CORA en VERA online

Inkopen goederen, diensten en werken

Bedrijfsproces

Terug naar CORA bedrijfsprocessen.

In deze baan worden de processen gemodelleerd (ArchiMateNote) Proces Procesboek: Te selecteren leverancier of uit te breiden contract (BusinessEvent) Inkoopbehoefte bepaald Inkopen goederen, diensten en werken is het bedrijfsproces waarmee goederen, diensten en werken worden ingekocht en de rechten en plichten contractueel worden geborgd inclusief het sluiten van serviceabonnementen ten aanzien van de ingekochte goederen, diensten en werken. (BusinessProcess) Inkopen goederen, diensten en werken Werven en selecteren leverancier(s) bestaat uit processtappen die nodig zijn om een leverancier te selecteren die een gewenst product of dienst gaat leveren. De uitvoering van dit werkproces hangt ervan af of het een dienst is die al door een (vaste) leverancier wordt geleverd of dat het een nieuwe dienst betreft waarvoor nog geen overeenkomst is met een (vaste) leverancier. Wanneer er sprake is van een vaste leverancier of een reeds geselecteerde leverancier, dan is het doorlopen van dit proces niet nodig en is er enkel sprake van een uitbreiding van het contract. Indien de dienst nog niet geleverd wordt, bepaal dan of (alle stappen in dit) werkproces gevolgd moet worden. (BusinessProcess) Werven en selecteren leverancier(s) Contracteren bestaat uit processtappen die gaan over het afsluiten van een leveringscontract met de geselecteerde leverancier. (BusinessProcess) Contracteren leverancier Inkopen onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om voor een (planmatig) onderhoudsproject een externe partij te selecteren voor de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden. (BusinessProcess) Inkopen onderhoud Procesboek: Geselecteerde leverancier (BusinessEvent) Leverancier geselecteerd Procesboek: Vastgestelde JOB (BusinessEvent) JOB vastgesteld BusinessEvent Inkoopcontract afgesloten Procesboek: Opdracht onderhoudsorder (BusinessEvent) Onderhoudsorder verstrekt In deze baan staan de resultaat kPi's (ArchiMateNote) Resultaat KPI's In deze baan worden de belangrijkste (bedrijfs/proces)risico's gemodelleerd (ArchiMateNote) Risico's Dit kan gebeuren wanneer er niet of onvoldoende bekend of gespecificeerd is wat exact ingekocht moet worden (hoeveelheid, kwaliteit). Ook kan er sprake zijn van niet marktconforme prijzen bij de inkoop. Oorzaak kan zijn dat de warme opname niet goed is uitgevoerd of te lang geleden is uitgevoerd en de plannen dus gebaseerd zijn op verkeerde of onvolledige informatie. Ook kan er sprake zijn van garanties welke niet worden aangesproken of niet bekend zijn. Tevens kan er sprake zijn van onvoldoende inzicht in meer- en minderwerk. Beheersmaatregelen: Steekproef ter controle van werkzaamheden derden; Bij mutaties warme opname opnieuw uitvoeren; Vastleggen garanties; Check op garanties standaardiseren tijdens planvorming. (Assessment) Niet doelmatige inkoop, aanbesteding of planmatig onderhoudsuitgave (prijs/kwaliteit) Oorzaken kunnen bijvoorbeeld zijn dat een leverancier niet op basis van objectieve criteria is geselecteerd, dat inkoop niet transparant of conform de juiste specificaties verloopt, dat niet wordt voldaan aan het procuratiereglement of dat door het ontbreken van (juiste) ondertekening een overeenkomst niet geldig is. Met name bij meerwerk zien we dit risico vaker optreden. Andere oorzaken kunnen liggen in het ontbreken van de juiste interne controlemaatregelen (met name controle-technische functiescheiding) in (financiële) processen, van toezicht (door management) of van een gedragscode en/of standaarden voor integer gedrag. Maatregelen: De marktuitvraag door inkoop en opdrachtgever samen laten opstellen; De verantwoordelijke voor het inkoopbeleid/control betrekken bij het inkoopproces; Zorgen dat leverancier getekende contract retourneert; Controles inbouwen. Een onafhankelijke medewerker toetst periodiek (bijv. ieder kwartaal) de goedgekeurde opdrachten aan het mandaat en rapporteert hierover aan het MT/directie; Je kan hier ook gebruik maken van data-analyse. (Assessment) Fraude of onrechtmatigheden bij inkoop/aanbestedi- ng en opdrachtverstrekki- ng In deze baan staan de dienst die door het bedrijfsproces wordt gerealiseerd en de bedrijfsservices die door de werkprocessen worden gerealiseerd (ArchiMateNote) Producten en diensten Woningcorporaties kopen goederen, diensten en werken in om daarmee diensten te kunnen leveren, zowel aan interne als externe klanten (BusinessService) Inkoopmanagement De leverancier waarmee de woningcorporatie een inkoopcontract sluit voor het laten leveren van goederen, diensten en werken. (BusinessService) Geselecteerde leverancier Een servicecomponent waarvan de behoefte is ontstaan en waarvoor het akkoord van bewoners is verkregen om te kunnen gaan leveren en waarvoor een inkoopcontract is gesloten met een externe leverancier. (BusinessService) Nieuw ingekochte servicecomponent(en) BusinessService Ingekocht vastgoedonderhoud In deze baan staan de proces kPi's (ArchiMateNote) Proces KPI's TriggeringRelationship RealizationRelationship Realiseert RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship Deze svg is op 05-04-2024 12:28:19 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 05-04-2024 12:28:19 CEST




   
   
   
   
   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   
   

   
   

   
   
CORA 4.3

Kennismodel

Type: Bedrijfsproces
Soort: Ondersteunend

ArchiMate

Elementtype
BusinessProcess
Element-id
Id-d3f5d9d2-477e-de05-7fad-59dee9f47676
ArchiMate-model
CORA 4.3
Bron
CORA 4.0

Inkopen goederen, diensten en werken

Inkopen goederen, diensten en werken is het bedrijfsproces waarmee goederen, diensten en werken worden ingekocht en de rechten en plichten contractueel worden geborgd inclusief het sluiten van serviceabonnementen ten aanzien van de ingekochten goeder, diensten en werken.

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De resultaat kPi's en bedrijfsrisico's staan altijd boven het bedrijfsproces/de dienst ingetekend, apart van de proceskPi's en procesrisico's die altijd onder boven het bedrijfsproces/de dienst staan.

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Inkopen goederen, diensten en werken is het bedrijfsproces waarmee goederen, diensten en werken worden ingekocht en de rechten en plichten contractueel worden geborgd inclusief het sluiten van serviceabonnementen ten aanzien van de ingekochte goederen, diensten en werken. (BusinessProcess) Inkopen goederen, diensten en werken Het verwerven van middelen en het bewaken van de afspraken hierover met de leverancier. (BusinessFunction) Inkoop De keten waarin de realisatie van nieuw vastgoed respectievelijk de renovatie van bestaand vastgoed wordt gerealiseerd en vervolgens wordt overgedragen aan de beheerder van betreffend vastgoed. (BusinessInteraction) (Her)ontwikkel- en en opleveren vastgoed De doelstelling van de procesketen 'Coördineren planmatig onderhoud' is om de uitvoering van afzonderlijke planmatig onderhoudsprojecten (conform de MJOB en de jaarplanning c.q. begroting) te coördineren, ten behoeve van het kosteneffectief behalen van de gewenste kwaliteit van het bezit. Uitgangspunten voor dit proces Het proces Opstellen Meer Jaren Onderhoudsbegroting (MJOB) vormt de input voor dit proces. Uit de MJOB volgt een jaarplanning c.q. -begroting (JOB) voor alle uit te voeren projecten. Voorliggend proces betreft de coördinatie van één planmatig onderhoudsproject. De uitvoeringswerkzaamheden van het project zijn in deze procesketen niet meegenomen, ervan uitgaande dat de uitvoering altijd door externe partijen gebeurt. Echter dient planmatig onderhoud wel vanuit de corporatie gecoördineerd te worden, wat heeft geleid tot het opstellen van voorliggende procesketen. Selectie externe partij Voor de uitvoering van het planmatig onderhoud wordt een externe partij geselecteerd via het generieke inkoopproces. Er zijn meerdere varianten mogelijk, afhankelijk van het inkoopbeleid van de betreffende woningcorporatie: Enkelvoudig aanbesteden; Meervoudig aanbesteden; Opvragen van een kostencalculatie binnen een bestaande raamovereenkomst. Resultaat Gericht Samenwerken Veel corporaties zijn bezig met het invoeren van Resultaat Gericht Samenwerken (RGS). RGS is een groeimodel en corporaties bevinden zich allemaal op net even een ander niveau in het groeimodel, wat uiteenlopende hybride varianten van RGS oplevert. In de procesbeschrijving is uitgegaan van de ‘traditionele’ aanpak. Wel zijn RGS variaties opgenomen en wordt aandacht besteed aan mogelijke hybride varianten. De volledige RGS-werkwijze is beschreven in de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken van de Stichting Resultaat Gericht Samenwerken (april 2021). Terminologie Bij Planmatig Onderhoud spreken sommige corporaties over ‘projecten’ en andere over ‘werken’. In deze procesbeschrijving hanteren we de benaming ‘project’. (BusinessInteraction) Coördineren planmatig onderhoud Inkopen onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om voor een (planmatig) onderhoudsproject een externe partij te selecteren voor de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden. (BusinessProcess) Inkopen onderhoud Oorzaken kunnen bijvoorbeeld zijn dat een leverancier niet op basis van objectieve criteria is geselecteerd, dat inkoop niet transparant of conform de juiste specificaties verloopt, dat niet wordt voldaan aan het procuratiereglement of dat door het ontbreken van (juiste) ondertekening een overeenkomst niet geldig is. Met name bij meerwerk zien we dit risico vaker optreden. Andere oorzaken kunnen liggen in het ontbreken van de juiste interne controlemaatregelen (met name controle-technische functiescheiding) in (financiële) processen, van toezicht (door management) of van een gedragscode en/of standaarden voor integer gedrag. Maatregelen: De marktuitvraag door inkoop en opdrachtgever samen laten opstellen; De verantwoordelijke voor het inkoopbeleid/control betrekken bij het inkoopproces; Zorgen dat leverancier getekende contract retourneert; Controles inbouwen. Een onafhankelijke medewerker toetst periodiek (bijv. ieder kwartaal) de goedgekeurde opdrachten aan het mandaat en rapporteert hierover aan het MT/directie; Je kan hier ook gebruik maken van data-analyse. (Assessment) Fraude of onrechtmatigh- eden bij inkoop/aanbes- teding en opdrachtverstr- ekking Contracteren bestaat uit processtappen die gaan over het afsluiten van een leveringscontract met de geselecteerde leverancier. (BusinessProcess) Contracteren leverancier De volledige keten van inkopen, leveren en verrekenen servicecomponenten inclusief managen inkoopcontract waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Woningcorporaties leveren aan huurders vaak aanvullende diensten. Bij het sluiten van de huurovereenkomst in bestaand vastgoed heeft de huurder daar geen invloed op. Het wordt immers aangeboden als een all-in-one pakket. Voor het aangaan van nieuwe diensten in bestaand vastgoed dient de woningcorporatie een voorstel in te dienen en ten minste 70% van de huurders mee in te stemmen voordat de nieuwe dienst doorgevoerd kan worden. Soms levert de woningcorporatie zelf de aanvullende dienst (zoals huismeesterdiensten), maar kan de dienst ook extern inkopen (zoals schoonmaakdiensten). Indien er sprake is van een collectieve verwarming en/of warmwaterinstallatie, dan wordt een maandelijks voorschot van de stookkosten in rekening gebracht en periodiek verrekend met alle huurders. Dit wordt meestal tegelijk met de servicekosten verrekend. In CORA zijn hier twee afzonderlijke procesketens: - 'Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecomponenten' - 'Leveren, afrekenen en managen contract servicecomponenten' (BusinessInteraction) Inkopen, leveren en verrekenen servicecompo- nenten Gefaciliteerde organisatie is een organisatie die secundaire of ondersteunende diensten aan zichzelf levert en/of door derden laat leveren om daarmee de primaire activiteiten te kunnen uitvoeren gericht op het leveren van producten en diensten aan klanten. (Product) Gefaciliteerde organisatie Werven en selecteren leverancier(s) bestaat uit processtappen die nodig zijn om een leverancier te selecteren die een gewenst product of dienst gaat leveren. De uitvoering van dit werkproces hangt ervan af of het een dienst is die al door een (vaste) leverancier wordt geleverd of dat het een nieuwe dienst betreft waarvoor nog geen overeenkomst is met een (vaste) leverancier. Wanneer er sprake is van een vaste leverancier of een reeds geselecteerde leverancier, dan is het doorlopen van dit proces niet nodig en is er enkel sprake van een uitbreiding van het contract. Indien de dienst nog niet geleverd wordt, bepaal dan of (alle stappen in dit) werkproces gevolgd moet worden. (BusinessProcess) Werven en selecteren leverancier(s) De verzameling van planmatig onderhoudsprocessen waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Woningcorporaties stellen jaarlijks een meerjaren onderhoud begroting (MJOB) op voor het onderhouden van de gehele vastgoedportefeuille. Voor het gesplitst vastgoed (gemengde complexen) doet zij dat primair alleen voor de onderdelen waarvan de woningcorporatie zelf eigenaar is. Voor de delen waarvoor de VvE verantwoordelijk is, laat de VvE zelf een meerjaren onderhoud begroting opstellen. De VvE kan besluiten om de MJOB door de woningcorporatie op te laten stellen maar kan dat ook elders inkopen. Om de technische staat van het vastgoed en de installaties te kunnen beoordelen wordt periodiek een conditiemeting uitgevoerd, maar wordt ook naar het aantal en de aard van de onderhoudsverzoeken gekeken. Ze geven goed inzicht welke onderdelen planmatig onderhouden moeten worden. De eerste jaarschijf van de MJOB vormt doorgaans de Jaar Onderhoud Begroting (JOB) en vormt het uitvoeringsprogramma voor het eerstvolgende kalenderjaar. In CORA vormt dit de procesketen 'Meerjaren onderhoud begroting en conditiemeting'. Zodra de JOB is vastgesteld kunnen formeel de voorbereidingen van de voorgenomen projecten van start gaan. Ieder project moet aanbesteed worden en soms moeten bewoners tijdelijk naar een wisselwoning. Maar de meeste planmatig onderhoudsprojecten worden in bewoonde staat uitgevoerd. De coördinatie van alle werkzaamheden vormt de spil van de procesketen 'Coördineren planmatig onderhoud'. (BusinessInteraction) Planmatig onderhoud inclusief (M)JOB Grouping Ondersteunen- d De procesketen waarin nieuwe servicecomponenten worden bepaald, bewonersinstemming wordt geregeld en worden ingekocht. (BusinessInteraction) Bepalen en inkopen nieuw ingekochte servicecompo- nenten Woningcorporaties kopen goederen, diensten en werken in om daarmee diensten te kunnen leveren, zowel aan interne als externe klanten (BusinessService) Inkoopmanag- ement AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship RealizationRelationship Realiseert Deze svg is op 05-04-2024 12:28:20 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 05-04-2024 12:28:20 CEST



Overgenomen van "https://www.coraveraonline.nl/index.php?title=Id-d3f5d9d2-477e-de05-7fad-59dee9f47676&oldid=29088"
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 22:24.
Nora-familie.png CORA & VERA zijn onderdeel van de NORA-familie↗