Uitvoeren eindinspectie

Kennismodel

Type: Werkproces
Soort: Ondersteunend

ArchiMate

Elementtype: BusinessProcess
Element-id: Id-e50cbf50-667d-7a83-5147-d176e116f981
ArchiMate-model: CORA 4.3
Bron: CORA 4.0

Uitvoeren eindinspectie

Uitvoeren eindinspectie bestaat uit de processtappen die nodig zijn om te bepalen of de vertrekkende huurder de eenheid volgens gemaakte afspraken heeft achtergelaten en welke onderhoudswerkzaamheden de verhuurder moet (laten) uitvoeren. De eindinspectie vindt plaats na het ontvangen van de huuropzegging en vóór het innemen van de sleutels en levert input voor het opstellen van de eindafrekening. Deze stappen zijn te vinden in het proces Afhandelen huuropzegging.

Algemene inspiratie Het is mogelijk de eindinspectie optioneel te maken. In sommige gevallen blijkt uit de voorinspectie dat de eenheid in dusdanig goede staat verkeert, dat de huurder de sleutel mag inleveren zonder eindinspectie. Dit zou veel tijd en geld besparen. Hiervoor is het wel extra belangrijk om duidelijke kwaliteitsrichtlijnen op te stellen en controle hierop uit te voeren om niet achteraf voor verassingen te komen staan. Een andere mogelijkheid is het uitvoeren van de eindinspectie bij de sleuteloverdracht aan de volgende huurder. Eventuele opleverpunten worden dan in overleg met de nieuwe huurder afgehandeld. Nadeel hiervan is dat de kosten voor de corporatie zijn en niet (makkelijk) verhaald kunnen worden op de vertrekkende huurder.

Toelichting figuur

Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
De kPi's en risico's staan altijd boven het werkproces/bedrijfsservice ingetekend, de objecten en applicatieservices staan onder het werkproces/bedrijfsservice ingetekend.

Elementen

(Ondertekend) Inspectierapport (Informatieobject)
Asbestinventarisatie(s) (Informatieobject)
Cartotheekgegevens (Informatieobject)
Concept eindinspectierapport (Informatieobject)
Concept eindinspectierapport voor de verhuurder (Informatieobject)
Concept eindinspectierapport voor de vertrekkende huurder (Informatieobject)
EPA label genoteerde uitgangspunten (Informatieobject)
Eindinspectierapport (Informatieobject)
Film/video (Informatieobject)
Foto('s) (Informatieobject)
Geplande eindinspctie uitgevoerd
Geplande voorinspectie uitgevoerd (Gebeurtenis)
Inventariseren onderhoudsgebreken en kostenplaatje (Informatieobject)
Meterstanden (Informatieobject)
Nalopen bevindingen voorinspctie (Processtap, Stel vast en leg vast of geconstateerde gebreken zijn verholpen conform afspraak of dat er nog iets open staat en beoordelen hoe hierop te handelen. Input: Ontvangen opdracht eindinspectie Output: Aangemaakt inspectiedossier)
Ondertekenen eindinspectierapport door contractant (Processtap, De contractant ondertekent het inspectierapport. Ook hierbij geldt dat wanneer er meerdere huurders zijn, die niet een geregistreerd partnerschap of huwelijk hebben, er twee handtekeningen gewenst zijn. Na verwerking ontvangt de vertrekkende huurder een mail of brief met daarin de bevindingen uit het eindinspectierapport en de kosten die zij moeten betalen. Indien de huurder het inspectierapport niet ondertekent, start het proces in gebreke stellen van de huurder. Input: Definitief inspectierapport. Output: Ondertekend inspectierapport. Inspiratie: Indien er gebruik gemaakt wordt van een digitaal middel, zoals een app, kan er automatisch een inspectierapport worden gegenereerd welke direct (digitaal) verstuurd kan worden naar de vertrekkende huurder.)
Ondertekenen eindinspectierapport door woningcorporatie (Processtap, De corporatie ondertekent altijd het eindinspectierapport. Input: Definitief inspectierapport Output: Ondertekend inspectierapport)
Ondertekening inspectierapport (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het digitaal ondertekenen en/op registreren en opslaan van fysieke handtekeningen van ondertekenaars van een inspectierapport.)
Openstaande gebreken en wie hier verantwoordelijk voor is (Informatieobject)
Opnemen meterstanden (Processtap, Indien eindinspectie: Neem meterstanden op. Dit betreft een momentopname van de meterstanden welke worden vastgelegd en gebruikt voor de berekening van de te verrekenen servicekosten. Input: Ontvangen opdracht eindinspectie Output: Bijgewerkt eindinspectierapport met meterstanden Zowel door de huurder als tijdens de eindinspectie deze laten opnemen om fouten te voorkomen. Indien service en stookkosten: Neem de meterstanden in de volgende gevallen op: De meter bevindt zich in een algemene ruimte van het complex of het betreft een leegstaande eenheid én het betreft geen slimme meter. Input: Geleverde service Output: Meterstanden Laten plaatsen van slimme meters, welke een koppeling maken met het systeem van de leverancier voor leegstaande eenheden. Dan kan de leverancier deze meterstanden aanleveren en hoeft er niet iemand van de corporatie naar de leegstaande eenheden toe. Het is belangrijk dat in de procesketen Verhuren Eenheden tijdens de eindinspectie de eenheid in het systeem als leeg gemeld wordt, om op basis daarvan te kunnen beschikken over een zo actueel mogelijk overzicht van leegstaande eenheden.)
Opstellen eindinspectierapport (Processtap, Stel op basis van de eindinspectie het concept inspectierapport op. Hierin zijn alle relevante gegevens voor de vertrekkende huurder en de corporatie opgenomen. Het betreft gegevens over onder meer de Woningwaardering, Energielabel, ZAV’s en geriefsverbeteringen. Daarnaast bevat het een overzicht van de openstaande onderhoudsgebreken, de herstelkosten en wie hiervoor verantwoordelijk is. Er zijn vaak twee versies van dit rapport omdat niet alles voor de huurder relevant is. Na opstellen van het rapport wordt deze met de huurder gedeeld en besproken. Indien nodig wordt het rapport nog aangepast. Input: Afgeronde eindinspectie Output: Bijgewerkt eindinspectierapport)
Plattegrond(en) (Informatieobject)
Registreren nieuwe bevindingen eindinspectie (Processtap, Stel vast en leg vast of er nieuwe bevindingen zijn ontstaan sinds de voorinspectie en wie deze gaat oppakken. Er kan ook sprake zijn van nieuwe bevindingen die pas zichtbaar worden nu de eenheid leeg is. Wanneer er grote verschillen zijn tussen bevindingen van de voor- en eindinspectie, is het risico groot dat de doorlooptijd van de mutatie groter wordt omdat er dan nog veel moet gebeuren en er relatief laat op kan worden geanticipeerd. Knelpunt in dit proces is om te bepalen of schade bij voorinspectie niet is opgemerkt of dat hij daadwerkelijk nieuw is. Wie is er dan verantwoordelijk en bij wie komen de kosten te liggen? Input: Ontvangen opdracht eindinspectie Output: Bijgewerkt eindinspectierapport Om discussie te voorkomen, kan je in het inspectierapport opnemen dat ‘verborgen gebreken’ ook opgelost dienen te zijn bij de eindopname en dat dit anders alsnog op kosten huurder wordt uitgevoerd. Je kan de huurder na de eindinspectie ook nog de tijd geven dit alsnog op te lossen.)
Toetsing inspectierapport(en) (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of er reeds een inspectierapport is van de voorinspectie en welke bevindingen in het eindinspectierapport opnieuw gecontroleerd moeten worden.)
Uitgevoerde eindinspectie (Bedrijfsservice, Dit betreft de inspectie (door of in opdracht van de woningcorporatie) van de eenheid waarin bepaald wordt welke eventuele noodzakelijk geachte onderhoudswerkzaamheden in rekening worden gebracht door de woningcorporatie op basis van de eerder gemaakte afspraken uit de voorinspectie.)
Uitvoeren eindinspectie (Werkproces, Uitvoeren eindinspectie bestaat uit de processtappen die nodig zijn om te bepalen of de vertrekkende huurder de eenheid volgens gemaakte afspraken heeft achtergelaten en welke onderhoudswerkzaamheden de verhuurder moet (laten) uitvoeren. De eindinspectie vindt plaats na het ontvangen van de huuropzegging en vóór het innemen van de sleutels en levert input voor het opstellen van de eindafrekening. Deze stappen zijn te vinden in het proces Afhandelen huuropzegging. Algemene inspiratie Het is mogelijk de eindinspectie optioneel te maken. In sommige gevallen blijkt uit de voorinspectie dat de eenheid in dusdanig goede staat verkeert, dat de huurder de sleutel mag inleveren zonder eindinspectie. Dit zou veel tijd en geld besparen. Hiervoor is het wel extra belangrijk om duidelijke kwaliteitsrichtlijnen op te stellen en controle hierop uit te voeren om niet achteraf voor verassingen te komen staan. Een andere mogelijkheid is het uitvoeren van de eindinspectie bij de sleuteloverdracht aan de volgende huurder. Eventuele opleverpunten worden dan in overleg met de nieuwe huurder afgehandeld. Nadeel hiervan is dat de kosten voor de corporatie zijn en niet (makkelijk) verhaald kunnen worden op de vertrekkende huurder.)
Veiligheidsproblematiek (Risico, Veiligheidsproblematiek kan ontstaan wanneer niet de juiste richtlijnen voor het verwijderen van asbest worden gevolgd, door huurders, medewerkers of externen. Beheersmaatregel: Werken conform verplichte werkwijze asbestinventarisatie. Informeren huurders over risico’s bij eenheden van vóór een bepaald bouwjaar.)
Verwerking eindinspectie (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, bewerken en opslaan van inspectiebevindingen.)
Verwerking inspectiebevindingen (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van het resultaat van een inspectie van een opgeleverde, te onderhouden, verhuurbare, verkoopbare of verkochte eenheid.)
Verzending inspectierapport (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het versturen van)
Voorbereiden (Processtap, Bekijk het voorinspectierapport. Input: Ontvangen opdracht eindinspectie en output van voorinspectie Output: Voorbereidde eindinspectie Indien er gebruik wordt gemaakt van een app kan er direct een dossier worden opgevraagd met informatie over de voorinspectie en gemaakte afspraken. Dit maakt de voorbereiding volledig geautomatiseerd. Indien er geen voorinspectie heeft plaatsgevonden, dienen de bij Uitvoeren voorinspectie beschreven voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd te worden bij de voorbereiding van de eindinspectie.)
Voorinspectie rapport (Informatieobject)
WWS- elementen (Informatieobject)
ZAV’s en geriefsverbeteringen (Informatieobject)

Gerelateerde views

072 Inspecteren vastgoed (Bedrijfsproces)
072 Uitvoeren eindinspectie (Werkproces)
Procesmodel incl werkprocessen
Verhuurmutatie (Stuurscenario)

Relaties

Uitvoeren eindinspectie aggregeert Ondertekenen eindinspectierapport door contractant (AggregationRelationship)
Uitvoeren eindinspectie aggregeert Ondertekenen eindinspectierapport door woningcorporatie (AggregationRelationship)
Uitvoeren eindinspectie leidt tot Geplande eindinspctie uitgevoerd (TriggeringRelationship)
Uitvoeren eindinspectie leidt tot Eindinspectierapport ondertekend (TriggeringRelationship)
Uitvoeren eindinspectie aggregeert Opnemen meterstanden (AggregationRelationship)
Uitvoeren eindinspectie aggregeert Nalopen bevindingen voorinspctie (AggregationRelationship)
Uitvoeren eindinspectie leidt tot Aanvullen advertentiegegevens (TriggeringRelationship)
Uitvoeren eindinspectie aggregeert Voorbereiden (AggregationRelationship)
Uitvoeren eindinspectie aggregeert Registreren nieuwe bevindingen eindinspectie (AggregationRelationship)
Uitvoeren eindinspectie leidt tot Opstellen eindafrekening (TriggeringRelationship)
Uitvoeren eindinspectie aggregeert Opstellen eindinspectierapport (AggregationRelationship)
Uitvoeren eindinspectie realiseert Uitgevoerde eindinspectie (RealizationRelationship)
Veiligheidsproblematiek is gerelateerd aan Uitvoeren eindinspectie (AssociationRelationship)
Geplande voorinspectie uitgevoerd leidt tot Uitvoeren eindinspectie (TriggeringRelationship)
Inspecteren vastgoed aggregeert Uitvoeren eindinspectie (AggregationRelationship)

Contextdiagram

Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.

Selecteer een kleurenweergave :