Inkopen goederen, diensten en werken
Bedrijfsproces
Kennismodel
Type: Bedrijfsproces
Soort: Ondersteunend
ArchiMate
- Elementtype
- BusinessProcess
- Element-id
- Id-d3f5d9d2-477e-de05-7fad-59dee9f47676
- ArchiMate-model
- CORA 4.3
- Bron
- CORA 1.0
Inkopen goederen, diensten en werken
Inkopen goederen, diensten en werken is het bedrijfsproces waarmee goederen, diensten en werken worden ingekocht en de rechten en plichten contractueel worden geborgd inclusief het sluiten van serviceabonnementen ten aanzien van de ingekochte goederen, diensten en werken.
Toelichting figuur
- Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
- De resultaat kPi's en bedrijfsrisico's staan altijd boven het bedrijfsproces/de dienst ingetekend, apart van de proceskPi's en procesrisico's die altijd onder boven het bedrijfsproces/de dienst staan.
Elementen
- Contracteren leverancier (Werkproces, Contracteren bestaat uit processtappen die gaan over het afsluiten van een leveringscontract met de geselecteerde leverancier.)
- Fraude of onrechtmatigheden bij inkoop/aanbesteding en opdrachtverstrekking (Risico, Oorzaken kunnen bijvoorbeeld zijn dat een leverancier niet op basis van objectieve criteria is geselecteerd, dat inkoop niet transparant of conform de juiste specificaties verloopt, dat niet wordt voldaan aan het procuratiereglement of dat door het ontbreken van (juiste) ondertekening een overeenkomst niet geldig is. Met name bij meerwerk zien we dit risico vaker optreden. Andere oorzaken kunnen liggen in het ontbreken van de juiste interne controlemaatregelen (met name controle-technische functiescheiding) in (financiële) processen, van toezicht (door management) of van een gedragscode en/of standaarden voor integer gedrag. Maatregelen: De marktuitvraag door inkoop en opdrachtgever samen laten opstellen; De verantwoordelijke voor het inkoopbeleid/control betrekken bij het inkoopproces; Zorgen dat leverancier getekende contract retourneert; Controles inbouwen. Een onafhankelijke medewerker toetst periodiek (bijv. ieder kwartaal) de goedgekeurde opdrachten aan het mandaat en rapporteert hierover aan het MT/directie; Je kan hier ook gebruik maken van data-analyse.)
- Geselecteerde leverancier (Bedrijfsservice, De leverancier waarmee de woningcorporatie een inkoopcontract sluit voor het laten leveren van goederen, diensten en werken.)
- Ingekocht vastgoedonderhoud (Bedrijfsservice)
- Inkoopbehoefte bepaald (Gebeurtenis, Procesboek: Te selecteren leverancier of uit te breiden contract)
- Inkoopcontract afgesloten (Gebeurtenis)
- Inkoopmanagement (Dienst, Woningcorporaties kopen goederen, diensten en werken in om daarmee diensten te kunnen leveren, zowel aan interne als externe klanten)
- Inkopen goederen, diensten en werken (Bedrijfsproces, Inkopen goederen, diensten en werken is het bedrijfsproces waarmee goederen, diensten en werken worden ingekocht en de rechten en plichten contractueel worden geborgd inclusief het sluiten van serviceabonnementen ten aanzien van de ingekochte goederen, diensten en werken.)
- Inkopen onderhoud (Werkproces, Inkopen onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om voor een (planmatig) onderhoudsproject een externe partij te selecteren voor de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden.)
- JOB vastgesteld (Gebeurtenis, Procesboek: Vastgestelde JOB)
- Leverancier geselecteerd (Gebeurtenis, Procesboek: Geselecteerde leverancier)
- Niet doelmatige inkoop, aanbesteding of planmatig onderhoudsuitgave (prijs/kwaliteit) (Risico, Dit kan gebeuren wanneer er niet of onvoldoende bekend of gespecificeerd is wat exact ingekocht moet worden (hoeveelheid, kwaliteit). Ook kan er sprake zijn van niet marktconforme prijzen bij de inkoop. Oorzaak kan zijn dat de warme opname niet goed is uitgevoerd of te lang geleden is uitgevoerd en de plannen dus gebaseerd zijn op verkeerde of onvolledige informatie. Ook kan er sprake zijn van garanties welke niet worden aangesproken of niet bekend zijn. Tevens kan er sprake zijn van onvoldoende inzicht in meer- en minderwerk. Beheersmaatregelen: Steekproef ter controle van werkzaamheden derden; Bij mutaties warme opname opnieuw uitvoeren; Vastleggen garanties; Check op garanties standaardiseren tijdens planvorming.)
- Nieuw ingekochte servicecomponent(en) (Bedrijfsservice, Een servicecomponent waarvan de behoefte is ontstaan en waarvoor het akkoord van bewoners is verkregen om te kunnen gaan leveren en waarvoor een inkoopcontract is gesloten met een externe leverancier.)
- Onderhoudsorder verstrekt (Gebeurtenis, Procesboek: Opdracht onderhoudsorder)
- Werven en selecteren leverancier(s) (Werkproces, Werven en selecteren leverancier(s) bestaat uit processtappen die nodig zijn om een leverancier te selecteren die een gewenst product of dienst gaat leveren. De uitvoering van dit werkproces hangt ervan af of het een dienst is die al door een (vaste) leverancier wordt geleverd of dat het een nieuwe dienst betreft waarvoor nog geen overeenkomst is met een (vaste) leverancier. Wanneer er sprake is van een vaste leverancier of een reeds geselecteerde leverancier, dan is het doorlopen van dit proces niet nodig en is er enkel sprake van een uitbreiding van het contract. Indien de dienst nog niet geleverd wordt, bepaal dan of (alle stappen in dit) werkproces gevolgd moet worden.)
Gerelateerde views
- (Her)ontwikkelen en opleveren vastgoed (Procesketen)
- 067 Inkopen goederen, diensten en werken (Bedrijfsproces)
- Bedrijfsfunctiemodel met processen en diensten
- Bedrijfsprocessen
- Inkopen, leveren en verrekenen servicecomponenten (Stuurscenario)
- Planmatig onderhoud inclusief (M)JOB (Stuurscenario)
- Procesmodel incl werkprocessen
- Producten en bedrijfsprocessen
Relaties
- Inkopen goederen, diensten en werken aggregeert Inkopen onderhoud (AggregationRelationship)
- Inkopen goederen, diensten en werken aggregeert Contracteren leverancier (AggregationRelationship)
- Inkopen goederen, diensten en werken is gerelateerd aan Gefaciliteerde organisatie (AssociationRelationship)
- Inkopen goederen, diensten en werken aggregeert Werven en selecteren leverancier(s) (AggregationRelationship)
- Inkopen goederen, diensten en werken realiseert Inkoopmanagement (RealizationRelationship)
- Inkoop aggregeert Inkopen goederen, diensten en werken (AggregationRelationship)
- (Her)ontwikkelen en opleveren vastgoed aggregeert Inkopen goederen, diensten en werken (AggregationRelationship)
- Coördineren planmatig onderhoud aggregeert Inkopen goederen, diensten en werken (AggregationRelationship)
- Fraude of onrechtmatigheden bij inkoop/aanbesteding en opdrachtverstrekking is gerelateerd aan Inkopen goederen, diensten en werken (AssociationRelationship)
- Inkopen, leveren en verrekenen servicecomponenten aggregeert Inkopen goederen, diensten en werken (AggregationRelationship)
- Planmatig onderhoud inclusief (M)JOB aggregeert Inkopen goederen, diensten en werken (AggregationRelationship)
- Ondersteunend aggregeert Inkopen goederen, diensten en werken (AggregationRelationship)
- Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten aggregeert Inkopen goederen, diensten en werken (AggregationRelationship)