelijk krijgt aangeboden. +
Gemeenschappelijke ruimte is een gedeelte van een bouwwerk, ruimte of voorziening, die ten dienste staat van meer dan een gebruiksfunctie, aangeduid als gemeenschappelijk. Bijvoorbeeld een centrale entreehal of een trapportiek. +
Gemeenschappelijke ruimte is een gedeelte van een bouwwerk, ruimte of voorziening, die ten dienste staat van meer dan een gebruiksfunctie, aangeduid als gemeenschappelijk. +
De gemeente is de kleinste bestuurlijke eenheid van de overheid. Een gemeente beschikt over één of meerder woonkernen en is een belangrijke stakeholder voor woningcorporaties. +
Een geogtrafisch stukje van een provincie dat afgebakend is, voor bepaalde thema's (inter)nationaal erkend als autonoom en als zodanig bestuurd wordt. +
Zelfstandig onderdeel van de staat gericht het bestuur van de gemeentedoor de Gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders. +
Gemiddeld aantal dagen leegstand van de eenheden die op een peildatum leeg staan
Formule: A/B +
Totaal bedrag aan reparaties per eenheid gedeeld door het aantal reparaties per eenheid (in de meetperiode) +
Het gemiddelde aantal dagen waarop huurders hun openstaande betalingsachterstand (inclusief huur, servicekosten, et cetera) hebben voldaan. +
De gemiddelde conditiescore van het gehele bezit. +
De gemiddelde doorlooptijd tussen de voorinspectie en de publicatie van eenheden. +
Gemiddelde kosten per uitgevoerd onderhoudsverzoek. +
Het gemiddelde aantal dagen dat de gerechtelijke fase bij de deurwaarder loopt vanaf het moment van redigeren dagvaarding tot en met de invordering door de deurwaarder. +
Gemiddeld mutatiekosten per mutatie, uitgerekend over alle eenheden in het complex. +
Gemiddelde mutatiekosten per eenheid per mutatie. +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het aanmaken en vastleggen van een bericht, brief, mail op basis van een format en gegevens. +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het aanmaken en vastleggen van een conceptvoorstel voor (aanpassing van) servicecomponenten +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het aanmaken en vastleggen van een eindafrekening voor een geleverde dienst. +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het aanmaken en vastleggen van een factuur inclusief de benodigde specificaties welke kosten in rekening worden gebracht. +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het aanmaken en vastleggen van inspectiegegevens van een geïnspecteerd vastgoedobject (woning, ruimte, complex). +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het aanmaken en vastleggen van een lijst (evt. incl. plattegrond) voor een te inspecteren vastgoedobject voor het vastleggen van afwijkende voorzieningen inclusief status en of deze wel of niet overgenomen kunnen worden door de volgende 'bewoner'. +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het aanmaken en vastleggen van een overeenkomst op basis van vastgelegde contractrelevante gegevens, een contractsjabloon, welke contracttanten en welk vastgoed object het betreft. +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het aanmaken en vastleggen van rapportages, bijvoorbeeld op het gebied van de prestaties, naleving, kosten en kwaliteit. +
In Archimate kunnen we de tekeningen met de relaties uit de view [[Id-c8071732-2737-0c95-3591-4809323ff762/'Toelichting Archimate relaties']] ook anders weergeven. Functioneel gezien is het exact dezelfde figuur, maar visueel heel anders weergegeven, waarbij omwille van de leesbaarheid de geneste objecten iets lichter zijn gemaakt.. Ook nu kun je in de figuur weer op de elementen klikken en krijg je dezelfde informatiepagina.
</br>
In deze figuur zie je niet direct wat voor type relatie er is tussen bijvoorbeeld brood en boterham, maar door de mogelijkheid om door te kunnen klikken, kun je die wel opvragen. Nu zie je de meerwaarde van Archimate in combinatie met de wiki. We kunnen dus variëren hoe we uitwerkingen het beste kunnen weergeven, maar de structuur blijft telkens hetzelfde. +
Contractant waarvoor het (vermoeden of) een concrete aanleiding bekend is van een te verwachten achterstand bij de te verzenden factuur +
Dit is de eenheid (woning, bedrijfsruimte, garage, parkeerplaats enzovoorts) waarvan middels een publicatie (woningadvertentie) bekend is gemaakt is dat deze voor een nieuwe verhuring/verkoop beschikbaar komt/is gekomen en waarvoor belangstellenden hun belangstelling kunnen tonen. +
De stijging van de conditiescore ten opzichte van de vorige conditiescore als gevolg van het uitvoeren van de in de MJOB geplande maatregelen. +
Dit betreft de mijlpaal die bereikt is zodra alle onderhoudswerkzaamheden door de uitvoerder zijn gerealiseerd. +
In het werkproces ‘gerechtelijke fase deurwaarder’ heeft er geen betaling van de vordering plaatsgevonden in het minnelijke traject. Bij een gerechtelijke invorderingsprocedure wordt de debiteur gedagvaard voor de Rechtbank om de betaling van openstaande schulden af te dwingen. Er volgt een gerechtelijke procedure die zal uitmonden in een gerechtelijk vonnis, welke in het geval van huurders uiteindelijk kan leiden tot uitzetting van de huurder. +
Van al het vastgoed dat de woningcorporatie exploiteert en/of in beheer heeft worden van ieder gebouw de bouwdelen, de bouwkundige elementen en de installaties geadministreerd en worden daarvan mutaties bijgehouden. Aan deze vastgoedadministratie kunnen diverse aanvullende gegevens worden gekoppeld zoals garanties, beheerovereenkomsten en eigendom om daarmee zicht te krijgen wie waarvoor verantwoordelijk is en welke rechten en plichten de woningcorporatie heeft ten aanzien van het beheer van dat vastgoed. +
De leverancier waarmee de woningcorporatie een inkoopcontract sluit voor het laten leveren van goederen, diensten en werken. +
Geweld kan gedefinieerd worden als een kracht van meer dan geringe betekenis, uitgeoefend op personen of zaken. Het gaat meestal om een doelbewuste actie van één of meer personen.
Concreet voorbeeld: geweld/bedreiging tegen (Incasso)medewerkers die huisbezoeken doen. Maar ook verbale bedreigingen aan de telefoon. +
Indien de bouwkundige situatie gewijgd wordt kan dit aanleiding zijn voor een nieuw energielabel. +
GezamenlijkAandeel is wanneer twee of meer personen een gezamenlijk aandeel hebben in een zakelijk recht, waarbij het afzonderlijke aandeel in het gezamenlijk aandeel niet bekend is (als gezamenlijkAandeel bekend is dan is het individuele aandeel niet bekend en omgekeerd).
Toelichting: GezamenlijkAandeel wordt alleen gebruikt indien het individuele aandeel in de tenaamstelling niet bekend is. +
Het met leverancier gesloten inkoopcontract dat geimplementeerd is binnen de woningcorporatie en waarvan de verantwoordelijkheden binnen de bedrijfsonderdelen van de woningcorporatie onderling duidelijk zijn belegd. +
Voor diverse doeleinden (zoals beoordelen onderhoudsverzoeken, periodieke conditiemetingen of bijvoorbeeld woningopleveringen) worden vastgoedinspecties uitgevoerd door (of in opdracht van) de woningcorporatie. +
Voor diverse doeleinden (zoals beoordelen onderhoudsverzoeken, periodieke conditiemetingen of bijvoorbeeld woningopleveringen) worden vastgoedinspecties uitgevoerd door (of in opdracht van) de woningcorporatie +
Zelf aangebrachte voorzieningen worden door de woningcorporatie 'automatisch' overgenomen indien de woningcorporatie de ZAV eerder heeft goedgekeurd en de huurovereenkomst met betreffende huurder wordt beeindigd. +
De hiervoor bevoegde medewerker keurt de bepaalde aanbiedhuur definitief goed. (In sommige gevallen gebeurt de goedkeuring vooraf in de werkstroom, zodat het achteraf niet meer nodig is.
Input: Concept aanbiedhuur
Output: Vastgestelde aanbiedhuur
Deze stap is optioneel, omdat veel corporaties het aan de voorkant zo in het (ERP) systeem inrichten en goedkeuren, dat achteraf goedkeuren niet meer nodig is. In verband met functiescheiding is het echter wel essentieel dat deze goedkeuring ergens is ingericht. +
Begrote kosten in de MJOB ten opzichte van het in de kaderbrief van dat jaar meegegeven budgetplafond. +
Landelijke regelgeving ontrent het waarderen van veblijfsruimtes met het gebruiksdoel wonen op basis warvan de wettelijk maximaal toegestane huurprijs bepaald kan worden. +
Het grootboek is de verzameling van alle grootboekrekeningen en waarin van elke grootboekrekening afzonderlijk een overzicht wordt bijgehouden van de wijzigingen die zich gedurende een bepaalde periode voordoen.
Toelichting CORA: Aan de hand van bepaalde waarden in het grootboek kan de financiële situatie van de woningcorporatie op het betreffende moment worden bepaald. +
Een grootboekrekening is de weergave van alle Debet en Creditboekingen van een specifieke categorie. Elke grootboekrekening die wordt aangemaakt krijgt een uniek rekeningnummer. +
Gunnen en plannen uitvoering geriefsverbetering / WMO eenheid is het werkproces waarmee bepaald wordt welke uitvoerder de werkzaamheden mag gaan uitvoeren en wanneer dat gaat gebeuren +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het vastleggen welke leverancier geselecteerd is om de beoogde vastgoedinspectie te gaan uitvoeren en het informeren van de leveranciers of zij betreffende vastgoedinspectie wel of niet mogen gaan leveren. +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het vastleggen welke leverancier geselecteerd is om de beoogde conditiemeting te gaan uitvoeren en het informeren van de leveranciers of zij betreffende conditiemeting wel of niet mogen gaan leveren. +
Geautomatiseerde handelingen gericht op het vastleggen welke leverancier geselecteerd is om de beoogde planmatige onderhoudswerkzaamheden te gaan leveren en het informeren van de leveranciers of zij betreffende planmatige onderhoudswerkzaamheden wel of niet mogen gaan leveren. +
H
Het ervoor zorgdragen dat er competente medewerkers beschikbaar zijn voor de uitvoering van bedrijfsprocessen. +
Een handeling is een enkelvoudige toewijsbare activiteit die bijdraagt aan de uitvoering van een processtap. +
Het Handelsregister is de basisregistratie van alle rechtspersonen en ondernemingen in Nederland. +
Het Handelsregister is de basisregistratie van alle rechtspersonen en ondernemingen in Nederland. +
Het Handelsregister is de basisregistratie van alle rechtspersonen en ondernemingen in Nederland. +
Het Handelsregister is de basisregistratie van alle rechtspersonen en ondernemingen in Nederland. +
trigger: x periode voor einddatum huurovereenkomst
er wordt een aangetekende opzegging verstuurd
verwerken reactie
* verzoek verlenning huurovereenkomst
* definitief bevestigen einddatum huurovereenkomst
* start juridische zaak +
Contractanten die nog niet betaald hebben krijgen een betalingsherinnering toegestuurd (ook wel aanmaning genoemd). Dit kan via verschillende kanalen plaatsvinden. Zoals per brief, e-mail, SMS, WhatsApp of Tikkie.
Het sturen van herinneringen/aanmaningen kan op meerdere momenten en manieren plaatsvinden gedurende het Incassoproces.
Input: Contractant met betalingsachterstand
Output: Verstuurde herinnering
Voorbeelden informatie-objecten:
Brief
SMS Email
iDeal link
Interactief spraakbericht
Zakelijke Tikkies
Whatsapp
Huurderportaal
Facebook Messenger +
Een herstructureringsproject is een type project met als doel een bestaande Buurt of Wijk een nieuwe fysieke vorm te geven, door bestaand Vastgoed te renoveren, slopen en/of nieuw Vastgoed te bouwen. +
Een hoofdbedrijfsfunctie is een coherente verzameling competenties gericht op het leveren van een of meerdere diensten. +
Is de hoofdbedrijfsfunctie die verantwoordelijk is voor het leveren van de dienst met behulp van het bedrijfsproces +
Hoofdbedrijfsfunctie overstijgend betekent in deze context dat de applicatieservice meerdere (hoofd)bedrijfsfuncties bedienen.
Let wel, het betreft een groeimodel. Naarmate in CORA meer processen worden uitgewerkt zal blijken dat applicatieservices ook meer (hoofd)bedrijfsfuncties bedienen dan thans is weergegeven. +
Een Hoofdsplitsing is het gesplitste Zakelijk recht van 1 of meer Percelen.
Toelichting: De eigendom, het recht van erfpacht en/of het recht van opstal van 1 of enkele percelen (de zogenaamde grondpercelen) is gesplitst. De bij de hoofdsplitsing ontstane eigendom van de appartemenstrechten (de zogenaamde hoofd appartementsrechten) is tenaam van de gerechtigden (van het gesplitste zakelijke recht) gesteld. Het gesplitste zakelijk recht van de grondpercelen is niet tenaam gesteld. +
Alle natuurlijke personen die samen leven en een duurzaam gemeenschappelijke eenheid vormen. +
Betaalde diensten en/of werken die door huismeesters worden geleverd aan bewoners en die worden verrekend met de huurder/VVE. +
Procesboek: Ingangsdatum nieuwe huismeesterdienst +
Het zorgdragen van onafhankelijk deskundig advies ter voorkoming van, het bemiddelen respectievelijk het beslechten van geschillen tussen huurder en verhuurder. +
Een huurdersorganisatie is een rechtspersoon die de belangen van de huurders behartigd. Een huurdersorganisatie kan zich laten ondersteunen door een professional. +
Totale huurderving minus gedekte leegstand. +
Huurdervingspercentage (gedekte) leegstand +
Gederfde bruto huuropbrengsten als percentage van de totale bruto huuropbrengsten
Formule: A/B*100% +
Gederfde netto huuropbrengsten als percentage van de totale netto huuropbrengsten
Formule: A/B*100% +
In processenboek: Verwerkte huuropzegging +
Procesboek: Verzoek beeindiging huurovereenkomst +
Een huurovereenkomst is een type overeenkomst waarmee de woningcorporatie tot wederopzegging, het recht aan één huurder (klant) geeft om één of meer verhuureenheden te gebruiken en waarmee een huurder zich verplicht tot een (periodieke) betaling. +
Dit is de huurovereenkomst die op initiatief van huurder of verhuurder (met inachtneming van de opzegtermijn) is ontbonden en daarmee het exclusief gebruiksrecht en daaruit voortkomende rechten voor huurder is komen te vervallen per datum waarop de huurovereenkomst is beeindigd. +
Dit is de huurovereenkomst die op initiatief van huurder of verhuurder (met inachtneming van de opzegtermijn) is ontbonden en daarmee het exclusief gebruiksrecht en daaruit voortkomende rechten voor huurder is komen te vervallen per datum waarop de huurovereenkomst is beeindigd. +
Een niet rechtsgeldige huurovereenkomst kan het gevolg zijn van het niet op orde hebben van datakwaliteit, menselijke fouten of wanneer niet de juiste gemachtigden het contract ondertekenen.
Beheersmaatregel:
Datakwaliteitscontroles inbouwen. Ondertekening standaardiseren en digitaliseren.
Vier ogen principe bij het opstellen van huurcontract.
Steekproefsgewijze controle van huurcontracten.
Huurderspaspoort inzetten. Vastleggen welke gegevens nodig zijn. Volledigheid van gegevens afdwingen door automatiseren van het proces. +
In processenboek: Ondertekende huurovereenkomst +
I
Verantwoordelijk voor het bekend maken en vertalen van informatiebehoeften naar gewenste informatievoorziening functionaliteiten en ICT-middelen en het verzorgen van het beheer de verbetering en doorontwikkeling daarvan. +
Aan de klanten, leveranciers en medewerkers worden ICT-diensten geleverd ter ondersteuning van de bedrijfsvoering van de woningcorporatie +
Een woonplaats kan een of meer wijken hebben +
Een wijk bestaat uit één of meer buurten. +
Een gebouw bestaat uit één of meer panden. +
Een bouwdeel kan een relatie hebben met een pand een gebouw of een TOE +
Een rol is de hoedanigheid van een persoon +
Opstellen/actualiseren sociaal beheerplan realiseert: Sociaal beheerplan +
Een benoemd terrein bevindt zich in een buurt. +
Een woonplaats kan een of meer postcodegebieden hebben +
Klachten van ontevreden bewoners die door ontoereikende of veel te ruime voorschotten te maken krijgen met (hoge) bijbetaling of grote restituties.
Beheersmaatregel:
IC op voorschotten (steekproef); Meten en analyseren van data;
Toereikende communicatie;
Analyse en opvolging klachtenrapportage. +
Het betreft een analyse van de marktpositie van de afzonderlijke complexen. +
Implementeren contract bestaat uit processtappen die nodig zijn om een afgesloten contract binnen de organisatie te implementeren, zodat vervolgens zowel het contract, de leverancier als de levering, gemanaged en beheerd kunnen worden. Een goede implementatie en inrichting van het contract in de organisatie en de systemen kan bijdragen aan het soepel verlopen van de gehele procesketen. Bijvoorbeeld door aan de voorkant in te richten welke kosten er door het jaar heen op basis van het contract verwacht worden en dit op te nemen in de facturen, kunnen facturen bij ontvangst gemakkelijk en snel verwerkt worden. +
Stel indien de huurder zich niet aan de, in het eindinspectierapport vastgelegde, afspraken houdt, een in gebreke stellingsbericht op en stuur deze aan de contractant. Indien de contractant niet binnen de gestelde termijn reageert, wordt het Incassoproces gestart.
Input: Eindinspectierapport
Output: In gebreke gestelde contractant +
De contractant wordt door de deurwaarder er schriftelijk op geattendeerd dat deze in gebreke is met de verplichting tot betaling. De deurwaarder doet op basis van wettelijke richtlijnen een voorstel tot een betalingsregeling. De contractant wordt in de brief gesommeerd om binnen gestelde termijnen alsnog het openstaande betalingsbedrag over te maken, anders wordt deze door de deurwaarder gedagvaard.
Input: Overgedragen klantdossier
Output: Verstuurde ingebrekestelling +
Nog uit te werken +
Procesboek: In rekening te brengen kosten, incl. specificatie +
Boek de ontvangen factuur in.
Input: Ontvangen factuur
Output: Ingeboekte factuur +
Het werkproces ‘minnelijke fase 1’ is de eerste fase binnen het minnelijke gedeelte van het Incassoproces. Dit bevat alle processtappen die de woningcorporatie zelf of via een afgevaardigde onderneemt, zonder daarbij een deurwaarder in te schakelen. Ook komt er bij een minnelijke invordering geen rechter aan te pas. Bij een minnelijke invorderingsprocedure wordt via verschillende communicaties (aanmaningsbrieven bijvoorbeeld) met de contractant met een betalingsachterstand onderhandeld om alsnog de openstaande facturen te betalen. +
In het werkproces ‘minnelijke fase 2’ is de vordering overgedragen aan de deurwaarder, maar is er nog geen sprake van een gerechtelijke traject. +
Het proces incasseren vorderingen woningcorporaties betreft het deel van het Incasso proces dat door de woningcorporatie uitgevoerd wordt. Dit proces bestaat uit vier werkprocessen. Namelijk de pre-minnelijke fase, de minnelijke fase 1, afsluiten betalingsregeling en bewaken uitzonderingen Incasso.
(Incasseren vorderingen is het bedrijfsproces waarmee vorderingen worden gesignaleerd en indien van toepassing afspraken worden gemaakt hoe de vordering wordt ingelopen) +
Het proces incasseren vorderingen deurwaarder betreft het deel van het Incasso proces dat niet door de woningcorporatie maar door de deurwaarder wordt uitgevoerd. Dit proces bestaat uit twee werkprocessen namelijk de minnelijke fase 2 en de gerechtelijke fase. +
De keten waarin de bewaking op (potentiële) betalingsachterstanden van debiteuren wordt gerealiseerd inclusief het in gezamenlijk overleg inlopen van ontstane betalingsachterstanden waar dat mogelijk is. Indien de mogelijkheden uitgeput raken voorziet de keten in een ontruiming waarmee het vastgoed beschikbaar komt voor nieuwe huurders. +
Het zorgdragen dat in de debiteurenadministratie ontstane achterstanden worden ingelopen. +
In onze referentiearchitectuur is incasso een procesketen. Immers huurders die een betalingsachterstand oplopen worden door de woningcorporatie daarop geattendeerd en verzocht de betalingsachterstand weer in te lopen. Lukt het de huurder niet zelfstandig, dan gaat de woningcorporatie met de huurder in gesprek om te bepalen of die met hulp en begeleiding alsnog de betalingsachterstand kan inlopen, bijvoorbeeld door het sluiten van een betalingsregeling. Lukt het de woningcorporatie en huurder niet om gezamenlijk de betalingsachterstand in te lopen, dan kan een deurwaarder worden ingeschakeld die namens de woningcorporatie de misgelopen ontvangsten alsnog probeert te incasseren. Lukt ook dat niet, dan kan het uitlopen op een juridische procedure met in het uiterste geval een ontruiming waarbij de huurovereenkomst wordt ontbonden en de ontstane betalingsachterstand niet nog verder oploopt. +
De cumulatieve som van incassokosten die op de huurder kan worden verhaald. +
Dien de MJOB in ter vaststelling conform het begrotingsproces.
Input: MJOB
Output: Vastgestelde MJOB +
Een indirect belanghebbende is een relatie die geen overeenkomsten met de woningcorporatie heeft of had maar die wel invloed kan uitoefenen op de organisatie, of hierdoor beïnvloed wordt en/of waarvan de organisatie ook daadwerkelijk afhankelijk is en/of die een groep mensen vertegenwoordigt die een bepaald risico draagt. +
Huurders kunnen de corporatie verzoeken om gerief verbeteringen in (of aan het gebouw van) de verhuurde eenheid uit te voeren waarvoor kosten in rekening worden gebracht waar vooraf afspraken zijn gemaakt wie deze kosten voor rekening neemt, +
Het ervoor zorgdragen dat gegevens beschikbaar blijven zodat het handelen van de woningcorporatie publiek verantwoord kan worden. +
Een informatieobject is een verzameling aan elkaar gerelateerde gegevens die als eenheid wordt behandeld. +
Dit is het informatieobject dat door betreffende processtap/-handeling wordt opgehaald en/of bewerkt. +
Dit is het informatieobject dat door betreffende processtap/-handeling wordt opgehaald en/of bewerkt. +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond +
