Actualiseren vastgoedgegevens

ArchiMate-modellen > CORA 4.1 > BusinessProcesses > Actualiseren vastgoedgegevens
In deze baan worden de belangrijkste (proces/resultaat) kPi's gemodelleerd (ArchiMateNote) KPI's In deze baan worden de processen gemodelleerd (ArchiMateNote) Proces BusinessEvent Te actualiseren vastgoedgegevens Actualiseren Vastgoedgegevens is een proces dat wordt doorlopen nadat inspectie of onderhoud in een eenheid of complex is uitgevoerd. Alle essentiële vastgoedelementen welke tijdens de inspectie zijn opgenomen of door het onderhoud zijn aangepast, dienen in de registratie te worden geactualiseerd. Inspiratie: Digitalisering kan in dit proces enorm veel winst opleveren qua tijd, handelingen en datakwaliteit. Tijdens de voor- en eindinspectie bijvoorbeeld kunnen onderstaande gegevens al automatisch zijn verzameld, bijgewerkt en gecontroleerd. Vaak is de vastgoedregistratie versplinterd vastgelegd, verspreid over meerdere afdelingen en systemen. Door vastgoedgegevens te centraliseren voorkom je dubbele registratie en ben je verzekerd van eenduidige en actuele gegevens. Alle stappen in dit proces zijn als optioneel bestempeld, omdat niet bij iedere registratie alle gegevens hoeven worden bijgewerkt. Dat wil niet zeggen dat bijwerken van deze gegevens optioneel is. Aedes ILS: Belangrijk om van tevoren in te richten: waar wordt alle informatie vastgelegd en hoe? Aedes ILS is hierbij een handig hulpmiddel wat zich richt op het gestandaardiseerd vastleggen van (gewijzigde) objecten, bouwdelen en kenmerken/elementen. Meer informatie hierover is terug te vinden op de website van Aedes. Het actualiseren vraagt verder om (periodieke) interne datakwaliteitscontroles zoals controles op volledigheid, juistheid, consistentie, tijdigheid etc. (BusinessProcess) Actualiseren vastgoedgegevens Werk de plattegronden c.q. BIM-modellen bij op basis van de meest actuele informatie. Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte plattegronden eenheid (BusinessProcess) Bijwerken plattegronden Werk de vastgoedgegevens bij op basis van de meest actuele informatie, zoals de gegevens over badkamer, keuken en toilet en andere cartotheekitems zoals die van de technische installaties. Verder is het belangrijk om vooraf af te spreken welke vastgoedkenmerken en welke exacte gegevens bijgehouden dienen te worden. Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte vastgoedregistratie Met behulp van een app kan tijdens een inspectie eenvoudig worden langsgelopen welke vastgoedgegevens gecontroleerd moeten worden en kunnen deze gegevens naar andere systemen worden verzonden via koppelingen. (BusinessProcess) Bijwerken vastgoedregistratie Werk de woningwaardering bij op basis van de meest actuele informatie. Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte woningwaardering (WWS-punten) Het bijwerken van de woningwaardering kan gemakkelijk geautomatiseerd worden. Belangrijk is dat er daarbij een accorderingsstap wordt ingebouwd. (BusinessProcess) Bijwerken woningwaardering Wanneer de woningwaardering aangepast moet worden, kan hier een akkoord voor nodig zijn van de hiervoor aangewezen afdeling/persoon. Input: voorstel aanpassing woningwaardering Output: geaccordeerde woningwaardering (BusinessProcess) Accorderen woningwaardering Werk de foto’s bij op basis van de meest actuele informatie. Deze foto’s hebben een bredere toepassing: Advertentiedoeleinden. Naar de nieuwe huurder toe. Naar de aannemer toe. Vastlegging van de 'huidige' staat, met name gebruikt voor het aansprakelijk kunnen stellen van huurders voor schade nadat zij weer vertrekken uit de eenheid. Aan de hand van de doeleinden kunnen de foto’s op verschillende locaties worden opgeslagen. Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte foto’s Variant: Het vastleggen van foto's is nodig om de staat van de eenheid bij oplevering aan de klant vast te leggen. Doel hiervan is om in schadegevallen aansprakelijkheid te kunnen vaststellen. Foto's vastleggen is echter zeer tijdsintensief. De ene woningcorporatie kiest er daarom voor om de foto's niet vast te leggen en dus het risico te aanvaarden dat in bepaalde gevallen schades van bewoning niet te verhalen zijn. Andere woningcorporaties vinden de vastlegging juist wel heel essentieel. Ook zijn er corporaties die de verantwoordelijkheid voor de bewijslast bij de huurder leggen in geval van aansprakelijkheidsvraagstukken. Inspiratie: Er bestaan mogelijkheden om via een app de huurder zelf de foto’s te laten maken. Zo hoeft er geen afspraak gemaakt te worden en kunnen de beelden direct bij het juiste dossier terecht komen. Digitalisering kan ook een bijdrage leveren door foto’s automatisch op de juiste plek te laten archiveren. (BusinessProcess) Bijwerken foto's Werk informatie over aanwezige ZAV en WMO-aanpassingen bij op basis van de meest actuele informatie. Hierbij kan ook worden vastgelegd of een ZAV is goedgekeurd en of deze door de huurder verwijderd dient te worden bij vertrek. Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte informatie over ZAV en WMO-aanpassingen Het bijwerken hiervan kan meteen na de voorinspectie gebeuren, maar er zijn ook corporaties die dit pas bijwerken na sleuteluitgifte omdat pas dan de werkelijke staat van de eenheid na mutatieonderhoud zichtbaar is. (BusinessProcess) Bijwerken gegevens ZAV/WMO Werk de vastgoedgegevens bij op basis waarvan het EPA-label is vastgesteld. Dit label wordt verstrekt door een externe organisatie die de keuring uitvoert. Soms komt het voor dat tijdens de eerste inspectie blijkt dat aangetroffen energetische maatregelen van invloed zijn op het label en moet er een nieuw label aangevraagd worden. (NB. Het actualiseren van het EPA-label zelf is een apart proces). Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte informatie over EPA-label. Externe EPA-adviseur heeft toegang tot het systeem van de corporatie en uploadt zelf de geactualiseerde gegevens. Per mail wordt de woningcorporatie hierover geïnformeerd. (BusinessProcess) Bijwerken gegevens EPA label Los van de vaste onderdelen van de woninginspectie, kennen sommige corporaties ook een score of een categorie toe aan de woning, met als doel om beter onderhoud te kunnen voorspellen. Ook deze dient bijgewerkt te worden wanneer er zaken gewijzigd zijn in de woning. Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte kwaliteitsstaat Om zeker te zijn dat de kwaliteitsstaat van de eenheden in het systeem up-to-date is, kan een APK worden ingericht zodat de informatie niet alleen afkomstig is uit mutaties. (BusinessProcess) Bijwerken kwaliteitsstaat BusinessEvent Te actualiseren vastgoedgegevens verwerkt Dit betreft de mutaties in de administratie van alle relevante vastgoedkenmerken die de woningcorporatie beheerd om zicht te hebben en te houden op de samenstelling en kwaliteit van de gehele vastgoedportefeuille en eventuele betrokkenheid van derden (zoals VVE's). (BusinessService) Geactualiseerde vastgoedgegevens In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond (ArchiMateNote) Informatieobjecten Representation Eenheid Representation Vertrek Representation Plattegrond(en) Representation Aedes ILS Representation BIM Representation NEN 2580 Representation Bouwkundig element(en) Representation Collectief object Representation Cartotheek Representation Woningwaardering Representation Foto('s) Representation ZAV Representation WMO-aanpassing Representation Beleid Representation Afspraak Representation Contactmoment Representation Energieprestatie Representation Kwaliteitscriteria Representation Kwaliteitswaardering eenheid In deze baan worden de belangrijkste (bedrijfs/proces)risico's gemodelleerd (ArchiMateNote) Risico's In deze baan worden de belangrijkste Applicatieservices getoond (ArchiMateNote) Applicatieservices Geautomatiseerde handelingen gericht op het wijzigen en opslaan van de plattegrond van een eenheid, collectieve ruimte en/of complex. (ApplicationService) Verwerking mutatiesplattegrond Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van vastgoedkenmerken in de vastgoedadministratie. (ApplicationService) Verwerking mutatiesvastgoedinf- ormatie Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van de relevante vastgoedkenmerken op basis waarvan de woningwaardering wordt berekend. (ApplicationService) Verwerking woningwaardering Geautomatiseerde handelingen gericht op het op het vastleggen en/of opladen van foto's inclusief metadata van gefotografeerd vastgoed. (ApplicationService) Verwerking vastgoedfotomateri- aal Geautomatiseerde handelingen gericht op registreren, wijzigen en opslaan van de relevante vastgoedkenmerken op basis waarvan een geldig EPA-label wordt berekend. (ApplicationService) Verwerking EPA- label Geautomatiseerde handelingen gericht op het vvan van de technische toestand van bouwdelen, bouwkundige elementen en technische installaties in de vastgoedadministratie. (ApplicationService) Verwerking vastgoedkwaliteitsk- enmerken TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship Deze svg is op 01-12-2021 19:05:26 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2021 ArchiXL. ArchiMedes 01-12-2021 19:05:26 CET
Legenda




   
   
   
   
   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   
   

   
   
   
ArchiMate basiskleuren
   
   

ArchiMate-element Actualiseren vastgoedgegevens
ArchiMate_Process.png
Elementtype  : BusinessProcess
Element-id  : Id-ef0b517f-a863-e7b0-9f49-f20bb9361312
ArchiMate-model  : CORA 4.1
Label  : Actualiseren vastgoedgegevens
Documentatie  : Actualiseren Vastgoedgegevens is een proces dat wordt doorlopen nadat inspectie of onderhoud in een eenheid of complex is uitgevoerd. Alle essentiële vastgoedelementen welke tijdens de inspectie zijn opgenomen of door het onderhoud zijn aangepast, dienen in de registratie te worden geactualiseerd.

Inspiratie: Digitalisering kan in dit proces enorm veel winst opleveren qua tijd, handelingen en datakwaliteit. Tijdens de voor- en eindinspectie bijvoorbeeld kunnen onderstaande gegevens al automatisch zijn verzameld, bijgewerkt en gecontroleerd. Vaak is de vastgoedregistratie versplinterd vastgelegd, verspreid over meerdere afdelingen en systemen. Door vastgoedgegevens te centraliseren voorkom je dubbele registratie en ben je verzekerd van eenduidige en actuele gegevens. Alle stappen in dit proces zijn als optioneel bestempeld, omdat niet bij iedere registratie alle gegevens hoeven worden bijgewerkt. Dat wil niet zeggen dat bijwerken van deze gegevens optioneel is. Aedes ILS: Belangrijk om van tevoren in te richten: waar wordt alle informatie vastgelegd en hoe? Aedes ILS is hierbij een handig hulpmiddel wat zich richt op het gestandaardiseerd vastleggen van (gewijzigde) objecten, bouwdelen en kenmerken/elementen. Meer informatie hierover is terug te vinden op de website van Aedes.

Het actualiseren vraagt verder om (periodieke) interne datakwaliteitscontroles zoals controles op volledigheid, juistheid, consistentie, tijdigheid etc.
CORA-concepttype  : Werkproces
Type proces  : Ondersteunend
BIM  : Ja
Bron  : CORA 4.0
Planmatig onderhoud  : Ja
Verhuurmutatie  : Ja
Reparatieonderhoud  : Ja
(her)ontwikkeling eenheden  : Ja
View  : 065 Actualiseren vastgoedgegevens
Procesmodel  : Ja
ArchiMate-views  : 
Relaties  : 
Contextdiagram
Actualiseren Vastgoedgegevens is een proces dat wordt doorlopen nadat inspectie of onderhoud in een eenheid of complex is uitgevoerd. Alle essentiële vastgoedelementen welke tijdens de inspectie zijn opgenomen of door het onderhoud zijn aangepast, dienen in de registratie te worden geactualiseerd. Inspiratie: Digitalisering kan in dit proces enorm veel winst opleveren qua tijd, handelingen en datakwaliteit. Tijdens de voor- en eindinspectie bijvoorbeeld kunnen onderstaande gegevens al automatisch zijn verzameld, bijgewerkt en gecontroleerd. Vaak is de vastgoedregistratie versplinterd vastgelegd, verspreid over meerdere afdelingen en systemen. Door vastgoedgegevens te centraliseren voorkom je dubbele registratie en ben je verzekerd van eenduidige en actuele gegevens. Alle stappen in dit proces zijn als optioneel bestempeld, omdat niet bij iedere registratie alle gegevens hoeven worden bijgewerkt. Dat wil niet zeggen dat bijwerken van deze gegevens optioneel is. Aedes ILS: Belangrijk om van tevoren in te richten: waar wordt alle informatie vastgelegd en hoe? Aedes ILS is hierbij een handig hulpmiddel wat zich richt op het gestandaardiseerd vastleggen van (gewijzigde) objecten, bouwdelen en kenmerken/elementen. Meer informatie hierover is terug te vinden op de website van Aedes. Het actualiseren vraagt verder om (periodieke) interne datakwaliteitscontroles zoals controles op volledigheid, juistheid, consistentie, tijdigheid etc. (BusinessProcess) Actualiseren vastgoedgege- vens Werk de vastgoedgegevens bij op basis van de meest actuele informatie, zoals de gegevens over badkamer, keuken en toilet en andere cartotheekitems zoals die van de technische installaties. Verder is het belangrijk om vooraf af te spreken welke vastgoedkenmerken en welke exacte gegevens bijgehouden dienen te worden. Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte vastgoedregistratie Met behulp van een app kan tijdens een inspectie eenvoudig worden langsgelopen welke vastgoedgegevens gecontroleerd moeten worden en kunnen deze gegevens naar andere systemen worden verzonden via koppelingen. (BusinessProcess) Bijwerken vastgoedregist- ratie BusinessEvent Te actualiserenva- stgoedgegeve- ns verwerkt Werk de woningwaardering bij op basis van de meest actuele informatie. Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte woningwaardering (WWS-punten) Het bijwerken van de woningwaardering kan gemakkelijk geautomatiseerd worden. Belangrijk is dat er daarbij een accorderingsstap wordt ingebouwd. (BusinessProcess) Bijwerken woningwaarder- ing Werk de vastgoedgegevens bij op basis waarvan het EPA-label is vastgesteld. Dit label wordt verstrekt door een externe organisatie die de keuring uitvoert. Soms komt het voor dat tijdens de eerste inspectie blijkt dat aangetroffen energetische maatregelen van invloed zijn op het label en moet er een nieuw label aangevraagd worden. (NB. Het actualiseren van het EPA-label zelf is een apart proces). Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte informatie over EPA-label. Externe EPA-adviseur heeft toegang tot het systeem van de corporatie en uploadt zelf de geactualiseerde gegevens. Per mail wordt de woningcorporatie hierover geïnformeerd. (BusinessProcess) Bijwerken gegevens EPA label Registreren vastgoed is het bedrijfsproces waarbij mutaties aan bestaande of registraties van nieuwe bouwkundige elementen, bouwdelen en installaties worden geadministreerd in de vastgoedadministratie. (BusinessProcess) Registreren vastgoed BusinessProcess Bijwerken kwaliteitsstaat eenheid Werk de foto’s bij op basis van de meest actuele informatie. Deze foto’s hebben een bredere toepassing: Advertentiedoeleinden. Naar de nieuwe huurder toe. Naar de aannemer toe. Vastlegging van de 'huidige' staat, met name gebruikt voor het aansprakelijk kunnen stellen van huurders voor schade nadat zij weer vertrekken uit de eenheid. Aan de hand van de doeleinden kunnen de foto’s op verschillende locaties worden opgeslagen. Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte foto’s Variant: Het vastleggen van foto's is nodig om de staat van de eenheid bij oplevering aan de klant vast te leggen. Doel hiervan is om in schadegevallen aansprakelijkheid te kunnen vaststellen. Foto's vastleggen is echter zeer tijdsintensief. De ene woningcorporatie kiest er daarom voor om de foto's niet vast te leggen en dus het risico te aanvaarden dat in bepaalde gevallen schades van bewoning niet te verhalen zijn. Andere woningcorporaties vinden de vastlegging juist wel heel essentieel. Ook zijn er corporaties die de verantwoordelijkheid voor de bewijslast bij de huurder leggen in geval van aansprakelijkheidsvraagstukken. Inspiratie: Er bestaan mogelijkheden om via een app de huurder zelf de foto’s te laten maken. Zo hoeft er geen afspraak gemaakt te worden en kunnen de beelden direct bij het juiste dossier terecht komen. Digitalisering kan ook een bijdrage leveren door foto’s automatisch op de juiste plek te laten archiveren. (BusinessProcess) Bijwerken foto's Werk de plattegronden c.q. BIM-modellen bij op basis van de meest actuele informatie. Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte plattegronden eenheid (BusinessProcess) Bijwerken plattegronden Wanneer de woningwaardering aangepast moet worden, kan hier een akkoord voor nodig zijn van de hiervoor aangewezen afdeling/persoon. Input: voorstel aanpassing woningwaardering Output: geaccordeerde woningwaardering (BusinessProcess) Accorderen woningwaarder- ing BusinessEvent Te actualiserenva- stgoedgegeve- ns Los van de vaste onderdelen van de woninginspectie, kennen sommige corporaties ook een score of een categorie toe aan de woning, met als doel om beter onderhoud te kunnen voorspellen. Ook deze dient bijgewerkt te worden wanneer er zaken gewijzigd zijn in de woning. Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte kwaliteitsstaat Om zeker te zijn dat de kwaliteitsstaat van de eenheden in het systeem up-to-date is, kan een APK worden ingericht zodat de informatie niet alleen afkomstig is uit mutaties. (BusinessProcess) Bijwerken kwaliteitsstaat Dit betreft de mutaties in de administratie van alle relevante vastgoedkenmerken die de woningcorporatie beheerd om zicht te hebben en te houden op de samenstelling en kwaliteit van de gehele vastgoedportefeuille en eventuele betrokkenheid van derden (zoals VVE's). (BusinessService) Geactualiseer- de vastgoedgege- vens Werk informatie over aanwezige ZAV en WMO-aanpassingen bij op basis van de meest actuele informatie. Hierbij kan ook worden vastgelegd of een ZAV is goedgekeurd en of deze door de huurder verwijderd dient te worden bij vertrek. Input: Uitgevoerde inspectie of onderhoud Output: Bijgewerkte informatie over ZAV en WMO-aanpassingen Het bijwerken hiervan kan meteen na de voorinspectie gebeuren, maar er zijn ook corporaties die dit pas bijwerken na sleuteluitgifte omdat pas dan de werkelijke staat van de eenheid na mutatieonderhoud zichtbaar is. (BusinessProcess) Bijwerken gegevens ZAV/WMO Het zorgdragen dat wijzigingen die aan het vastgoed worden doorgevoerd worden, geadministreerd worden in de vastgoedadministratie. (BusinessFunction) Vastgoedregist- ratie AggregationRelationship TriggeringRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship TriggeringRelationship AggregationRelationship RealizationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship Deze svg is op 28-11-2021 18:03:53 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2021 ArchiXL. ArchiMedes 28-11-2021 18:03:53 CET