Realiseren onderhoudsorder

Werkproces

Versie door 127.0.0.1 (overleg) op 28 nov 2021 om 15:57 (SmartConnect import, batch-id = CORA 4.1.xml-20211128150620)
Bekijken met Legenda link=ERROR: Incorrect usage of parserfunction {{#displayArchiMateViewURL|view=<myViewName>}}. Missing mandatory parameter "view".
 
In deze baan staat het bedrijfsproces, de werkprocessen die onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces én de gebeurtenissen die de werrkprocessen starten respectievelijk opleveren. (ArchiMateNote) Proces Procesboek: Opdracht onderhoudsorder (BusinessEvent) Onderhoudsorder verstrekt Realiseren Onderhoudsorder bevat de stappen die gezet worden door de uitvoerende partij van het onderhoud. Dit kan een interne dienst en/of een externe aannemer zijn. Een onderhoudsverzoek kan bestaan uit meerdere orders. Een order kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. Meestal wordt één order en daarmee alle onderliggende taken, uitgevoerd door één uitvoerende partij, op basis van het benodigde specialisme. (BusinessProcess) Realiseren onderhoudsorder Een onderhoudsorder kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. In deze stap worden alle bij de order behorende taken uitgesplitst. Input: Opdracht onderhoudsorder Output: Uitgesplitste onderhoudstaken (BusinessProcess) Uitsplitsen onderhoudstaken Controleer de voorraad van het materiaal dat benodigd is voor het uitvoeren van de onderhoudsorder. Bestel wat niet op voorraad is. Dit kan gaan om materiaal in het eigen magazijn, de busvoorraad of om specialistisch materiaal dat niet standaard op voorraad is. (Het op peil houden van de bus- of magazijnvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt). Input: Opdracht onderhoudsorder Output: Besteld materiaal (BusinessProcess) Controleren voorraad c.q. bestellen materialen Intern worden, indien nodig, de uitgesplitste taken in de juiste volgorde en bij de juiste specialisten ingepland, indien nodig rekening houdend met de levertijden van bestelde materialen. Hierbij kan het nodig zijn om af te stemmen met de huurder. Input: Uitgesplitste onderhoudstaken Output: Ingeplande onderhoudstaken Een scherpe planning en goed op elkaar afgestemde volgorde van uitvoering is een van de succesfactoren van dit proces. Indien deze planning uitloopt kan dit gevolgen hebben voor andere werkzaamheden en voor de oplevering van de eenheid aan de nieuwe huurder. (BusinessProcess) Intern inplannen taken Ontvang het door de leverancier geleverde materiaal. Input: Besteld materiaal Output: Ontvangen materiaal (BusinessProcess) Ontvangen materialen Voer de onderhoudstaken uit. Input: Ingeplande onderhoudstaak Output: Uitgevoerde onderhoudstaak Meestal wordt er bij het plannen gebruik gemaakt van bloktijden. Het is een service naar de klant toe om vooraf te melden hoe laat deze de monteur kan verwachten. Dat kan bijvoorbeeld door track & trace functionaliteit in een huurdersportaal in te richten, of door een bericht te versturen wanneer de monteur onderweg is. (BusinessProcess) Realiseren taken Registreer de gedane bestedingen (uren, kosten, reiskosten), zodat deze kunnen worden doorbelast. Input: Uitgevoerde onderhoudstaak Output: Geregistreerde bestedingen (BusinessProcess) Registreren bestedingen Bewaak centraal dat alle taken behorende bij de onderhoudsorder conform opdracht en tijdig worden uitgevoerd. Input: Onderhoudsorder Output: Bewaakte uitvoering (BusinessProcess) Bewaken uitvoering onderhoudsorder Beoordeel en stel vast, indien er meerwerk nodig is, of vervolgtaken dienen plaats te vinden en stem dit af met de opdrachtgever. Input: Uitgevoerde onderhoudstaak Output: Beoordeeld meerwerk Indien een medewerker ter plaatse meerwerk vaststelt, kan dit direct via bijvoorbeeld een app aangemaakt worden. (BusinessProcess) Beoordelen, vaststellen en afstemmen meerwerk/vervolgt- aken Wanneer alle onderhoudstaken conform opdracht zijn afgerond, worden deze aan de opdrachtgever technisch gereed gemeld. Vul na het afronden van de werkzaamheden de (bus)voorraad weer aan. (Het op peil houden van de magazijn- en busvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt). Opvolgend op het gereed melden van het onderhoudsverzoek wordt vaak een klanttevredenheidsenquête gedaan. Dit conform het generieke proces in het laatste hoofdstuk. Ook heeft een bewoner altijd de mogelijkheid tot het indienen van een klacht, die wordt afgehandeld via het generieke proces Klachtenafhandeling (in dit processenboek niet uitgewerkt). Input: Gerealiseerde onderhoudsorder Output: Technisch gereed gemelde onderhoudsorder (BusinessProcess) Technisch gereedmelden onderhoudsorder Dit betreft de mijlpaal die bereikt is zodra alle onderhoudswerkzaamheden door de uitvoerder zijn gerealiseerd. (BusinessService) Gerealiseerde onderhoudsorder BusinessEvent Opdracht onderhoudsorder uitgevoerd ArchiMateNote KPI's Totale mutatiekosten per eenheid per mutatie. (Value) Totale mutatiekosten Gemiddelde mutatiekosten per eenheid per mutatie. (Value) Gemiddelde mutatiekosten per eenheid. Gemiddeld mutatiekosten per mutatie, uitgerekend over alle eenheden in het complex. (Value) Gemiddelde mutatiekosten per complex Percentage van gerealiseerde onderhoudsorders binnen X dagen na eindinspectie. (Value) Realiseren onderhoudsorder Percentage van meldingen welke na een x aantal dagen nog open staan. (Value) % Openstaande meldingen Aantal vervolgopdrachten per onderhoudsverzoek. (Value) Aantal vervolgopdrachten Percentage van de onderhoudsverzoeken die in één keer conform de vereisten wordt uitgevoerd zonder dat herhaalverzoeken nodig zijn. (Value) % One time fix ArchiMateNote Risico's De kosten van reparatieonderhoud kunnen voor rekening van de corporatie zijn, van de huurder of van een leverancier. Onjuiste kostentoekenning is een risico dat veroorzaakt kan worden doordat als gevolg van het niet kennen van de oorzaak van een defect, kosten niet kunnen worden doorberekend aan huurder of leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties), doordat medewerkers bestedingen niet, te laat of onjuist registreren, doordat garanties niet onderkend worden, of door het vooraf niet (goed) afspreken en vastleggen van kosten huurder. Beheersmaatregel: Meer effort steken in het achterhalen van defect en oorzaak; Inspectie uitvoeren om oorzaak beter te kunnen achterhalen; Verbeteren monitoring op basis van (standaard)rapportages. Automatiseren van registratie van materiaalverbruik en urenbesteding. Vastleggen van garanties; Inbouwen standaard check op garanties. Afspraken over kosten huurder vooraf schriftelijk vastleggen. (Assessment) Onjuiste toerekening van kosten Veiligheidsproblematiek kan ontstaan wanneer niet de juiste richtlijnen voor het verwijderen van asbest worden gevolgd, door huurders, medewerkers of externen. Beheersmaatregel: Werken conform verplichte werkwijze asbestinventarisatie. Informeren huurders over risico’s bij eenheden van vóór een bepaald bouwjaar. (Assessment) Veiligheidsproblem- atiek Vertraging in mutatieonderhoud kan ontstaan door het niet tijdig herkennen of bespreken van meerwerk of wanneer de huurder afgesproken herstelpunten niet of niet correct heeft uitgevoerd. Vertraging kan (langere) mutatieleegstand opleveren. Beheersmaatregel: Zorgen voor voldoende c.q. de juiste expertise bij de voorinspectie of tussentijdse controle van de uitvoering. Tijdens de voorinspectie aanbieden om werkzaamheden tegen een laag tarief te doen voor de huurder. Heldere afspraken maken en verwachtingen communiceren. (Assessment) Vertraging Te hoge kosten kunnen bijvoorbeeld veroorzaakt doordat werkzaamheden gestart worden zonder dat daartoe de formele opdracht aan de aannemer voor verstrekt is, doordat er onjuiste bedragen in rekening gebracht worden door de aannemer of doordat er ten onrechte meerwerk is vastgesteld. Beheersmaatregel: Accorderen factuur door inhoudelijk betrokkene; Bespreken in periodieke evaluatiegesprekken met partners. Book & Match (boven een bepaald bedrag). (Steekproefsgewijze) prestatiecontrole op facturen/uren. Opdrachten alleen via systeem kunnen geven en daar de juiste controles inrichten. Facturen zonder ordernummer niet betalen. (Assessment) Te hoge kosten/urenbestedi- ng voor verrichte prestatie bij mutatieonderhoud Reparaties worden bij voorkeur in één keer correct uitgevoerd. Mogelijke oorzaken voor het niet halen van deze one time fix kunnen zijn het incorrect uitvoeren van de werkzaamheden waardoor rework nodig is, het onjuist uitvoeren van de intake of maken van een verkeerde beoordeling of het ontbreken van de juiste (correcte, volledige) gegevens leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties). Beheersmaatregelen: Zorgdragen voor juiste tools en juiste kennisniveau bij medewerkers. Verbeteren intake. Inplannen van inspecties alvorens uitvoering op te pakken. Evalueren met en managen van verwachtingen met uitvoerende partij; Verbeteren intake proces; Vastleggen van alle gegevens en controleren datakwaliteit. Werken met basiskwaliteitseisen die zijn vastgelegd in een (digitaal) kwaliteitshandboek. (Assessment) Geen one time fix In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond (ArchiMateNote) Informatieobjecten Representation (Concept) onderhoudsorder Representation Onderhoudsta(a)k(- en) Representation Voorraad Representation Materiaalorder Representation Afspraak Representation Materiaal ontvangst Representation Leveringsbevestigin- g Representation Status Representation Onderhoudsbested- ing Representation Orderbevestiging In deze baan worden de belangrijkste Applicatieservices getoond (ArchiMateNote) Applicatieservices Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen van de los planbare en uitvoerbare taken van een order inclusief werkomschrijving per taak. (ApplicationService) Splitsing onderhoudsorderta- ken Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en vastleggen wanneer en welke benodigde materialen beschikbaar moeten zijn. (ApplicationService) Planning ordermaterialen Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van welke materialen niet voorradig zijn en besteld worden om te laten leveren. (ApplicationService) Bestelling materialen Geautomatiseerde handelingen gericht op het opstellen van een planning en werkverdeling voor het uitvoeren van planmatige en niet-planmatige onderhoudstaken op één of meer 'te onderhouden eenheden', eventueel voortkomend uit onderhoudsjaarplannen, onderhoudsovereenkomsten of beheerovereenkomsten. (ApplicationService) Planning onderhoudstaken Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van de ontvangen materialen. (ApplicationService) Verwerking materiaalontvangst- en Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van (ApplicationService) Verwerking status onderhoudstaken en orders Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van besteedde uren en verbruikte materialen. (ApplicationService) Verwerking materiaal- en urenverbruik Geautomatiseerde handelingen gericht op het bepalen of de voortgang van het geplande onderhoud binnen de vooraf gestelde planning gerealiseerd wordt. (ApplicationService) Monitoring onderhoudsplannin- g Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of er wel of geen meerwerk uitgevoerd moet worden. (ApplicationService) Toetsing meerwerk Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van leverancier of er wel of geen opdracht wordt verleend voor het uitvoeren van beoogd meerwerk. (ApplicationService) Notificering meerwerk TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship Deze svg is op 27-02-2024 11:46:06 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 27-02-2024 11:46:06 CET


Legenda




   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   

Realiseren onderhoudsorder

Realiseren Onderhoudsorder bevat de stappen die gezet worden door de uitvoerende partij van het onderhoud. Dit kan een interne dienst en/of een externe aannemer zijn. Een onderhoudsverzoek kan bestaan uit meerdere orders. Een order kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. Meestal wordt één order en daarmee alle onderliggende taken, uitgevoerd door één uitvoerende partij, op basis van het benodigde specialisme.

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De kPi's en risico's staan altijd boven het werkproces/bedrijfsservice ingetekend, de objecten en applicatieservices staan onder het werkproces/bedrijfsservice ingetekend.

Elementen

  • % One time fix (Resultaat-indicator, Percentage van de onderhoudsverzoeken die in één keer conform de vereisten wordt uitgevoerd zonder dat herhaalverzoeken nodig zijn.)
  • % Openstaande meldingen (Proces-indicator, Percentage van meldingen welke na een x aantal dagen nog open staan.)
  • (Concept) onderhoudsorder (Informatieobject)
  • Aantal vervolgopdrachten (Proces-indicator, Aantal vervolgopdrachten per onderhoudsverzoek.)
  • Afspraak (Informatieobject)
  • Beoordelen, vaststellen en afstemmen meerwerk/vervolgtaken (Processtap, Beoordeel en stel vast, indien er meerwerk nodig is, of vervolgtaken dienen plaats te vinden en stem dit af met de opdrachtgever. Input: Uitgevoerde onderhoudstaak Output: Beoordeeld meerwerk Indien een medewerker ter plaatse meerwerk vaststelt, kan dit direct via bijvoorbeeld een app aangemaakt worden.)
  • Bestelling materialen (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van welke materialen niet voorradig zijn en besteld worden om te laten leveren.)
  • Bewaken uitvoering onderhoudsorder (Processtap, Bewaak centraal dat alle taken behorende bij de onderhoudsorder conform opdracht en tijdig worden uitgevoerd. Input: Onderhoudsorder Output: Bewaakte uitvoering)
  • Controleren voorraad c.q. bestellen materialen (Processtap, Controleer de voorraad van het materiaal dat benodigd is voor het uitvoeren van de onderhoudsorder. Bestel wat niet op voorraad is. Dit kan gaan om materiaal in het eigen magazijn, de busvoorraad of om specialistisch materiaal dat niet standaard op voorraad is. (Het op peil houden van de bus- of magazijnvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt). Input: Opdracht onderhoudsorder Output: Besteld materiaal)
  • Geen one time fix (Risico, Reparaties worden bij voorkeur in één keer correct uitgevoerd. Mogelijke oorzaken voor het niet halen van deze one time fix kunnen zijn het incorrect uitvoeren van de werkzaamheden waardoor rework nodig is, het onjuist uitvoeren van de intake of maken van een verkeerde beoordeling of het ontbreken van de juiste (correcte, volledige) gegevens leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties). Beheersmaatregelen: Zorgdragen voor juiste tools en juiste kennisniveau bij medewerkers. Verbeteren intake. Inplannen van inspecties alvorens uitvoering op te pakken. Evalueren met en managen van verwachtingen met uitvoerende partij; Verbeteren intake proces; Vastleggen van alle gegevens en controleren datakwaliteit. Werken met basiskwaliteitseisen die zijn vastgelegd in een (digitaal) kwaliteitshandboek.)
  • Gemiddelde mutatiekosten per complex (Resultaat-indicator, Gemiddeld mutatiekosten per mutatie, uitgerekend over alle eenheden in het complex.)
  • Gemiddelde mutatiekosten per eenheid. (Resultaat-indicator, Gemiddelde mutatiekosten per eenheid per mutatie.)
  • Gerealiseerde onderhoudsorder (Bedrijfsservice, Dit betreft de mijlpaal die bereikt is zodra alle onderhoudswerkzaamheden door de uitvoerder zijn gerealiseerd.)
  • Intern inplannen taken (Processtap, Intern worden, indien nodig, de uitgesplitste taken in de juiste volgorde en bij de juiste specialisten ingepland, indien nodig rekening houdend met de levertijden van bestelde materialen. Hierbij kan het nodig zijn om af te stemmen met de huurder. Input: Uitgesplitste onderhoudstaken Output: Ingeplande onderhoudstaken Een scherpe planning en goed op elkaar afgestemde volgorde van uitvoering is een van de succesfactoren van dit proces. Indien deze planning uitloopt kan dit gevolgen hebben voor andere werkzaamheden en voor de oplevering van de eenheid aan de nieuwe huurder.)
  • Leveringsbevestiging (Informatieobject)
  • Materiaal ontvangst (Informatieobject)
  • Materiaalorder (Informatieobject)
  • Monitoring onderhoudsplanning (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het bepalen of de voortgang van het geplande onderhoud binnen de vooraf gestelde planning gerealiseerd wordt.)
  • Notificering meerwerk (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van leverancier of er wel of geen opdracht wordt verleend voor het uitvoeren van beoogd meerwerk.)
  • Onderhoudsbesteding (Informatieobject)
  • Onderhoudsorder verstrekt (Gebeurtenis, Procesboek: Opdracht onderhoudsorder)
  • Onderhoudsta(a)k(en) (Informatieobject)
  • Onjuiste toerekening van kosten (Risico, De kosten van reparatieonderhoud kunnen voor rekening van de corporatie zijn, van de huurder of van een leverancier. Onjuiste kostentoekenning is een risico dat veroorzaakt kan worden doordat als gevolg van het niet kennen van de oorzaak van een defect, kosten niet kunnen worden doorberekend aan huurder of leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties), doordat medewerkers bestedingen niet, te laat of onjuist registreren, doordat garanties niet onderkend worden, of door het vooraf niet (goed) afspreken en vastleggen van kosten huurder. Beheersmaatregel: Meer effort steken in het achterhalen van defect en oorzaak; Inspectie uitvoeren om oorzaak beter te kunnen achterhalen; Verbeteren monitoring op basis van (standaard)rapportages. Automatiseren van registratie van materiaalverbruik en urenbesteding. Vastleggen van garanties; Inbouwen standaard check op garanties. Afspraken over kosten huurder vooraf schriftelijk vastleggen.)
  • Ontvangen materialen (Processtap, Ontvang het door de leverancier geleverde materiaal. Input: Besteld materiaal Output: Ontvangen materiaal)
  • Opdracht onderhoudsorder uitgevoerd (Gebeurtenis)
  • Orderbevestiging (Informatieobject)
  • Planning onderhoudstaken (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het opstellen van een planning en werkverdeling voor het uitvoeren van planmatige en niet-planmatige onderhoudstaken op één of meer 'te onderhouden eenheden', eventueel voortkomend uit onderhoudsjaarplannen, onderhoudsovereenkomsten of beheerovereenkomsten.)
  • Planning ordermaterialen (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en vastleggen wanneer en welke benodigde materialen beschikbaar moeten zijn.)
  • Realiseren onderhoudsorder (Werkproces, Realiseren Onderhoudsorder bevat de stappen die gezet worden door de uitvoerende partij van het onderhoud. Dit kan een interne dienst en/of een externe aannemer zijn. Een onderhoudsverzoek kan bestaan uit meerdere orders. Een order kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. Meestal wordt één order en daarmee alle onderliggende taken, uitgevoerd door één uitvoerende partij, op basis van het benodigde specialisme.)
  • Realiseren onderhoudsorder (Proces-indicator, Percentage van gerealiseerde onderhoudsorders binnen X dagen na eindinspectie.)
  • Realiseren taken (Processtap, Voer de onderhoudstaken uit. Input: Ingeplande onderhoudstaak Output: Uitgevoerde onderhoudstaak Meestal wordt er bij het plannen gebruik gemaakt van bloktijden. Het is een service naar de klant toe om vooraf te melden hoe laat deze de monteur kan verwachten. Dat kan bijvoorbeeld door track & trace functionaliteit in een huurdersportaal in te richten, of door een bericht te versturen wanneer de monteur onderweg is.)
  • Registreren bestedingen (Processtap, Registreer de gedane bestedingen (uren, kosten, reiskosten), zodat deze kunnen worden doorbelast. Input: Uitgevoerde onderhoudstaak Output: Geregistreerde bestedingen)
  • Splitsing onderhoudsordertaken (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen van de los planbare en uitvoerbare taken van een order inclusief werkomschrijving per taak.)
  • Status (Informatieobject)
  • Te hoge kosten/urenbesteding voor verrichte prestatie bij mutatieonderhoud (Risico, Te hoge kosten kunnen bijvoorbeeld veroorzaakt doordat werkzaamheden gestart worden zonder dat daartoe de formele opdracht aan de aannemer voor verstrekt is, doordat er onjuiste bedragen in rekening gebracht worden door de aannemer of doordat er ten onrechte meerwerk is vastgesteld. Beheersmaatregel: Accorderen factuur door inhoudelijk betrokkene; Bespreken in periodieke evaluatiegesprekken met partners. Book & Match (boven een bepaald bedrag). (Steekproefsgewijze) prestatiecontrole op facturen/uren. Opdrachten alleen via systeem kunnen geven en daar de juiste controles inrichten. Facturen zonder ordernummer niet betalen.)
  • Technisch gereedmelden onderhoudsorder (Processtap, Wanneer alle onderhoudstaken conform opdracht zijn afgerond, worden deze aan de opdrachtgever technisch gereed gemeld. Vul na het afronden van de werkzaamheden de (bus)voorraad weer aan. (Het op peil houden van de magazijn- en busvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt). Opvolgend op het gereed melden van het onderhoudsverzoek wordt vaak een klanttevredenheidsenquête gedaan. Dit conform het generieke proces in het laatste hoofdstuk. Ook heeft een bewoner altijd de mogelijkheid tot het indienen van een klacht, die wordt afgehandeld via het generieke proces Klachtenafhandeling (in dit processenboek niet uitgewerkt). Input: Gerealiseerde onderhoudsorder Output: Technisch gereed gemelde onderhoudsorder)
  • Toetsing meerwerk (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of er wel of geen meerwerk uitgevoerd moet worden.)
  • Totale mutatiekosten (Resultaat-indicator, Totale mutatiekosten per eenheid per mutatie.)
  • Uitsplitsen onderhoudstaken (Processtap, Een onderhoudsorder kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. In deze stap worden alle bij de order behorende taken uitgesplitst. Input: Opdracht onderhoudsorder Output: Uitgesplitste onderhoudstaken)
  • Veiligheidsproblematiek (Risico, Veiligheidsproblematiek kan ontstaan wanneer niet de juiste richtlijnen voor het verwijderen van asbest worden gevolgd, door huurders, medewerkers of externen. Beheersmaatregel: Werken conform verplichte werkwijze asbestinventarisatie. Informeren huurders over risico’s bij eenheden van vóór een bepaald bouwjaar.)
  • Vertraging (Risico, Vertraging in mutatieonderhoud kan ontstaan door het niet tijdig herkennen of bespreken van meerwerk of wanneer de huurder afgesproken herstelpunten niet of niet correct heeft uitgevoerd. Vertraging kan (langere) mutatieleegstand opleveren. Beheersmaatregel: Zorgen voor voldoende c.q. de juiste expertise bij de voorinspectie of tussentijdse controle van de uitvoering. Tijdens de voorinspectie aanbieden om werkzaamheden tegen een laag tarief te doen voor de huurder. Heldere afspraken maken en verwachtingen communiceren.)
  • Verwerking materiaal- en urenverbruik (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van besteedde uren en verbruikte materialen.)
  • Verwerking materiaalontvangsten (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van de ontvangen materialen.)
  • Verwerking status onderhoudstaken en orders (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van)
  • Voorraad (Informatieobject)

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Realiseren Onderhoudsorder bevat de stappen die gezet worden door de uitvoerende partij van het onderhoud. Dit kan een interne dienst en/of een externe aannemer zijn. Een onderhoudsverzoek kan bestaan uit meerdere orders. Een order kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. Meestal wordt één order en daarmee alle onderliggende taken, uitgevoerd door één uitvoerende partij, op basis van het benodigde specialisme. (BusinessProcess) Realiseren onderhoudsor- der Percentage van de onderhoudsverzoeken die in één keer conform de vereisten wordt uitgevoerd zonder dat herhaalverzoeken nodig zijn. (Value) % One time fix Registreer de gedane bestedingen (uren, kosten, reiskosten), zodat deze kunnen worden doorbelast. Input: Uitgevoerde onderhoudstaak Output: Geregistreerde bestedingen (BusinessProcess) Registreren bestedingen Veiligheidsproblematiek kan ontstaan wanneer niet de juiste richtlijnen voor het verwijderen van asbest worden gevolgd, door huurders, medewerkers of externen. Beheersmaatregel: Werken conform verplichte werkwijze asbestinventarisatie. Informeren huurders over risico’s bij eenheden van vóór een bepaald bouwjaar. (Assessment) Veiligheidspro- blematiek Beoordeel en stel vast, indien er meerwerk nodig is, of vervolgtaken dienen plaats te vinden en stem dit af met de opdrachtgever. Input: Uitgevoerde onderhoudstaak Output: Beoordeeld meerwerk Indien een medewerker ter plaatse meerwerk vaststelt, kan dit direct via bijvoorbeeld een app aangemaakt worden. (BusinessProcess) Beoordelen, vaststellen en afstemmen meerwerk/ver- volgtaken Controleer de voorraad van het materiaal dat benodigd is voor het uitvoeren van de onderhoudsorder. Bestel wat niet op voorraad is. Dit kan gaan om materiaal in het eigen magazijn, de busvoorraad of om specialistisch materiaal dat niet standaard op voorraad is. (Het op peil houden van de bus- of magazijnvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt). Input: Opdracht onderhoudsorder Output: Besteld materiaal (BusinessProcess) Controleren voorraad c.q. bestellen materialen Procesboek: Opdracht onderhoudsorder (BusinessEvent) Onderhoudsor- der verstrekt Uitvoeren onderhoudsorder is het bedrijfsproces waarmee onderhoudsorders technisch worden gerealiseerd (BusinessProcess) Uitvoeren onderhoudsor- der Voer de onderhoudstaken uit. Input: Ingeplande onderhoudstaak Output: Uitgevoerde onderhoudstaak Meestal wordt er bij het plannen gebruik gemaakt van bloktijden. Het is een service naar de klant toe om vooraf te melden hoe laat deze de monteur kan verwachten. Dat kan bijvoorbeeld door track & trace functionaliteit in een huurdersportaal in te richten, of door een bericht te versturen wanneer de monteur onderweg is. (BusinessProcess) Realiseren taken Intern worden, indien nodig, de uitgesplitste taken in de juiste volgorde en bij de juiste specialisten ingepland, indien nodig rekening houdend met de levertijden van bestelde materialen. Hierbij kan het nodig zijn om af te stemmen met de huurder. Input: Uitgesplitste onderhoudstaken Output: Ingeplande onderhoudstaken Een scherpe planning en goed op elkaar afgestemde volgorde van uitvoering is een van de succesfactoren van dit proces. Indien deze planning uitloopt kan dit gevolgen hebben voor andere werkzaamheden en voor de oplevering van de eenheid aan de nieuwe huurder. (BusinessProcess) Intern inplannen taken Vertraging in mutatieonderhoud kan ontstaan door het niet tijdig herkennen of bespreken van meerwerk of wanneer de huurder afgesproken herstelpunten niet of niet correct heeft uitgevoerd. Vertraging kan (langere) mutatieleegstand opleveren. Beheersmaatregel: Zorgen voor voldoende c.q. de juiste expertise bij de voorinspectie of tussentijdse controle van de uitvoering. Tijdens de voorinspectie aanbieden om werkzaamheden tegen een laag tarief te doen voor de huurder. Heldere afspraken maken en verwachtingen communiceren. (Assessment) Vertraging Wanneer alle onderhoudstaken conform opdracht zijn afgerond, worden deze aan de opdrachtgever technisch gereed gemeld. Vul na het afronden van de werkzaamheden de (bus)voorraad weer aan. (Het op peil houden van de magazijn- en busvoorraad is een separaat proces dat hier niet is uitgewerkt). Opvolgend op het gereed melden van het onderhoudsverzoek wordt vaak een klanttevredenheidsenquête gedaan. Dit conform het generieke proces in het laatste hoofdstuk. Ook heeft een bewoner altijd de mogelijkheid tot het indienen van een klacht, die wordt afgehandeld via het generieke proces Klachtenafhandeling (in dit processenboek niet uitgewerkt). Input: Gerealiseerde onderhoudsorder Output: Technisch gereed gemelde onderhoudsorder (BusinessProcess) Technisch gereedmelden onderhoudsor- der Reparaties worden bij voorkeur in één keer correct uitgevoerd. Mogelijke oorzaken voor het niet halen van deze one time fix kunnen zijn het incorrect uitvoeren van de werkzaamheden waardoor rework nodig is, het onjuist uitvoeren van de intake of maken van een verkeerde beoordeling of het ontbreken van de juiste (correcte, volledige) gegevens leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties). Beheersmaatregelen: Zorgdragen voor juiste tools en juiste kennisniveau bij medewerkers. Verbeteren intake. Inplannen van inspecties alvorens uitvoering op te pakken. Evalueren met en managen van verwachtingen met uitvoerende partij; Verbeteren intake proces; Vastleggen van alle gegevens en controleren datakwaliteit. Werken met basiskwaliteitseisen die zijn vastgelegd in een (digitaal) kwaliteitshandboek. (Assessment) Geen one time fix Percentage van gerealiseerde onderhoudsorders binnen X dagen na eindinspectie. (Value) Realiseren onderhoudsor- der Dit betreft de mijlpaal die bereikt is zodra alle onderhoudswerkzaamheden door de uitvoerder zijn gerealiseerd. (BusinessService) Gerealiseerde onderhoudsor- der Gemiddelde mutatiekosten per eenheid per mutatie. (Value) Gemiddelde mutatiekosten per eenheid. Ontvang het door de leverancier geleverde materiaal. Input: Besteld materiaal Output: Ontvangen materiaal (BusinessProcess) Ontvangen materialen Een onderhoudsorder kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. In deze stap worden alle bij de order behorende taken uitgesplitst. Input: Opdracht onderhoudsorder Output: Uitgesplitste onderhoudstaken (BusinessProcess) Uitsplitsen onderhoudsta- ken Gemiddeld mutatiekosten per mutatie, uitgerekend over alle eenheden in het complex. (Value) Gemiddelde mutatiekosten per complex Te hoge kosten kunnen bijvoorbeeld veroorzaakt doordat werkzaamheden gestart worden zonder dat daartoe de formele opdracht aan de aannemer voor verstrekt is, doordat er onjuiste bedragen in rekening gebracht worden door de aannemer of doordat er ten onrechte meerwerk is vastgesteld. Beheersmaatregel: Accorderen factuur door inhoudelijk betrokkene; Bespreken in periodieke evaluatiegesprekken met partners. Book & Match (boven een bepaald bedrag). (Steekproefsgewijze) prestatiecontrole op facturen/uren. Opdrachten alleen via systeem kunnen geven en daar de juiste controles inrichten. Facturen zonder ordernummer niet betalen. (Assessment) Te hoge kosten/urenbe- steding voor verrichte prestatie bij mutatieonderh- oud BusinessEvent Opdracht onderhoudsor- der uitgevoerd De kosten van reparatieonderhoud kunnen voor rekening van de corporatie zijn, van de huurder of van een leverancier. Onjuiste kostentoekenning is een risico dat veroorzaakt kan worden doordat als gevolg van het niet kennen van de oorzaak van een defect, kosten niet kunnen worden doorberekend aan huurder of leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties), doordat medewerkers bestedingen niet, te laat of onjuist registreren, doordat garanties niet onderkend worden, of door het vooraf niet (goed) afspreken en vastleggen van kosten huurder. Beheersmaatregel: Meer effort steken in het achterhalen van defect en oorzaak; Inspectie uitvoeren om oorzaak beter te kunnen achterhalen; Verbeteren monitoring op basis van (standaard)rapportages. Automatiseren van registratie van materiaalverbruik en urenbesteding. Vastleggen van garanties; Inbouwen standaard check op garanties. Afspraken over kosten huurder vooraf schriftelijk vastleggen. (Assessment) Onjuiste toerekening van kosten Bewaak centraal dat alle taken behorende bij de onderhoudsorder conform opdracht en tijdig worden uitgevoerd. Input: Onderhoudsorder Output: Bewaakte uitvoering (BusinessProcess) Bewaken uitvoering onderhoudsor- der Totale mutatiekosten per eenheid per mutatie. (Value) Totale mutatiekosten Aantal vervolgopdrachten per onderhoudsverzoek. (Value) Aantal vervolgopdrac- hten AssociationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship TriggeringRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship RealizationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship TriggeringRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship Deze svg is op 27-02-2024 11:46:07 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 27-02-2024 11:46:07 CET



Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 19:04.