Inkopen onderhoud

Kennismodel

Type: Werkproces
Soort: Ondersteunend

ArchiMate

Elementtype: BusinessProcess
Element-id: Id-b09c3ad4-f20d-40eb-9f74-1aa304f85d2a
ArchiMate-model: CORA 4.3
Bron: CORA 4.1

Inkopen onderhoud

Inkopen onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om voor een (planmatig) onderhoudsproject een externe partij te selecteren voor de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden.

Toelichting figuur

Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
De kPi's en risico's staan altijd boven het werkproces/bedrijfsservice ingetekend, de objecten en applicatieservices staan onder het werkproces/bedrijfsservice ingetekend.

Elementen

Beoordelen kostencalculatie of aanbesteding (Processtap, De ontvangen offertes of kostencalculaties worden beoordeeld aan de hand van de vooraf opgestelde eisen, wat leidt tot een keuze voor de te contracteren partij. Vanuit de kostencalculatie wordt inzichtelijk of de begroting toereikend is of dat er een budgetwijziging aan de orde is. Input: Offerte(s)/ Kostencalculatie(s) Output: Beoordeelde offerte)
Bepaling conceptorder PO (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het samenstellen en opslaan van benodigde planmatige onderhoudswerkzaamheden (bijvoorbeeld aan de hand van standaard bestektaken) aan de hand van de JOB.)
Bepaling leverancier (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het vastleggen welke leverancier geselecteerd is om beoogde diensten te gaan leveren inclusief motivatie waarom leveranciers zijn geselecteerd respectievelijk afgevallen.)
Bestelling kostencalculatie (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het opvragen van een kostencalculatie (voorcalculatie) voor beoogde werkzaamheden.)
Criteria offerte (Informatieobject)
Fraude of onrechtmatigheden bij inkoop/aanbesteding en opdrachtverstrekking (Risico, Oorzaken kunnen bijvoorbeeld zijn dat een leverancier niet op basis van objectieve criteria is geselecteerd, dat inkoop niet transparant of conform de juiste specificaties verloopt, dat niet wordt voldaan aan het procuratiereglement of dat door het ontbreken van (juiste) ondertekening een overeenkomst niet geldig is. Met name bij meerwerk zien we dit risico vaker optreden. Andere oorzaken kunnen liggen in het ontbreken van de juiste interne controlemaatregelen (met name controle-technische functiescheiding) in (financiële) processen, van toezicht (door management) of van een gedragscode en/of standaarden voor integer gedrag. Maatregelen: De marktuitvraag door inkoop en opdrachtgever samen laten opstellen; De verantwoordelijke voor het inkoopbeleid/control betrekken bij het inkoopproces; Zorgen dat leverancier getekende contract retourneert; Controles inbouwen. Een onafhankelijke medewerker toetst periodiek (bijv. ieder kwartaal) de goedgekeurde opdrachten aan het mandaat en rapporteert hierover aan het MT/directie; Je kan hier ook gebruik maken van data-analyse.)
Gunning order PO (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het vastleggen welke leverancier geselecteerd is om de beoogde planmatige onderhoudswerkzaamheden te gaan leveren en het informeren van de leveranciers of zij betreffende planmatige onderhoudswerkzaamheden wel of niet mogen gaan leveren.)
Ingekocht vastgoedonderhoud (Bedrijfsservice)
Inkopen onderhoud (Werkproces, Inkopen onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om voor een (planmatig) onderhoudsproject een externe partij te selecteren voor de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden.)
JOB vastgesteld (Gebeurtenis, Procesboek: Vastgestelde JOB)
Niet doelmatige inkoop, aanbesteding of planmatig onderhoudsuitgave (prijs/kwaliteit) (Risico, Dit kan gebeuren wanneer er niet of onvoldoende bekend of gespecificeerd is wat exact ingekocht moet worden (hoeveelheid, kwaliteit). Ook kan er sprake zijn van niet marktconforme prijzen bij de inkoop. Oorzaak kan zijn dat de warme opname niet goed is uitgevoerd of te lang geleden is uitgevoerd en de plannen dus gebaseerd zijn op verkeerde of onvolledige informatie. Ook kan er sprake zijn van garanties welke niet worden aangesproken of niet bekend zijn. Tevens kan er sprake zijn van onvoldoende inzicht in meer- en minderwerk. Beheersmaatregelen: Steekproef ter controle van werkzaamheden derden; Bij mutaties warme opname opnieuw uitvoeren; Vastleggen garanties; Check op garanties standaardiseren tijdens planvorming.)
Notificering orderverstrekking (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van leverancier/ketenpartner/bedrijfsfunctie dat opdracht wordt verleend betreffende order uit te laten voeren.)
Offerte(s) (Informatieobject)
Onderhoudsorder verstrekt (Gebeurtenis, Procesboek: Opdracht onderhoudsorder)
Opdracht(en) (Informatieobject)
Opdrachtbevestiging (Informatieobject)
Opstellen werkomschrijving (Processtap, INDIEN WERKPROCES CONTRACTEREN LEVERANCIER: Stel een omschrijving op van de door de leverancier binnen het contract te verrichten werkzaamheden. Input: Bepaalde contractonderdelen Output: Opgestelde werkomschrijving INDIEN WERKPROCES INLOPEN GOEDEREN, DIENSTEN EN WERKEN: De exacte werkomschrijving opstellen. Input: Overzicht uit te voeren werkzaamheden; Keuzepakketten Output: Werkomschrijving Afhankelijk van het samenwerkingsverband wordt dit door de corporatie dan wel de partner gedaan. Voordeel van het uit handen geven is dat de partner veel meer inzicht heeft in de operationele taken en dit beter kan inschatten. Meestal wordt de werkomschrijving door een externe partij tegelijkertijd met de kostencalculatie gemaakt.)
Opvragen kostencalculatie (Processtap, Binnen het raamcontract wordt een kostencalculatie opgevraagd. Is er geen raamcontract, dan dient eerst een uitvoerende partij te worden geselecteerd conform het inkoopbeleid. Input: Werkomschrijving Output: Offerte(s)/ Kostencalculatie(s) Indien er gewerkt wordt conform RGS is de kostencalculatie door de ketenpartner vaak al in het MJOB proces gemaakt of wordt deze gelijktijdig met de werkomschrijving gemaakt.)
Raamcontract (Informatieobject)
Toetsing raamovereenkomst (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of een raamovereenkomst voor de beoogde werkzaamheden van toepassing is en welke werkzaamheden wel en welke werkzaamheden daarmee niet afgedekt worden.)
Verstrekken opdracht (Processtap, Verstrek opdracht aan de geselecteerde leverancier met een juridisch sluitende overeenkomst. Input: Geselecteerde leverancier Output: Verstrekte opdracht Bij RGS hoef je geen overeenkomst meer af te sluiten. Er is al sprake van een langdurige samenwerkingsovereenkomst.)
Verwerking ingekomen kostencalculatie (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van de beoordeling van de ontvangen kostencalculatie voor beoogde werkzaamheden of deze wel of niet voldoet.)
Werkomschrijving (Informatieobject)

Gerelateerde views

067 Inkopen goederen, diensten en werken (Bedrijfsproces)
067 Inkopen onderhoud (Werkproces)
Planmatig onderhoud inclusief (M)JOB (Stuurscenario)
Procesmodel incl werkprocessen

Relaties

Inkopen onderhoud aggregeert Opstellen werkomschrijving (AggregationRelationship)
Inkopen onderhoud aggregeert Beoordelen kostencalculatie of aanbesteding (AggregationRelationship)
Inkopen onderhoud leidt tot Onderhoudsorder verstrekt (TriggeringRelationship)
Inkopen onderhoud aggregeert Verstrekken opdracht (AggregationRelationship)
Inkopen onderhoud aggregeert Opvragen kostencalculatie (AggregationRelationship)
Inkopen onderhoud realiseert Ingekocht vastgoedonderhoud (RealizationRelationship)
Inkopen goederen, diensten en werken aggregeert Inkopen onderhoud (AggregationRelationship)
JOB vastgesteld leidt tot Inkopen onderhoud (TriggeringRelationship)
Niet doelmatige inkoop, aanbesteding of planmatig onderhoudsuitgave (prijs/kwaliteit) is gerelateerd aan Inkopen onderhoud (AssociationRelationship)
Fraude of onrechtmatigheden bij inkoop/aanbesteding en opdrachtverstrekking is gerelateerd aan Inkopen onderhoud (AssociationRelationship)

Contextdiagram

Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.

Selecteer een kleurenweergave :