Grip op uw vastgoedportefeuille
We leggen uit hoe een vastgoedportefeuille is samengesteld en dat die (gefragmenteerd) in verschillende administraties is opgenomen.
Informatiemanager bij
De Woonplaats
In vrijwel alle corporatieprocessen gebruiken en verwerken we vastgoedinformatie. Maar hoe die informatie is samengesteld is behoorlijk ingewikkeld. Liefst wil je informatie op één plaats vastleggen en weer kunnen her-gebruiken. Maar hoe zit dat dan in elkaar en hoe organiseer je dat? Een uitdagend vraagstuk waar we bij de Woonplaats nu volop mee bezig zijn. Het CORA bedrijfsobjectenmodel geeft inzicht in de samenstelling van de vastgoedobjecten en de relatie naar de bedrijfsprocessen. Ik kan iedereen aanraden om daar gebruik te van maken!
Overzicht houden als woningcorporatie: Vastgoedbeheer bij gedeeld eigenaarschap en terugkoopregelingen[bewerken | brontekst bewerken]
Als woningcorporatie ben je verantwoordelijk voor het vastgoed waar je zelf eigenaar van bent. Goed zicht op de gehele vastgoedportefeuille is daarom van essentieel belang. Zolang je als woningcorporatie 100% eigenaar bent van het vastgoed is dat betrekkelijk eenvoudig. Maar zodra het eigenaarschap niet meer volledig bij de woningcorporatie is belegd, wordt het al snel ingewikkeld. Er moet met andere eigenaren goed geregeld worden wie van welk deel van het vastgoed de eigenaar is en dus verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud. De meest voorkomende vorm waarmee dit geregeld wordt is het splitsen van vastgoed, waarbij een Vereniging van eigenaren wordt opgericht. In de splitsingsakte en splitsingstekening die daarvoor worden opgesteld wordt zo nauwkeurig mogelijk vastgelegd wie daarvan eigenaar wordt. Via de notaris passeert de akte en in het kadaster wordt dit vastgelegd.
Als woningcorporaties vastgoed verkopen met een terugkoopregeling (zoals koopgarant) wordt het nog ingewikkelder. Als woningcorporaties ben je (tijdelijk) niet meer de eigenaar van het vastgoed, maar de aangegane verplichtingen moeten wel worden meegeteld in de activa. De vastgoedportefeuille bestaat dan niet meer alleen uit het vastgoed waar de woningcorporatie zelf eigenaar van is, maar dus ook uit vastgoed van derden waarvoor eerder verplichtingen zijn aangegaan.
Wat is grip op vastgoedportefeuille?[bewerken | brontekst bewerken]
We maken in domein vastgoed onderscheid tussen 'administratief' vastgoed (l) en 'fysiek' vastgoed (r).- In de huuradministratie komt alleen het vastgoed voor dat ook daadwerkelijk verhuurd wordt, inclusief de leegstand van verhuurbare eenheden.
- In de verkoopadministratie komt alleen het vastgoed voor dat verkocht wordt. [1]
- Het vastgoed dat de woningcorporatie in bezit heeft, maar (nog) niet exploiteert, komt wel in de grootboekadministratie voor. [2]
- In de vastgoedregistratie komt al het vastgoed voor dat fysiek bestaat. [3]
- In de onderhoudsadministratie komt het vastgoed voor dat de woningcorporatie zelf moet onderhouden. [4]
- De taxatie en waardering van vastgoed op jaarbasis hangt daarentegen af van het specifieke doel waarvoor deze beoordeling plaatsvindt.
Al die deelbelangen die door de woningcorporatie gediend moeten worden, maken het uitdagend om de vastgoedportefeuille in de volle omvang goed zichtbaar te krijgen en te houden. Als het vastgoed inclusief alle aangegane verplichtingen volledig in alle administraties is opgenomen, dan heeft u grip op uw vastgoedportefeuille. Dat is een randvoorwaarde om de verantwoordelijkheden voor het beheer en onderhoud intern en extern goed te kunnen regelen.
Hoe krijg je beter grip op de vastgoedportefeuille?[bewerken | brontekst bewerken]
Beter grip krijgen op de vastgoedportefeuille begint met de vraag welke zakelijke rechten zijn op naam van de woningcorporatie in het kadaster vastgelegd. Daar is de woningcorporatie immers zelf eigenaar van en is daar verplichtingen voor aangegaan. Vervolgens is het van belang te zien welke van die zakelijke rechten in welke administraties voorkomen en welke daarin niet voorkomen. De verschillen moeten logisch en verklaarbaar zijn. Maar als ze onlogisch en dus niet verklaarbaar zijn, moeten ze alsnog in betreffende administratie worden opgenomen. Daarnaast moeten alle aangegane verplichtingen voor vastgoed waar de woningcorporatie op dat moment geen zakelijk recht heeft, inzichtelijk maken en in de activa en verkoopadministratie (als potentiële terugkoop) opnemen [5]. Als vastgoed in een administratie ontbreekt, ligt het voor de hand om te controleren of het ook in andere administraties ontbreekt. Dit hoeft niet altijd het geval te zijn, maar de toets moet wel worden uitgevoerd.
- ↑ Daarbij is alweer onderscheid tussen vastgoed dat daadwerkelijk wordt verkocht met het doel er definitief afscheid van te nemen en vastgoed dat verkocht wordt met een terugkoopregeling.
- ↑ De functie en het gebruik dat aan dit vastgoed is toegekend, kan heel divers van aard zijn.
- ↑ De keuzes die hierin gemaakt worden, zijn erg divers van aard.
- ↑ Het gaat dan om de eenheden van onderhoud.
- ↑ Voor vastgoed dat verkocht is met een terugkoopregeling geldt het volgende:
- Terugkoopplichten zijn essentieel om mee te nemen.
- Is er sprake van een recht van terugkoop, dan is het verstandig deze mee te nemen, maar niet essentieel.
