CORA en VERA online

Tekenconventies processen

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
ArchiMateNote Tekenconventies CORA procesuitwerking ArchiMateNote Ieder proces heeft een trigger nodig om het proces in gang te zetten. Dat is in CORA weergegeven als een gebeurtenis. Een proces leidt ook altijd tot een eindgebeurtenis: Procesboek: Te publiceren eenheid (BusinessEvent) Eenheid voor publicatie beschikbaar gesteld Publiceren eenheid bevat alle processtappen die nodig zijn om een te verhuren eenheid te publiceren, zodat geïnteresseerde huurders erop kunnen reageren. Dit proces wordt gevolgd voor te verhuren eenheden, ofwel als gevolg van een huuropzegging, ofwel wanneer er sprake is van een nieuwe eenheid (nieuwbouw, aankoop). Niet alle toewijzingsmodellen vragen om het volledig volgen van alle processtappen. In dit referentieproces wordt uitgegaan van het Aanbodmodel (Wachttijdmodel). Overige modellen kunnen aanleiding geven tot het overslaan van stappen of een geheel andere variant van dit proces. (BusinessProcess) Publiceren eenheid BusinessEvent Eenheid gepubliceerd ArchiMateNote Een werkproces genereert tegelijkertijd ook een bedrijfsservice: Publiceren eenheid bevat alle processtappen die nodig zijn om een te verhuren eenheid te publiceren, zodat geïnteresseerde huurders erop kunnen reageren. Dit proces wordt gevolgd voor te verhuren eenheden, ofwel als gevolg van een huuropzegging, ofwel wanneer er sprake is van een nieuwe eenheid (nieuwbouw, aankoop). Niet alle toewijzingsmodellen vragen om het volledig volgen van alle processtappen. In dit referentieproces wordt uitgegaan van het Aanbodmodel (Wachttijdmodel). Overige modellen kunnen aanleiding geven tot het overslaan van stappen of een geheel andere variant van dit proces. (BusinessProcess) Publiceren eenheid Dit is de eenheid (woning, bedrijfsruimte, garage, parkeerplaats enzovoorts) waarvan middels een publicatie (woningadvertentie) bekend is gemaakt is dat deze voor een nieuwe verhuring/verkoop beschikbaar komt/is gekomen en waarvoor belangstellenden hun belangstelling kunnen tonen. (BusinessService) Gepubliceerde eenheid ArchiMateNote Een werkproces bestaat uit processtappen, waarbij de tweede processtap volgt op de eerste processtap. De output van 'verzamelen en controleren publicatiegegevens is tevens input van processtap ''Publiceren/adverteren'. De derde processtap kan onderdeel zijn van het werkproces maar volgt niet op de tweede processtap. Bovendien is de derde processtap optioneel: Publiceren eenheid bevat alle processtappen die nodig zijn om een te verhuren eenheid te publiceren, zodat geïnteresseerde huurders erop kunnen reageren. Dit proces wordt gevolgd voor te verhuren eenheden, ofwel als gevolg van een huuropzegging, ofwel wanneer er sprake is van een nieuwe eenheid (nieuwbouw, aankoop). Niet alle toewijzingsmodellen vragen om het volledig volgen van alle processtappen. In dit referentieproces wordt uitgegaan van het Aanbodmodel (Wachttijdmodel). Overige modellen kunnen aanleiding geven tot het overslaan van stappen of een geheel andere variant van dit proces. (BusinessProcess) Publiceren eenheid Verzamel alle voor het publiceren benodigde gegevens en controleer of alles volledig is, wanneer duidelijk is dat er bezit vrijkomt voor nieuwe verhuring. Voorzie de te publiceren eenheid van een woonruimtebemiddelingsmodel. Veel voorkomende voorbeelden daarvan zijn: Aanbod model (wachttijd model) Optie model (wens en wacht model) Loting model Direct te huur model Woningruil model Verkoop model Handmatige toewijzing model Het WRB-model kan grote invloed hebben op het verdere procesverloop. Als voorbeeld: bij directe verhuur worden veel stappen overgeslagen en vindt direct screening/intake van een kandidaat plaats. Input: Bepaalde vervolgstap voor eenheid/complex (B.5.1.) en Vastgestelde aanbiedhuur (B.5.4.). Output: Gecontroleerde publicatiegegevens, conform gekozen WRB-model. (BusinessProcess) Verzamelen en controleren publicatiegegevens Publiceer de eenheid ten behoeve van het werven van nieuwe huurders, via de hiervoor door de corporatie gebruikte kanalen. Input: Gecontroleerde publicatiegegevens. Output: Publicatie woningadvertentie. Inspiratie: In plaats van het handmatig verzamelen van foto’s en woningplattegronden en het overtypen van woningkenmerken van het ERP naar het WRB-systeem, gebruiken veel corporaties gestandaardiseerde koppelingen. Bezichtigingsdata van tevoren inplannen met huidige huurder en in de advertentie al weergeven. Woningen categoriseren naar betaalbaarheid in verband met passend toewijzen. De advertentietekst aanvullen met informatie over voorrang voor kandidaten die voldoen aan gestelde passendheidsnormen. (BusinessProcess) Publiceren / adverteren Voeg op basis van de eindinspectie, het uitgevoerde mutatieonderhoud en de definitief vastgestelde aanbiedhuur, aanvullende informatie toe aan de uitstaande woningadvertentie. Input: Eindinspectierapport/Uitgevoerde onderhoudsorder/Vastgestelde aanbiedhuur. Output: Aangevulde woningadvertentie. (BusinessProcess) Aanvullen advertentiegegevens ArchiMateNote De outputgebeurtenis van het werkproces 'Bepalen kandidaat' is tevens inputgebeurtenis van het werkproces 'Verhuren eenheid': Procesboek: Definitieve kandidatenlijst (BusinessEvent) Kandidatenlijst definitief gemaakt Bepalen kandidaat levert een definitieve gegadigde op die de eenheid gaat huren na ondertekening van het contract. Het proces volgt op Opstellen kandidatenlijst. Ook wanneer er maar één kandidaat is, spreken we van een kandidatenlijst. (BusinessProcess) Bepalen kandidaat In procesenboek: Voorlopig geaccepteerde kandidaat Dit betreft de kandidaat die aan de voorwaarden voldoet en op basis daarvan recht heeft om de eenheid te gaan huren oftewel de gegadigde voor de beschikbare eenheid. Indien de gadigde afziet van zijn of haar recht, dan is de eerstvolgende kandidaat op de kandidatenlijst die voldoet aan de gestelde voorwaarden de nieuwe 'gegadigde' (BusinessEvent) Kandidaat voorlopig geaccepteerd Verhuren eenheden bestaat uit de processtappen die nodig zijn om voor een leeggekomen eenheid een nieuw verhuurcontract af te sluiten. Het selecteren van de kandidaat gebeurt in bedrijfsproces Werven en Selecteren kandidaten. Daar worden de essentiële gegevens van de kandidaat verzameld en gecontroleerd om te kunnen voldoen aan de eisen voor passend toewijzen. Wanneer een ingeschreven woningzoekende een woning geaccepteerd heeft, zal de inschrijving al dan niet automatisch aangepast moeten worden. Zie hiervoor ook de procesbeschrijving van Inschrijven Woningzoekenden. (BusinessProcess) Verhuren eenheid In processenboek: Ondertekende huurovereenkomst (BusinessEvent) Huurovereenkomst ondertekend ArchiMateNote Processtappen kunnen op hun beurt een gebeurtenis in gang zetten waardoor een nieuw werkproces wordt gestart dat parallel verloopt naast het lopende werkproces waarvan betreffende processtap onderdeel uitmaakt: In processenboek: Verwerkte huuropzegging (BusinessEvent) Huuropzegging bevestigd Procesboek: Opdracht onderhoudsorder (BusinessEvent) Onderhoudsorder verstrekt Realiseren Onderhoudsorder bevat de stappen die gezet worden door de uitvoerende partij van het onderhoud. Dit kan een interne dienst en/of een externe aannemer zijn. Een onderhoudsverzoek kan bestaan uit meerdere orders. Een order kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. Meestal wordt één order en daarmee alle onderliggende taken, uitgevoerd door één uitvoerende partij, op basis van het benodigde specialisme. (BusinessProcess) Realiseren onderhoudsorder Voer de onderhoudstaken uit. Input: Ingeplande onderhoudstaak Output: Uitgevoerde onderhoudstaak Meestal wordt er bij het plannen gebruik gemaakt van bloktijden. Het is een service naar de klant toe om vooraf te melden hoe laat deze de monteur kan verwachten. Dat kan bijvoorbeeld door track & trace functionaliteit in een huurdersportaal in te richten, of door een bericht te versturen wanneer de monteur onderweg is. (BusinessProcess) Realiseren taken Deze processtap is slechts visueel weergegeven maar dient tzt vervangen te worden door een unieke processtap of kan komen te vervallen als blijkt dat het proces minder processtappen bevat dan thans weergegeven. (BusinessProcess) Processtap Deze processtap is slechts visueel weergegeven maar dient tzt vervangen te worden door een unieke processtap of kan komen te vervallen als blijkt dat het proces minder processtappen bevat dan thans weergegeven. (BusinessProcess) Processtap BusinessEvent Geregisseerde onderhoudsorder afgerond Procesboek: Opdracht tot regie mutatieonderhoud (BusinessEvent) Regieopdracht mutatieonderhoud verstrekt Coördineren verhuurklaar maken eenheid bestaat uit de processtappen die nodig zijn om een leegkomende eenheid klaar te maken voor een nieuwe verhuring. (BusinessProcess) Coördineren verhuurklaar maken eenheid Verstrek opdracht tot het starten van het proces ‘Regisseren mutatieonderhoud’. Input: Bepaalde vervolgstappen / input vanuit de woninginspectie Output: Gestarte regie mutatieonderhoud Automatiseren bij aanvraag opzegging. (BusinessProcess) Verstrekken opdracht tot regie mutatieonderhoud Deze processtap is slechts visueel weergegeven maar dient tzt vervangen te worden door een unieke processtap of kan komen te vervallen als blijkt dat het proces minder processtappen bevat dan thans weergegeven. (BusinessProcess) Processtap Deze processtap is slechts visueel weergegeven maar dient tzt vervangen te worden door een unieke processtap of kan komen te vervallen als blijkt dat het proces minder processtappen bevat dan thans weergegeven. (BusinessProcess) Processtap Regisseren mutatieonderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om zorg te dragen voor een gestructureerde uitvoering van het mutatieonderhoud. Naast het regisseren van het reparatieonderhoud is ook het uitvoeren van een steekproefsgewijze controle of de werkzaamheden conform opdracht en kwaliteitseisen zijn uitgevoerd een belangrijk proces. De steekproef is een apart proces dat hier niet volledig is uitgewerkt. Steekproefcontroles kunnen at random worden uitgevoerd en/of standaard (bijvoorbeeld 100% boven een bepaald bedrag). Mutatieonderhoud vindt plaats tussen het moment van huuropzegging (beschreven in Afhandelen huuropzegging) en het betrekken van een eenheid door een nieuwe huurder (beschreven in Opleveren eenheid). In dit proces is efficiëntie en kostenbeheersing essentieel. Het doel van mutatieonderhoud is om een leeggekomen eenheid (weer) in een dusdanige staat te brengen dat de eenheid weer goed verhuurbaar is. Een belangrijk risico bij mutatie is mutatieleegstand. De verschillende processtappen binnen de werkprocessen zijn deels ontworpen om het mutatieproces zo snel en soepel mogelijk te laten verlopen, om mutatieleegstand te beperken. Andere belangrijke aandachtpunten bij dit proces zijn kwaliteit van het onderhoud (met als doel de eenheid (weer) in de gewenste staat te brengen) en de kosten voor het mutatieonderhoud. Per corporatie kan de focus verschillen; krijgt de klant meer ruimte voor bijvoorbeeld overnames of beperken we die mogelijkheden ten faveure van de leegstandsperiode. Geven we de leverancier veel vrijheid om het onderhoudsproces zo kort mogelijk te houden, of houden we de touwtjes in handen om uit de pas lopende kosten te voorkomen of de (kwaliteit van) de uitgevoerde werken secuur te controleren? In de view van het bedrijfsproces staan enkele risico's ten aanzien van leegstand genoemd. De processtappen zelf zijn daarbij grotendeels al de beheersmaatregelen. (BusinessProcess) Regisseren mutatieonderhoud Verstrek/bevestig de opdracht op basis van de goedgekeurde offerte of werkbon. Wanneer er vaste prijsafspraken zijn met de partners hoeft de opdrachtverstrekking geen budget te bevatten. Het uitvoeren van de onderhoudsorder gebeurt conform proces Realiseren onderhoudsorder. Input: Goedgekeurde offerte of werkbon Output: Verstrekte opdracht Door van tevoren de juiste procuratie toe te passen en in te regelen in het systeem, kan de opdracht automatisch via de juiste kanalen verstrekt worden en later na uitvoering afgehandeld worden. Te overwegen is om in sommige gevallen uitvoerende partijen al te laten starten voordat het administratieve proces dat nodig is voor het verstrekken van de opdracht is afgerond. Bijvoorbeeld voor standaard mutatiewerkzaamheden. Opdrachtverstrekking middels een automatische koppeling tussen de systemen van de aannemer en de woningcorporatie kan administratieve werkzaamheden in dit proces verkleinen. Een ander minder vergaand alternatief voor deze informatie-uitwisseling is een aannemersportaal. (BusinessProcess) Verstrekken opdracht uitvoeren mutatieonderhoud Controleer (steekproefsgewijs), wanneer het mutatieonderhoud is uitgevoerd, of de afgesproken prestaties geleverd zijn. Registreer verbeterpunten. Geef bij onvolkomenheden opdracht aan de uitvoerende dit te repareren. Doel hiervan is, naast het correct opleveren van de werkzaamheden, ook om een gecontracteerde aannemer te kunnen beoordelen. Input: Uitgevoerde onderhoudsorder Output: Gecontroleerde werkzaamheden Een variant is om de controle uit te voeren bij het oplevermoment (sleutel uitgifte) aan de nieuwe huurder. Het is dan nog mogelijk met de nieuwe huurder afspraken te maken over opleverpunten (welke en planning). Risico's voor het niet uitvoeren van een controle zijn onder andere: Niet al het werk dat uitgevoerd had moeten worden, is uitgevoerd. Onjuiste facturatie die niet te controleren is. Onvoldoende zicht op de prestatie van ketenpartners. De nieuwe huurder wordt geconfronteerd met gebreken. Indien er gekozen is voor niet controleren of slechts ten dele controleren, kan de nieuwe huurder nog niet afgeronde werkzaamheden/ niet opgeloste gebreken constateren. Voor het melden van dit soort zaken moet dan een proces worden ingericht. (BusinessProcess) Controle werkzaamheden Deze processtap is slechts visueel weergegeven maar dient tzt vervangen te worden door een unieke processtap of kan komen te vervallen als blijkt dat het proces minder processtappen bevat dan thans weergegeven. (BusinessProcess) Processtap Deze processtap is slechts visueel weergegeven maar dient tzt vervangen te worden door een unieke processtap of kan komen te vervallen als blijkt dat het proces minder processtappen bevat dan thans weergegeven. (BusinessProcess) Processtap BusinessEvent Opdracht onderhoudsorder uitgevoerd Procesboek: Te matchen eenheid dit was 'Eenheid klaar voor verhuur' maar omdat dit proces ook voor te verkopen eenheden/appartementsrechten toegepast kan worden is de naam van de gebeurtenis generieker geformuleerd (BusinessEvent) Eenheid voor matching beschikbaar gesteld ArchiMateNote Proces-indicator 'Tijdigheid bevestiging opzeggen'wordt afgeleid van procestap 'Bevestigen huuropzegging': BusinessEvent Verzoek beeïndigen huurovereenkomst Afhandelen Huuropzegging bestaat uit de processtappen die nodig zijn om een ingekomen verzoek tot huuropzegging af te handelen. (BusinessProcess) Afhandelen huuropzegging Leg onder meer de volgende gegevens van de huuropzegging vast: De datum van de ontvangst van de huuropzegging. De einddatum, de datum per wanneer de huur, het contract, is opgezegd. De reden van vertrek. Het nieuwe contactadres van de huurder. Input: Verzoek beëindiging huurovereenkomst Output: Verwerkte huuropzegging De huuropzegging kan op verschillende (digitale) manieren binnenkomen. Deze processtap biedt veel mogelijkheden voor digitalisering. Zo kan een contractant bij sommige corporaties bij het digitaal opzeggen van de huurovereenkomst in de ‘mijn’ omgeving of digitale balie ook direct de voor- en eindinspectie inplannen. Een medewerker controleert deze gegevens en legt ze vervolgens vast. Het verwerken van de gegevens is dan niet meer dan het controleren ervan. Een mogelijkheid is om het zo in te richten dat de verwerking van de huuropzegging in het systeem automatisch werkt als trigger voor andere processen, zoals het plannen van inspecties. (BusinessProcess) Verwerken verzoek huuropzegging Archiveer het huuropzeggingsbericht in het hiervoor bestemde systeem. Input: Bevestigde huuropzegging Output: Gearchiveerde huuropzegging Deze stap wordt veelal geautomatiseerd verwerkt. (BusinessProcess) Archiveren huuropzegging Stuur de vertrekkende huurder een bevestiging van de huuropzegging. Neem contact op met de vertrekkende huurder om diens nieuwe adres te controleren en een einddatum af te spreken. Communiceer ook het vervolgtraject, bijvoorbeeld voor: Voorinspectie EPA-label inspectie Verkoopproces Planning mutatiewerkzaamheden Asbestinventarisatie Input: Verwerkte huuropzegging Output: Bevestigde huuropzegging Variant: Bij sommige corporaties wordt de huurder persoonlijk gecontacteerd om de vervolgstappen te bespreken. Dit kan dan een aparte stap ‘contacteren huurder’ zijn. Inspiratie: De bevestiging van een huuropzegging kan ook een trigger zijn voor het proces van asbestinventarisatie wanneer het een eenheid betreft van voor een bepaald bouwjaar. (BusinessProcess) Bevestigen huuropzegging Deze processtap is slechts visueel weergegeven maar dient tzt vervangen te worden door een unieke processtap of kan komen te vervallen als blijkt dat het proces minder processtappen bevat dan thans weergegeven. (BusinessProcess) Processtap Aantal werkdagen waarbinnen er contact is geïnitieerd met de vertrekkende huurder voor het bevestigen van de huuropzegging en eventuele te nemen vervolgstappen. (Value) Tijdigheid bevestiging opzeggen BusinessEvent Verzoek beeïndigen huurovereenkomst verwerkt ArchiMateNote Proces-indicator 'Doorlooptijd publicatie tot acceptatie' wordt afgeleid van het bedrijfsproces 'Werven en selecteren kandidaten': Procesboek: Te publiceren eenheid (BusinessEvent) Eenheid voor publicatie beschikbaar gesteld Procesboek: Te matchen eenheid dit was 'Eenheid klaar voor verhuur' maar omdat dit proces ook voor te verkopen eenheden/appartementsrechten toegepast kan worden is de naam van de gebeurtenis generieker geformuleerd (BusinessEvent) Eenheid voor matching beschikbaar gesteld Werven en selecteren kandidaten is het bedrijfsproces waarmee beschikbaar komend vastgoed op basis van vooraf vastgestelde kaders inclusief vigerende wet- en regelgeving wordt aangeboden en geïnteresseerde kandidaten worden verzameld om vervolgens op basis van vooraf gestelde criteria de volgorde wordt bepaald welke kandidaat als eerste recht heeft ( de gegadigde) om in aanmerking te komen voor de te verhuren/verkopen vastgoedeenheid (BusinessProcess) Werven en selecteren kandidaten Publiceren eenheid bevat alle processtappen die nodig zijn om een te verhuren eenheid te publiceren, zodat geïnteresseerde huurders erop kunnen reageren. Dit proces wordt gevolgd voor te verhuren eenheden, ofwel als gevolg van een huuropzegging, ofwel wanneer er sprake is van een nieuwe eenheid (nieuwbouw, aankoop). Niet alle toewijzingsmodellen vragen om het volledig volgen van alle processtappen. In dit referentieproces wordt uitgegaan van het Aanbodmodel (Wachttijdmodel). Overige modellen kunnen aanleiding geven tot het overslaan van stappen of een geheel andere variant van dit proces. (BusinessProcess) Publiceren eenheid Opstellen kandidatenlijst bevat alle processtappen die nodig zijn om voor een te verhuren eenheid te komen tot een lijst met passende kandidaten. Het proces kan volgen op proces Publiceren eenheid, maar ook wanneer een eenheid niet gepubliceerd is, moeten de (niet optionele) stappen in dit proces doorlopen worden om te komen tot een passende toewijzing. Ook wanneer er maar één kandidaat is, spreken we van een kandidatenlijst. (BusinessProcess) Opstellen kandidatenlijst Bepalen kandidaat levert een definitieve gegadigde op die de eenheid gaat huren na ondertekening van het contract. Het proces volgt op Opstellen kandidatenlijst. Ook wanneer er maar één kandidaat is, spreken we van een kandidatenlijst. (BusinessProcess) Bepalen kandidaat Procesboek: Definitieve kandidatenlijst (BusinessEvent) Kandidatenlijst definitief gemaakt Gemiddelde doorlooptijd van publicatie tot acceptatie van de eenheid in dagen. (Value) Doorlooptijd publicatie tot acceptatie BusinessEvent Eenheid gepubliceerd In procesenboek: Voorlopig geaccepteerde kandidaat Dit betreft de kandidaat die aan de voorwaarden voldoet en op basis daarvan recht heeft om de eenheid te gaan huren oftewel de gegadigde voor de beschikbare eenheid. Indien de gadigde afziet van zijn of haar recht, dan is de eerstvolgende kandidaat op de kandidatenlijst die voldoet aan de gestelde voorwaarden de nieuwe 'gegadigde' (BusinessEvent) Kandidaat voorlopig geaccepteerd ArchiMateNote Procesindicator '% aansluitende verhuringen' wordt afgeleid van stuurscenario 'Verhuurmutatie' waarvan 10 bedrijfsprocessen onderdeel (kunnen) uitmaken: Percentage van de woningen die aansluitend op de technisch gereeddatum verhuurd worden. (Value) % Aansluitende verhuringen De verzameling processen van huuropzegging t/m nieuwe verhuring van een verhuurbare eenheid waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Voor het verhuren van vastgoed zijn woningcorporaties aan verschillende wet- en regelgevingen gebonden. Zeker als het sociale huurwoningen betreffen. Vrijkomende woningen kunnen via woonruimteverdeelsystemen waarin meerdere woningcorporaties samenwerken aangeboden worden aan de markt. Er zijn ook woningcorporaties die zelf hun woningaanbod aan de markt aanbieden. Er zijn woningcorporaties die beide doen, bijvoorbeeld sociale woningen via het ‘regionale’ verdeelsysteem en de vrije sector huur via andere kanalen. En voor bijvoorbeeld studentenhuisvesting en woongroepen kan voor coöptatie worden gekozen waarbij de zittende huurders een kandidaat voordraagt aan de woningcorporatie. Regelmatig hebben woningcorporaties voor een kandidaat met een urgentie een inspanningsverplichting waardoor de eerst vrijkomende woning die voldoet aan de voorwaarden direct aangeboden moet worden. Zodra de kandidaat bekend is die in aanmerking komt voor de vrijkomende woning, vindt een klantoverdracht plaats naar de woningcorporatie die de kandidaat definitief de woning gaat toewijzen. Het opstellen, doornemen en ondertekenen van de huurovereenkomst is een generiek verhuurproces. Immers de vastgoedkenmerken, huurvoorwaarden, type overeenkomst liggen vooraf al vast en hoeven alleen verrijkt te worden met de gegevens van de kandidaat huurder. Zodra de verhuring formeel is geregeld moet de sleutel worden overhandigd en de diverse bewijslast worden geadministreerd waaruit afgeleid kan worden dat de verhuring conform de spelregels heeft plaatsgevonden. Zodra de huurovereenkomst wordt beëindigd, dan gaan verschillende processen bij de woningcorporatie bijna gelijktijdig van start. Met de vertrekkende huurder op wiens verzoek de huurovereenkomst wordt beëindigd worden afspraken gemaakt in welke toestand de huureenheid opgeleverd moet worden aan de woningcorporatie. De woningcorporatie grijpt een huurmutatie ook aan om werkzaamheden aan de eenheid uit te voeren om de eenheid verhuurklaar te maken. Ook de huurprijs wordt conform het huurbeleid geharmoniseerd en kan vervolgens weer aangeboden worden aan de markt. Omdat leegstand huurderving impliceert, sturen veel woningcorporaties op zoveel mogelijk aansluitend verhuren. Dat betekent dat op verschillende parallel lopende processen integraal gestuurd moet worden. In CORA heet dit stuurscenario ‘verhuurmutatie’. (BusinessInteraction) Verhuurmutatie Inschrijven woningzoekenden is het bedrijfsproces waarmee personen en (te vormen) huishoudens worden geregistreerd als woningzoekende inclusief de woonwensen (BusinessProcess) Inschrijven woningzoekenden Werven en selecteren kandidaten is het bedrijfsproces waarmee beschikbaar komend vastgoed op basis van vooraf vastgestelde kaders inclusief vigerende wet- en regelgeving wordt aangeboden en geïnteresseerde kandidaten worden verzameld om vervolgens op basis van vooraf gestelde criteria de volgorde wordt bepaald welke kandidaat als eerste recht heeft ( de gegadigde) om in aanmerking te komen voor de te verhuren/verkopen vastgoedeenheid (BusinessProcess) Werven en selecteren kandidaten Verhuren eenheden is het bedrijfsproces waarmee aangaan en beëindigen van de huurovereenkomst met huurders wordt gerealiseerd inclusief het in rekening brengen van de netto huur (BusinessProcess) Verhuren eenheden Coördineren mutatieonderhoud is het bedrijfsproces waarmee de coördinatie van uit te voeren onderhoudswerkzaamheden wordt verricht aan eenheden waarvan de huurovereenkomst is beëindigd en indien van toepassing in rekening worden gebracht bij die vertrekkende huurder. De coördinatie betreft het in behandeling nemen, diagnositeren van de eventueel te verhalen schade, het aansturen van de feitelijke reparatie en indien van toepassing het in rekening brengen van de kosten van de schade bij de vertrekkende contractant. (BusinessProcess) Coördineren mutatieonderhoud Uitvoeren onderhoudsorder is het bedrijfsproces waarmee onderhoudsorders technisch worden gerealiseerd (BusinessProcess) Uitvoeren onderhoudsorder Voeren debiteurenbeheer is het bedrijfsproces waarmee alle activiteiten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat openstaande facturen tijdig betaald worden inclusief een correcte archivering van de boekhoudkundige stukken. (BusinessProcess) Voeren debiteurenbeheer Voeren crediteurenbeheer is het bedrijfsproces waarmee het controleren, scannen, inboeken en betaalbaar stellen van inkoopfacturen wordt gerealiseerd inclusief het onderhouden van contacten met de bedrijven en externe leveranciers over betaling van facturen en het zorg dragen voor een correcte archivering van de boekhoudkundige stukken. (BusinessProcess) Voeren crediteurenbeheer Voeren financiële administratie is het bedrijfsproces waarmee alle inkomende en uitgaande facturen worden verwerkt in het grootboek, ten einde jaarlijks de verlies- en winstrekening van de organisatie te kunnen opmaken. (BusinessProcess) Voeren financiële administratie Inspecteren vastgoed is het werkproces waarbij bouwkundige elementen, bouwdelen en installaties van vastgoed wordt geïnspecteerd en afhankelijk van de reden voor inspectie oorzaak en gevolgen van schade en/of storingen worden onderzocht ten einde een diagnose te stellen respectievelijk de technische staat aan de hand van criteria te beoordelen en daarover te rapporteren (BusinessProcess) Inspecteren vastgoed Registreren vastgoed is het bedrijfsproces waarbij mutaties aan bestaande of registraties van nieuwe bouwkundige elementen, bouwdelen en installaties worden geadministreerd in de vastgoedadministratie. (BusinessProcess) Registreren vastgoed ArchiMateNote Ieder bedrijfsproces (al dan niet als onderdeel van een procesketen of stuurscenario) wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van één (hoof)bedrijfsfunctie: De verzameling processen van huuropzegging t/m nieuwe verhuring van een verhuurbare eenheid waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Voor het verhuren van vastgoed zijn woningcorporaties aan verschillende wet- en regelgevingen gebonden. Zeker als het sociale huurwoningen betreffen. Vrijkomende woningen kunnen via woonruimteverdeelsystemen waarin meerdere woningcorporaties samenwerken aangeboden worden aan de markt. Er zijn ook woningcorporaties die zelf hun woningaanbod aan de markt aanbieden. Er zijn woningcorporaties die beide doen, bijvoorbeeld sociale woningen via het ‘regionale’ verdeelsysteem en de vrije sector huur via andere kanalen. En voor bijvoorbeeld studentenhuisvesting en woongroepen kan voor coöptatie worden gekozen waarbij de zittende huurders een kandidaat voordraagt aan de woningcorporatie. Regelmatig hebben woningcorporaties voor een kandidaat met een urgentie een inspanningsverplichting waardoor de eerst vrijkomende woning die voldoet aan de voorwaarden direct aangeboden moet worden. Zodra de kandidaat bekend is die in aanmerking komt voor de vrijkomende woning, vindt een klantoverdracht plaats naar de woningcorporatie die de kandidaat definitief de woning gaat toewijzen. Het opstellen, doornemen en ondertekenen van de huurovereenkomst is een generiek verhuurproces. Immers de vastgoedkenmerken, huurvoorwaarden, type overeenkomst liggen vooraf al vast en hoeven alleen verrijkt te worden met de gegevens van de kandidaat huurder. Zodra de verhuring formeel is geregeld moet de sleutel worden overhandigd en de diverse bewijslast worden geadministreerd waaruit afgeleid kan worden dat de verhuring conform de spelregels heeft plaatsgevonden. Zodra de huurovereenkomst wordt beëindigd, dan gaan verschillende processen bij de woningcorporatie bijna gelijktijdig van start. Met de vertrekkende huurder op wiens verzoek de huurovereenkomst wordt beëindigd worden afspraken gemaakt in welke toestand de huureenheid opgeleverd moet worden aan de woningcorporatie. De woningcorporatie grijpt een huurmutatie ook aan om werkzaamheden aan de eenheid uit te voeren om de eenheid verhuurklaar te maken. Ook de huurprijs wordt conform het huurbeleid geharmoniseerd en kan vervolgens weer aangeboden worden aan de markt. Omdat leegstand huurderving impliceert, sturen veel woningcorporaties op zoveel mogelijk aansluitend verhuren. Dat betekent dat op verschillende parallel lopende processen integraal gestuurd moet worden. In CORA heet dit stuurscenario ‘verhuurmutatie’. (BusinessInteraction) Verhuurmutatie Het zorgdragen voor het verhuur van het vastgoed van de woningcorporatie aan doelgroepen van beleid. (BusinessFunction) Vastgoedverhuur Het zorgdragen voor het verhuur van het vastgoed van de woningcorporatie aan doelgroepen van beleid. (BusinessFunction) Contracteren Verhuren eenheden is het bedrijfsproces waarmee aangaan en beëindigen van de huurovereenkomst met huurders wordt gerealiseerd inclusief het in rekening brengen van de netto huur (BusinessProcess) Verhuren eenheden Het zorgdragen voor het technisch onderhoud van het vastgoed van de woningcorporaties inclusief de installaties. (BusinessFunction) Vastgoedonderhoud Het realiseren van onderhoudswerkzaamheden aan vastgoed inclusief installaties waarvoor opdracht is verstrekt door de vastgoedeigenaar (de woningcorporatie of de VvE). (BusinessFunction) Realisatie onderhoudsorder Uitvoeren onderhoudsorder is het bedrijfsproces waarmee onderhoudsorders technisch worden gerealiseerd (BusinessProcess) Uitvoeren onderhoudsorder Het zorgdragen van de realisatie van het onderhoud aan vastgoedeenheden met als doel betreffende eenheden (opnieuw) te verhuren of te verkopen. (BusinessFunction) Coördinatie mutatieonderhoud Coördineren mutatieonderhoud is het bedrijfsproces waarmee de coördinatie van uit te voeren onderhoudswerkzaamheden wordt verricht aan eenheden waarvan de huurovereenkomst is beëindigd en indien van toepassing in rekening worden gebracht bij die vertrekkende huurder. De coördinatie betreft het in behandeling nemen, diagnositeren van de eventueel te verhalen schade, het aansturen van de feitelijke reparatie en indien van toepassing het in rekening brengen van de kosten van de schade bij de vertrekkende contractant. (BusinessProcess) Coördineren mutatieonderhoud Het zorgdragen van vraag en aanbod van vastgoed binnen gestelde kaders (BusinessFunction) Vastgoedbemiddeling Het zorgdragen dat het beschikbaar komende aanbod van vastgoedeenheden wordt aangeboden aan de klant(groep) die daar conform de wens van de klant(groep) én vigerende wet- en regelgeving het beste op aansluit. (BusinessFunction) Matching Inschrijven woningzoekenden is het bedrijfsproces waarmee personen en (te vormen) huishoudens worden geregistreerd als woningzoekende inclusief de woonwensen (BusinessProcess) Inschrijven woningzoekenden Werven en selecteren kandidaten is het bedrijfsproces waarmee beschikbaar komend vastgoed op basis van vooraf vastgestelde kaders inclusief vigerende wet- en regelgeving wordt aangeboden en geïnteresseerde kandidaten worden verzameld om vervolgens op basis van vooraf gestelde criteria de volgorde wordt bepaald welke kandidaat als eerste recht heeft ( de gegadigde) om in aanmerking te komen voor de te verhuren/verkopen vastgoedeenheid (BusinessProcess) Werven en selecteren kandidaten Het zorgdragen voor alle inkomende betalingen en uitgaande facturen. (BusinessFunction) Financiën primair Het zorgdragen van de debiteuren administratie en daaruit voortkomende werkzaamheden alsmede het signaleren van ontstane achterstanden. (BusinessFunction) Debiteurenbeheer Voeren debiteurenbeheer is het bedrijfsproces waarmee alle activiteiten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat openstaande facturen tijdig betaald worden inclusief een correcte archivering van de boekhoudkundige stukken. (BusinessProcess) Voeren debiteurenbeheer BusinessFunction ... BusinessFunction ... Deze processtap is slechts visueel weergegeven maar dient tzt vervangen te worden door een unieke processtap of kan komen te vervallen als blijkt dat het proces minder processtappen bevat dan thans weergegeven. (BusinessProcess) Processtap ArchiMateNote Het bedrijfsproces waarvan het wewrkproces onderdeel uitmaakt) genereert de dienst (waarvan de bedrijfsservice onderdeel uitmaakt) Werven en selecteren kandidaten is het bedrijfsproces waarmee beschikbaar komend vastgoed op basis van vooraf vastgestelde kaders inclusief vigerende wet- en regelgeving wordt aangeboden en geïnteresseerde kandidaten worden verzameld om vervolgens op basis van vooraf gestelde criteria de volgorde wordt bepaald welke kandidaat als eerste recht heeft ( de gegadigde) om in aanmerking te komen voor de te verhuren/verkopen vastgoedeenheid (BusinessProcess) Werven en selecteren kandidaten De gematchte eenheid is de combinatie beschikbare eenheid en beschikbare kandidaten waarbij de volgorde van matches op basis van vooraf gestelde criteria en volgordebepaling bekend is. De kandidaat weet hiermee of deze in aanmerking (kan) komen voor deze eenheid. De gegadigde is de kandidaat die de beschikbare eenheid daadwerkelijk krijgt aangeboden. (BusinessService) Gematchte eenheid TriggeringRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship status taak gerealiseerd TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship AssociationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship Realiseert Deze svg is op 06-04-2024 06:43:26 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 06-04-2024 06:43:26 CEST


Legenda




   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   

   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   
   

   
   

   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
Klik hier om de technische details van deze view te tonen.
ArchiMate-modellen > CORA 4.3 > Views > Tekenconventies processen

ArchiMate-view Tekenconventies processen

In Archimate hebben we er voor gekozen processen uit te werken tot het niveau van processtappen. Dit is voor de referentiearchitectuur nodig omdat:

  1. in een processtap een gebeurtenis kan voorkomen die een nieuw werkproces opstart en daarvoor de begingebeurtenis is;
  2. output van een processtap input kan zijn voor een volgende processtap maar alleen als die 'altijd' volgordelijk zijn en er dus een triggerrelatie getoond mag worden. Is er geen volgordelijkeheid (bijvoorbeeld om dat de stappen optioneel zijn), dan wordt er geen trigger relatie getekend.
  3. processen een beoogd resultaat realiseren (een dienst of een bedrijfsservice) en pas ten einde komen als ook de eindgebeurtenis wordt behaald. We laten de realisatie relatie zien waar die aan de orde is;
  4. de bedrijfsfunctie die nodig is om een resultaat te leveren en dus expertise heeft voor het proces komen in de sjablonen procesketens en stuurscenario's voor. Daarmee wordt inzichtelijk gemaakt welke bedrijfsfuncties nodig zijn het de beoogde eindresultaat te kunnen leveren
Elementtype  : ArchiMateView
Element-id  : Id-dc802d86-da24-1d5d-97a0-0ad882db6055
ArchiMate-model  : CORA 4.3
Label  : Tekenconventies processen
ArchiMate-gezichtspunt  : Business Process Cooperation

Elementen


Relaties


Overgenomen van "https://www.coraveraonline.nl/index.php?title=Id-dc802d86-da24-1d5d-97a0-0ad882db6055&oldid=151556"
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 17:43.
Nora-familie.png CORA & VERA zijn onderdeel van de NORA-familie↗