Van referentie naar organisatiespecifiek
CORA is een referentie voor de inrichting van de bedrijfsvoering en informatievoorziening van woningcorporaties. Omdat corporaties in grote lijnen dezelfde producten leveren zijn ook de processen en de vertaling naar passende IT goed herbruikbaar. Vooral de processen die in samenwerking met Aedes zijn verdiept tot het niveau van processtappen zijn direct bruikbaar als onderlegger voor de eigen processen.
CORA gaat uit van generieke bedrijfsfuncties de activiteiten te structureren die worden uitgevoerd voor de levering van producten en diensten. Zie ook de definitie onder het kennismodel. Bedrijfsfuncties zijn te vertalen naar de organisatie-inrichting en verantwoordelijkheden in de eigen corporatie.
De werkelijke uitvoerenden van een proces zijn in CORA niet benoemd omdat die keuze specifiek is voor een organisatie. Dat is dus ook de eerste stap bij de toepassing van referentieprocessen voor de eigen organisatie: het bepalen van de uitvoerenden van de processtappen.
Hiervoor wordt vaak gebruik gemaakt van "swimlanes" of "zwembanen", met een zwembaan per uitvoerende. De manier waarop dit wordt weergegeven is afhankelijk van de tooling die wordt gebruikt. In onderstaand plaatje is aangegeven hoe een CORA referentieproces wordt "uitgetrokken" in de zwembanen van de uitvoerenden. In de praktijk is vaak sprake van meerdere uitvoerenden. Ook zichtbaar is dat overdrachten plaatsvinden tussen de zwembanen. Afhankelijk van de verdeling van het werk kunnen processtappen in de eigen processen verdeeld worden over meerdere uitvoerenden. Processtappen kunnen ook door applicaties worden uitgevoerd. Die stappen worden dan nog steeds uitgevoerd en blijven deel uitmaken van het proces.
CORA bevat naast processen ook andere relevante elementen voor de inrichting van de bedrijfsvoering. In het kennismodel staan alle onderdelen met de onderlinge verbanden.
CORA referentieprocessen zijn afgeleid van de producten en diensten die geleverd worden
Met CORA 4 zijn we duidelijk onderscheid gaan maken tussen producten en diensten. Dit hebben we vervolgens één op één doorvertaald naar de hiërarchie van bedrijfs- en werkprocessen waardoor de CORA referentieprocessen consistent en stabiel zijn[1].
In de praktijk zien we dat veel organisaties processen modelleren op basis van efficiëntie of de voorkeur geven aan een logische werkverdeling voor medewerkers passend bij de specifieke organisatieinrichting[2]. Producten en diensten zijn daardoor minder scherp te onderscheiden waardoor processen tussen woningcorporaties onderling minder vergelijkbaar zijn en is intern het eigenaarschap over de producten en diensten minder eenduidig.
In 3 stappen laten we zien hoe een woningcorporatieproces door CORA worden opgewerkt naar een referentieproces[3]. In omgekeerde volgorde kunnen woningcorporaties de CORA referentieprocessen gebruiken om het organisatiespecifiek gewenste proces samen te stellen. In dit voorbeeld is de aparte ‘zwembaan’ van de afdeling verhuur en de afdeling debiteuren opgenomen:
| Proces zoals woningcorporaties gewend zijn te modelleren | Zelfde proces weergegeven in Archimate |
|---|---|
 |
Door de inspectie als een apart product te zien én in een apart proces onder te brengen moet wel in het hoofdproces een extra stap 'opdracht ...' worden toegevoegd wat er voor zorgt dat het aparte proces wordt gestart. Het kan nog steeds dezelfde medewerker zijn die het uitvoert, maar het kan ook een andere medewerker aansturen die specifiek inspecties uitvoert:
| Proces opgeknipt per te onderscheiden product of dienst | Zelfde proces weergegeven in Archimate |
|---|---|
 |
Door de procestappen per werkproces achter elkaar weer te geven ontstaan de CORA referentieprocessen die nota bene overeenkomen met de afbakening van de CORA bedrijfsfuncties:
| CORA referentieproces | Zelfde proces weergegeven in Archimate |
|---|---|
 |
Door de CORA referentieprocessen te pakken en - in omgekeerde volgorde als hierboven is weergegeven - in elkaar te vlechten, kan het organisatiespecifieke werkproces worden samengesteld.
