Incasseren vordering, minnelijke fase 1

ArchiMate-modellen > CORA 4.0 inclusief Incasso > BusinessProcesses > Incasseren vordering, minnelijke fase 1
ArchiMate-element Incasseren vordering, minnelijke fase 1
ArchiMate_Process.png
Elementtype  : BusinessProcess
Element-id  : Id-0daa394a-9df7-8e49-3967-7a581bdfb9f6
ArchiMate-model  : CORA 4.0 inclusief Incasso
Label  : Incasseren vordering, minnelijke fase 1
Documentatie  : Het werkproces ‘minnelijke fase 1’ is de eerste fase binnen het minnelijke gedeelte van het Incassoproces. Dit bevat alle processtappen die de woningcorporatie zelf of via een afgevaardigde onderneemt, zonder daarbij een deurwaarder in te schakelen. Ook komt er bij een minnelijke invordering geen rechter aan te pas. Bij een minnelijke invorderingsprocedure wordt via verschillende communicaties (aanmaningsbrieven bijvoorbeeld) met de contractant met een betalingsachterstand onderhandeld om alsnog de openstaande facturen te betalen.
CORA-concepttype  : Werkproces
Type proces  : Primair
ArchiMate-views  : 
Relaties  : 
Contextdiagram
Het werkproces ‘minnelijke fase 1’ is de eerste fase binnen het minnelijke gedeelte van het Incassoproces. Dit bevat alle processtappen die de woningcorporatie zelf of via een afgevaardigde onderneemt, zonder daarbij een deurwaarder in te schakelen. Ook komt er bij een minnelijke invordering geen rechter aan te pas. Bij een minnelijke invorderingsprocedure wordt via verschillende communicaties (aanmaningsbrieven bijvoorbeeld) met de contractant met een betalingsachterstand onderhandeld om alsnog de openstaande facturen te betalen. (BusinessProcess) Incasseren vordering, minnelijke fase 1 Aantal gestorneerde betalingen in het afgelopen kwartaal, gedeeld door het aantal overeengekomen automatische Incasso’s, geteld aan het einde van het kwartaal. Dus het aantal storneringen op bijvoorbeeld 31 maart t.o.v. het aantal automatische Incasso’s op dezelfde datum. Bron: HIP. (Value) # Storneringen Assessment Laagconjunctuu- r Het dossier van de contracttant met een forse betalingsachtestand waarbij de woningcorporatie ondanks alle eigen middelen heeft moeten besluiten het dossier over te dragen aan de deurwaarder (BusinessService) Overdrachtsdos- sier deurwaarder In deze processtap wordt het betalingsdossier van de contractant overgedragen aan de deurwaarder en eindigt de minnelijke fase 1. Het opgebouwde dossier wordt overhandigd in de vorm van een overdrachtsdossier. Doorgaans wordt op deze stap overgegaan na het verlopen van de uiterste betalingstermijn. De deurwaarder gaat vanaf dat moment eigen kosten rekenen, die zij zelf op de betreffende huurder verhaalt. Input: Over te dragen klantdossier Output: Overgedragen klantdossier Voorbeelden informatie-objecten: Overdrachtsdossier naar deurwaarder (BusinessProcess) Overdragen deurwaarder Assessment Imagoschade Assessment Operationele risico’s Het proces incasseren vorderingen woningcorporaties betreft het deel van het Incasso proces dat door de woningcorporatie uitgevoerd wordt. Dit proces bestaat uit vier werkprocessen. Namelijk de pre-minnelijke fase, de minnelijke fase 1, afsluiten betalingsregeling en bewaken uitzonderingen Incasso. (Incasseren vorderingen is het bedrijfsproces waarmee vorderingen worden gesignaleerd en indien van toepassing afspraken worden gemaakt hoe de vordering wordt ingelopen) (BusinessProcess) Incasseren vorderingen Betaald hebben voor de 1e van de maand (BusinessEvent) Achterstand betaling Deze stap wordt vóór overdracht naar de deurwaarder gezet. Dit betreft het versturen van een wettelijk verplichte brief (Wet Incasso Kosten - WIK). Deze brief waarschuwt contractant voor het doorzetten van hun betalingsdossier naar de deurwaarder, met additionele deurwaarderskosten, in geval de aangemaande huursom niet binnen 14 dagen (wettelijk bepaald) wordt betaald. Input: Contractant met betalingsachterstand Output: Verstuurde WIK brief Voorbeelden informatie-objecten: WIK-Brief (BusinessProcess) Opstellen en versturen WIK brief Het zorgdragen dat in de debiteurenadministratie ontstane achterstanden worden ingelopen. (BusinessFunction) Incasso Het dossier van de contracttant met een forse betalingsachtestand waarbij de woningcorporatie ondanks alle eigen middelen heeft moeten besluiten het dossier over te dragen aan de deurwaarder (BusinessEvent) Overdrachtsdos- sier deurwaarder Veelal na het herinneren/aanmanen via andere kanalen kan er gekozen worden om specifieke contractanten die nog niet betaald hebben te bellen. Er wordt doorgaans nogmaals verzocht om binnen een bepaalde termijn te betalen. Ook kan er een betalingsregeling met de contractant worden afgesloten. Input: Bestand met contractanten die gebeld gaan worden Output: Gevoerd telefoongesprek (BusinessProcess) Uitvoeren belronde Contractanten die nog niet betaald hebben krijgen een betalingsherinnering toegestuurd (ook wel aanmaning genoemd). Dit kan via verschillende kanalen plaatsvinden. Zoals per brief, e-mail, SMS, WhatsApp of Tikkie. Het sturen van herinneringen/aanmaningen kan op meerdere momenten en manieren plaatsvinden gedurende het Incassoproces. Input: Contractant met betalingsachterstand Output: Verstuurde herinnering Voorbeelden informatie-objecten: Brief SMS Email iDeal link Interactief spraakbericht Zakelijke Tikkies Whatsapp Huurderportaal Facebook Messenger (BusinessProcess) Herinneren/aan- manen Een (interne of externe) corporatieafgevaardigde brengt een bezoek aan een niet (tijdig/volledig) betalende huurder. Vaak is er vooraf al meerdere malen contact gezocht met de contractant in kwestie. Input: Bestand met contractanten waar huisbezoek gewenst is Output: Gevoerd huisbezoek (BusinessProcess) Uitvoeren Huisbezoek AssociationRelationship AssociationRelationship RealizationRelationship CompositionRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship TriggeringRelationship CompositionRelationship AggregationRelationship TriggeringRelationship CompositionRelationship CompositionRelationship CompositionRelationship Deze svg is op 12-03-2021 16:37:36 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2021 ArchiXL. ArchiMedes 12-03-2021 16:37:36 CET