Incasseren vordering, minnelijke fase 1
Werkproces
Kennismodel
Type: Werkproces
Soort: Primair
ArchiMate
- Elementtype
- BusinessProcess
- Element-id
- Id-0daa394a-9df7-8e49-3967-7a581bdfb9f6
- ArchiMate-model
- CORA 4.3
- Bron
- CORA 4.1
Incasseren vordering, minnelijke fase 1
Het werkproces ‘minnelijke fase 1’ is de eerste fase binnen het minnelijke gedeelte van het Incassoproces. Dit bevat alle processtappen die de woningcorporatie zelf of via een afgevaardigde onderneemt, zonder daarbij een deurwaarder in te schakelen. Ook komt er bij een minnelijke invordering geen rechter aan te pas. Bij een minnelijke invorderingsprocedure wordt via verschillende communicaties (aanmaningsbrieven bijvoorbeeld) met de contractant met een betalingsachterstand onderhandeld om alsnog de openstaande facturen te betalen.
Toelichting figuur
- Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
- De kPi's en risico's staan altijd boven het werkproces/bedrijfsservice ingetekend, de objecten en applicatieservices staan onder het werkproces/bedrijfsservice ingetekend.
Elementen
- # Storneringen (Proces-indicator, Aantal gestorneerde betalingen in het afgelopen kwartaal, gedeeld door het aantal overeengekomen automatische Incasso’s, geteld aan het einde van het kwartaal. Dus het aantal storneringen op bijvoorbeeld 31 maart t.o.v. het aantal automatische Incasso’s op dezelfde datum.)
- # deurwaarderZaken (Proces-indicator, Aantal huurovereenkomsten (zittende huurders plus vertrokken huurders) welke bij de deurwaarder ter Incasso liggen. Indien een deurwaarder van 1 huurovereenkomst meerdere dossiers heeft lopen, wordt dit geteld als 1 zaak.)
- Achterstand betaling geconstateeerd (Gebeurtenis, Procesboek: Achterstand betaling Niet betaald hebben voor de 1e van de maand)
- Dossier (Informatieobject)
- Geweld (Risico, Geweld kan gedefinieerd worden als een kracht van meer dan geringe betekenis, uitgeoefend op personen of zaken. Het gaat meestal om een doelbewuste actie van één of meer personen. Concreet voorbeeld: geweld/bedreiging tegen (Incasso)medewerkers die huisbezoeken doen. Maar ook verbale bedreigingen aan de telefoon.)
- Herinneren/aanmanen (Processtap, Contractanten die nog niet betaald hebben krijgen een betalingsherinnering toegestuurd (ook wel aanmaning genoemd). Dit kan via verschillende kanalen plaatsvinden. Zoals per brief, e-mail, SMS, WhatsApp of Tikkie. Het sturen van herinneringen/aanmaningen kan op meerdere momenten en manieren plaatsvinden gedurende het Incassoproces. Input: Contractant met betalingsachterstand Output: Verstuurde herinnering Voorbeelden informatie-objecten: Brief SMS Email iDeal link Interactief spraakbericht Zakelijke Tikkies Whatsapp Huurderportaal Facebook Messenger)
- Incasseren vordering, minnelijke fase 1 (Werkproces, Het werkproces ‘minnelijke fase 1’ is de eerste fase binnen het minnelijke gedeelte van het Incassoproces. Dit bevat alle processtappen die de woningcorporatie zelf of via een afgevaardigde onderneemt, zonder daarbij een deurwaarder in te schakelen. Ook komt er bij een minnelijke invordering geen rechter aan te pas. Bij een minnelijke invorderingsprocedure wordt via verschillende communicaties (aanmaningsbrieven bijvoorbeeld) met de contractant met een betalingsachterstand onderhandeld om alsnog de openstaande facturen te betalen.)
- Incasso-cocktail:Brief, SMS iDeal link, Email,iDeal link, interactief spraakbericht,Zakelijke Tikkies, WhatsappHuurderportaal,Facebook messenger
- Laagconjunctuur (Risico, De laagconjunctuur is de neergaande fase in de vrijemarkteconomie van de conjunctuurbeweging. Deze kenmerkt zich door een hoge werkloosheid, een geringe economische bedrijvigheid en een voorzichtige bestedingsneiging onder de consumenten. Concreet voorbeeld: bij laagconjunctuur zal de werkeloosheid stijgen waardoor potentieel meer mensen moeite hebben om de huur te betalen.)
- Operationele risico’s (Risico, Operationeel risico betreft het risico dat ontstaat als gevolg van het falen of tekortschieten van interne processen, menselijke en technische tekortkomingen, en onverwachte externe gebeurtenissen. Concreet voorbeeld: naar aanleiding van een telefoongesprek met een huurder, kan een medewerker een onvolledige notitie maken of een onjuiste/onvolledige vervolgactie in gang zetten.)
- Opstellen en versturen WIK brief (Processtap, Deze stap wordt vóór overdracht naar de deurwaarder gezet. Dit betreft het versturen van een wettelijk verplichte brief (Wet Incasso Kosten - WIK). Deze brief waarschuwt contractant voor het doorzetten van hun betalingsdossier naar de deurwaarder, met additionele deurwaarderskosten, in geval de aangemaande huursom niet binnen 14 dagen (wettelijk bepaald) wordt betaald. Input: Contractant met betalingsachterstand Output: Verstuurde WIK brief Voorbeelden informatie-objecten: WIK-Brief)
- Overdrachtsdossier deurwaarder (Bedrijfsservice, Het dossier van de contracttant met een forse betalingsachtestand waarbij de woningcorporatie ondanks alle eigen middelen heeft moeten besluiten het dossier over te dragen aan de deurwaarder)
- Overdrachtsdossier deurwaarder ontvangen (Gebeurtenis, Procesboek: Overdrachtsdossier deurwaarder Het dossier van de contracttant met een forse betalingsachtestand waarbij de woningcorporatie ondanks alle eigen middelen heeft moeten besluiten het dossier over te dragen aan de deurwaarder)
- Overdragen deurwaarder (Processtap, In deze processtap wordt het betalingsdossier van de contractant overgedragen aan de deurwaarder en eindigt de minnelijke fase 1. Het opgebouwde dossier wordt overhandigd in de vorm van een overdrachtsdossier. Doorgaans wordt op deze stap overgegaan na het verlopen van de uiterste betalingstermijn. De deurwaarder gaat vanaf dat moment eigen kosten rekenen, die zij zelf op de betreffende huurder verhaalt. Input: Over te dragen klantdossier Output: Overgedragen klantdossier Voorbeelden informatie-objecten: Overdrachtsdossier naar deurwaarder)
- Reputatie-/Imagoschade (Risico, Reputatieschade is schade die is opgelopen in de reputatie, ook wel ‘imagoschade’ genoemd. Reputatie-/imagoschade is een vorm van immateriële schade. Door reputatieschade kan ook aanvullende schade ontstaan, bijvoorbeeld door het mislopen van nieuwe opdrachten. Concreet voorbeeld: in een levendige discussie met een huurder, reageert een medewerker onprofessioneel.)
- Uitvoeren Huisbezoek (Processtap, Een (interne of externe) corporatieafgevaardigde brengt een bezoek aan een niet (tijdig/volledig) betalende huurder. Vaak is er vooraf al meerdere malen contact gezocht met de contractant in kwestie. Input: Bestand met contractanten waar huisbezoek gewenst is Output: Gevoerd huisbezoek)
- Uitvoeren belronde (Processtap, Veelal na het herinneren/aanmanen via andere kanalen kan er gekozen worden om specifieke contractanten die nog niet betaald hebben te bellen. Er wordt doorgaans nogmaals verzocht om binnen een bepaalde termijn te betalen. Ook kan er een betalingsregeling met de contractant worden afgesloten. Input: Bestand met contractanten die gebeld gaan worden Output: Gevoerd telefoongesprek)
- WIK brief
Gerelateerde views
- 038 Incasseren vordering, minnelijke fase 1 (Werkproces)
- 038 Incasseren vorderingen (Bedrijfsproces)
- Incasso (Procesketen)
- Procesmodel incl werkprocessen
Relaties
- Incasseren vordering, minnelijke fase 1 aggregeert Uitvoeren Huisbezoek (AggregationRelationship)
- Incasseren vordering, minnelijke fase 1 aggregeert Herinneren/aanmanen (AggregationRelationship)
- Incasseren vordering, minnelijke fase 1 realiseert Overdrachtsdossier deurwaarder (RealizationRelationship)
- Incasseren vordering, minnelijke fase 1 aggregeert Opstellen en versturen WIK brief (AggregationRelationship)
- Incasseren vordering, minnelijke fase 1 aggregeert Overdragen deurwaarder (AggregationRelationship)
- Incasseren vordering, minnelijke fase 1 leidt tot Overdrachtsdossier deurwaarder ontvangen (TriggeringRelationship)
- Incasseren vordering, minnelijke fase 1 aggregeert Uitvoeren belronde (AggregationRelationship)
- # Storneringen is gerelateerd aan Incasseren vordering, minnelijke fase 1 (AssociationRelationship)
- Operationele risico’s is gerelateerd aan Incasseren vordering, minnelijke fase 1 (AssociationRelationship)
- Incasseren vorderingen aggregeert Incasseren vordering, minnelijke fase 1 (AggregationRelationship)
- Achterstand betaling geconstateeerd leidt tot Incasseren vordering, minnelijke fase 1 (TriggeringRelationship)
- Laagconjunctuur is gerelateerd aan Incasseren vordering, minnelijke fase 1 (AssociationRelationship)
- Reputatie-/Imagoschade is gerelateerd aan Incasseren vordering, minnelijke fase 1 (AssociationRelationship)