CORA en VERA online

Inspecteren vastgoed

Bedrijfsproces

CORA 4.3
Bekijken met Legenda link=ERROR: Incorrect usage of parserfunction {{#displayArchiMateViewURL|view=<myViewName>}}. Missing mandatory parameter "view".
 
ArchiMateNote Proces Procesboek: Inspectie opdracht (BusinessEvent) Vastgoedinspectie gevraagd Inspecteren vastgoed is het werkproces waarbij bouwkundige elementen, bouwdelen en installaties van vastgoed wordt geïnspecteerd en afhankelijk van de reden voor inspectie oorzaak en gevolgen van schade en/of storingen worden onderzocht ten einde een diagnose te stellen respectievelijk de technische staat aan de hand van criteria te beoordelen en daarover te rapporteren (BusinessProcess) Inspecteren vastgoed Inspecteren element bestaat uit processtappen welke nodig zijn om een element te inspecteren om zo informatie te verzamelen voor de juiste afhandeling van een onderhoudsverzoek. De inspectie kan door interne medewerkers of door een externe partij worden uitgevoerd. Dit werkproces is optioneel en wordt alleen uitgevoerd indien in coördinatie reparatieonderhoud is bepaald dat een inspectie nodig is. (BusinessProcess) Inspecteren element Uitvoeren voorinspectie bestaat uit het opnemen van de eenheid en de daarbij benodigde voorbereiding. De voorinspectie vindt plaats na het ontvangen van de huuropzegging en vóór het innemen van de sleutels, zoals beschreven in Afhandelen huuropzegging. Allereerst wordt de voorinspectie voorbereid door middel van de eerste 3 stappen. Hoe meer er hierin geautomatiseerd is, des te korter is deze voorbereiding. Doel van deze inspectie is drieledig: # Alle processtappen die nodig zijn om de eenheid volledig op te nemen. # In overleg met de huurder, af te stemmen welke werkzaamheden er uitgevoerd dienen te worden om de eenheid technisch in orde en verhuurbaar te maken. # Het is een contactmoment met de klant waarbij 'afscheid' wordt genomen, vanuit oogpunt van de klantrelatie. Ieder doel vraagt om specifieke expertise. Zo kan een opzichter de technische staat het beste beoordelen, terwijl een verhuurmakelaar beter kan beoordelen wat de verhuurbaarheid is en de relationele zaken met de klant afhandelen. Binnen woningcorporaties zien we dan ook veel verschillende variaties in de inrichting van dit proces, met name wie de stappen uitvoert. Elke vorm van organisatie brengt risico's met zich mee. Bijvoorbeeld dat de verhuurmakelaar technische zaken over het hoofd ziet, of als een ketenpartner de voorinspectie uitvoert, deze te weinig kan betekenen in de klantrelatie. Elke vorm van organisatie is daarmee eigenlijk een beheersmaatregel op het ondervangen van risico's ten aanzien van het juist beoordelen van de technische staat, de verhuurbaarheid en het goed afronden van de klantrelatie. Het proces bevat meerdere beheersmaatregelen voor mogelijke risico's. Zo is de tussen-/eindinspectie een beheersmaatregel om zeker te zijn dat de vertrekkende huurder de eenheid conform afspraak achter laat. Belangrijke risico's in het mutatieproces zijn mutatiekosten en doorlooptijd. Ook met het oog op deze risico’s, zijn uiteenlopende processtappen ingericht. Inspiratie Tijdens de inspecties wordt gekeken naar de basiskwaliteit van de eenheid. De losse vastgoedkenmerken geven hierover niet altijd voldoende informatie. Wellicht is het mogelijk om een eenheid een totaalcijfer te geven. Uitdaging is daarbij nog wel welke methodiek daarvoor te gebruiken en de vraag hoe je dat dan vastlegt. NB. Het bijwerken van de vastgoedregistratie naar aanleiding van alle tijdens de inspectie geconstateerde wijzigingen, vindt plaats in Registreren Vastgoed. (BusinessProcess) Uitvoeren voorinspectie Uitvoeren eindinspectie bestaat uit de processtappen die nodig zijn om te bepalen of de vertrekkende huurder de eenheid volgens gemaakte afspraken heeft achtergelaten en welke onderhoudswerkzaamheden de verhuurder moet (laten) uitvoeren. De eindinspectie vindt plaats na het ontvangen van de huuropzegging en vóór het innemen van de sleutels en levert input voor het opstellen van de eindafrekening. Deze stappen zijn te vinden in het proces Afhandelen huuropzegging. Algemene inspiratie Het is mogelijk de eindinspectie optioneel te maken. In sommige gevallen blijkt uit de voorinspectie dat de eenheid in dusdanig goede staat verkeert, dat de huurder de sleutel mag inleveren zonder eindinspectie. Dit zou veel tijd en geld besparen. Hiervoor is het wel extra belangrijk om duidelijke kwaliteitsrichtlijnen op te stellen en controle hierop uit te voeren om niet achteraf voor verassingen te komen staan. Een andere mogelijkheid is het uitvoeren van de eindinspectie bij de sleuteloverdracht aan de volgende huurder. Eventuele opleverpunten worden dan in overleg met de nieuwe huurder afgehandeld. Nadeel hiervan is dat de kosten voor de corporatie zijn en niet (makkelijk) verhaald kunnen worden op de vertrekkende huurder. (BusinessProcess) Uitvoeren eindinspectie Opnemen conditie bouwdelen maakt deel uit van het bedrijfsproces Inspecteren Vastgoed en bestaat uit de processtappen die nodig zijn om objectief de conditie van de bouwdelen vast te stellen. Bij Resultaat Gericht Samenwerken (RGS) kan ervoor gekozen worden om de conditiemeting niet meer zelf uit te voeren. (BusinessProcess) Opnemen conditie bouwdelen BusinessProcess Uitvoeren opleverinspectie bij terugkoop BusinessProcess Uitvoeren opleverinspectie BusinessEvent Geplande voorinspectie uitgevoerd Het werkproces waarmee de fysieke kenmerken van een enkele verhuurbare- of verkoopbare eenheid of alle verhuur- en verkoopbare eenheden van een (verzameling) gebouw(en) geïnventariseerd/gecontroleerd wordt/worden op grond waarvan een nieuw energielabel bepaald kan worden. (BusinessProcess) Opname eenheid tbv nieuw energielabel Het werkproces waarmee de verhuurbare- of verkoopbare eenheid of het hele gebouw gecontroleerd wordt op de aanwezigheid van asbest en hoe die is aangebracht om op basis van de uitkomsten te kunnen bepalen of en wat voor soort asbestsanering nodig is om de situatie veilig te maken. (BusinessProcess) Uitvoeren asbestinventarisatie Procesboek: Opdracht tot uitvoeren conditiemeting (BusinessEvent) Conditiemeting gevraagd Procesboek: Datum passeren leveringsakte (BusinessEvent) Leveringsakte gepasseerd Procesboek: Opdracht opleverinspectie (BusinessEvent) Opleverinspectie gevraagd Procesboek: Opdracht voorinspectie (BusinessEvent) Voorinspectie verstrekt Procesboek: Inspectie opdracht uitgevoerd (BusinessEvent) Vastgoedinspectie uitgevoerd BusinessEvent Geplande eindinspctie uitgevoerd Procesboek: Opdracht conditiemeting uitgevoerd (BusinessEvent) Conditiemeting uitgevoerd BusinessEvent Geïnspecteerde terugkoopeenheid BusinessEvent Opleverinspectie uitgevoerd Indien een energielabel na uiterlijk 10 jaar is verlopen, is een nieuw energielabel benodigd. (BusinessEvent) Verlopen energielabel Indien vastgoed wordt ontwikkeld, moet ook een energielabel worden bepaald voor woningen en bedrijfsruimten. (BusinessEvent) Ontbrekend energielabel Het inventariseren en registeren van de benodigde bewijslast van de eenheid is uitgevoerd. (BusinessEvent) Opname tbv EPA uitgevoerd Indien de bouwkundige situatie gewijgd wordt kan dit aanleiding zijn voor een nieuw energielabel. (BusinessEvent) Gewijzigde bouwkundige situatie Indien de aanwezigheid van asbest wordt geconstateerd kan dit aanleiding zijn om de hele eenheid of het gehele gebouw op asbest te controleren en te inventariseren waar de asbest zit. (BusinessEvent) Geconstateerd asbest Op basis van diverse bedrijfsregels (zoals gebouwd voor 1994) kan verondersteld worden dat er asbest aanwezig is. (BusinessEvent) Vermoeden van asbest BusinessEvent Asbestinventarisatie uitgevoerd In deze baan staan de resultaat kPi's (ArchiMateNote) Resultaat KPI's Het aantal mutaties waarbij er geen voorinspectie is uitgevoerd. (Value) Aantal mutaties zonder voorinspectie In deze baan worden de belangrijkste (bedrijfs/proces)risico's gemodelleerd (ArchiMateNote) Risico's Veiligheidsproblematiek kan ontstaan wanneer niet de juiste richtlijnen voor het verwijderen van asbest worden gevolgd, door huurders, medewerkers of externen. Beheersmaatregel: Werken conform verplichte werkwijze asbestinventarisatie. Informeren huurders over risico’s bij eenheden van vóór een bepaald bouwjaar. (Assessment) Veiligheidsproblem- atiek In deze baan staan de dienst die door het bedrijfsproces wordt gerealiseerd en de bedrijfsservices die door de werkprocessen worden gerealiseerd (ArchiMateNote) Producten en diensten Voor diverse doeleinden (zoals beoordelen onderhoudsverzoeken, periodieke conditiemetingen of bijvoorbeeld woningopleveringen) worden vastgoedinspecties uitgevoerd door (of in opdracht van) de woningcorporatie. (BusinessService) Geïnspecteerd vastgoed BusinessService Uitgevoerde inspectie Dit betreft de inspectie (door of in opdracht van de woningcorporatie) van de eenheid waarin bepaald wordt welke eventuele noodzakelijk geachte onderhoudswerkzaamheden in rekening worden gebracht door de woningcorporatie op basis van de eerder gemaakte afspraken uit de voorinspectie. (BusinessService) Uitgevoerde eindinspectie BusinessService Vastgestelde vastgoedconditie BusinessService Opleverinspectie terugkoop BusinessService Opleverinspectie Dit betreft de inspectie (door of in opdracht van de woningcorporatie) van de eenheid waarvan de huurovereenkomst is opgezegd, op basis waarvan besproken wordt hoe de eenheid door huurder wordt opgeleverd en welke eventuele noodzakelijk geachte onderhoudswerkzaamheden in rekening worden gebracht als huurder dit door de woningcorporatie laat uitvoeren. (BusinessService) Uitgevoerde voorinspectie BusinessService Opnamerapport EPA BusinessService Inspectierapport asbestinventarisatie In deze baan staan de proces kPi's (ArchiMateNote) Proces KPI's De gemiddelde doorlooptijd tussen huuropzegging en voorinspectie uitvoeren. (Value) Doorlooptijd proces Voorinspectie Percentage uitgevoerde voorinspecties binnen X dagen na de huuropzegging. (Value) % Uitvoeren voorinspectie binnen termijn TriggeringRelationship RealizationRelationship Realiseert TriggeringRelationship RealizationRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship RealizationRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship Deze svg is op 08-04-2024 14:56:42 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 08-04-2024 14:56:42 CEST


Legenda




   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

Kennismodel

Type: Bedrijfsproces
Soort: Ondersteunend

ArchiMate

Elementtype
BusinessProcess
Element-id
Id-5389203f-4a61-111d-2236-ff1c930a483a
ArchiMate-model
CORA 4.3
Bron
CORA 4.0

Inspecteren vastgoed

Inspecteren vastgoed is het werkproces waarbij bouwkundige elementen, bouwdelen en installaties van vastgoed wordt geïnspecteerd en afhankelijk van de reden voor inspectie oorzaak en gevolgen van schade en/of storingen worden onderzocht ten einde een diagnose te stellen respectievelijk de technische staat aan de hand van criteria te beoordelen en daarover te rapporteren

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De resultaat kPi's en bedrijfsrisico's staan altijd boven het bedrijfsproces/de dienst ingetekend, apart van de proceskPi's en procesrisico's die altijd onder boven het bedrijfsproces/de dienst staan.

Elementen

  • % Uitvoeren voorinspectie binnen termijn (Proces-indicator, Percentage uitgevoerde voorinspecties binnen X dagen na de huuropzegging.)
  • Aantal mutaties zonder voorinspectie (Resultaat-indicator, Het aantal mutaties waarbij er geen voorinspectie is uitgevoerd.)
  • Asbestinventarisatie uitgevoerd (Gebeurtenis)
  • Conditiemeting gevraagd (Gebeurtenis, Procesboek: Opdracht tot uitvoeren conditiemeting)
  • Conditiemeting uitgevoerd (Gebeurtenis, Procesboek: Opdracht conditiemeting uitgevoerd)
  • Doorlooptijd proces Voorinspectie (Proces-indicator, De gemiddelde doorlooptijd tussen huuropzegging en voorinspectie uitvoeren.)
  • Geconstateerd asbest (Gebeurtenis, Indien de aanwezigheid van asbest wordt geconstateerd kan dit aanleiding zijn om de hele eenheid of het gehele gebouw op asbest te controleren en te inventariseren waar de asbest zit.)
  • Geplande eindinspctie uitgevoerd
  • Geplande voorinspectie uitgevoerd (Gebeurtenis)
  • Gewijzigde bouwkundige situatie (Gebeurtenis, Indien de bouwkundige situatie gewijgd wordt kan dit aanleiding zijn voor een nieuw energielabel.)
  • Geïnspecteerd vastgoed (Dienst, Voor diverse doeleinden (zoals beoordelen onderhoudsverzoeken, periodieke conditiemetingen of bijvoorbeeld woningopleveringen) worden vastgoedinspecties uitgevoerd door (of in opdracht van) de woningcorporatie.)
  • Geïnspecteerde terugkoopeenheid
  • Inspecteren element (Werkproces, Inspecteren element bestaat uit processtappen welke nodig zijn om een element te inspecteren om zo informatie te verzamelen voor de juiste afhandeling van een onderhoudsverzoek. De inspectie kan door interne medewerkers of door een externe partij worden uitgevoerd. Dit werkproces is optioneel en wordt alleen uitgevoerd indien in coördinatie reparatieonderhoud is bepaald dat een inspectie nodig is.)
  • Inspecteren vastgoed (Bedrijfsproces, Inspecteren vastgoed is het werkproces waarbij bouwkundige elementen, bouwdelen en installaties van vastgoed wordt geïnspecteerd en afhankelijk van de reden voor inspectie oorzaak en gevolgen van schade en/of storingen worden onderzocht ten einde een diagnose te stellen respectievelijk de technische staat aan de hand van criteria te beoordelen en daarover te rapporteren)
  • Inspectierapport asbestinventarisatie (Bedrijfsservice)
  • Leveringsakte gepasseerd (Gebeurtenis, Procesboek: Datum passeren leveringsakte)
  • Ontbrekend energielabel (Gebeurtenis, Indien vastgoed wordt ontwikkeld, moet ook een energielabel worden bepaald voor woningen en bedrijfsruimten.)
  • Opleverinspectie (Bedrijfsservice)
  • Opleverinspectie gevraagd (Gebeurtenis, Procesboek: Opdracht opleverinspectie)
  • Opleverinspectie terugkoop (Bedrijfsservice)
  • Opleverinspectie uitgevoerd (Gebeurtenis)
  • Opname eenheid tbv nieuw energielabel (Werkproces, Het werkproces waarmee de fysieke kenmerken van een enkele verhuurbare- of verkoopbare eenheid of alle verhuur- en verkoopbare eenheden van een (verzameling) gebouw(en) geïnventariseerd/gecontroleerd wordt/worden op grond waarvan een nieuw energielabel bepaald kan worden.)
  • Opname tbv EPA uitgevoerd (Gebeurtenis, Het inventariseren en registeren van de benodigde bewijslast van de eenheid is uitgevoerd.)
  • Opnamerapport EPA (Bedrijfsservice)
  • Opnemen conditie bouwdelen (Werkproces,Werkproces, Opnemen conditie bouwdelen maakt deel uit van het bedrijfsproces Inspecteren Vastgoed en bestaat uit de processtappen die nodig zijn om objectief de conditie van de bouwdelen vast te stellen. Bij Resultaat Gericht Samenwerken (RGS) kan ervoor gekozen worden om de conditiemeting niet meer zelf uit te voeren.)
  • Uitgevoerde eindinspectie (Bedrijfsservice, Dit betreft de inspectie (door of in opdracht van de woningcorporatie) van de eenheid waarin bepaald wordt welke eventuele noodzakelijk geachte onderhoudswerkzaamheden in rekening worden gebracht door de woningcorporatie op basis van de eerder gemaakte afspraken uit de voorinspectie.)
  • Uitgevoerde inspectie (Bedrijfsservice)
  • Uitgevoerde voorinspectie (Bedrijfsservice, Dit betreft de inspectie (door of in opdracht van de woningcorporatie) van de eenheid waarvan de huurovereenkomst is opgezegd, op basis waarvan besproken wordt hoe de eenheid door huurder wordt opgeleverd en welke eventuele noodzakelijk geachte onderhoudswerkzaamheden in rekening worden gebracht als huurder dit door de woningcorporatie laat uitvoeren.)
  • Uitvoeren asbestinventarisatie (Werkproces, Het werkproces waarmee de verhuurbare- of verkoopbare eenheid of het hele gebouw gecontroleerd wordt op de aanwezigheid van asbest en hoe die is aangebracht om op basis van de uitkomsten te kunnen bepalen of en wat voor soort asbestsanering nodig is om de situatie veilig te maken.)
  • Uitvoeren eindinspectie (Werkproces, Uitvoeren eindinspectie bestaat uit de processtappen die nodig zijn om te bepalen of de vertrekkende huurder de eenheid volgens gemaakte afspraken heeft achtergelaten en welke onderhoudswerkzaamheden de verhuurder moet (laten) uitvoeren. De eindinspectie vindt plaats na het ontvangen van de huuropzegging en vóór het innemen van de sleutels en levert input voor het opstellen van de eindafrekening. Deze stappen zijn te vinden in het proces Afhandelen huuropzegging. Algemene inspiratie Het is mogelijk de eindinspectie optioneel te maken. In sommige gevallen blijkt uit de voorinspectie dat de eenheid in dusdanig goede staat verkeert, dat de huurder de sleutel mag inleveren zonder eindinspectie. Dit zou veel tijd en geld besparen. Hiervoor is het wel extra belangrijk om duidelijke kwaliteitsrichtlijnen op te stellen en controle hierop uit te voeren om niet achteraf voor verassingen te komen staan. Een andere mogelijkheid is het uitvoeren van de eindinspectie bij de sleuteloverdracht aan de volgende huurder. Eventuele opleverpunten worden dan in overleg met de nieuwe huurder afgehandeld. Nadeel hiervan is dat de kosten voor de corporatie zijn en niet (makkelijk) verhaald kunnen worden op de vertrekkende huurder.)
  • Uitvoeren opleverinspectie (Werkproces)
  • Uitvoeren opleverinspectie bij terugkoop (Werkproces)
  • Uitvoeren voorinspectie (Werkproces, Uitvoeren voorinspectie bestaat uit het opnemen van de eenheid en de daarbij benodigde voorbereiding. De voorinspectie vindt plaats na het ontvangen van de huuropzegging en vóór het innemen van de sleutels, zoals beschreven in Afhandelen huuropzegging. Allereerst wordt de voorinspectie voorbereid door middel van de eerste 3 stappen. Hoe meer er hierin geautomatiseerd is, des te korter is deze voorbereiding. Doel van deze inspectie is drieledig:
    1. Alle processtappen die nodig zijn om de eenheid volledig op te nemen.
    2. In overleg met de huurder, af te stemmen welke werkzaamheden er uitgevoerd dienen te worden om de eenheid technisch in orde en verhuurbaar te maken.
    3. Het is een contactmoment met de klant waarbij 'afscheid' wordt genomen, vanuit oogpunt van de klantrelatie.
    Ieder doel vraagt om specifieke expertise. Zo kan een opzichter de technische staat het beste beoordelen, terwijl een verhuurmakelaar beter kan beoordelen wat de verhuurbaarheid is en de relationele zaken met de klant afhandelen. Binnen woningcorporaties zien we dan ook veel verschillende variaties in de inrichting van dit proces, met name wie de stappen uitvoert. Elke vorm van organisatie brengt risico's met zich mee. Bijvoorbeeld dat de verhuurmakelaar technische zaken over het hoofd ziet, of als een ketenpartner de voorinspectie uitvoert, deze te weinig kan betekenen in de klantrelatie. Elke vorm van organisatie is daarmee eigenlijk een beheersmaatregel op het ondervangen van risico's ten aanzien van het juist beoordelen van de technische staat, de verhuurbaarheid en het goed afronden van de klantrelatie. Het proces bevat meerdere beheersmaatregelen voor mogelijke risico's. Zo is de tussen-/eindinspectie een beheersmaatregel om zeker te zijn dat de vertrekkende huurder de eenheid conform afspraak achter laat. Belangrijke risico's in het mutatieproces zijn mutatiekosten en doorlooptijd. Ook met het oog op deze risico’s, zijn uiteenlopende processtappen ingericht. Inspiratie Tijdens de inspecties wordt gekeken naar de basiskwaliteit van de eenheid. De losse vastgoedkenmerken geven hierover niet altijd voldoende informatie. Wellicht is het mogelijk om een eenheid een totaalcijfer te geven. Uitdaging is daarbij nog wel welke methodiek daarvoor te gebruiken en de vraag hoe je dat dan vastlegt. NB. Het bijwerken van de vastgoedregistratie naar aanleiding van alle tijdens de inspectie geconstateerde wijzigingen, vindt plaats in Registreren Vastgoed.    )
  • Vastgestelde vastgoedconditie (Bedrijfsservice)
  • Vastgoedinspectie gevraagd (Gebeurtenis, Procesboek: Inspectie opdracht)
  • Vastgoedinspectie uitgevoerd (Gebeurtenis, Procesboek: Inspectie opdracht uitgevoerd)
  • Veiligheidsproblematiek (Risico, Veiligheidsproblematiek kan ontstaan wanneer niet de juiste richtlijnen voor het verwijderen van asbest worden gevolgd, door huurders, medewerkers of externen. Beheersmaatregel: Werken conform verplichte werkwijze asbestinventarisatie. Informeren huurders over risico’s bij eenheden van vóór een bepaald bouwjaar.)
  • Verlopen energielabel (Gebeurtenis, Indien een energielabel na uiterlijk 10 jaar is verlopen, is een nieuw energielabel benodigd.)
  • Vermoeden van asbest (Gebeurtenis, Op basis van diverse bedrijfsregels (zoals gebouwd voor 1994) kan verondersteld worden dat er asbest aanwezig is.)
  • Voorinspectie verstrekt (Gebeurtenis, Procesboek: Opdracht voorinspectie)

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Inspecteren vastgoed is het werkproces waarbij bouwkundige elementen, bouwdelen en installaties van vastgoed wordt geïnspecteerd en afhankelijk van de reden voor inspectie oorzaak en gevolgen van schade en/of storingen worden onderzocht ten einde een diagnose te stellen respectievelijk de technische staat aan de hand van criteria te beoordelen en daarover te rapporteren (BusinessProcess) Inspecteren vastgoed De verzameling processen die doorlopen worden voor het plannen, voorbereiden, deelnemen van de algemene ledenvergadering van de VvE en het vervolgens informeren van afdelingen én huurders over de besluiten die de ALV van de VvE heeft aangenomen. (BusinessInteraction) Jaarcyclus Algemene Ledenvergade- ring VvE De verzameling processen van terugkoop t/m verkoop van een verkoopbare eenheid (i.c. het appartementsrecht) waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Veel woningcorporaties die het product verkoop onder voorwaarden voeren, hebben dit gecombineerd met een terugkoopregeling. Dat wil zeggen dat zodra de eigenaar de woning wil verkopen een aanbiedingsplicht heeft naar de woningcorporatie. Voor gesplitst vastgoed is dit relatief makkelijk te regelen omdat er geen bloot-eigendom wordt geleverd doch een appartementsrecht. Afhankelijk van de eerder overeengekomen verkoopvoorwaarden, kan het zijn dat de woningcorporatie een terugkoopplicht of een terugkooprecht heeft. Zodra de woningcorporatie de woning terugkoopt, treed een keten van processen in gang om de woning opnieuw aan de markt aan te bieden (tenzij sloop wordt voorzien). Dat kan in de huursector zijn, maar als de woning opnieuw verkocht wordt, is sprake van wederverkoop. De eenheid komt dan tijdelijk op de vlottende balans van de woningcorporatie te staan in plaats van de vaste balans. Omdat zowel de verkoper, de woningcorporatie én een nieuwe koper worden bediend vormt dit in CORA stuurscenario ‘wederverkoop appartementsrechten’. (BusinessInteraction) Wederverkoop appartements- rechten De verzameling processen van terugkoop t/m verkoop van een verkoopbare eenheid (desgewenst incl. erfpachtuitgifte van perceel waarop de eenheid staat) waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Veel woningcorporaties die het product verkoop onder voorwaarden voeren, hebben dit gecombineerd met een terugkoopregeling. Dat wil zeggen dat zodra de eigenaar de woning wil verkopen een aanbiedingsplicht heeft naar de woningcorporatie. Voor grondgebonden vastgoed (eengezinswoningen en eventueel bijbehorende garageboxen of bergingen) wordt dit doorgaans geregeld door de grond in (onder)erfpacht te geven en de opstal(len) te verkopen. Afhankelijk van de eerder overeengekomen verkoopvoorwaarden, kan het zijn dat de woningcorporatie een terugkoopplicht of een terugkooprecht heeft. Zodra de woningcorporatie de opstal(len) terugkoopt, treed een keten van processen in gang om de opstal(len) plus grond opnieuw aan de markt aan te bieden (tenzij sloop wordt voorzien). Dat kan in de huursector zijn, maar als de woning opnieuw verkocht wordt, is sprake van wederverkoop. De opstal(len) plus grond komt dan tijdelijk op de vlottende balans van de woningcorporatie te staan in plaats van de vaste balans. Omdat zowel de verkoper, de woningcorporatie én een nieuwe koper worden bediend vormt dit in CORA stuurscenario ‘wederverkoop eenheden’. (BusinessInteraction) Wederverkoop eenheden BusinessProcess Uitvoeren opleverinspect- ie Het zorgdragen dat vastgoed met een specifiek doel geïnspecteerd wordt en de daaruit voortkomende bevindingen gerapporteerd wordt zodat voor dat specifieke doel de juiste vervolgacties kunnen worden uitgevoerd. (BusinessFunction) Vastgoedinsp- ectie Uitvoeren voorinspectie bestaat uit het opnemen van de eenheid en de daarbij benodigde voorbereiding. De voorinspectie vindt plaats na het ontvangen van de huuropzegging en vóór het innemen van de sleutels, zoals beschreven in Afhandelen huuropzegging. Allereerst wordt de voorinspectie voorbereid door middel van de eerste 3 stappen. Hoe meer er hierin geautomatiseerd is, des te korter is deze voorbereiding. Doel van deze inspectie is drieledig: # Alle processtappen die nodig zijn om de eenheid volledig op te nemen. # In overleg met de huurder, af te stemmen welke werkzaamheden er uitgevoerd dienen te worden om de eenheid technisch in orde en verhuurbaar te maken. # Het is een contactmoment met de klant waarbij 'afscheid' wordt genomen, vanuit oogpunt van de klantrelatie. Ieder doel vraagt om specifieke expertise. Zo kan een opzichter de technische staat het beste beoordelen, terwijl een verhuurmakelaar beter kan beoordelen wat de verhuurbaarheid is en de relationele zaken met de klant afhandelen. Binnen woningcorporaties zien we dan ook veel verschillende variaties in de inrichting van dit proces, met name wie de stappen uitvoert. Elke vorm van organisatie brengt risico's met zich mee. Bijvoorbeeld dat de verhuurmakelaar technische zaken over het hoofd ziet, of als een ketenpartner de voorinspectie uitvoert, deze te weinig kan betekenen in de klantrelatie. Elke vorm van organisatie is daarmee eigenlijk een beheersmaatregel op het ondervangen van risico's ten aanzien van het juist beoordelen van de technische staat, de verhuurbaarheid en het goed afronden van de klantrelatie. Het proces bevat meerdere beheersmaatregelen voor mogelijke risico's. Zo is de tussen-/eindinspectie een beheersmaatregel om zeker te zijn dat de vertrekkende huurder de eenheid conform afspraak achter laat. Belangrijke risico's in het mutatieproces zijn mutatiekosten en doorlooptijd. Ook met het oog op deze risico’s, zijn uiteenlopende processtappen ingericht. Inspiratie Tijdens de inspecties wordt gekeken naar de basiskwaliteit van de eenheid. De losse vastgoedkenmerken geven hierover niet altijd voldoende informatie. Wellicht is het mogelijk om een eenheid een totaalcijfer te geven. Uitdaging is daarbij nog wel welke methodiek daarvoor te gebruiken en de vraag hoe je dat dan vastlegt. NB. Het bijwerken van de vastgoedregistratie naar aanleiding van alle tijdens de inspectie geconstateerde wijzigingen, vindt plaats in Registreren Vastgoed. (BusinessProcess) Uitvoeren voorinspectie Grouping Ondersteunen- d De verzameling van planmatig onderhoudsprocessen waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Woningcorporaties stellen jaarlijks een meerjaren onderhoud begroting (MJOB) op voor het onderhouden van de gehele vastgoedportefeuille. Voor het gesplitst vastgoed (gemengde complexen) doet zij dat primair alleen voor de onderdelen waarvan de woningcorporatie zelf eigenaar is. Voor de delen waarvoor de VvE verantwoordelijk is, laat de VvE zelf een meerjaren onderhoud begroting opstellen. De VvE kan besluiten om de MJOB door de woningcorporatie op te laten stellen maar kan dat ook elders inkopen. Om de technische staat van het vastgoed en de installaties te kunnen beoordelen wordt periodiek een conditiemeting uitgevoerd, maar wordt ook naar het aantal en de aard van de onderhoudsverzoeken gekeken. Ze geven goed inzicht welke onderdelen planmatig onderhouden moeten worden. De eerste jaarschijf van de MJOB vormt doorgaans de Jaar Onderhoud Begroting (JOB) en vormt het uitvoeringsprogramma voor het eerstvolgende kalenderjaar. In CORA vormt dit de procesketen 'Meerjaren onderhoud begroting en conditiemeting'. Zodra de JOB is vastgesteld kunnen formeel de voorbereidingen van de voorgenomen projecten van start gaan. Ieder project moet aanbesteed worden en soms moeten bewoners tijdelijk naar een wisselwoning. Maar de meeste planmatig onderhoudsprojecten worden in bewoonde staat uitgevoerd. De coördinatie van alle werkzaamheden vormt de spil van de procesketen 'Coördineren planmatig onderhoud'. (BusinessInteraction) Planmatig onderhoud inclusief (M)JOB De verzameling processen van huuropzegging t/m nieuwe verhuring van een verhuurbare eenheid waarop de woningcorporatie integraal stuurt. Voor het verhuren van vastgoed zijn woningcorporaties aan verschillende wet- en regelgevingen gebonden. Zeker als het sociale huurwoningen betreffen. Vrijkomende woningen kunnen via woonruimteverdeelsystemen waarin meerdere woningcorporaties samenwerken aangeboden worden aan de markt. Er zijn ook woningcorporaties die zelf hun woningaanbod aan de markt aanbieden. Er zijn woningcorporaties die beide doen, bijvoorbeeld sociale woningen via het ‘regionale’ verdeelsysteem en de vrije sector huur via andere kanalen. En voor bijvoorbeeld studentenhuisvesting en woongroepen kan voor coöptatie worden gekozen waarbij de zittende huurders een kandidaat voordraagt aan de woningcorporatie. Regelmatig hebben woningcorporaties voor een kandidaat met een urgentie een inspanningsverplichting waardoor de eerst vrijkomende woning die voldoet aan de voorwaarden direct aangeboden moet worden. Zodra de kandidaat bekend is die in aanmerking komt voor de vrijkomende woning, vindt een klantoverdracht plaats naar de woningcorporatie die de kandidaat definitief de woning gaat toewijzen. Het opstellen, doornemen en ondertekenen van de huurovereenkomst is een generiek verhuurproces. Immers de vastgoedkenmerken, huurvoorwaarden, type overeenkomst liggen vooraf al vast en hoeven alleen verrijkt te worden met de gegevens van de kandidaat huurder. Zodra de verhuring formeel is geregeld moet de sleutel worden overhandigd en de diverse bewijslast worden geadministreerd waaruit afgeleid kan worden dat de verhuring conform de spelregels heeft plaatsgevonden. Zodra de huurovereenkomst wordt beëindigd, dan gaan verschillende processen bij de woningcorporatie bijna gelijktijdig van start. Met de vertrekkende huurder op wiens verzoek de huurovereenkomst wordt beëindigd worden afspraken gemaakt in welke toestand de huureenheid opgeleverd moet worden aan de woningcorporatie. De woningcorporatie grijpt een huurmutatie ook aan om werkzaamheden aan de eenheid uit te voeren om de eenheid verhuurklaar te maken. Ook de huurprijs wordt conform het huurbeleid geharmoniseerd en kan vervolgens weer aangeboden worden aan de markt. Omdat leegstand huurderving impliceert, sturen veel woningcorporaties op zoveel mogelijk aansluitend verhuren. Dat betekent dat op verschillende parallel lopende processen integraal gestuurd moet worden. In CORA heet dit stuurscenario ‘verhuurmutatie’. (BusinessInteraction) Verhuurmutati- e Het werkproces waarmee de verhuurbare- of verkoopbare eenheid of het hele gebouw gecontroleerd wordt op de aanwezigheid van asbest en hoe die is aangebracht om op basis van de uitkomsten te kunnen bepalen of en wat voor soort asbestsanering nodig is om de situatie veilig te maken. (BusinessProcess) Uitvoeren asbestinventar- isatie Doel van het proces Meerjaren-Onderhoudsbegroting (MJOB) is om inzicht te krijgen in welke onderhoudswerkzaamheden, tegen welke kosten, er de komende jaren worden verwacht om de gewenste kwaliteit van het vastgoed te behouden. Dit vertaalt zich in een begroting ten behoeve van het uitvoeren van Planmatig Onderhoud. Doel van het proces Conditiemeting is het objectief vaststellen van de conditie van het vastgoedbezit, als input voor de MJOB en om te toetsen of de kwaliteit van het bezit zich op het gevraagde kwaliteitsniveau bevindt. De meet- en registratiewijze vindt plaats conform de NEN2767 standaard. Uitgangspunten voor dit proces: Naast het in conditie houden van het bezit, is ook verduurzaming van het bezit een steeds belangrijkere opgave. Dit maakt het MJOB-proces steeds complexer. Daarnaast doet het Resultaatgericht Samenwerken steeds meer zijn intrede. In dit referentieproces MJOB trachten we de processtappen zo eenvoudig mogelijk weer te geven en maken we waar nodig uitstapjes naar varianten. Hiermee zetten we een bruikbaar referentieproces neer met oog voor de complexiteit van de werkelijkheid. Variant: Binnen verschillende corporaties wordt er ook al gedacht aan een 2-jaarlijkse begroting, waarbij men voor 2 jaren vooruit gaat begroten. Resultaat Gericht Samenwerken: Veel corporaties zijn bezig met het invoeren van Resultaatgericht Samenwerken (RGS). RGS is een groeimodel en corporaties bevinden zich op verschillende niveaus in het groeimodel, wat verschillende hybride varianten oplevert. In de basisprocesbeschrijving is uitgegaan van de ‘traditionele’ aanpak. Wel zijn RGS variaties opgenomen en wordt aandacht besteed aan mogelijke hybride varianten. De volledige RGS-werkwijze is beschreven in de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken van de Stichting Resultaat Gericht Samenwerken (april 2021). Terminologie: Er worden verschillende termen en afkortingen gebruikt in dit proces. Wij hanteren de volgende termen en afkortingen: Meerjaren-Onderhoudsbegroting = MJOB, ook wel Meerjaren-Onderhoudsraming genoemd. Ook de term MJOP wordt gehanteerd, dit betreft veelal de planning zonder de financiële paragraaf. Omdat de meeste onderhoudssoftwareprogramma’s direct prijzen/normbedragen koppelen aan voorgenomen werkzaamheden, hebben we in dit proces geen onderscheid gemaakt tussen de MJOP en de MJOB. Onderhoudsbegroting = JOB De procesketen eindigt met de JOB, oftewel de Jaarlijkse onderhoudsbegroting. Deze wordt ook wel jaarschijf of jaarlijkse onderhoudsplanning genoemd. Wij hanteren hier de term Jaarlijkse Onderhoudsbegroting = JOB. Onderhoud en/of Investeringen: Dit proces richt zich op de Meerjaren-Onderhoudsbegroting. Het proces voor investeringen in renovatie en nieuwbouw is buiten beschouwing gelaten. Er zijn echter corporaties waar deze twee processen deels tegelijk lopen. Daarom zijn er wel teksten opgenomen om duidelijk te maken waar Onderhoud en Investeringen na het samen op lopen, uitgesplitst dienen te worden. Processcope: Ten aanzien van de scope van het proces kan het volgende gezegd worden. In de procesketen MJOB hebben we ook de vertaling van de meerjarenbegroting naar de jaarbegroting opgenomen. Er zijn ook corporaties waar het werkproces ‘Plannen uitvoering JOB’ onderdeel is van de procesketen Planmatig onderhoud. De plaatsing van het werkproces in de keten is door corporaties zelf in te vullen. Het heeft geen invloed op de inhoud van het werkproces. (BusinessInteraction) Meerjaren onderhoudsbe- groting en conditiemeting Gefaciliteerde organisatie is een organisatie die secundaire of ondersteunende diensten aan zichzelf levert en/of door derden laat leveren om daarmee de primaire activiteiten te kunnen uitvoeren gericht op het leveren van producten en diensten aan klanten. (Product) Gefaciliteerde organisatie De keten waarin de realisatie van nieuw vastgoed respectievelijk de renovatie van bestaand vastgoed wordt gerealiseerd en vervolgens wordt overgedragen aan de beheerder van betreffend vastgoed. (BusinessInteraction) (Her)ontwikkel- en en opleveren vastgoed Uitvoeren eindinspectie bestaat uit de processtappen die nodig zijn om te bepalen of de vertrekkende huurder de eenheid volgens gemaakte afspraken heeft achtergelaten en welke onderhoudswerkzaamheden de verhuurder moet (laten) uitvoeren. De eindinspectie vindt plaats na het ontvangen van de huuropzegging en vóór het innemen van de sleutels en levert input voor het opstellen van de eindafrekening. Deze stappen zijn te vinden in het proces Afhandelen huuropzegging. Algemene inspiratie Het is mogelijk de eindinspectie optioneel te maken. In sommige gevallen blijkt uit de voorinspectie dat de eenheid in dusdanig goede staat verkeert, dat de huurder de sleutel mag inleveren zonder eindinspectie. Dit zou veel tijd en geld besparen. Hiervoor is het wel extra belangrijk om duidelijke kwaliteitsrichtlijnen op te stellen en controle hierop uit te voeren om niet achteraf voor verassingen te komen staan. Een andere mogelijkheid is het uitvoeren van de eindinspectie bij de sleuteloverdracht aan de volgende huurder. Eventuele opleverpunten worden dan in overleg met de nieuwe huurder afgehandeld. Nadeel hiervan is dat de kosten voor de corporatie zijn en niet (makkelijk) verhaald kunnen worden op de vertrekkende huurder. (BusinessProcess) Uitvoeren eindinspectie De keten waarin de intake, beoordeling en afhandeling van een reparatieverzoek wordt uitgevoerd inclusief de coördinatie. (BusinessInteraction) Reparatieond- erhoud Het werkproces waarmee de fysieke kenmerken van een enkele verhuurbare- of verkoopbare eenheid of alle verhuur- en verkoopbare eenheden van een (verzameling) gebouw(en) geïnventariseerd/gecontroleerd wordt/worden op grond waarvan een nieuw energielabel bepaald kan worden. (BusinessProcess) Opname eenheid tbv nieuw energielabel De keten waarin vastgoed wordt geinspecteerd om een nieuw energielabel te kunnen afmelden en te registeren in de vastgoedadministratie. (BusinessInteraction) Vernieuwen energielabels Vastgoedsturing kan niet zonder een ondernemingsstrategie. In dit stuurscenario zijn alle relevante processen opgenomen die veelal periodiek worden uitgevoerd. Sommige processen worden iedere drie of vijf jaar uitgevoerd, de meeste processen jaarlijks en sommige processen worden slechts incidenteel uitgevoerd. De beleidsachtbaan vormt onderdeel uit van dit stuurscenario. CORA maakt de samenhang inzichtelijk van producten & diensten met processen en bedrijfsfuncties. Met vastgoedsturing zijn nieuwe sturende producten & diensten in beeld gekomen. Deze zijn met CORA 4.3 toegevoegd respectievelijk geoptimaliseerd. Om dit inzicht te verkrijgen hebben we: - diverse documenten bestudeerd - de sturende producten en diensten in kaart gebracht[10] - de volgordelijkheid van de sturende producten en diensten bepaald - de daarvoor benodigde processen conform de CORA methodiek herleid - de start en eindgebeurtenissen voor zover ons logisch lijkt ingeschat Op basis van het CORA procesketen sjabloon zijn we de processen gaan modelleren. Processtappen die naar andere processen verwijzen in het kader van het toepassen van de beleidsachtbaan, hebben we benoemd en de relaties ingetekend. Alle overige processtappen zijn buiten scope van deze verkenning gehouden. In de sturende laag zijn immers de kwaliteit van de te leveren producten & diensten veel relevanter dan het proces daar naartoe. Sturende producten & diensten van hoogwaardig niveau dragen bij aan kwalitatief goed bestuur en effectief risicomanagement van de woningcorporatie. Een belangrijk onderscheid met de primaire en ondersteunende producten & diensten is dat er een meerjarig perspectief van toepassing is (de besturingshorizon). We zijn ons terdege bewust dat er in de praktijk niet zo systematisch wordt gewerkt als hier is uitgewerkt, maar de functie van architectuur is om alle onderdelen die een specifieke functie vervullen, inzichtelijk te maken die aan de orde komen. Zo hebben we het hier over een gebiedsvisie en een gebiedsplan. Veelal zullen die als integraal document gemaakt worden, maar Richting (synoniem van visie) is een ander product dan Plan. Door dit inzicht te gebruiken in de dagelijkse praktijk en daarmee het eigenaarschap van de sturende producten en diensten (en dus automatisch ook van de sturende processen) te optimaliseren, verbetert de kwaliteit van de sturing van de organisatie. (BusinessInteraction) Vastgoedsturi- ng inclusief Onderneming- sstrategie Opnemen conditie bouwdelen maakt deel uit van het bedrijfsproces Inspecteren Vastgoed en bestaat uit de processtappen die nodig zijn om objectief de conditie van de bouwdelen vast te stellen. Bij Resultaat Gericht Samenwerken (RGS) kan ervoor gekozen worden om de conditiemeting niet meer zelf uit te voeren. (BusinessProcess) Opnemen conditie bouwdelen Inspecteren element bestaat uit processtappen welke nodig zijn om een element te inspecteren om zo informatie te verzamelen voor de juiste afhandeling van een onderhoudsverzoek. De inspectie kan door interne medewerkers of door een externe partij worden uitgevoerd. Dit werkproces is optioneel en wordt alleen uitgevoerd indien in coördinatie reparatieonderhoud is bepaald dat een inspectie nodig is. (BusinessProcess) Inspecteren element BusinessProcess Uitvoeren opleverinspect- ie bij terugkoop Indien asbest wordt geconstateerd, dan dient het asbest verwijderd te worden. Dit kan bij mutatie, bij renovatie en/of bij reparatie van vastgoed het geval zijn. Ook kan het onderdeel zijn van planmatig onderhoud. Deze procesketen kan ingepast worden in andere procesketens en stuurscenario's. (BusinessInteraction) Asbestsanerin- g Voor diverse doeleinden (zoals beoordelen onderhoudsverzoeken, periodieke conditiemetingen of bijvoorbeeld woningopleveringen) worden vastgoedinspecties uitgevoerd door (of in opdracht van) de woningcorporatie. (BusinessService) Geïnspecteer- d vastgoed AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship RealizationRelationship Realiseert Deze svg is op 08-04-2024 14:56:44 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 08-04-2024 14:56:44 CEST



Terug naar CORA bedrijfsprocessen.

dummy-sjabloon; ArchiMate-diagram wordt niet meer getoond op de bovenliggende pagina omdat Project:Sjablonen ArchiMate daar al automatisch voor zorgt

Overgenomen van "https://www.coraveraonline.nl/index.php?title=Id-5389203f-4a61-111d-2236-ff1c930a483a&oldid=56916"
Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 19:14.
Nora-familie.png CORA & VERA zijn onderdeel van de NORA-familie↗