Realiseren onderhoudsorder

ArchiMate-modellen > CORA 4.1 > BusinessProcesses > Realiseren onderhoudsorder
In deze baan staat het bedrijfsproces, de werkprocessen die onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces én de gebeurtenissen die de werrkprocessen starten respectievelijk opleveren. (ArchiMateNote) Proces BusinessEvent Opdracht onderhoudsorder Realiseren Onderhoudsorder bevat de stappen die gezet worden door de uitvoerende partij van het onderhoud. Dit kan een interne dienst en/of een externe aannemer zijn. Een onderhoudsverzoek kan bestaan uit meerdere orders. Een order kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. Meestal wordt één order en daarmee alle onderliggende taken, uitgevoerd door één uitvoerende partij, op basis van het benodigde specialisme. (BusinessProcess) Realiseren onderhoudsorder Een onderhoudsorder kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. In deze stap worden alle bij de order behorende taken uitgesplitst. Input: Opdracht onderhoudsorder Output: Uitgesplitste onderhoudstaken (BusinessProcess) Uitsplitsen onderhoudstaken Controleer de voorraad van het materiaal dat benodigd is voor het uitvoeren van de onderhoudsorder. Bestel wat niet op voorraad is. Dit kan gaan om materiaal in het eigen magazijn, de busvoorraad of om specialistisch materiaal dat niet standaard op voorraad is. (Het op peil houden van de bus- of magazijnvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt). Input: Opdracht onderhoudsorder Output: Besteld materiaal (BusinessProcess) Controleren voorraadc.q. bestellen materialen Intern worden, indien nodig, de uitgesplitste taken in de juiste volgorde en bij de juiste specialisten ingepland, indien nodig rekening houdend met de levertijden van bestelde materialen. Hierbij kan het nodig zijn om af te stemmen met de huurder. Input: Uitgesplitste onderhoudstaken Output: Ingeplande onderhoudstaken Een scherpe planning en goed op elkaar afgestemde volgorde van uitvoering is een van de succesfactoren van dit proces. Indien deze planning uitloopt kan dit gevolgen hebben voor andere werkzaamheden en voor de oplevering van de eenheid aan de nieuwe huurder. (BusinessProcess) Intern inplannen taken Ontvang het door de leverancier geleverde materiaal. Input: Besteld materiaal Output: Ontvangen materiaal (BusinessProcess) Ontvangen materialen Voer de onderhoudstaken uit. Input: Ingeplande onderhoudstaak Output: Uitgevoerde onderhoudstaak Meestal wordt er bij het plannen gebruik gemaakt van bloktijden. Het is een service naar de klant toe om vooraf te melden hoe laat deze de monteur kan verwachten. Dat kan bijvoorbeeld door track & trace functionaliteit in een huurdersportaal in te richten, of door een bericht te versturen wanneer de monteur onderweg is. (BusinessProcess) Realiseren taken Registreer de gedane bestedingen (uren, kosten, reiskosten), zodat deze kunnen worden doorbelast. Input: Uitgevoerde onderhoudstaak Output: Geregistreerde bestedingen (BusinessProcess) Registreren bestedingen Bewaak centraal dat alle taken behorende bij de onderhoudsorder conform opdracht en tijdig worden uitgevoerd. Input: Onderhoudsorder Output: Bewaakte uitvoering (BusinessProcess) Bewaken uitvoering onderhoudsorder Beoordeel en stel vast, indien er meerwerk nodig is, of vervolgtaken dienen plaats te vinden en stem dit af met de opdrachtgever. Input: Uitgevoerde onderhoudstaak Output: Beoordeeld meerwerk Indien een medewerker ter plaatse meerwerk vaststelt, kan dit direct via bijvoorbeeld een app aangemaakt worden. (BusinessProcess) Beoordelen, vaststellen en afstemmen meerwerk/vervolgta- ken Wanneer alle onderhoudstaken conform opdracht zijn afgerond, worden deze aan de opdrachtgever technisch gereed gemeld. Vul na het afronden van de werkzaamheden de (bus)voorraad weer aan. (Het op peil houden van de magazijn- en busvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt). Opvolgend op het gereed melden van het onderhoudsverzoek wordt vaak een klanttevredenheidsenquête gedaan. Dit conform het generieke proces in het laatste hoofdstuk. Ook heeft een bewoner altijd de mogelijkheid tot het indienen van een klacht, die wordt afgehandeld via het generieke proces Klachtenafhandeling (in dit processenboek niet uitgewerkt). Input: Gerealiseerde onderhoudsorder Output: Technisch gereed gemelde onderhoudsorder (BusinessProcess) Technisch gereedmelden onderhoudsorder BusinessEvent Opdracht onderhoudsorder uitgevoerd Dit betreft de mijlpaal die bereikt is zodra alle onderhoudswerkzaamheden door de uitvoerder zijn gerealiseerd. (BusinessService) Gerealiseerde onderhoudsorder ArchiMateNote KPI's Totale mutatiekosten per eenheid per mutatie. (Value) Totale mutatiekosten Gemiddelde mutatiekosten per eenheid per mutatie. (Value) Gemiddelde mutatiekosten per eenheid. Gemiddeld mutatiekosten per mutatie, uitgerekend over alle eenheden in het complex. (Value) Gemiddelde mutatiekosten per complex Percentage van gerealiseerde onderhoudsorders binnen X dagen na eindinspectie. (Value) Realiseren onderhoudsorder Percentage van meldingen welke na een x aantal dagen nog open staan. (Value) % Openstaande meldingen Aantal vervolgopdrachten per onderhoudsverzoek. (Value) Aantal vervolgopdrachten ArchiMateNote Risico's De kosten van reparatieonderhoud kunnen voor rekening van de corporatie zijn, van de huurder of van een leverancier. Onjuiste kostentoekenning is een risico dat veroorzaakt kan worden doordat als gevolg van het niet kennen van de oorzaak van een defect, kosten niet kunnen worden doorberekend aan huurder of leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties), doordat medewerkers bestedingen niet, te laat of onjuist registreren, doordat garanties niet onderkend worden, of door het vooraf niet (goed) afspreken en vastleggen van kosten huurder. Beheersmaatregel: Meer effort steken in het achterhalen van defect en oorzaak; Inspectie uitvoeren om oorzaak beter te kunnen achterhalen; Verbeteren monitoring op basis van (standaard)rapportages. Automatiseren van registratie van materiaalverbruik en urenbesteding. Vastleggen van garanties; Inbouwen standaard check op garanties. Afspraken over kosten huurder vooraf schriftelijk vastleggen. (Assessment) Onjuiste toerekeningvan kosten Veiligheidsproblematiek kan ontstaan wanneer niet de juiste richtlijnen voor het verwijderen van asbest worden gevolgd, door huurders, medewerkers of externen. Beheersmaatregel: Werken conform verplichte werkwijze asbestinventarisatie. Informeren huurders over risico’s bij eenheden van vóór een bepaald bouwjaar. (Assessment) Veiligheidsproblema- tiek Vertraging in mutatieonderhoud kan ontstaan door het niet tijdig herkennen of bespreken van meerwerk of wanneer de huurder afgesproken herstelpunten niet of niet correct heeft uitgevoerd. Vertraging kan (langere) mutatieleegstand opleveren. Beheersmaatregel: Zorgen voor voldoende c.q. de juiste expertise bij de voorinspectie of tussentijdse controle van de uitvoering. Tijdens de voorinspectie aanbieden om werkzaamheden tegen een laag tarief te doen voor de huurder. Heldere afspraken maken en verwachtingen communiceren. (Assessment) Vertraging Te hoge kosten kunnen bijvoorbeeld veroorzaakt doordat werkzaamheden gestart worden zonder dat daartoe de formele opdracht aan de aannemer voor verstrekt is, doordat er onjuiste bedragen in rekening gebracht worden door de aannemer of doordat er ten onrechte meerwerk is vastgesteld. Beheersmaatregel: Accorderen factuur door inhoudelijk betrokkene; Bespreken in periodieke evaluatiegesprekken met partners. Book & Match (boven een bepaald bedrag). (Steekproefsgewijze) prestatiecontrole op facturen/uren. Opdrachten alleen via systeem kunnen geven en daar de juiste controles inrichten. Facturen zonder ordernummer niet betalen. (Assessment) Te hoge kosten/urenbestedi- ng voor verrichte prestatie bij mutatieonderhoud In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond (ArchiMateNote) Informatieobjecten Representation (Concept) onderhoudsorder Representation Onderhoudsta(a)k(e- n) Representation Voorraad Representation Materiaalorder Representation Afspraak Representation Materiaal ontvangst Representation Leveringsbevestiging Representation Status Representation Onderhoudsbestedi- ng Representation Orderbevestiging In deze baan worden de belangrijkste Applicatieservices getoond (ArchiMateNote) Applicatieservices Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen van de los planbare en uitvoerbare taken van een order inclusief werkomschrijving per taak. (ApplicationService) Splitsing onderhoudsorderta- ken Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en vastleggen wanneer en welke benodigde materialen beschikbaar moeten zijn. (ApplicationService) Planning ordermaterialen Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van welke materialen niet voorradig zijn en besteld worden om te laten leveren. (ApplicationService) Bestelling materialen Geautomatiseerde handelingen gericht op het opstellen van een planning en werkverdeling voor het uitvoeren van planmatige en niet-planmatige onderhoudstaken op één of meer 'te onderhouden eenheden', eventueel voortkomend uit onderhoudsjaarplannen, onderhoudsovereenkomsten of beheerovereenkomsten. (ApplicationService) Planning onderhoudstaken Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van de ontvangen materialen. (ApplicationService) Verwerking materiaalontvangst- en Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van (ApplicationService) Verwerking status onderhoudstaken enorders Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van besteedde uren en verbruikte materialen. (ApplicationService) Verwerking materiaal- en urenverbruik Geautomatiseerde handelingen gericht op het bepalen of de voortgang van het geplande onderhoud binnen de vooraf gestelde planning gerealiseerd wordt. (ApplicationService) Monitoring onderhoudsplanning Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of er wel of geen meerwerk uitgevoerd moet worden. (ApplicationService) Toetsing meerwerk Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van leverancier of er wel of geen opdracht wordt verleend voor het uitvoeren van beoogd meerwerk. (ApplicationService) Notificering meerwerk TriggeringRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship Deze svg is op 28-11-2021 17:57:52 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2021 ArchiXL. ArchiMedes 28-11-2021 17:57:52 CET
Legenda




   
   
   

   
   

   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   
ArchiMate basiskleuren
   
   
   

ArchiMate-element Realiseren onderhoudsorder
ArchiMate_Process.png
Elementtype  : BusinessProcess
Element-id  : Id-ac69b696-a1bf-ccc9-a800-5b096c05fc34
ArchiMate-model  : CORA 4.1
Label  : Realiseren onderhoudsorder
Documentatie  : Realiseren Onderhoudsorder bevat de stappen die gezet worden door de uitvoerende partij van het onderhoud. Dit kan een interne dienst en/of een externe aannemer zijn. Een onderhoudsverzoek kan bestaan uit meerdere orders. Een order kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. Meestal wordt één order en daarmee alle onderliggende taken, uitgevoerd door één uitvoerende partij, op basis van het benodigde specialisme.
CORA-concepttype  : Werkproces
Type proces  : Primair
BIM  : Ja
Bron  : CORA 4.0
Planmatig onderhoud  : Ja
Verhuurmutatie  : Ja
Reparatieonderhoud  : Ja
View  : 045 Realiseren onderhoudsorder
Procesmodel  : Ja
ArchiMate-views  : 
Relaties  : 
Contextdiagram
Realiseren Onderhoudsorder bevat de stappen die gezet worden door de uitvoerende partij van het onderhoud. Dit kan een interne dienst en/of een externe aannemer zijn. Een onderhoudsverzoek kan bestaan uit meerdere orders. Een order kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. Meestal wordt één order en daarmee alle onderliggende taken, uitgevoerd door één uitvoerende partij, op basis van het benodigde specialisme. (BusinessProcess) Realiseren onderhoudsor- der Registreer de gedane bestedingen (uren, kosten, reiskosten), zodat deze kunnen worden doorbelast. Input: Uitgevoerde onderhoudstaak Output: Geregistreerde bestedingen (BusinessProcess) Registreren bestedingen Veiligheidsproblematiek kan ontstaan wanneer niet de juiste richtlijnen voor het verwijderen van asbest worden gevolgd, door huurders, medewerkers of externen. Beheersmaatregel: Werken conform verplichte werkwijze asbestinventarisatie. Informeren huurders over risico’s bij eenheden van vóór een bepaald bouwjaar. (Assessment) Veiligheidsprob- lematiek Beoordeel en stel vast, indien er meerwerk nodig is, of vervolgtaken dienen plaats te vinden en stem dit af met de opdrachtgever. Input: Uitgevoerde onderhoudstaak Output: Beoordeeld meerwerk Indien een medewerker ter plaatse meerwerk vaststelt, kan dit direct via bijvoorbeeld een app aangemaakt worden. (BusinessProcess) Beoordelen, vaststellen en afstemmen meerwerk/verv- olgtaken Controleer de voorraad van het materiaal dat benodigd is voor het uitvoeren van de onderhoudsorder. Bestel wat niet op voorraad is. Dit kan gaan om materiaal in het eigen magazijn, de busvoorraad of om specialistisch materiaal dat niet standaard op voorraad is. (Het op peil houden van de bus- of magazijnvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt). Input: Opdracht onderhoudsorder Output: Besteld materiaal (BusinessProcess) Controleren voorraad c.q. bestellen materialen BusinessEvent Opdracht onderhoudsor- der Uitvoeren onderhoudsorder is het bedrijfsproces waarmee onderhoudsorders technisch worden gerealiseerd (BusinessProcess) Uitvoeren onderhoudsor- der Voer de onderhoudstaken uit. Input: Ingeplande onderhoudstaak Output: Uitgevoerde onderhoudstaak Meestal wordt er bij het plannen gebruik gemaakt van bloktijden. Het is een service naar de klant toe om vooraf te melden hoe laat deze de monteur kan verwachten. Dat kan bijvoorbeeld door track & trace functionaliteit in een huurdersportaal in te richten, of door een bericht te versturen wanneer de monteur onderweg is. (BusinessProcess) Realiseren taken Intern worden, indien nodig, de uitgesplitste taken in de juiste volgorde en bij de juiste specialisten ingepland, indien nodig rekening houdend met de levertijden van bestelde materialen. Hierbij kan het nodig zijn om af te stemmen met de huurder. Input: Uitgesplitste onderhoudstaken Output: Ingeplande onderhoudstaken Een scherpe planning en goed op elkaar afgestemde volgorde van uitvoering is een van de succesfactoren van dit proces. Indien deze planning uitloopt kan dit gevolgen hebben voor andere werkzaamheden en voor de oplevering van de eenheid aan de nieuwe huurder. (BusinessProcess) Intern inplannen taken Vertraging in mutatieonderhoud kan ontstaan door het niet tijdig herkennen of bespreken van meerwerk of wanneer de huurder afgesproken herstelpunten niet of niet correct heeft uitgevoerd. Vertraging kan (langere) mutatieleegstand opleveren. Beheersmaatregel: Zorgen voor voldoende c.q. de juiste expertise bij de voorinspectie of tussentijdse controle van de uitvoering. Tijdens de voorinspectie aanbieden om werkzaamheden tegen een laag tarief te doen voor de huurder. Heldere afspraken maken en verwachtingen communiceren. (Assessment) Vertraging Wanneer alle onderhoudstaken conform opdracht zijn afgerond, worden deze aan de opdrachtgever technisch gereed gemeld. Vul na het afronden van de werkzaamheden de (bus)voorraad weer aan. (Het op peil houden van de magazijn- en busvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt). Opvolgend op het gereed melden van het onderhoudsverzoek wordt vaak een klanttevredenheidsenquête gedaan. Dit conform het generieke proces in het laatste hoofdstuk. Ook heeft een bewoner altijd de mogelijkheid tot het indienen van een klacht, die wordt afgehandeld via het generieke proces Klachtenafhandeling (in dit processenboek niet uitgewerkt). Input: Gerealiseerde onderhoudsorder Output: Technisch gereed gemelde onderhoudsorder (BusinessProcess) Technisch gereedmelden onderhoudsor- der Percentage van gerealiseerde onderhoudsorders binnen X dagen na eindinspectie. (Value) Realiseren onderhoudsor- der BusinessEvent Opdracht onderhoudsor- der uitgevoerd Dit betreft de mijlpaal die bereikt is zodra alle onderhoudswerkzaamheden door de uitvoerder zijn gerealiseerd. (BusinessService) Gerealiseerde onderhoudsor- der Gemiddelde mutatiekosten per eenheid per mutatie. (Value) Gemiddelde mutatiekosten per eenheid. Ontvang het door de leverancier geleverde materiaal. Input: Besteld materiaal Output: Ontvangen materiaal (BusinessProcess) Ontvangen materialen Een onderhoudsorder kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. In deze stap worden alle bij de order behorende taken uitgesplitst. Input: Opdracht onderhoudsorder Output: Uitgesplitste onderhoudstaken (BusinessProcess) Uitsplitsen onderhoudstak- en Gemiddeld mutatiekosten per mutatie, uitgerekend over alle eenheden in het complex. (Value) Gemiddelde mutatiekosten per complex Te hoge kosten kunnen bijvoorbeeld veroorzaakt doordat werkzaamheden gestart worden zonder dat daartoe de formele opdracht aan de aannemer voor verstrekt is, doordat er onjuiste bedragen in rekening gebracht worden door de aannemer of doordat er ten onrechte meerwerk is vastgesteld. Beheersmaatregel: Accorderen factuur door inhoudelijk betrokkene; Bespreken in periodieke evaluatiegesprekken met partners. Book & Match (boven een bepaald bedrag). (Steekproefsgewijze) prestatiecontrole op facturen/uren. Opdrachten alleen via systeem kunnen geven en daar de juiste controles inrichten. Facturen zonder ordernummer niet betalen. (Assessment) Te hoge kosten/urenbe- steding voor verrichte prestatie bij mutatieonderh- oud BusinessEvent Opdracht onderhoudsor- der uitgevoerd De kosten van reparatieonderhoud kunnen voor rekening van de corporatie zijn, van de huurder of van een leverancier. Onjuiste kostentoekenning is een risico dat veroorzaakt kan worden doordat als gevolg van het niet kennen van de oorzaak van een defect, kosten niet kunnen worden doorberekend aan huurder of leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties), doordat medewerkers bestedingen niet, te laat of onjuist registreren, doordat garanties niet onderkend worden, of door het vooraf niet (goed) afspreken en vastleggen van kosten huurder. Beheersmaatregel: Meer effort steken in het achterhalen van defect en oorzaak; Inspectie uitvoeren om oorzaak beter te kunnen achterhalen; Verbeteren monitoring op basis van (standaard)rapportages. Automatiseren van registratie van materiaalverbruik en urenbesteding. Vastleggen van garanties; Inbouwen standaard check op garanties. Afspraken over kosten huurder vooraf schriftelijk vastleggen. (Assessment) Onjuiste toerekening van kosten Bewaak centraal dat alle taken behorende bij de onderhoudsorder conform opdracht en tijdig worden uitgevoerd. Input: Onderhoudsorder Output: Bewaakte uitvoering (BusinessProcess) Bewaken uitvoering onderhoudsor- der Totale mutatiekosten per eenheid per mutatie. (Value) Totale mutatiekosten Aantal vervolgopdrachten per onderhoudsverzoek. (Value) Aantal vervolgopdrac- hten AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship TriggeringRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship TriggeringRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship Deze svg is op 28-11-2021 17:57:54 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2021 ArchiXL. ArchiMedes 28-11-2021 17:57:54 CET