Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en stookkosten

Kennismodel

Type: Werkproces
Soort: Primair

ArchiMate

Elementtype: BusinessProcess
Element-id: Id-3985eb38-e4c9-4a72-dea9-52799ab112d7
ArchiMate-model: CORA 4.3
Bron: CORA 4.1

Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en stookkosten

Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en/of stookkosten bestaat uit processtappen die doorlopen worden om:  De ingeschatte voorschotten te actualiseren op basis van het werkelijke verbruik.  Het verbruik, de werkelijke kosten en de betaalde voorschotten van iedere afzonderlijke huurder te verrekenen. Te veel betaalde voorschotten worden terugbetaald of verrekend en indien er te weinig betaald is, worden deze verrekend of gefactureerd.

Inspiratie De meeste corporaties koppelen de afrekening van de servicekosten aan de jaarlijkse huurverhoging. Corporaties die beide los behandelen, geven aan hierdoor minder vragen en bezwaren te ontvangen.

Toelichting figuur

Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
De kPi's en risico's staan altijd boven het werkproces/bedrijfsservice ingetekend, de objecten en applicatieservices staan onder het werkproces/bedrijfsservice ingetekend.

Elementen

Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en stookkosten (Werkproces,
Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en/of stookkosten bestaat uit processtappen die doorlopen worden om:
- De ingeschatte voorschotten te actualiseren op basis van het werkelijke verbruik.
- Het verbruik, de werkelijke kosten en de betaalde voorschotten van iedere afzonderlijke huurder te verrekenen. Te veel betaalde voorschotten worden terugbetaald of verrekend en indien er te weinig betaald is, worden deze verrekend of gefactureerd.
Inspiratie De meeste corporaties koppelen de afrekening van de servicekosten aan de jaarlijkse huurverhoging. Corporaties die beide los behandelen, geven aan hierdoor minder vragen en bezwaren te ontvangen.
)
Afrekenbedrag servicecomponent (Bedrijfsservice, Dit is het bedrag dat periodiek (doorgaans jaarlijks) wordt berekend en het reultaat van het totale voorschotbedrag van rekenperiode minus werkelijke verbruikskosten oevr betreffende rekenperiode dat in rekening wordt gebracht respectievelijk uitbetaald aan de huurder/VVE.)
Afrekening service- en stookkosten verstuurd (Gebeurtenis)
Niet voldoen aan wet- en regelgeving (Risico, Opdrachten of contracten (met leveranciers of huurders) kunnen opgesteld zijn zonder deze te toetsen aan wet- en regelgeving, of zonder de juiste procesgang (exact) te hebben gevolgd. Bijvoorbeeld wanneer een wijziging pas kan worden doorgevoerd bij 70% akkoord van bewoners, maar een wijziging ook wordt doorgevoerd zonder dat akkoord. Het ontbreken van de juiste kennis kan hieraan ten grondslag liggen. Beheersmaatregel: Jaarlijkse check op regelgeving; Inbouwen compliance-controles.)
Onvolledige en/of onjuiste doorbelasting (Risico, Onvolledige doorbelasting kan vele oorzaken hebben, zoals ontbrekende componenten (op contractniveau en/of vastgoedniveau), onjuiste vastgoedgegevens, ontbrekende facturen, ontbreken van (eenduidig) beleid, onvoldoende controles/functiescheidingen in de procesgang, niet facturabel gebruik. Ook kan het zijn dat kosten ten onrechte worden doorbelast, dat er onrechtmatige kosten in rekening worden gebracht, dat er kosten in rekening worden gebracht waarvoor er geen prestatie is geleverd of dat de BTW niet juist wordt meegerekend in de doorbelasting. Ook tijdigheid kan een rol spelen, bijvoorbeeld dat de afrekenperiode niet 12 maanden is of dat de afrekening pas komt als een vertrokken huurder al uit beeld is. Beheersmaatregel: Afstemming met verschillende afdelingen; Datakwaliteit op orde; Inbouwen controles; Controle met behulp van rapportages; Vergroten van kennis van beleid bij medewerkers; Facturenproces inregelen, altijd factuur langs prestatiehouder (opdrachtgever) en budgethouder voor akkoord; Data-analyses inzetten zodat je trends ziet i.p.v. elke losse factuur. Het soort inkopen bepaalt de manier van controleren. bijv. bij termijnen toets je elke termijn i.p.v. elke factuur.)
Service geleverd (Gebeurtenis)
Vaststellen verbruik (Werkproces,
Vaststellen verbruik bestaat uit alle processtappen die nodig zijn om vast te stellen welke levering er exact verrekend dient te worden. Inspiratie
- Het verzamelen van het verbruik door het uitlezen van meterstanden is in dit proces een arbeidsintensief aspect. Het gebruik van slimme meters (die op afstand uit te lezen zijn) kan dit vereenvoudigen. Er zijn externe bedrijven aan wie het plaatsen en bijhouden van slimme meters uitbesteed kan worden. Zij plaatsen de meters, halen de gegevens op en plannen ook de afspraken in met de huurders.
- De ontwikkeling is dat, zeker in de tijd waarin hoogwaardige duurzame oplossingen voor energie warmtevoorziening gemeengoed worden, specialistische bedrijven deze technologie leveren, onderhouden en het gebruik registreren per object. Dat houdt in dat deze dienstverleners gegevens moeten hebben van de objecten en de gebruiksperiode, zodat data gekoppeld kan worden aan (service/stook) contracten. In dat geval dient de corporatie informatie over de verbruiksobjecten en gebruiksperiode per gebruiker aan deze dienstverlener aanlevert.
- Een ander alternatief is een meterstandenapp die bijvoorbeeld vanuit een foto de standen uitleest en gelijk in het systeem zet. Hiermee voorkom je handmatig administratief werk en is dit ook minder foutgevoelig.
- Moet het toch handmatig en wil je snel de informatie hebben? Zet dan één of meerdere personen in die periodiek en centraal aangestuurd voor het gehele bezit de gegevens over het verbruik verzamelen.)
- Verbruik vastgesteld (Gebeurtenis)
- Verrekende service-/stookkosten (Dienst, Verrekennde service-/ stookkosten omvat het leveren van service en/of stookproducten tegen betaling aan huurders van verhuurde eenheden, die - afhankelijk van het soort service- en/of stookproduct - op basis van voorschotbedragen in rekening worden gebracht en periodiek worden verrekend op basis van het werkelijk verbruik.)
- Verrekenen service-/stookkosten (Bedrijfsproces, Verrekenen service-/stookkosten is het bedrijfsproces waarmee het bepalen, leveren en verrekenen van service-/stookcomponenten wordt uitgevoerd)
- Voorschotbedrag servicecomponent (Bedrijfsservice, Dit is het bedrag dat periodiek (doorgaans maandelijks) vooraf wordt betaald en waarvan periodiek (doorgaans jaarlijks) de hoogte wordt aangepast op basis van de verrekening en de verwachte prijsindex.)

Gerelateerde views

021c Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en stookkosten (Werkproces)
021c Verrekenen service-/stookkosten (Bedrijfsproces)
Inkopen, leveren en verrekenen servicecomponenten (Stuurscenario)
Procesmodel incl werkprocessen

Relaties

Contextdiagram

Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.

Selecteer een kleurenweergave :