CORA en VERA online

Regisseren planmatig onderhoud

Werkproces

CORA 4.3

Kennismodel

Type: Werkproces
Soort: Primair

ArchiMate

Elementtype
BusinessProcess
Element-id
Id-c2b2ada0-8b05-bd25-1efa-fa481df52990
ArchiMate-model
CORA 4.3


Regisseren planmatig onderhoud

Regisseren planmatig onderhoud is het werkproces waarmee geplande onderhoudswerkzaamheden van de verhuurde eenheid/te onderhouden eenheid worden uitgevoerd door de uitvoerder

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De kPi's en risico's staan altijd boven het werkproces/bedrijfsservice ingetekend, de objecten en applicatieservices staan onder het werkproces/bedrijfsservice ingetekend.

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Regisseren planmatig onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van een project te regisseren. Procesvariant Resultaat Gericht Samenwerken: Binnen het Resultaat Gericht Samenwerken zijn de processen rondom de MJOB en het regisseren van de uitvoering van het planmatig onderhoud meer met elkaar verweven. De partners spelen al een rol bij het opstellen van de MJOB. (BusinessProcess) Regisseren planmatig onderhoud BusinessEvent Projectbesluit genomen Bij complexere planmatig onderhoudsprojecten vinden bouwvergaderingen plaats die ook door de corporatie bijgewoond worden. Input: Planning Output: Status update Wanneer er conform RGS gewerkt wordt, zal de partner de bouwvergaderingen bijwonen. (BusinessProcess) Bijwonen bouwvergader- ing Er is onvoldoende capaciteit of materiaal om de benodigde werkzaamheden op tijd uit te voeren. Dit kan veroorzaakt worden door niet tijdig contracteren of niet correct plannen. Beheersmaatregelen: Tijdig plannen; Bij opstellen planning de juiste afdelingen betrekken; Voortgang van uitvoerende monitoren; Aansturen uitvoerende; Periodiek voortgangsoverleg, analyseren oorzaak vertraging en bijsturing organiseren. (Assessment) Vertraging in de uitvoering Evalueer zaken als: Samenwerking met externe partijen; Evaluatiecyclus met vaste partners; Samenwerking intern; Klanttevredenheid door enerzijds het uitzetten van een bewonersenquête en anderzijds intern de afhandeling van klantvragen c.q. klachten gedurende het proces te evalueren; Opgeleverde kwaliteit. Bij RGS worden de gestelde KPI’s getoetst en wordt de samenwerking met de partner geëvalueerd. Input: Technisch gereed PO Output: Evaluatie (BusinessProcess) Evalueren planmatig onderhoud Op basis van de taakstellende MJOB en eventueel de startnotitie wordt beoordeeld welke werkzaamheden onderdeel uitmaken van het onderhoudsproject en wat er exact dient te gebeuren. Hierbij wordt optioneel een Veiligheid & Gezondheidsplan opgesteld, bijvoorbeeld wanneer er (vermoeden van) asbest is. Ook dienen zaken voor bewoners opgenomen te worden, zoals het aanbieden van een rust- of wisselwoning, tijdelijke (sanitaire) voorzieningen elders etc. Input: Startnotitie/Jaarplanning Output: Overzicht uit te voeren werkzaamheden, Optioneel Veiligheid & Gezondheidsplan Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS wordt door de ketenpartner de werkomschrijving opgesteld, soms al in het MJOB-proces, soms tegelijkertijd met een kostencalculatie. (BusinessProcess) Beoordelen uit te voeren werkzaamhed- en De huidige versus de gewenste conditie is niet goed vertaald naar de MJOB, bijvoorbeeld doordat er onvoldoende inzicht is in de huidige kwaliteit van het bezit. Beheersmaatregelen Meer ogen principe toepassen; Het aantal complexen in de MJOB vergelijken met de activastaten; De MJOB baseren op het Strategisch Voorraad Beleid. (Assessment) Onvolledige of onjuiste conditiemeting Plan alle werkzaamheden en stem daarbij af met alle betrokkenen (uitvoerenden, bewonerscommissie, corporatiemedewerkers van verschillende afdelingen). Informeer de bewoners volgens het opgestelde communicatieplan, conform Informeren Huurders. Communiceer ook intern, bijvoorbeeld over hoe tijdens de uitvoering van het planmatig onderhoud om te gaan met reparatieonderhoud. Input: Verstrekte opdracht Output: Planning Inspiratie: Deze planning kan tevens gebruikt worden voor de bewaking van de totale kasstromen: Op basis van de volledige projectplanning van al het planmatig onderhoud is intern zichtbaar wanneer welke facturen verwacht kunnen worden. Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS zal het de partner zijn die de planning maakt. (BusinessProcess) Plannen Beoordeel meerwerk wanneer de aannemer dit vaststelt. Meerwerk vraagt om beoordeling middels het meer-ogen principe. Input: Geconstateerd meerwerk Output: Gecoördineerd meerwerk (BusinessProcess) Coördineren meerwerk Draag het projectdossier over aan de beheerorganisatie. Overdracht is essentieel om vervolgprocessen soepel te laten verlopen. De bewaking hiervan ligt bij de projectleider. Bij overdracht dient in ieder geval gedacht te worden aan: Actualiseren van vastgoedgegevens conform Registreren vastgoed. Actualiseren contractonderhoud. Actualiseren garanties. Doorvoeren uitgevoerde werkzaamheden t.b.v. de MJOB. Input: Technische gereed PO Output: Overgedragen dossier incl. vereiste vastgoeddata voor beheer en onderhoud Door de overdracht zoveel mogelijk te automatiseren krijg je meer grip op de kwaliteit van de overdracht en de volledigheid en tijdigheid ervan. (BusinessProcess) Overdragen Als gevolg behaalt het project niet de gewenste kwaliteit. Bij Resultaat Gericht Samenwerken is er een risico dat er helemaal geen zicht is op kwaliteit van de oplevering bij projecten waar geen oplevering plaatsvindt. Beheersmaatregelen: Controle kwaliteit door steekproef op het werk; In getekende Procesverbaal van Oplevering zijn alle opleverpunten opgenomen; Meer ogen principe bij oplevering; Opschorten van betaaltermijnen; Prestatieverklaring; Keuringsrapport. (Assessment) De aannemer voert de werkzaamhed- en niet conform afspraak uit BusinessService Planmatig onderhoud technisch gereed Percentage kosten meer/minderwerk t.o.v. aangegane verplichting. (Value) % kosten Meer/minderw- erk Woon de eindoplevering door de aannemer bij en controleer de opleverpunten. Doel hierbij is niet alleen de controle van het opgeleverde werk, maar ook het beheren van de relatie met de aannemer en bewoners. Input: Uitvoering Planmatig Onderhoud + Vastgestelde opleverpunten Output: Verwerkte opleverpunten/ Verslag eindoplevering Inspiratie: Inrichten van tussentijdse keuringen. De output van de opleveringen gebruiken als input voor de MJOB Variant met betrekking tot Onderhoud Naar Wens (ONW) bij planmatige onderhoudswerkzaamheden van keuken, douche of toilet: de oplevering aan de corporatie vervalt en er vindt directe acceptatie plaats tussen aannemer en huurder. Indien er gekozen is voor een RGS aanpak, wordt de oplevering door de partners verzorgd. Wel zal er steekproefsgewijs een controle plaatsvinden ter toetsing. (BusinessProcess) Bijwonen eindoplevering Bewoners zijn ontevreden over het proces of het resultaat, bijvoorbeeld doordat ze niet of niet tijdig betrokken zijn bij de onderhoudsplannen en -planning. Beheersmaatregelen: Vooraf vaststellen bewonersparticipatie en communicatie; Klanttevredenheidsonderzoek. (Assessment) Ontevreden bewoners Percentage van projecten die binnen planning lopen ten opzichte van het totaal van projecten. Dit als input voor de PDCA-cyclus van begroten en plannen. (Value) Gehaalde planning Woon de vooroplevering door de aannemer bij en stel opleverpunten vast. Input: Uitvoering PO Output: Vastgestelde opleverpunten Wanneer er conform RGS gewerkt wordt, zal/kan de partner de vooroplevering bijwonen. (BusinessProcess) Bijwonen vooroplevering Bewaak gedurende het gehele project de voortgang en stuur partijen of planning bij waar nodig. De uitvoering hiervan kan door diverse functies gedaan worden, veelal is dit de interne projectleider, maar vaak is ook een opzichter betrokken vanuit het meer ogen principe. Monitor de klanttevredenheid en stuur indien nodig bij door het inzetten van verschillende middelen. Input: Uitvoering Planmatig Onderhoud Output: Bewaakte voortgang (BusinessProcess) Bewaken voortgang Doordat er onvoldoende inzicht is in de aanwezigheid van asbest, kan dit onverwacht bij de uitvoering van werkzaamheden ontdekt worden en leiden tot onveilige situaties. Andere voorbeelden zijn brandveiligheid of werkomstandigheden (ARBO). Beheersmaatregelen: Bij verdenking aanwezigheid asbest tijdig een inventarisatie laten uitvoeren, eventueel met destructief onderzoek. (Assessment) Onveilige situaties voor klanten en medewerkers Coördineren project planmatig onderhoud is het bedrijfsproces waarmee het voorbereiden en uitvoeren van geplande onderhoudswerkzaamheden en het begeleiden van bewoners bij die voorbereiding en uitvoering worden gerealiseerd (BusinessProcess) Coördineren project planmatig onderhoud Procesboek: Vastgestelde JOB (BusinessEvent) JOB vastgesteld Bij het uitvoeren van planmatig onderhoud zijn er veel wetten en regels die nageleefd dienen te worden, zoals de Wet Ketenaansprakelijkheid, het bouwbesluit, de juiste vergunningen, ARBO-richtlijnen etc. Wanneer deze weten en regels wijzigen, kan het voorkomen dat er niet tijdig wordt bijgestuurd en kunnen geplande onderhoudswerkzaamheden in strijd met wet- en regelgeving. Dit kan ook financiële of fiscale gevolgen hebben. Beheersmaatregelen: Een medewerker gaat na, of in de opdrachtverstrekking op de juiste wijze de WKA is toegepast, bewijzen van goed betalingsgedrag periodiek worden ontvangen, of de BTW-verleggingsregeling wordt toegepast en of de te storten bedragen op de G-rekening correct zijn; Eigenaren toewijzen die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van wet- en regelgeving; Standaardisatie van opnemen richtlijnen in projectaanpak. (Assessment) Niet voldoen aan wet- en regelgeving BusinessEvent Projectbesluit gerealiseerd Coördineer en controleer waar nodig de door de aannemer uitgevoerde warme opname. Bij de warme opname toetst de aannemer op locatie het plan aan de werkelijke situatie per eenheid en per (gedeelte van het) complex, om vast te stellen of de in het plan gedane aannames correct zijn of dat er op basis van de werkelijke situatie nog aanpassingen aan het plan nodig zijn. Input: Planning Output: Gecoördineerde warme opname Variant: Indien er gewerkt wordt conform RGS zal het de partner zijn die de warme opnames uitvoert en coördineert. Belangrijk in dat geval is om de communicatie met bewoners duidelijk te beleggen. (BusinessProcess) Coördineren warme opnames Dit kan komen doordat de strategie en de gewenste onderhoud strategie per complex niet of onvoldoende duidelijk is, of doordat de MJOB niet juist, tijdig en volledig is. Bijvoorbeeld wanneer de gegevens welke als basis voor de MJOB worden gebruikt, niet actueel, volledig of juist zijn. Beheersmaatregelen: Opstellen Strategisch Voorraadbeleid en/of Complexbeheerplannen; De aanpassingen in de vastgoedadministratie worden op volledigheid, juistheid en tijdigheid periodiek nagezien door degene die verantwoordelijk is voor de datakwaliteit; Rapportages ter controle doorvoering wijzigingen na oplevering projecten; Datakwaliteitscontroles. Rapportages; Automatiseren; Gebruik Aedes ILS. (Assessment) Onderhoudsst- rategie niet afgestemd op assetmanage- ment strategie BusinessEvent Opdracht (ver)bouw- werk verstrekt Ontvang de technische gereed melding door de aannemer. Input: Verwerkte opleverpunten Output: Technisch gereed PO (BusinessProcess) Ontvangen technische gereedmelding TriggeringRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship RealizationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship TriggeringRelationship AssociationRelationship TriggeringRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship TriggeringRelationship AggregationRelationship Deze svg is op 11-04-2024 14:47:11 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 11-04-2024 14:47:11 CEST



Overgenomen van "https://www.coraveraonline.nl/index.php?title=Id-c2b2ada0-8b05-bd25-1efa-fa481df52990&oldid=30310"
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 16:50.
Nora-familie.png CORA & VERA zijn onderdeel van de NORA-familie↗