Verrekenen service-/stookkosten

Bedrijfsproces

Bekijken met Legenda link=ERROR: Incorrect usage of parserfunction {{#displayArchiMateViewURL|view=<myViewName>}}. Missing mandatory parameter "view".
 
In deze baan worden de belangrijkste (bedrijfs/proces)risico's gemodelleerd (ArchiMateNote) Risico's Onvolledige doorbelasting kan vele oorzaken hebben, zoals ontbrekende componenten (op contractniveau en/of vastgoedniveau), onjuiste vastgoedgegevens, ontbrekende facturen, ontbreken van (eenduidig) beleid, onvoldoende controles/functiescheidingen in de procesgang, niet facturabel gebruik. Ook kan het zijn dat kosten ten onrechte worden doorbelast, dat er onrechtmatige kosten in rekening worden gebracht, dat er kosten in rekening worden gebracht waarvoor er geen prestatie is geleverd of dat de BTW niet juist wordt meegerekend in de doorbelasting. Ook tijdigheid kan een rol spelen, bijvoorbeeld dat de afrekenperiode niet 12 maanden is of dat de afrekening pas komt als een vertrokken huurder al uit beeld is. Beheersmaatregel: Afstemming met verschillende afdelingen; Datakwaliteit op orde; Inbouwen controles; Controle met behulp van rapportages; Vergroten van kennis van beleid bij medewerkers; Facturenproces inregelen, altijd factuur langs prestatiehouder (opdrachtgever) en budgethouder voor akkoord; Data-analyses inzetten zodat je trends ziet i.p.v. elke losse factuur. Het soort inkopen bepaalt de manier van controleren. bijv. bij termijnen toets je elke termijn i.p.v. elke factuur. (Assessment) Onvolledige en/of onjuiste doorbelasting Opdrachten of contracten (met leveranciers of huurders) kunnen opgesteld zijn zonder deze te toetsen aan wet- en regelgeving, of zonder de juiste procesgang (exact) te hebben gevolgd. Bijvoorbeeld wanneer een wijziging pas kan worden doorgevoerd bij 70% akkoord van bewoners, maar een wijziging ook wordt doorgevoerd zonder dat akkoord. Het ontbreken van de juiste kennis kan hieraan ten grondslag liggen. Beheersmaatregel: Jaarlijkse check op regelgeving; Inbouwen compliance-controles. (Assessment) Niet voldoen aan wet- en regelgeving In deze baan staat het bedrijfsproces, de werkprocessen die onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces én de gebeurtenissen die de werrkprocessen starten respectievelijk opleveren. (ArchiMateNote) Proces BusinessEvent Service geleverd Verrekenen service-/stookkosten is het bedrijfsproces waarmee het bepalen, leveren en verrekenen van service-/stookcomponenten wordt uitgevoerd (BusinessProcess) Verrekenen service-/stookkosten Vaststellen verbruik bestaat uit alle processtappen die nodig zijn om vast te stellen welke levering er exact verrekend dient te worden. Inspiratie * Het verzamelen van het verbruik door het uitlezen van meterstanden is in dit proces een arbeidsintensief aspect. Het gebruik van slimme meters (die op afstand uit te lezen zijn) kan dit vereenvoudigen. Er zijn externe bedrijven aan wie het plaatsen en bijhouden van slimme meters uitbesteed kan worden. Zij plaatsen de meters, halen de gegevens op en plannen ook de afspraken in met de huurders. * De ontwikkeling is dat, zeker in de tijd waarin hoogwaardige duurzame oplossingen voor energie warmtevoorziening gemeengoed worden, specialistische bedrijven deze technologie leveren, onderhouden en het gebruik registreren per object. Dat houdt in dat deze dienstverleners gegevens moeten hebben van de objecten en de gebruiksperiode, zodat data gekoppeld kan worden aan (service/stook) contracten. In dat geval dient de corporatie informatie over de verbruiksobjecten en gebruiksperiode per gebruiker aan deze dienstverlener aanlevert. * Een ander alternatief is een meterstandenapp die bijvoorbeeld vanuit een foto de standen uitleest en gelijk in het systeem zet. Hiermee voorkom je handmatig administratief werk en is dit ook minder foutgevoelig. * Moet het toch handmatig en wil je snel de informatie hebben? Zet dan één of meerdere personen in die periodiek en centraal aangestuurd voor het gehele bezit de gegevens over het verbruik verzamelen. (BusinessProcess) Vaststellen verbruik Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en/of stookkosten bestaat uit processtappen die doorlopen worden om: * De ingeschatte voorschotten te actualiseren op basis van het werkelijke verbruik. * Het verbruik, de werkelijke kosten en de betaalde voorschotten van iedere afzonderlijke huurder te verrekenen. Te veel betaalde voorschotten worden terugbetaald of verrekend en indien er te weinig betaald is, worden deze verrekend of gefactureerd. Inspiratie De meeste corporaties koppelen de afrekening van de servicekosten aan de jaarlijkse huurverhoging. Corporaties die beide los behandelen, geven aan hierdoor minder vragen en bezwaren te ontvangen. (BusinessProcess) Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en stookkosten BusinessEvent Verbruik vastgesteld BusinessEvent Afrekening service- en stookkosten verstuurd In deze baan staan de dienst die door het bedrijfsproces wordt gerealiseerd en de bedrijfsservices die door de werkprocessen worden gerealiseerd (ArchiMateNote) Producten en diensten Verrekennde service-/ stookkosten omvat het leveren van service en/of stookproducten tegen betaling aan huurders van verhuurde eenheden, die - afhankelijk van het soort service- en/of stookproduct - op basis van voorschotbedragen in rekening worden gebracht en periodiek worden verrekend op basis van het werkelijk verbruik. (BusinessService) Verrekende service-/stookkosten Dit is het bedrag dat periodiek (doorgaans maandelijks) vooraf wordt betaald en waarvan periodiek (doorgaans jaarlijks) de hoogte wordt aangepast op basis van de verrekening en de verwachte prijsindex. (BusinessService) Voorschotbedrag servicecomponent Dit is het bedrag dat periodiek (doorgaans jaarlijks) wordt berekend en het reultaat van het totale voorschotbedrag van rekenperiode minus werkelijke verbruikskosten oevr betreffende rekenperiode dat in rekening wordt gebracht respectievelijk uitbetaald aan de huurder/VVE. (BusinessService) Afrekenbedrag servicecomponent In deze baan staan de resultaat kPi's (ArchiMateNote) Resultaat KPI's AssociationRelationship AssociationRelationship TriggeringRelationship Verrekenen service-/stookkosten realiseert: Verrekende service-/stookkosten (RealizationRelationship) Realiseert RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 05-03-2024 11:04:41 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 05-03-2024 11:04:41 CET


Legenda




   
   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   
   

   
   

   
   

Verrekenen service-/stookkosten

Verrekenen service-/stookkosten is het bedrijfsproces waarmee het bepalen, leveren en verrekenen van service-/stookcomponenten wordt uitgevoerd

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De resultaat kPi's en bedrijfsrisico's staan altijd boven het bedrijfsproces/de dienst ingetekend, apart van de proceskPi's en procesrisico's die altijd onder boven het bedrijfsproces/de dienst staan.

Elementen

  • Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en stookkosten (Werkproces, Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en/of stookkosten bestaat uit processtappen die doorlopen worden om:
    • De ingeschatte voorschotten te actualiseren op basis van het werkelijke verbruik.
    • Het verbruik, de werkelijke kosten en de betaalde voorschotten van iedere afzonderlijke huurder te verrekenen. Te veel betaalde voorschotten worden terugbetaald of verrekend en indien er te weinig betaald is, worden deze verrekend of gefactureerd.
    Inspiratie De meeste corporaties koppelen de afrekening van de servicekosten aan de jaarlijkse huurverhoging. Corporaties die beide los behandelen, geven aan hierdoor minder vragen en bezwaren te ontvangen.
    )
  • Afrekenbedrag servicecomponent (Bedrijfsservice, Dit is het bedrag dat periodiek (doorgaans jaarlijks) wordt berekend en het reultaat van het totale voorschotbedrag van rekenperiode minus werkelijke verbruikskosten oevr betreffende rekenperiode dat in rekening wordt gebracht respectievelijk uitbetaald aan de huurder/VVE.)
  • Afrekening service- en stookkosten verstuurd (Gebeurtenis)
  • Niet voldoen aan wet- en regelgeving (Risico, Opdrachten of contracten (met leveranciers of huurders) kunnen opgesteld zijn zonder deze te toetsen aan wet- en regelgeving, of zonder de juiste procesgang (exact) te hebben gevolgd. Bijvoorbeeld wanneer een wijziging pas kan worden doorgevoerd bij 70% akkoord van bewoners, maar een wijziging ook wordt doorgevoerd zonder dat akkoord. Het ontbreken van de juiste kennis kan hieraan ten grondslag liggen. Beheersmaatregel: Jaarlijkse check op regelgeving; Inbouwen compliance-controles.)
  • Onvolledige en/of onjuiste doorbelasting (Risico, Onvolledige doorbelasting kan vele oorzaken hebben, zoals ontbrekende componenten (op contractniveau en/of vastgoedniveau), onjuiste vastgoedgegevens, ontbrekende facturen, ontbreken van (eenduidig) beleid, onvoldoende controles/functiescheidingen in de procesgang, niet facturabel gebruik. Ook kan het zijn dat kosten ten onrechte worden doorbelast, dat er onrechtmatige kosten in rekening worden gebracht, dat er kosten in rekening worden gebracht waarvoor er geen prestatie is geleverd of dat de BTW niet juist wordt meegerekend in de doorbelasting. Ook tijdigheid kan een rol spelen, bijvoorbeeld dat de afrekenperiode niet 12 maanden is of dat de afrekening pas komt als een vertrokken huurder al uit beeld is. Beheersmaatregel: Afstemming met verschillende afdelingen; Datakwaliteit op orde; Inbouwen controles; Controle met behulp van rapportages; Vergroten van kennis van beleid bij medewerkers; Facturenproces inregelen, altijd factuur langs prestatiehouder (opdrachtgever) en budgethouder voor akkoord; Data-analyses inzetten zodat je trends ziet i.p.v. elke losse factuur. Het soort inkopen bepaalt de manier van controleren. bijv. bij termijnen toets je elke termijn i.p.v. elke factuur.)
  • Service geleverd (Gebeurtenis)
  • Vaststellen verbruik (Werkproces, Vaststellen verbruik bestaat uit alle processtappen die nodig zijn om vast te stellen welke levering er exact verrekend dient te worden. Inspiratie
    • Het verzamelen van het verbruik door het uitlezen van meterstanden is in dit proces een arbeidsintensief aspect. Het gebruik van slimme meters (die op afstand uit te lezen zijn) kan dit vereenvoudigen. Er zijn externe bedrijven aan wie het plaatsen en bijhouden van slimme meters uitbesteed kan worden. Zij plaatsen de meters, halen de gegevens op en plannen ook de afspraken in met de huurders.
    • De ontwikkeling is dat, zeker in de tijd waarin hoogwaardige duurzame oplossingen voor energie warmtevoorziening gemeengoed worden, specialistische bedrijven deze technologie leveren, onderhouden en het gebruik registreren per object. Dat houdt in dat deze dienstverleners gegevens moeten hebben van de objecten en de gebruiksperiode, zodat data gekoppeld kan worden aan (service/stook) contracten. In dat geval dient de corporatie informatie over de verbruiksobjecten en gebruiksperiode per gebruiker aan deze dienstverlener aanlevert.
    • Een ander alternatief is een meterstandenapp die bijvoorbeeld vanuit een foto de standen uitleest en gelijk in het systeem zet. Hiermee voorkom je handmatig administratief werk en is dit ook minder foutgevoelig.
    • Moet het toch handmatig en wil je snel de informatie hebben? Zet dan één of meerdere personen in die periodiek en centraal aangestuurd voor het gehele bezit de gegevens over het verbruik verzamelen.)
    • Verbruik vastgesteld (Gebeurtenis)
    • Verrekende service-/stookkosten (Dienst, Verrekennde service-/ stookkosten omvat het leveren van service en/of stookproducten tegen betaling aan huurders van verhuurde eenheden, die - afhankelijk van het soort service- en/of stookproduct - op basis van voorschotbedragen in rekening worden gebracht en periodiek worden verrekend op basis van het werkelijk verbruik.)
    • Verrekenen service-/stookkosten (Bedrijfsproces, Verrekenen service-/stookkosten is het bedrijfsproces waarmee het bepalen, leveren en verrekenen van service-/stookcomponenten wordt uitgevoerd)
    • Voorschotbedrag servicecomponent (Bedrijfsservice, Dit is het bedrag dat periodiek (doorgaans maandelijks) vooraf wordt betaald en waarvan periodiek (doorgaans jaarlijks) de hoogte wordt aangepast op basis van de verrekening en de verwachte prijsindex.)

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Verrekenen service-/stookkosten is het bedrijfsproces waarmee het bepalen, leveren en verrekenen van service-/stookcomponenten wordt uitgevoerd (BusinessProcess) Verrekenen service- /stookkosten Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en/of stookkosten bestaat uit processtappen die doorlopen worden om: * De ingeschatte voorschotten te actualiseren op basis van het werkelijke verbruik. * Het verbruik, de werkelijke kosten en de betaalde voorschotten van iedere afzonderlijke huurder te verrekenen. Te veel betaalde voorschotten worden terugbetaald of verrekend en indien er te weinig betaald is, worden deze verrekend of gefactureerd. Inspiratie De meeste corporaties koppelen de afrekening van de servicekosten aan de jaarlijkse huurverhoging. Corporaties die beide los behandelen, geven aan hierdoor minder vragen en bezwaren te ontvangen. (BusinessProcess) Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en stookkosten De keten waarin de verrekening van (ook door derden) geleverde services aan huurders wordt gerealiseerd. Doel van de procesketen Leveren Servicecomponenten is het leveren van diverse services aan bewoners, waar de huurder al dan niet voor betaalt via de service- en/of stookkostenvoorschotten, en het correct en tijdig afhandelen van de financiële afhandeling hiervan met de huurder. Denk daarbij aan stookkosten, maar ook aan schoonmaak, groenonderhoud, wijkbeheerders etc. Uitgangspunten voor dit proces: - een deel van onderstaande procesketen is het generieke inkoopproces. Het inkoopproces is door Aedes opgesteld en te vinden op de Aedes website. Echter is dit momenteel niet op het niveau van de referentieprocessen uitgewerkt. Daarom is ervoor gekozen om het hier als onderdeel van deze keten op te nemen, met een zo generiek mogelijke beschrijving. Zie Leidraad Inkoop Aedes 2017 en Leidraad Aanbesteden Aedes 2017. - onderstaand proces betreft enkel de eenheden welke verhuurd worden. Het proces voor het leveren en afrekenen van services voor eenheden in particulier eigendom binnen een VVE is niet meegenomen in deze beschrijving. - deze procesketen start bij het bepalen van de servicecomponentenbehoefte en eindigt bij het afrekenen van geleverde services met de klant. Woningcorporaties leveren aan huurders vaak aanvullende diensten. Bij het sluiten van de huurovereenkomst in bestaand vastgoed heeft de huurder daar geen invloed op. Het wordt immers aangeboden als een all-in-one pakket. Voor het aangaan van nieuwe diensten in bestaand vastgoed dient de woningcorporatie een voorstel in te dienen en ten minste 70% van de huurders mee in te stemmen voordat de nieuwe dienst doorgevoerd kan worden. Soms levert de woningcorporatie zelf de aanvullende dienst (zoals huismeesterdiensten), maar kan de dienst ook extern inkopen (zoals schoonmaakdiensten). Indien er sprake is van een collectieve verwarming en/of warmwaterinstallatie, dan wordt een maandelijks voorschot van de stookkosten in rekening gebracht en periodiek verrekend met alle huurders. Dit wordt meestal tegelijk met de servicekosten verrekend. In CORA zijn hier twee afzonderlijke procesketens: - 'Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten' - 'Leveren, afrekenen en managen contract servicecomponenten' (BusinessInteraction) Leveren, afrekenen en managen contract servicecompo- nenten Verhuurde eenheid is (de combinatie van) een fysieke woning, bedrijfsruimte, parkeerplaats enzovoorts, waarvan de huurder het exclusieve gebruiksrecht heeft en op basis van de huurovereenkomst en algemene voorwaarden van de woningcorporatie recht heeft op aanvullende diensten. (Product) Verhuurde eenheid De volledige keten van inkopen, leveren en verrekenen servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Woningcorporaties leveren aan huurders vaak aanvullende diensten. Bij het sluiten van de huurovereenkomst in bestaand vastgoed heeft de huurder daar geen invloed op. Het wordt immers aangeboden als een all-in-one pakket. Voor het aangaan van nieuwe diensten in bestaand vastgoed dient de woningcorporatie een voorstel in te dienen en ten minste 70% van de huurders mee in te stemmen voordat de nieuwe dienst doorgevoerd kan worden. Soms levert de woningcorporatie zelf de aanvullende dienst (zoals huismeesterdiensten), maar kan de dienst ook extern inkopen (zoals schoonmaakdiensten). Indien er sprake is van een collectieve verwarming en/of warmwaterinstallatie, dan wordt een maandelijks voorschot van de stookkosten in rekening gebracht en periodiek verrekend met alle huurders. Dit wordt meestal tegelijk met de servicekosten verrekend. In CORA zijn hier twee afzonderlijke procesketens: - 'Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten' - 'Leveren, afrekenen en managen contract servicecomponenten' (BusinessInteraction) Inkopen, leveren en verrekenen servicecompo- nenten De bedrijfsfuncties in dit domein gaan over het feitelijke werk van de organisatie. Deze functies leveren een directe bijdrage aan de producten en diensten die een organisatie levert. Met andere woorden: deze functies leveren primair de toegevoegde waarde van de organisatie (Grouping) Primair Vaststellen verbruik bestaat uit alle processtappen die nodig zijn om vast te stellen welke levering er exact verrekend dient te worden. Inspiratie * Het verzamelen van het verbruik door het uitlezen van meterstanden is in dit proces een arbeidsintensief aspect. Het gebruik van slimme meters (die op afstand uit te lezen zijn) kan dit vereenvoudigen. Er zijn externe bedrijven aan wie het plaatsen en bijhouden van slimme meters uitbesteed kan worden. Zij plaatsen de meters, halen de gegevens op en plannen ook de afspraken in met de huurders. * De ontwikkeling is dat, zeker in de tijd waarin hoogwaardige duurzame oplossingen voor energie warmtevoorziening gemeengoed worden, specialistische bedrijven deze technologie leveren, onderhouden en het gebruik registreren per object. Dat houdt in dat deze dienstverleners gegevens moeten hebben van de objecten en de gebruiksperiode, zodat data gekoppeld kan worden aan (service/stook) contracten. In dat geval dient de corporatie informatie over de verbruiksobjecten en gebruiksperiode per gebruiker aan deze dienstverlener aanlevert. * Een ander alternatief is een meterstandenapp die bijvoorbeeld vanuit een foto de standen uitleest en gelijk in het systeem zet. Hiermee voorkom je handmatig administratief werk en is dit ook minder foutgevoelig. * Moet het toch handmatig en wil je snel de informatie hebben? Zet dan één of meerdere personen in die periodiek en centraal aangestuurd voor het gehele bezit de gegevens over het verbruik verzamelen. (BusinessProcess) Vaststellen verbruik Onvolledige doorbelasting kan vele oorzaken hebben, zoals ontbrekende componenten (op contractniveau en/of vastgoedniveau), onjuiste vastgoedgegevens, ontbrekende facturen, ontbreken van (eenduidig) beleid, onvoldoende controles/functiescheidingen in de procesgang, niet facturabel gebruik. Ook kan het zijn dat kosten ten onrechte worden doorbelast, dat er onrechtmatige kosten in rekening worden gebracht, dat er kosten in rekening worden gebracht waarvoor er geen prestatie is geleverd of dat de BTW niet juist wordt meegerekend in de doorbelasting. Ook tijdigheid kan een rol spelen, bijvoorbeeld dat de afrekenperiode niet 12 maanden is of dat de afrekening pas komt als een vertrokken huurder al uit beeld is. Beheersmaatregel: Afstemming met verschillende afdelingen; Datakwaliteit op orde; Inbouwen controles; Controle met behulp van rapportages; Vergroten van kennis van beleid bij medewerkers; Facturenproces inregelen, altijd factuur langs prestatiehouder (opdrachtgever) en budgethouder voor akkoord; Data-analyses inzetten zodat je trends ziet i.p.v. elke losse factuur. Het soort inkopen bepaalt de manier van controleren. bijv. bij termijnen toets je elke termijn i.p.v. elke factuur. (Assessment) Onvolledige en/of onjuiste doorbelasting Het zorgdragen van de debiteuren administratie en daaruit voortkomende werkzaamheden alsmede het signaleren van ontstane achterstanden. (BusinessFunction) Debiteurenbe- heer Opdrachten of contracten (met leveranciers of huurders) kunnen opgesteld zijn zonder deze te toetsen aan wet- en regelgeving, of zonder de juiste procesgang (exact) te hebben gevolgd. Bijvoorbeeld wanneer een wijziging pas kan worden doorgevoerd bij 70% akkoord van bewoners, maar een wijziging ook wordt doorgevoerd zonder dat akkoord. Het ontbreken van de juiste kennis kan hieraan ten grondslag liggen. Beheersmaatregel: Jaarlijkse check op regelgeving; Inbouwen compliance-controles. (Assessment) Niet voldoen aan wet- en regelgeving Verrekennde service-/ stookkosten omvat het leveren van service en/of stookproducten tegen betaling aan huurders van verhuurde eenheden, die - afhankelijk van het soort service- en/of stookproduct - op basis van voorschotbedragen in rekening worden gebracht en periodiek worden verrekend op basis van het werkelijk verbruik. (BusinessService) Verrekende service- /stookkosten AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship Verrekenen service-/stookkosten realiseert: Verrekende service-/stookkosten (RealizationRelationship) Realiseert Deze svg is op 05-03-2024 11:04:41 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 05-03-2024 11:04:41 CET



Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 21:21.