Opstellen brief bij afrekening

Elementtype  : BusinessProcess
Element-id  : Id-87c3205a-4090-7966-5d2c-a581beb93ddb
ArchiMate-model  : CORA 4.3
Label  : Opstellen brief bij afrekening
Documentatie  : Stel een brief als begeleidend schrijven bij de afrekening op, met daarin de uitleg over het toegepaste beleid. Op basis van een boeking wordt er een factuur geleverd waarbij het begeleidende schrijven wordt opgesteld.

Input: Factuur Output: Brief bij afrekening

Variant: Het versturen van brief en het klantcontact over de afrekening van de servicekosten kan worden uitbesteed aan het bedrijf die de service levert. Voordeel hiervan is dat bij vragen de huurder rechtstreeks bij de leverancier terecht kan en direct gespecialiseerde informatie ontvangt. De brief versturen via het Klantportaal.

Inspiratie: De servicekostenafrekening is voor sommige huurders ingewikkeld en niet alle huurders beheersen even goed de Nederlandse taal. Om vragen af te vangen, kan aanvullende informatie op de website geplaatst worden of een begeleidend filmpje gemaakt worden. Duidelijke communicatie vooraf kan latere vragen/klachten voorkomen.
CORA-concepttype  : Processtap
Bron  : CORA 4.1
Servicekosten  : Ja
Aedes processenboek  : Ja
ArchiMate-modellen > CORA 4.3 > BusinessProcesses > Opstellen brief bij afrekening

ArchiMate-views


Relaties


Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Stel een brief als begeleidend schrijven bij de afrekening op, met daarin de uitleg over het toegepaste beleid. Op basis van een boeking wordt er een factuur geleverd waarbij het begeleidende schrijven wordt opgesteld. Input: Factuur Output: Brief bij afrekening Variant: Het versturen van brief en het klantcontact over de afrekening van de servicekosten kan worden uitbesteed aan het bedrijf die de service levert. Voordeel hiervan is dat bij vragen de huurder rechtstreeks bij de leverancier terecht kan en direct gespecialiseerde informatie ontvangt. De brief versturen via het Klantportaal. Inspiratie: De servicekostenafrekening is voor sommige huurders ingewikkeld en niet alle huurders beheersen even goed de Nederlandse taal. Om vragen af te vangen, kan aanvullende informatie op de website geplaatst worden of een begeleidend filmpje gemaakt worden. Duidelijke communicatie vooraf kan latere vragen/klachten voorkomen. (BusinessProcess) Opstellen brief bij afrekening Verstuur de brief voor ieder contract. Hierbij moet duidelijk vermeld worden dat de afrekening geen factuur is. Factuur/facturen worden ofwel meegestuurd met de brief, ofwel later verstuurd. Leegstaande eenheden ontvangen geen brief. Input: gecontroleerde eindafrekening + opgestelde brief Output: verstuurde eindafrekening + brief Indien een huurder een hoog bedrag moet bijbetalen, kan er eerst telefonisch contact met de huurder worden opgenomen om uitleg te geven en eventueel een plan te maken om deze extra kosten te betalen. Beleidsafhankelijk kunnen de voorstanden op stook- en servicekosten worden verrekend met huurachterstanden. Omdat er naar aanleiding van de afrekening vaak vragen worden gesteld door klanten, is het handig om vooraf een intern standaard vragen- en antwoorden lijst (Q&A) te maken, om zo de vragen gemakkelijker en sneller te kunnen beantwoorden. Digitaliseren van de post door een zogenoemd Post Management systeem. Hierdoor wordt post digitaal verstuurd, en bij geen ontvangen/ opening van de digitale post wordt deze alsnog via de fysieke post verstuurd. Zo krijg je meer grip op het aankomen van belangrijke poststukken. (BusinessProcess) Versturen brief + afrekening Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en/of stookkosten bestaat uit processtappen die doorlopen worden om: * De ingeschatte voorschotten te actualiseren op basis van het werkelijke verbruik. * Het verbruik, de werkelijke kosten en de betaalde voorschotten van iedere afzonderlijke huurder te verrekenen. Te veel betaalde voorschotten worden terugbetaald of verrekend en indien er te weinig betaald is, worden deze verrekend of gefactureerd. Inspiratie De meeste corporaties koppelen de afrekening van de servicekosten aan de jaarlijkse huurverhoging. Corporaties die beide los behandelen, geven aan hierdoor minder vragen en bezwaren te ontvangen. (BusinessProcess) Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en stookkosten Geautomatiseerde handelingen gericht op het aanmaken en vastleggen van een bericht, brief, mail op basis van een format en gegevens. (ApplicationService) Generatie brief Representation Brief servicekosten- afrekening Representation Briefsjabloon Stel vanuit de boeking van de kosten een factuur op. Dit kan een plus- of een minfactuur zijn. Input: In rekening te brengen kosten Output: Opgestelde factuur (BusinessProcess) Opstellen factuur TriggeringRelationship AggregationRelationship ServingRelationship AccessRelationship AccessRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 11-03-2024 00:30:10 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 11-03-2024 00:30:10 CET



Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 16:55.