Voeren debiteurenbeheer

Bedrijfsproces

maakt onderdeel uit van de procesketen Incasso.

In deze baan staat het bedrijfsproces, de werkprocessen die onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces én de gebeurtenissen die de werrkprocessen starten respectievelijk opleveren. (ArchiMateNote) Proces Procesboek: In rekening te brengen kosten, incl. specificatie (BusinessEvent) In rekening te brengen kosten gespecificeerd Voeren debiteurenbeheer is het bedrijfsproces waarmee alle activiteiten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat openstaande facturen tijdig betaald worden inclusief een correcte archivering van de boekhoudkundige stukken. (BusinessProcess) Voeren debiteurenbeheer Opstellen en verzenden factuur bestaat uit de processtappen die nodig zijn om kosten te vorderen bij bijvoorbeeld een huurder. Inputgebeurtenis: De start van dit proces is afhankelijk van de procesketen waar we ons in bevinden. De inputgebeurtenis zal afkomstig zijn uit een proces waarin een product of dienst is geleverd, waar ook de specificatie voor de in rekening te brengen kosten wordt opgesteld. Vanzelfsprekend dient er ook een vastgelegde afspraak te zijn over de door te berekenen kosten. (BusinessProcess) Opstellen en verzenden factuur Uitbetalen voorschotten/compensatiebedrag bestaat uit processtappen die zorgdragen voor het uitbetalen aan huurders van te ontvangen bedragen, bijvoorbeeld te veel betaalde voorschotten. (BusinessProcess) Uitbetalen voorschotten/com- pensatiebedrag Bewaken inkomende betalingen is het werkproces waarbij alle binnenkomende betalingen van openstaande facturen worden bewaakt of die binnen de betalingstermijn plaatsvinden. (BusinessProcess) Bewaken inkomende betalingen Procesboek: Betalingsregeling De regeling die contracttant met een betalingsachterstand met de woningcorporatie overeen is gekomen waarin afspraken zijn gemaakt over het aantal termijnen waarop de vorderingen alsnog door contractant zullen worden voldaan. (BusinessEvent) Lopende betalingsregeling vastgesteld Procesboek: Uit te betalen bedrag (BusinessEvent) Uit te betalen bedrag vastgesteld Procesboek: Ontvangen betaling (BusinessEvent) Betaling dagafschrift ontvangen BusinessEvent Uit te betalen bedrag uitbetaald BusinessEvent In rekening te brengen kosten gefactureerd In deze baan staan de resultaat kPi's (ArchiMateNote) Resultaat KPI's In deze baan worden de belangrijkste (bedrijfs/proces)risico's gemodelleerd (ArchiMateNote) Risico's Kosten worden niet of niet volledig doorbelast. Beheersmaatregelen: Lijncontrole inrichten. Bijhouden middels rapportages, evalueren en bijsturen wanneer dit vaak voorkomt. (Assessment) Onjuiste of onvolledige doorbelasting van kosten Onjuiste vastlegging en hierdoor onjuiste factuur. Beheersmaatregelen: Periodieke steekproef c.q. prijs/prestatie controle op juistheid facturen. (Assessment) Onjuiste vastlegging In deze baan staan de dienst die door het bedrijfsproces wordt gerealiseerd en de bedrijfsservices die door de werkprocessen worden gerealiseerd (ArchiMateNote) Producten en diensten Woningcorporaties innen bedragen bij externe klanten voor het leveren van diensten en zorgen dat deze op de rekening courant wordt verwerkt. (BusinessService) Debiteurenbeheer Dit is de specificatie van de factuur die naar de debiteur wordt verstuurd. (BusinessService) Verstuurde factuur Inkomende betaling die door de debiteur binnen de getelde betalingstermijn is voldaan (BusinessService) Tijdige betaling Betaald hebben voor datum x (BusinessService) Achterstand betaling Dit is het geldbedrag dat uitbetaald wordt aan de debiteur die recht heeft op ene uitbetaling op basis van de verrekening van de voorschotbedragen en het werkelijke verbruik. (BusinessService) Uitbetaling teveel betaalde voorschotten In deze baan staan de proces kPi's (ArchiMateNote) Proces KPI's TriggeringRelationship RealizationRelationship Realiseert TriggeringRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship Deze svg is op 26-02-2024 10:25:32 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 26-02-2024 10:25:32 CET




   
   
   
   
   
   

   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

Voeren debiteurenbeheer

Voeren debiteurenbeheer is het bedrijfsproces waarmee alle activiteiten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat openstaande facturen tijdig betaald worden inclusief een correcte archivering van de boekhoudkundige stukken.

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De resultaat kPi's en bedrijfsrisico's staan altijd boven het bedrijfsproces/de dienst ingetekend, apart van de proceskPi's en procesrisico's die altijd onder boven het bedrijfsproces/de dienst staan.

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Voeren debiteurenbeheer is het bedrijfsproces waarmee alle activiteiten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat openstaande facturen tijdig betaald worden inclusief een correcte archivering van de boekhoudkundige stukken. (BusinessProcess) Voeren debiteurenbeh- eer Primair financieel management is het zorgdragen dat voor de betaalbare te leveren diensten facturen worden verstuurd en de daaruit voortkomende vorderingen 'op tijd' worden ontvangen. (Product) Primair financieel management Onjuiste vastlegging en hierdoor onjuiste factuur. Beheersmaatregelen: Periodieke steekproef c.q. prijs/prestatie controle op juistheid facturen. (Assessment) Onjuiste vastlegging De keten waarin de intake, beoordeling en afhandeling van een reparatieverzoek wordt uitgevoerd inclusief de coördinatie. (BusinessInteraction) Reparatieond- erhoud Bewaken inkomende betalingen is het werkproces waarbij alle binnenkomende betalingen van openstaande facturen worden bewaakt of die binnen de betalingstermijn plaatsvinden. (BusinessProcess) Bewaken inkomende betalingen De volledige keten van inkopen, leveren en verrekenen servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Woningcorporaties leveren aan huurders vaak aanvullende diensten. Bij het sluiten van de huurovereenkomst in bestaand vastgoed heeft de huurder daar geen invloed op. Het wordt immers aangeboden als een all-in-one pakket. Voor het aangaan van nieuwe diensten in bestaand vastgoed dient de woningcorporatie een voorstel in te dienen en ten minste 70% van de huurders mee in te stemmen voordat de nieuwe dienst doorgevoerd kan worden. Soms levert de woningcorporatie zelf de aanvullende dienst (zoals huismeesterdiensten), maar kan de dienst ook extern inkopen (zoals schoonmaakdiensten). Indien er sprake is van een collectieve verwarming en/of warmwaterinstallatie, dan wordt een maandelijks voorschot van de stookkosten in rekening gebracht en periodiek verrekend met alle huurders. Dit wordt meestal tegelijk met de servicekosten verrekend. In CORA zijn hier twee afzonderlijke procesketens: - 'Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten' - 'Leveren, afrekenen en managen contract servicecomponenten' (BusinessInteraction) Inkopen, leveren en verrekenen servicecompo- nenten De bedrijfsfuncties in dit domein gaan over het feitelijke werk van de organisatie. Deze functies leveren een directe bijdrage aan de producten en diensten die een organisatie levert. Met andere woorden: deze functies leveren primair de toegevoegde waarde van de organisatie (Grouping) Primair Uitbetalen voorschotten/compensatiebedrag bestaat uit processtappen die zorgdragen voor het uitbetalen aan huurders van te ontvangen bedragen, bijvoorbeeld te veel betaalde voorschotten. (BusinessProcess) Uitbetalen voorschotten/- compensatieb- edrag De keten waarin de bewaking op (potentiële) betalingsachterstanden van debiteuren wordt gerealiseerd inclusief het in gezamenlijk overleg inlopen van ontstane betalingsachterstanden waar dat mogelijk is. Indien de mogelijkheden uitgeput raken voorziet de keten in een ontruiming waarmee het vastgoed beschikbaar komt voor nieuwe huurders. (BusinessInteraction) Incasso De verzameling processen van huuropzegging t/m nieuwe verhuring van een verhuurbare eenheid waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Voor het verhuren van vastgoed zijn woningcorporaties aan verschillende wet- en regelgevingen gebonden. Zeker als het sociale huurwoningen betreffen. Vrijkomende woningen kunnen via woonruimteverdeelsystemen waarin meerdere woningcorporaties samenwerken aangeboden worden aan de markt. Er zijn ook woningcorporaties die zelf hun woningaanbod aan de markt aanbieden. Er zijn woningcorporaties die beide doen, bijvoorbeeld sociale woningen via het ‘regionale’ verdeelsysteem en de vrije sector huur via andere kanalen. En voor bijvoorbeeld studentenhuisvesting en woongroepen kan voor coöptatie worden gekozen waarbij de zittende huurders een kandidaat voordraagt aan de woningcorporatie. Regelmatig hebben woningcorporaties voor een kandidaat met een urgentie een inspanningsverplichting waardoor de eerst vrijkomende woning die voldoet aan de voorwaarden direct aangeboden moet worden. Zodra de kandidaat bekend is die in aanmerking komt voor de vrijkomende woning, vindt een klantoverdracht plaats naar de woningcorporatie die de kandidaat definitief de woning gaat toewijzen. Het opstellen, doornemen en ondertekenen van de huurovereenkomst is een generiek verhuurproces. Immers de vastgoedkenmerken, huurvoorwaarden, type overeenkomst liggen vooraf al vast en hoeven alleen verrijkt te worden met de gegevens van de kandidaat huurder. Zodra de verhuring formeel is geregeld moet de sleutel worden overhandigd en de diverse bewijslast worden geadministreerd waaruit afgeleid kan worden dat de verhuring conform de spelregels heeft plaatsgevonden. Zodra de huurovereenkomst wordt beëindigd, dan gaan verschillende processen bij de woningcorporatie bijna gelijktijdig van start. Met de vertrekkende huurder op wiens verzoek de huurovereenkomst wordt beëindigd worden afspraken gemaakt in welke toestand de huureenheid opgeleverd moet worden aan de woningcorporatie. De woningcorporatie grijpt een huurmutatie ook aan om werkzaamheden aan de eenheid uit te voeren om de eenheid verhuurklaar te maken. Ook de huurprijs wordt conform het huurbeleid geharmoniseerd en kan vervolgens weer aangeboden worden aan de markt. Omdat leegstand huurderving impliceert, sturen veel woningcorporaties op zoveel mogelijk aansluitend verhuren. Dat betekent dat op verschillende parallel lopende processen integraal gestuurd moet worden. In CORA heet dit stuurscenario ‘verhuurmutatie’. (BusinessInteraction) Verhuurmutati- e Opstellen en verzenden factuur bestaat uit de processtappen die nodig zijn om kosten te vorderen bij bijvoorbeeld een huurder. Inputgebeurtenis: De start van dit proces is afhankelijk van de procesketen waar we ons in bevinden. De inputgebeurtenis zal afkomstig zijn uit een proces waarin een product of dienst is geleverd, waar ook de specificatie voor de in rekening te brengen kosten wordt opgesteld. Vanzelfsprekend dient er ook een vastgelegde afspraak te zijn over de door te berekenen kosten. (BusinessProcess) Opstellen en verzenden factuur De keten waarin de verrekening van (ook door derden) geleverde services aan huurders wordt gerealiseerd. Doel van de procesketen Leveren Servicecomponenten is het leveren van diverse services aan bewoners, waar de huurder al dan niet voor betaalt via de service- en/of stookkostenvoorschotten, en het correct en tijdig afhandelen van de financiële afhandeling hiervan met de huurder. Denk daarbij aan stookkosten, maar ook aan schoonmaak, groenonderhoud, wijkbeheerders etc. Uitgangspunten voor dit proces: - een deel van onderstaande procesketen is het generieke inkoopproces. Het inkoopproces is door Aedes opgesteld en te vinden op de Aedes website. Echter is dit momenteel niet op het niveau van de referentieprocessen uitgewerkt. Daarom is ervoor gekozen om het hier als onderdeel van deze keten op te nemen, met een zo generiek mogelijke beschrijving. Zie Leidraad Inkoop Aedes 2017 en Leidraad Aanbesteden Aedes 2017. - onderstaand proces betreft enkel de eenheden welke verhuurd worden. Het proces voor het leveren en afrekenen van services voor eenheden in particulier eigendom binnen een VVE is niet meegenomen in deze beschrijving. - deze procesketen start bij het bepalen van de servicecomponentenbehoefte en eindigt bij het afrekenen van geleverde services met de klant. Woningcorporaties leveren aan huurders vaak aanvullende diensten. Bij het sluiten van de huurovereenkomst in bestaand vastgoed heeft de huurder daar geen invloed op. Het wordt immers aangeboden als een all-in-one pakket. Voor het aangaan van nieuwe diensten in bestaand vastgoed dient de woningcorporatie een voorstel in te dienen en ten minste 70% van de huurders mee in te stemmen voordat de nieuwe dienst doorgevoerd kan worden. Soms levert de woningcorporatie zelf de aanvullende dienst (zoals huismeesterdiensten), maar kan de dienst ook extern inkopen (zoals schoonmaakdiensten). Indien er sprake is van een collectieve verwarming en/of warmwaterinstallatie, dan wordt een maandelijks voorschot van de stookkosten in rekening gebracht en periodiek verrekend met alle huurders. Dit wordt meestal tegelijk met de servicekosten verrekend. In CORA zijn hier twee afzonderlijke procesketens: - 'Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten' - 'Leveren, afrekenen en managen contract servicecomponenten' (BusinessInteraction) Leveren, afrekenen en managen contract servicecompo- nenten Het zorgdragen van de debiteuren administratie en daaruit voortkomende werkzaamheden alsmede het signaleren van ontstane achterstanden. (BusinessFunction) Debiteurenbe- heer Kosten worden niet of niet volledig doorbelast. Beheersmaatregelen: Lijncontrole inrichten. Bijhouden middels rapportages, evalueren en bijsturen wanneer dit vaak voorkomt. (Assessment) Onjuiste of onvolledige doorbelasting van kosten Woningcorporaties innen bedragen bij externe klanten voor het leveren van diensten en zorgen dat deze op de rekening courant wordt verwerkt. (BusinessService) Debiteurenbe- heer AssociationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship RealizationRelationship Realiseert Deze svg is op 26-02-2024 10:25:32 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 26-02-2024 10:25:32 CET



Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 19:27.