003c Vaststellen MJOB

CORA 4.3

Kennismodel

Type Werkproces

ArchiMate

Elementtype: ArchiMateView
Element-id: Id-8b7be282-119d-70cf-6244-7d4ce0ea0941
ArchiMate-model: CORA 4.3

Downloads

Werkproces 003c Vaststellen MJOB als SVG

003c Vaststellen MJOB

Elementen

Actueel vastgoedbezit (Representation)
Actuele normbedragen (Representation)
Administratief vastleggen MJOB (BusinessProcess, Leg de MJOB administratief vast in het desbetreffende systeem, met de juiste coderingen, indien nodig gesplitst in Onderhoud en Investeringen en met de juiste fiscale registraties. Input: Vastgestelde MJOB Output: Geadministreerde MJOB)
Analyse dagelijks- en mutatieonderhoud (Representation)
BIM (Aedes ILS) (Representation)
Begroting (Representation)
Begroting meerjaren-onderhoudsplan (BusinessService, Het 'begroting meerjaren-onderhoudsplan' betreft de opsomming van mogelijke en beoogde planmatige onderhoudswerkzaamheden om het vastgoed de gehele exploitatieperiode in conditie te houden en wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld.)
Begroting versus realisatie (Value, De in de JOB van het voorliggende jaar begrote kosten versus de werkelijke realisatie. Dit als input voor de inschattingen in de huidige MJOB.)
Bepaling MJOB (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van uit te voeren activiteiten per complex/gebouw/bouwdeel/bouwkundig element, kostprijs, aantal en beoogd jaar van uitvoering.)
Bouwdelen (Representation)
Bouwdelen volgens NL/SfB classificatie (Representation)
Bouwkundig element(en) (Representation)
Budgetplafond (Representation)
Communiceren MJOB (BusinessProcess, Draag zorg voor interne communicatie van de uiteindelijke MJOB en waar nodig of gewenst ook voor externe communicatie, naar bijvoorbeeld de huurdersraad of bewonerscommissies. Actualiseer complexbeheerplannen op basis van de MJOB en voorzie het Klantcontactcentrum van nieuwe informatie om vragen over geplande onderhoudswerkzaamheden te kunnen beantwoorden. Input: Vastgesteld Voorkeursscenario MJOB Output: Gecommuniceerde MJOB, Geactualiseerde complexbeheerplannen)
Complexbeheerplan(nen) (incl. onderhoudsbudget) (Representation)
Complexrisico’s (Representation)
Conditie-informatie complexen (Representation)
Conditiescores (Representation)
Financiële planning (Representation)
Flora & Fauna onderzoeksuitkomsten (Representation)
Formats (Representation)
Foto('s) (Representation)
Garanties en de realisatie van vorige onderhoudsbeurten (Representation)
Gebiedsvisie (Representation)
Grenzen kaderbrief (Value, Begrote kosten in de MJOB ten opzichte van het in de kaderbrief van dat jaar meegegeven budgetplafond.)
Gunning inspectieorder (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het vastleggen welke leverancier geselecteerd is om de beoogde vastgoedinspectie te gaan uitvoeren en het informeren van de leveranciers of zij betreffende vastgoedinspectie wel of niet mogen gaan leveren.)
Gunning inspectieorder conditiemeting (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het vastleggen welke leverancier geselecteerd is om de beoogde conditiemeting te gaan uitvoeren en het informeren van de leveranciers of zij betreffende conditiemeting wel of niet mogen gaan leveren.)
Indienen MJOB (BusinessProcess, Dien de MJOB in ter vaststelling conform het begrotingsproces. Input: MJOB Output: Vastgestelde MJOB)
Informatie van contractpartners, zoals over installaties, gevels en daken (Representation)
Input Contractonderhoud (Representation)
Input uit uitgevoerd Planmatig Onderhoud (realisatie JOB voorgaande jaar) op het gebied van uitgevoerd werk, maar bijvoorbeeld ook de vergelijking tussen begrote en werkelijke kosten (Representation)
Inspectieresultaten (Representation)
Interne input zoals sociaal beheer, bewonerscommissies, Klanttevredenheidsonderzoeken (Representation)
Kaderbrief (Representation)
Kwaliteitscriteria (Representation)
MJOB (Representation)
MJOB vastgesteld (BusinessEvent, Procesboek: Vastgestelde MJOB)
MJOB versus norm en kengetal eenheid (Value, Verhouding tussen begrote kosten per eenheid ten opzichte van de Onderhoudsnorm en kengetal per eenheid per tijdsvak.)
Nieuwe jaarcyclus vereist (BusinessEvent, Procesboek: Nieuwe jaarcyclus)
Notificering MJOB (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van de organisatie dat de nieuwe MJOB is vastgesteld.)
Notificering complexbeheerplan (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van de organisatie dat het complexbeheerplan is geactualiseerd bijvoorbeld als gevolg van een nieuwe vastgestelde MJOB.)
Notificering orderverstrekking (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van leverancier/ketenpartner/bedrijfsfunctie dat opdracht wordt verleend betreffende order uit te laten voeren.)
Opdrachtbevestiging conditiemeting (Representation)
Opstellen en toetsen MJOB en scenario's (BusinessProcess, Stel de MJOB op dan wel actualiseer deze, op basis van de verzamelde informatie, de conditiemeting en eventueel inspecties, door het voorstellen van technische ingrepen plus begrote kosten (meestal op basis van eenheidsprijzen) en de (gewijzigde) planningen. Vervolgens wordt de conceptversie besproken, beoordeeld en getoetst (aan jaarplanbrief, kaders en beleid) door verschillende (interne) betrokkenen. Dit kan leiden tot aanpassingen welke worden doorgevoerd, waarna wederom een beoordeling plaatsvindt. Dit is een iteratief proces, mogelijk ook samen met stap Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP), dat meerdere malen doorlopen kan worden tot er een eerste concept MJOB ligt. Vaak wordt hier ook al het MT in meegenomen. Veelal wordt er gewerkt met meerdere scenario’s waar vervolgens een keuze uit gemaakt moet worden. Input: Informatie over vastgoedconditie Output: Scenario’s, Concept MJOB)
Overige input uit beleid en organisatiestrategie (Representation)
Planning Groot Onderhoud en renovatie (Representation)
Planning verduurzamingsmaatregelen (Representation)
Plattegrond(en) (Representation)
Rapport conditiemeting (Representation)
Risicocriteria (Representation)
Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) (BusinessProcess, De concept MJOB danwel meerdere scenario’s worden getoetst aan c.q. doorgerekend in relatie tot de totale financiële meerjarenplanning van de corporatie. Pas hierbij de juiste coderingen voor bijvoorbeeld Onderhoud en Investeringen toe. Dat is van belang omdat in de uitvoering steeds vaker renovatie- en verduurzamingswerkzaamheden worden gecombineerd met werkzaamheden voor Planmatig Onderhoud. De uitgevoerde toets leidt uiteindelijk tot een voorkeursscenario. Stappen Opstellen en toetsen MJOB en scenario's en Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) kunnen meerdere keren als een cyclus doorlopen worden tot er een voorkeursscenario is. Input: Scenario’s / Concept MJOB Output: Voorkeursscenario)
Toetsing financiële planning (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of het opgestelde scenario voldoet aan de kaders van de financiële planning.)
Toetsing inputdocumentatie (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of en welke inputdocumentatie geraadpleegd wordt.)
Uitvoeren inspectie element (BusinessProcess, INDIEN INSPECTEREN ELEMENT: Inspecteer het in de reparatiemelding genoemde defecte element in de eenheid. Input: Voorbereidde inspectie Output: Inspectieresultaten/-rapport Hanteer bij het inspecteren van elementen de binnen de corporatie vastgestelde eisen voor basiskwaliteit. INDIEN VASTSTELLEN MJOB: Aanvullend op de conditiemeting kan vastgoed worden geïnspecteerd om te bepalen welke werkzaamheden er nodig zijn om de gewenste kwaliteit en conditie te behalen. Veelal wordt deze inspectie gebruikt om door het systeem voorgestelde maatregelen te toetsen of extra informatie te verzamelen wanneer een complex niet recentelijk onderdeel is geweest van de conditiemeting. Hoe deze inspectie exact vorm wordt gegeven, verschilt per corporatie. Een uitwerking van dit deel van het inspectieproces is hier niet opgenomen. Input: Gestart MJOB proces Output: Uitgevoerde inspectie Variant: De inspecties worden door sommige corporaties uitgevoerd bij het vertalen van de MJOB naar de JOB.)
VIP (Representation)
Vastgoed dat bijvoorbeeld vanwege projecten of afstoting niet meegenomen hoeft te worden in de MJOB (Representation)
Vaststellen Meerjaren-onderhoudsbegroting (BusinessProcess, Vaststellen MJOB bestaat uit de processtappen die nodig zijn om jaarlijks de MJOB op te stellen c.q. te actualiseren en vast te stellen. Het MJOB-proces is een continue cyclus die een corporatie jaarlijks doorloopt en die over het algemeen op een bepaald moment in de tijd start. Per corporatie kan dat moment verschillen. Input voor de MJOB is in ieder geval het Strategische Voorraadbeleid danwel de portefeuillestrategie. Periodiek komen dezelfde complexen terug in de MJOB voor bepaalde werkzaamheden.)
Vaststellen voorkeursscenario MJOB (BusinessProcess, Stel het uit stap Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) voortgekomen voorkeursscenario vast. Input: Voorkeurscenario Output: Vastgesteld voorkeursscenario MJOB)
Verstrekken opdracht conditiemeting (BusinessProcess, Om input voor de MJOB te verzamelen, is het nodig de conditie van het bezit te kennen. Als input voor de MJOB kan opdracht tot het intern of extern uitvoeren van een conditiemeting worden verstrekt. Input: Verzamelde informatie Output: Verstrekte opdracht tot uitvoeren conditiemeting Variant: Bij het volledig conform RGS werken kan ervoor gekozen worden om de conditiemeting niet meer zelf te laten uitvoeren. In dat geval kunnen de partners verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van de complexcondities op basis van een conditiemeting of schouw. Bij hybride vormen, bijvoorbeeld wanneer alleen bij bepaalde complexen of voor bepaalde werkzaamheden conform RGS wordt gewerkt, zal er zowel van de partners informatie moeten komen als vanuit de interne organisatie. De conditiemeting kan ook jaarlijks standaard ingepland zijn, waardoor een expliciete opdracht niet nodig is. Inspiratie: Automatiseer de overdracht van de informatie van de partners, zodat dit direct kan worden verwerkt in de MJOB-software.)
Verwerken resultaten conditiemeting (BusinessProcess, Verwerken de resultaten van de conditiemeting in het systeem. Input: Uitgevoerde conditiemeting Output: Verwerkte resultaten conditiemeting Het is ook mogelijk om tijdens het uitvoeren van de conditiemeting alle gegevens al in een systeem te verwerken. Dan is deze stap hier niet meer nodig. Een andere mogelijkheid is om bij het verwerken van de conditiemeting voorgestelde ingrepen al te koppelen aan normbedragen (prijzenboek) om zo meteen een financieel inzicht te hebben.)
Verwerking MJOB (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van)
Verwerking complexbeheerplannen (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren of bewerken en opslaan van de onderhouds- en/of beheeractiviteiten die gepland worden.)
Verwerking resultaat conditiemeting (ApplicationService, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van de scores van de conditie per bouwdeel/bouwkundig element van geinspecteerd vastgoed.)
Verzamelen informatie eenheden en beleid (BusinessProcess, Verzamel alle informatie benodigd voor het opstellen van de MJOB. Input: Moment in de tijd Output: Verzamelde informatie Inspiratie: De kwaliteit van de aangeleverde informatie is essentieel voor een zo accuraat mogelijke MJOB. Met name de datakwaliteit van vastgoedgegevens is een thema dat bij corporaties hoog op de agenda staat. Er zijn verschillende manieren om de datakwaliteit te controleren. Dit kan door middel van de inzet van analisten, het gebruik van controlerapporten, het automatiseren en inrichten van processen rondom het beheer van datakwaliteit. In de risicoparagraaf wordt ingegaan op enkele concrete risico’s en mogelijke beheersmaatregelen. Het proces MJOB kan ook opgestart worden wanneer er nieuw vastgoed is opgeleverd. Dit zorgt namelijk voor wijzigingen in de MJOB ten opzichte van het voorgaande jaar.)

Relaties

Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Input Contractonderhoud (AccessRelationship)
Opstellen en toetsen MJOB en scenario's verwerkt MJOB (AccessRelationship)
Verstrekken opdracht conditiemeting verwerkt Conditie-informatie complexen (AccessRelationship)
Bepaling MJOB bedient Opstellen en toetsen MJOB en scenario's (ServingRelationship)
Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) verwerkt MJOB (AccessRelationship)
Verwerking MJOB bedient Administratief vastleggen MJOB (ServingRelationship)
Toetsing inputdocumentatie bedient Verzamelen informatie eenheden en beleid (ServingRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Actueel vastgoedbezit (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Interne input zoals sociaal beheer, bewonerscommissies, Klanttevredenheidsonderzoeken (AccessRelationship)
Notificering orderverstrekking bedient Uitvoeren inspectie element (ServingRelationship)
Verstrekken opdracht conditiemeting verwerkt Risicocriteria (AccessRelationship)
Grenzen kaderbrief is gerelateerd aan Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) (AssociationRelationship)
Nieuwe jaarcyclus vereist leidt tot Vaststellen Meerjaren-onderhoudsbegroting (TriggeringRelationship)
Toetsing financiële planning bedient Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) (ServingRelationship)
Verwerking MJOB bedient Vaststellen voorkeursscenario MJOB (ServingRelationship)
Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) verwerkt Financiële planning (AccessRelationship)
Opstellen en toetsen MJOB en scenario's leidt tot Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) (TriggeringRelationship)
Verwerken resultaten conditiemeting verwerkt VIP (AccessRelationship)
Opstellen en toetsen MJOB en scenario's verwerkt Bouwdelen (AccessRelationship)
Verwerking MJOB bedient Indienen MJOB (ServingRelationship)
Verstrekken opdracht conditiemeting verwerkt Kwaliteitscriteria (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Informatie van contractpartners, zoals over installaties, gevels en daken (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Kaderbrief (AccessRelationship)
Toetsen aan financiële meerjarenplanning (FMP) leidt tot Vaststellen voorkeursscenario MJOB (TriggeringRelationship)
Uitvoeren inspectie element verwerkt Conditiescores (AccessRelationship)
Verwerken resultaten conditiemeting verwerkt Bouwdelen volgens NL/SfB classificatie (AccessRelationship)
Begroting versus realisatie is gerelateerd aan Verzamelen informatie eenheden en beleid (AssociationRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Complexbeheerplan(nen) (incl. onderhoudsbudget) (AccessRelationship)
Verwerken resultaten conditiemeting verwerkt Rapport conditiemeting (AccessRelationship)
Indienen MJOB verwerkt MJOB (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Budgetplafond (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Analyse dagelijks- en mutatieonderhoud (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Flora & Fauna onderzoeksuitkomsten (AccessRelationship)
Verstrekken opdracht conditiemeting verwerkt BIM (Aedes ILS) (AccessRelationship)
Indienen MJOB verwerkt Begroting (AccessRelationship)
Gunning inspectieorder bedient Uitvoeren inspectie element (ServingRelationship)
Gunning inspectieorder conditiemeting bedient Verstrekken opdracht conditiemeting (ServingRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Input uit uitgevoerd Planmatig Onderhoud (realisatie JOB voorgaande jaar) op het gebied van uitgevoerd werk, maar bijvoorbeeld ook de vergelijking tussen begrote en werkelijke kosten (AccessRelationship)
Vaststellen Meerjaren-onderhoudsbegroting realiseert Begroting meerjaren-onderhoudsplan (RealizationRelationship)
Opstellen en toetsen MJOB en scenario's verwerkt Risicocriteria (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Overige input uit beleid en organisatiestrategie (AccessRelationship)
Opstellen en toetsen MJOB en scenario's verwerkt Bouwkundig element(en) (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Actuele normbedragen (AccessRelationship)
Notificering MJOB bedient Communiceren MJOB (ServingRelationship)
Opstellen en toetsen MJOB en scenario's verwerkt Conditiescores (AccessRelationship)
Uitvoeren inspectie element verwerkt Inspectieresultaten (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Complexrisico’s (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Planning Groot Onderhoud en renovatie (AccessRelationship)
Verstrekken opdracht conditiemeting verwerkt Formats (AccessRelationship)
Verstrekken opdracht conditiemeting verwerkt Opdrachtbevestiging conditiemeting (AccessRelationship)
Verwerking complexbeheerplannen bedient Communiceren MJOB (ServingRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Garanties en de realisatie van vorige onderhoudsbeurten (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Gebiedsvisie (AccessRelationship)
Verwerken resultaten conditiemeting verwerkt BIM (Aedes ILS) (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Planning verduurzamingsmaatregelen (AccessRelationship)
Communiceren MJOB verwerkt MJOB (AccessRelationship)
Verzamelen informatie eenheden en beleid verwerkt Vastgoed dat bijvoorbeeld vanwege projecten of afstoting niet meegenomen hoeft te worden in de MJOB (AccessRelationship)
Verstrekken opdracht conditiemeting verwerkt Plattegrond(en) (AccessRelationship)
Uitvoeren inspectie element verwerkt Kwaliteitscriteria (AccessRelationship)
Vaststellen Meerjaren-onderhoudsbegroting leidt tot MJOB vastgesteld (TriggeringRelationship)
Verwerking resultaat conditiemeting bedient Verwerken resultaten conditiemeting (ServingRelationship)
Administratief vastleggen MJOB verwerkt MJOB (AccessRelationship)
Notificering orderverstrekking bedient Verstrekken opdracht conditiemeting (ServingRelationship)
MJOB versus norm en kengetal eenheid is gerelateerd aan Opstellen en toetsen MJOB en scenario's (AssociationRelationship)
Notificering complexbeheerplan bedient Communiceren MJOB (ServingRelationship)
Vaststellen voorkeursscenario MJOB verwerkt MJOB (AccessRelationship)
Verstrekken opdracht conditiemeting verwerkt Foto('s) (AccessRelationship)
Indienen MJOB verwerkt Complexbeheerplan(nen) (incl. onderhoudsbudget) (AccessRelationship)
Verwerken resultaten conditiemeting verwerkt Conditiescores (AccessRelationship)
Opstellen en toetsen MJOB en scenario's verwerkt Kwaliteitscriteria (AccessRelationship)