Eigenaarschap van processen
Proceseigenaarschap is belangrijk omdat het zorgt voor verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij bedrijfsprocessen. Dit helpt bij een effectieve coördinatie en verbetering voor zakelijk succes.
Waarom eigenaarschap van processen?[bewerken | brontekst bewerken]
Veel organisaties zijn functioneel georganiseerd. Een functionele organisatie is een organisatievorm waarbij specialisatie van de functie als uitgangspunt dient. Gelijksoortige specifieke activiteiten worden in aparte afdelingen ondergebracht en daardoor ontstaat de specifieke functionele organisatiestructuur.
Een organisatie levert diensten aan de klant met processen. Deze processen zijn vaak afdeling overstijgend en vragen een horizontale sturing om kwalitatief goede resultaten te leveren tegen acceptabele kosten. De doelstellingen uit het ondernemingsplan van een organisatie zijn gericht op de eisen die gesteld worden aan diensten die de organisatie levert aan de interne of externe klant. Om deze doelstellingen te halen en sub-optimalisatie te voorkomen moet een proces dus end to end gestuurd worden.
Optimalisaties en efficiencyslagen grijpen vaak aan op procesniveau; de functioneel ingerichte organisatie leidt niet automatisch tot de juiste verbeteringen op procesniveau. Daarom kiezen veel organisaties voor het aanvullend inrichten van het eigenaarschap van processen om meer integrale sturing op procesniveau mogelijk te maken.
Invloedssfeer van de proceseigenaar[bewerken | brontekst bewerken]
Voor het gericht verbeteren van de prestaties van nieuwe of verbeterde processen is duidelijkheid over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot planning, uitvoering, sturing en verbetering van processen belangrijk. Sturing op procesniveau raakt aan de verantwoordelijkheden van lijnmanagement: het lijnmanagement is vaak resultaatverantwoordelijk en processen zorgen voor de realisatie van de resultaten.
Hierin zijn 4 niveaus te onderkennen:
- In type 1 wordt alleen het ontwerp (zeggenschap over de opzet van het proces) en de uitrol (implementatie van het proces) geregeld. Vervolgens neemt de (bestaande) lijn het over.
- In type 2 is ook de besturing van het bedrijfsproces geregeld (de proceseigenaar is ook verantwoordelijk voor de werking en het resultaat van het geïmplementeerde proces).
- In type 3 en 4 zijn de mensen en middelen helemaal afgesteld op het nieuwe proces (incl. de informatievoorziening hiervan). Type 3 en 4 zijn de voorbeelden van de echte procesgerichte organisatie. Het organisatieschema zou in dat geval dus ingedeeld zijn op basis van de processen (en niet functioneel zoals nu vaak het geval is). Deze veranderingen zullen goed geborgd moeten worden in de organisatie en vereisen een hoog volwassenheidsniveau in proces-denken.
Voorbeeld verdeling verantwoordelijkheden[bewerken | brontekst bewerken]
Onderstaande is een voorbeeld van de verdeling van verantwoordelijkheden tussen het lijnmanagement en de proceseigenaar, uitgaande van de type 1 verantwoordelijkheden uit de vorige paragraaf:
De lijnmanager[bewerken | brontekst bewerken]
De lijnmanager is verantwoordelijk voor de resultaten en daarmee voor de uitvoering van het proces.
Taken van de lijnmanager:
- Zorgt voor de efficiënte uitvoering van het proces en het naleven van de afspraken.
- Zorgt ervoor dat de sturing op het proces en het risicomanagement zodanig plaatsvindt dat de doelstellingen worden behaald en resultaten gerealiseerd.
- Voert de eerstelijnscontrole op het proces uit en stelt daarvoor een controleplan op.
- Levert de resources (mensen, budget e.d.) voor de uitvoering van het proces.
- Zorgt ervoor dat de data die voor de uitvoering van het proces en de sturing erop nodig is van voldoende kwaliteit is, vastgelegd wordt en beschikbaar is.
- Zorgt ervoor dat het proces voldoende geautomatiseerd is.
De proceseigenaar[bewerken | brontekst bewerken]
De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een zo efficiënt mogelijk proces voor het leveren van het juiste product en/of dienst die bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie, binnen wet- en regelgeving en aanvaardbare risico’s.
Taken van de proceseigenaar:
- Draagt zorg voor het correct beschrijven van het proces waar dit (nog) niet beschreven is en is verantwoordelijk voor het up to date houden hiervan.
- Draagt zorg voor het beheer en up to date houden van alle documentatie die daarbij hoort
- Analyseert/benoemt procesverbeteringen en -veranderingen, is opdrachtgever voor verbeterinitiatieven.
- Ondersteunt het lijnmanagement in hun verantwoordelijkheid bij de implementatie van procesaanpassingen.
Stappen procesgericht werken[bewerken | brontekst bewerken]
Er zijn negen stappen benoemd in drie fasen, elk met deliverables. De rolverdeling voor de deliverables is als volgt (waarbij PPPPPPP primair verantwoordelijk betekent en OOOOOO ondersteunend):
| Fase | Stap | Procesexpert | Proceseigenaar | Management |
| Inventariseren | Scan volwassenheid | PPPPPPPPP | ||
| Opzetten | Procesflows | PPPPPPPPP | ||
| Procesbeschrijvingen | OOOOOOOO | PPPPPPPPP | ||
| Risicomatrix inclusief beheersmaatregelen | OOOOOOOO | PPPPPPPPP | ||
| Controleplan | OOOOOOOO | PPPPPPPPP | ||
| Werkinstructies | OOOOOOOO | PPPPPPPPP | ||
| KPI's bepalen | OOOOOOOO | OOOOOOOO | PPPPPPPPP | |
| KPI's meetbaar maken | OOOOOOOO | OOOOOOOO | PPPPPPPPP | |
| (Continu) verbeteren | Dag- en/of weekstart | OOOOOOOO | OOOOOOOO | PPPPPPPPP |
| Opleiden | OOOOOOOO | PPPPPPPPP | ||
| Procesmetingen inrichten | PPPPPPPPP |
