Regisseren reparatieonderhoud

Werkproces

Bekijken met Legenda link=ERROR: Incorrect usage of parserfunction {{#displayArchiMateViewURL|view=<myViewName>}}. Missing mandatory parameter "view".
 
ArchiMateNote Proces BusinessService Reparatieonderhou- d technisch gereed BusinessEvent Geregisseerde onderhoudsorder afgerond Het werkproces Regisseren reparatieonderhoud bestaat uit processtappen die zorgdragen voor de juiste afhandeling van het geregistreerde onderhoudsverzoek. Steekproef: Naast het regisseren van het reparatieonderhoud is ook het steekproefsgewijs controleren of de werkzaamheden conform opdracht en kwaliteitseisen zijn uitgevoerd een belangrijk proces. De steekproef is een apart proces dat hier niet volledig is uitgewerkt. Steekproefcontroles kunnen at random worden uitgevoerd en/of standaard (bijvoorbeeld 100% boven een bepaald bedrag). Input : Intake melding klant afgerond Output : Geregisseerde onderhoudsorder afgerond (BusinessProcess) Regisseren reparatieonderhoud Nadat in het proces intake klantvraag bepaald is dat de opvolging door de woningcorporatie opgepakt dient te worden, bepaal je voor een onderhoudsverzoek wie dit vervolgens moet uitvoeren. Dit kan zijn de interne dienst, een externe partner, de VVE etc. Op basis van o.a. de volgende punten kan bepaald worden wie de uitvoerende gaat zijn en wie de kosten betaalt: Toetsen of het onderhoudsverzoek voor de corporatie is of voor de VVE. Controleren of het een uniek onderhoudsverzoek is of dat deze reeds in het complex is gemeld. Toetsen of het onderhoudsverzoek valt onder garantieafspraken of opleverpunten uit een vastgoedproject. Valt het onder een verzekering? Toetsen of het contractonderhoud betreft. Toetsen aan toekomstig gepland onderhoud. Is er sprake van een serviceabonnement? Zijn de kosten van de reparatie voor rekening corporatie of voor huurder? In het tweede geval hebben huurders de keus of ze het door de corporatie laten uitvoeren. In dat geval dienen ze (schriftelijk) akkoord te geven op de daarbij behorende kosten. Sociale toetsing – kan er een vakman alleen naar toe of moet er een collega mee? Betreft het een complex of een type onderhoud dat door een externe opgepakt dient te worden of door de eigen dienst? Input: Geregistreerde melding Output: Vastgestelde uitvoerende (BusinessProcess) Bepalen uitvoerende Wanneer het onderhoudsverzoek een onderdeel betreft waarvoor de corporatie verzekerd is, stem dan met de verzekering af, omdat dit invloed kan hebben op hoe het proces verder verloopt. Eventueel dient er een separaat proces te starten, met mogelijke stappen als een inspectie en/of een taxatie door de verzekeringsmaatschappij. Input: Vastgestelde uitvoerende Output: Afgestemde aanpak met de verzekering (BusinessProcess) Afstemmen met verzekering Beoordeel of het nodig is om ter plaatse de situatie te bekijken voordat de reparatie kan worden ingepland. Een inspectie kan nodig zijn wanneer er onvoldoende informatie uit de intake komt om te bepalen welke reparatie er exact nodig is, met name bij grote/complexe gebreken. Ook kan vermoeden van asbest op de te repareren plek een reden zijn. Een andere afweging kan zijn om bij reparaties boven een bepaald bedrag altijd een inspectie in te plannen. Input: Vastgestelde uitvoerende Output: Besluit wel of geen inspectie nodig In plaats van een inspectie is het ook mogelijk om de klant te vragen voldoende foto’s en filmpjes te sturen om op die manier snel een goed beeld te krijgen. Overweging: Laat je de inspectie uitvoeren door een interne of een externe inspecteur. Voordeel van een externe is dat er wellicht meer specialistische kennis aanwezig is. Nadeel kan zijn dat de externe meer werk adviseert in de hoop daar werk uit te halen voor zichtzelf. (BusinessProcess) Beoordelen inspectie nodig Verstrek opdracht voor een inspectie. De inspectie vindt plaats conform proces Inspecteren bouwdeel. Input: Toegekende onderhoudsmelding met inspectie Output: Inspectie opdracht (BusinessProcess) Opdracht verstrekken voor inspectie Beoordeel de resultaten van de inspectie als verdere input voor het afhandelen van het onderhoudsverzoek. Input: Inspectierapport Output: Beoordeelde inspectieresultaten (BusinessProcess) Beoordelen inspectierapport INDIEN MUTATIEONDERHOUD: Vraag op basis van de conceptopdracht een offerte op voor de werkzaamheden bij één of meerdere aannemers. Deze stap is optioneel en wordt niet uitgevoerd wanneer er al vaste afspraken zijn met de partners zoals bij afkoop of vaste prijsafspraken. Input: Opgestelde onderhoudsorder Output: Verstuurde offerte aanvraag INDIEN NIEUWE SERVICECOMPONENTEN: Zet de marktuitvraag uit bij de leveranciers van de shortlist. Input: Shortlist leveranciers + Opgestelde marktuitvraag Output: Opgevraagde offertes INDIEN REPARATIEONDERHOUD: Vraag een offerte voor de uit te voeren werkzaamheden op. Dit is een optionele stap die afhankelijk van het beleid wordt uitgevoerd. Afhankelijk van dat beleid kan het nodig zijn een offerte op te vragen bij complexe onderhoudstaken of onderhoudstaken waarvan de kosten boven een bepaald bedrag uit zullen komen en die door een externe partij worden uitgevoerd. Input: Opdracht reparatieonderhoud Output: Opgevraagde offerte (BusinessProcess) Opvragen offerte(s) INDIEN MUTATIEONDERHOUD: Beoordeel de ontvangen offertes en keur de calculatie goed. Laat indien akkoord het bedrag accorderen door de (conform procuratie) hiervoor gemachtigde medewerker. Deze stap is optioneel en wordt niet uitgevoerd wanneer er al vaste afspraken zijn met de partners zoals bij afkoop of vaste prijsafspraken. Keur, indien niet akkoord, de offerte af met reden van afkeur en vraag een aangepaste offerte of werkbon op. Input: Offerte of concept werkbon Output: Goedgekeurde offerte of werkbon INDIEN NIEUWE SERVICECOMPONENTEN: Beoordeel de ontvangen offertes aan de hand van de selectiecriteria en de opgestelde scorelijsten. Input: Ontvangen offertes + Selectiecriteria Output: Beoordeelde offertes INDIEN REPARATIEONDERHOUD: Beoordeel de ontvangen offerte(s) op volledigheid, geoffreerde werkzaamheden en kosten. Vaak worden geoffreerde werkzaamheden vergeleken met het complexbeheerplan om te bepalen of deze werkzaamheden passen binnen de strategie van het complex (bijvoorbeeld wanneer een complex gelabeld is voor sloop of er korte termijn voor planmatig onderhoud gepland is, zal je minder grote reparatiewerkzaamheden uitvoeren) Dit is een optionele stap die alleen wordt uitgevoerd wanneer bij voorgaande stap een offerte is aangevraagd. Input: Ontvangen offerte Output: Beoordeelde offerte (BusinessProcess) Beoordelen offerte(s) Maak een opdracht aan en verstrek deze aan de gekozen partij op basis van de informatie uit de diagnose ofwel op basis van de informatie uit de offerte. Deze opdracht vormt de inputgebeurtenis voor Realiseren onderhoudsorder. Input: Beoordeelde offerte/diagnose Output: Verstrekte opdracht (BusinessProcess) Aanmaken en verstrekken opdracht uitvoeren onderhoudsorder De uitvoerende moet een planning maken om te zorgen dat de onderhoudstaak/-taken in de juiste volgorde door de juiste partij worden uitgevoerd binnen een bepaald tijdsbestek. De woningcorporatie heeft hierin meestal een coördinerende rol. De vorm en mate waarin deze coördinatie plaatsvindt verschilt per variant: Uitvoeringsvariant (intern/extern) Regievariant (afkoop/vaste eenheidsprijzen/nacalculatie) Input: Verstrekte opdracht tot uitvoering Output: Geplande uitvoering (BusinessProcess) Bepalen planning uitvoerende Bepaal welke kosten aan de huurder of eventueel derden doorberekend dienen te worden. Input: Verstrekte opdracht Output: te verrekenen kosten bepaald (BusinessProcess) Bepalen te verrekenen kosten BusinessEvent Intake melding klant afgerond ArchiMateNote KPI's Aantal onderhoudsorders uitgevoerd door de eigen dienst als percentage van het totaal aantal onderhoudsorders. (Value) Verdeling orders ArchiMateNote Risico's De kosten van reparatieonderhoud kunnen voor rekening van de corporatie zijn, van de huurder of van een leverancier. Onjuiste kostentoekenning is een risico dat veroorzaakt kan worden doordat als gevolg van het niet kennen van de oorzaak van een defect, kosten niet kunnen worden doorberekend aan huurder of leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties), doordat medewerkers bestedingen niet, te laat of onjuist registreren, doordat garanties niet onderkend worden, of door het vooraf niet (goed) afspreken en vastleggen van kosten huurder. Beheersmaatregel: Meer effort steken in het achterhalen van defect en oorzaak; Inspectie uitvoeren om oorzaak beter te kunnen achterhalen; Verbeteren monitoring op basis van (standaard)rapportages. Automatiseren van registratie van materiaalverbruik en urenbesteding. Vastleggen van garanties; Inbouwen standaard check op garanties. Afspraken over kosten huurder vooraf schriftelijk vastleggen. (Assessment) Onjuiste toerekening van kosten Onveilige omstandigheden kunnen ontstaan wanneer een agressieve bewoner niet onderkend wordt of de uitvoerende hier niet op is voorbereid. Beheersmaatregelen: Automatische signalering agressiemelding tijdens intake en op opdrachtbon vermelden. Automatisch 2 personen inplannen wanneer signalering in systeem staat (Assessment) Onveilige werkomstandighed- en voor medewerkers/ uitvoerenden In deze baan worden de belangrijkste Informatieobjecten getoond (ArchiMateNote) Informatieobjecten Representation VVE (samenstelling) Representation Garantie(s) Representation Openstaande Onderhoudsverzoe- ken (in complex) Representation Project Representation Verzekeringspolis Representation Onderhoudsoveree- nkomst Let op: heeft bij reparatieverzoek andere lading dan bij servicekosten (Representation) Serviceovereenkom- st Representation Huurder Representation Uitvoerende(n) Representation Verzekering Representation (Concept) onderhoudsorder Representation Eenheid Representation Collectief object Representation Asbestinventarisatie- (s) Representation Complexbeheerpla- n(nen) (incl. onderhoudsbudget) Representation Kwaliteitscriteria Representation Foto('s) Representation Film/video Representation Plattegrond(en) Representation Inspectieorder Representation Inspectierapport Representation Offerte aanvraag Representation Offerte(s) Representation Onderhoudsverzoek Representation Prijzenboek/standa- ardprijs Representation (Getekende) offerte Representation Onderhoudsta(a)k(- en) Representation Planning Representation Afspraak Representation Kostenspecificatie In deze baan worden de belangrijkste Applicatieservices getoond (ArchiMateNote) Applicatieservices Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of, de beoogde activiteiten voldoen aan de normeringen voortkomend uit vastgesteld beleid. (ApplicationService) Toetsing aan beleid Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of sprake is van een lopende verzekering waarop aanspraak gemaakt kan worden. (ApplicationService) Toetsing verzekering Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van leverancier/ketenpartner/bedrijfsfunctie dat opdracht wordt verleend betreffende order uit te laten voeren. (ApplicationService) Notificering orderverstrekking Geautomatiseerde handelingen gericht op ophalen welke verzekeraar van toepassing is inclusief contactgegevens. (ApplicationService) Bepaling verzekeraar Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of een (nieuwe) inspectie noodzakelijk is om vervolgens wel of geen opdracht te kunnen verstrekken voor de uitvoering van het onderhoudsverzoek. (ApplicationService) Toetsing onderhoudsverzoek Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van (ApplicationService) Verwerking inspectieopdracht Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of er reeds een inspectierapport is van de voorinspectie en welke bevindingen in het eindinspectierapport opnieuw gecontroleerd moeten worden. (ApplicationService) Toetsing inspectierapport(en) Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van (ApplicationService) Verwerking offerteverzoek Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of de ontvangen offerte voldoet aan de geldende criteria. (ApplicationService) Toetsing inkomende offerte Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van benodigde onderhoudswerkzaamheden (bijvoorbeeld aan de hand van standaard bestektaken). (ApplicationService) Verwerking onderhoudsorder Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van specificaties en het vervolgens aanmaken en vastleggen van een factuur welke kosten voor welke uitgevoerde onderhoudsactiviteiten in rekening worden gebracht. (ApplicationService) Facturering onderhoudsorder TriggeringRelationship RealizationRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship TriggeringRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship AccessRelationship TriggeringRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship Deze svg is op 26-02-2024 11:12:47 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 26-02-2024 11:12:47 CET


Legenda




   
   
   

   
   
   
   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   
   

Regisseren reparatieonderhoud

Het werkproces Regisseren reparatieonderhoud bestaat uit processtappen die zorgdragen voor de juiste afhandeling van het geregistreerde onderhoudsverzoek.

Steekproef: Naast het regisseren van het reparatieonderhoud is ook het steekproefsgewijs controleren of de werkzaamheden conform opdracht en kwaliteitseisen zijn uitgevoerd een belangrijk proces. De steekproef is een apart proces dat hier niet volledig is uitgewerkt. Steekproefcontroles kunnen at random worden uitgevoerd en/of standaard (bijvoorbeeld 100% boven een bepaald bedrag).

Input : Intake melding klant afgerond Output : Geregisseerde onderhoudsorder afgerond

Toelichting figuur

  1. Het proces en de te leveren bedrijfsservice staan centraal.
  2. De kPi's en risico's staan altijd boven het werkproces/bedrijfsservice ingetekend, de objecten en applicatieservices staan onder het werkproces/bedrijfsservice ingetekend.

Elementen

  • (Concept) onderhoudsorder (Informatieobject)
  • (Getekende) offerte (Informatieobject)
  • Aanmaken en verstrekken opdracht uitvoeren onderhoudsorder (Processtap, Maak een opdracht aan en verstrek deze aan de gekozen partij op basis van de informatie uit de diagnose ofwel op basis van de informatie uit de offerte. Deze opdracht vormt de inputgebeurtenis voor Realiseren onderhoudsorder. Input: Beoordeelde offerte/diagnose Output: Verstrekte opdracht)
  • Afspraak (Informatieobject)
  • Afstemmen met verzekering (Processtap, Wanneer het onderhoudsverzoek een onderdeel betreft waarvoor de corporatie verzekerd is, stem dan met de verzekering af, omdat dit invloed kan hebben op hoe het proces verder verloopt. Eventueel dient er een separaat proces te starten, met mogelijke stappen als een inspectie en/of een taxatie door de verzekeringsmaatschappij. Input: Vastgestelde uitvoerende Output: Afgestemde aanpak met de verzekering)
  • Asbestinventarisatie(s) (Informatieobject)
  • Beoordelen offerte(s) (Processtap, INDIEN MUTATIEONDERHOUD: Beoordeel de ontvangen offertes en keur de calculatie goed. Laat indien akkoord het bedrag accorderen door de (conform procuratie) hiervoor gemachtigde medewerker. Deze stap is optioneel en wordt niet uitgevoerd wanneer er al vaste afspraken zijn met de partners zoals bij afkoop of vaste prijsafspraken. Keur, indien niet akkoord, de offerte af met reden van afkeur en vraag een aangepaste offerte of werkbon op. Input: Offerte of concept werkbon Output: Goedgekeurde offerte of werkbon INDIEN NIEUWE SERVICECOMPONENTEN: Beoordeel de ontvangen offertes aan de hand van de selectiecriteria en de opgestelde scorelijsten. Input: Ontvangen offertes + Selectiecriteria Output: Beoordeelde offertes INDIEN REPARATIEONDERHOUD: Beoordeel de ontvangen offerte(s) op volledigheid, geoffreerde werkzaamheden en kosten. Vaak worden geoffreerde werkzaamheden vergeleken met het complexbeheerplan om te bepalen of deze werkzaamheden passen binnen de strategie van het complex (bijvoorbeeld wanneer een complex gelabeld is voor sloop of er korte termijn voor planmatig onderhoud gepland is, zal je minder grote reparatiewerkzaamheden uitvoeren) Dit is een optionele stap die alleen wordt uitgevoerd wanneer bij voorgaande stap een offerte is aangevraagd. Input: Ontvangen offerte Output: Beoordeelde offerte)
  • Beoordelen inspectie nodig (Processtap, Beoordeel of het nodig is om ter plaatse de situatie te bekijken voordat de reparatie kan worden ingepland. Een inspectie kan nodig zijn wanneer er onvoldoende informatie uit de intake komt om te bepalen welke reparatie er exact nodig is, met name bij grote/complexe gebreken. Ook kan vermoeden van asbest op de te repareren plek een reden zijn. Een andere afweging kan zijn om bij reparaties boven een bepaald bedrag altijd een inspectie in te plannen. Input: Vastgestelde uitvoerende Output: Besluit wel of geen inspectie nodig In plaats van een inspectie is het ook mogelijk om de klant te vragen voldoende foto’s en filmpjes te sturen om op die manier snel een goed beeld te krijgen. Overweging: Laat je de inspectie uitvoeren door een interne of een externe inspecteur. Voordeel van een externe is dat er wellicht meer specialistische kennis aanwezig is. Nadeel kan zijn dat de externe meer werk adviseert in de hoop daar werk uit te halen voor zichtzelf.)
  • Beoordelen inspectierapport (Processtap, Beoordeel de resultaten van de inspectie als verdere input voor het afhandelen van het onderhoudsverzoek. Input: Inspectierapport Output: Beoordeelde inspectieresultaten)
  • Bepalen planning uitvoerende (Processtap, De uitvoerende moet een planning maken om te zorgen dat de onderhoudstaak/-taken in de juiste volgorde door de juiste partij worden uitgevoerd binnen een bepaald tijdsbestek. De woningcorporatie heeft hierin meestal een coördinerende rol. De vorm en mate waarin deze coördinatie plaatsvindt verschilt per variant: Uitvoeringsvariant (intern/extern) Regievariant (afkoop/vaste eenheidsprijzen/nacalculatie) Input: Verstrekte opdracht tot uitvoering Output: Geplande uitvoering)
  • Bepalen te verrekenen kosten (Processtap, Bepaal welke kosten aan de huurder of eventueel derden doorberekend dienen te worden. Input: Verstrekte opdracht Output: te verrekenen kosten bepaald)
  • Bepalen uitvoerende (Processtap, Nadat in het proces intake klantvraag bepaald is dat de opvolging door de woningcorporatie opgepakt dient te worden, bepaal je voor een onderhoudsverzoek wie dit vervolgens moet uitvoeren. Dit kan zijn de interne dienst, een externe partner, de VVE etc. Op basis van o.a. de volgende punten kan bepaald worden wie de uitvoerende gaat zijn en wie de kosten betaalt: Toetsen of het onderhoudsverzoek voor de corporatie is of voor de VVE. Controleren of het een uniek onderhoudsverzoek is of dat deze reeds in het complex is gemeld. Toetsen of het onderhoudsverzoek valt onder garantieafspraken of opleverpunten uit een vastgoedproject. Valt het onder een verzekering? Toetsen of het contractonderhoud betreft. Toetsen aan toekomstig gepland onderhoud. Is er sprake van een serviceabonnement? Zijn de kosten van de reparatie voor rekening corporatie of voor huurder? In het tweede geval hebben huurders de keus of ze het door de corporatie laten uitvoeren. In dat geval dienen ze (schriftelijk) akkoord te geven op de daarbij behorende kosten. Sociale toetsing – kan er een vakman alleen naar toe of moet er een collega mee? Betreft het een complex of een type onderhoud dat door een externe opgepakt dient te worden of door de eigen dienst? Input: Geregistreerde melding Output: Vastgestelde uitvoerende)
  • Bepaling verzekeraar (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op ophalen welke verzekeraar van toepassing is inclusief contactgegevens.)
  • Collectief object (Informatieobject)
  • Complexbeheerplan(nen) (incl. onderhoudsbudget) (Informatieobject)
  • Eenheid (Informatieobject)
  • Facturering onderhoudsorder (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registeren en opslaan van specificaties en het vervolgens aanmaken en vastleggen van een factuur welke kosten voor welke uitgevoerde onderhoudsactiviteiten in rekening worden gebracht.)
  • Film/video (Informatieobject)
  • Foto('s) (Informatieobject)
  • Garantie(s) (Informatieobject)
  • Geregisseerde onderhoudsorder afgerond (Gebeurtenis)
  • Huurder (Informatieobject)
  • Inspectieorder (Informatieobject)
  • Inspectierapport (Informatieobject)
  • Intake melding klant afgerond (Gebeurtenis)
  • Kostenspecificatie (Informatieobject)
  • Kwaliteitscriteria (Informatieobject)
  • Notificering orderverstrekking (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het informeren van leverancier/ketenpartner/bedrijfsfunctie dat opdracht wordt verleend betreffende order uit te laten voeren.)
  • Offerte aanvraag (Informatieobject)
  • Offerte(s) (Informatieobject)
  • Onderhoudsovereenkomst (Informatieobject)
  • Onderhoudsta(a)k(en) (Informatieobject)
  • Onderhoudsverzoek (Informatieobject)
  • Onjuiste toerekening van kosten (Risico, De kosten van reparatieonderhoud kunnen voor rekening van de corporatie zijn, van de huurder of van een leverancier. Onjuiste kostentoekenning is een risico dat veroorzaakt kan worden doordat als gevolg van het niet kennen van de oorzaak van een defect, kosten niet kunnen worden doorberekend aan huurder of leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties), doordat medewerkers bestedingen niet, te laat of onjuist registreren, doordat garanties niet onderkend worden, of door het vooraf niet (goed) afspreken en vastleggen van kosten huurder. Beheersmaatregel: Meer effort steken in het achterhalen van defect en oorzaak; Inspectie uitvoeren om oorzaak beter te kunnen achterhalen; Verbeteren monitoring op basis van (standaard)rapportages. Automatiseren van registratie van materiaalverbruik en urenbesteding. Vastleggen van garanties; Inbouwen standaard check op garanties. Afspraken over kosten huurder vooraf schriftelijk vastleggen.)
  • Onveilige werkomstandigheden voor medewerkers/ uitvoerenden (Risico, Onveilige omstandigheden kunnen ontstaan wanneer een agressieve bewoner niet onderkend wordt of de uitvoerende hier niet op is voorbereid. Beheersmaatregelen: Automatische signalering agressiemelding tijdens intake en op opdrachtbon vermelden. Automatisch 2 personen inplannen wanneer signalering in systeem staat)
  • Opdracht verstrekken voor inspectie (Processtap, Verstrek opdracht voor een inspectie. De inspectie vindt plaats conform proces Inspecteren bouwdeel. Input: Toegekende onderhoudsmelding met inspectie Output: Inspectie opdracht)
  • Openstaande Onderhoudsverzoeken (in complex) (Informatieobject)
  • Opvragen offerte(s) (Processtap, INDIEN MUTATIEONDERHOUD: Vraag op basis van de conceptopdracht een offerte op voor de werkzaamheden bij één of meerdere aannemers. Deze stap is optioneel en wordt niet uitgevoerd wanneer er al vaste afspraken zijn met de partners zoals bij afkoop of vaste prijsafspraken. Input: Opgestelde onderhoudsorder Output: Verstuurde offerte aanvraag INDIEN NIEUWE SERVICECOMPONENTEN: Zet de marktuitvraag uit bij de leveranciers van de shortlist. Input: Shortlist leveranciers + Opgestelde marktuitvraag Output: Opgevraagde offertes INDIEN REPARATIEONDERHOUD: Vraag een offerte voor de uit te voeren werkzaamheden op. Dit is een optionele stap die afhankelijk van het beleid wordt uitgevoerd. Afhankelijk van dat beleid kan het nodig zijn een offerte op te vragen bij complexe onderhoudstaken of onderhoudstaken waarvan de kosten boven een bepaald bedrag uit zullen komen en die door een externe partij worden uitgevoerd. Input: Opdracht reparatieonderhoud Output: Opgevraagde offerte)
  • Planning (Informatieobject)
  • Plattegrond(en) (Informatieobject)
  • Prijzenboek/standaardprijs (Informatieobject)
  • Project (Informatieobject)
  • Regisseren reparatieonderhoud (Werkproces, Het werkproces Regisseren reparatieonderhoud bestaat uit processtappen die zorgdragen voor de juiste afhandeling van het geregistreerde onderhoudsverzoek. Steekproef: Naast het regisseren van het reparatieonderhoud is ook het steekproefsgewijs controleren of de werkzaamheden conform opdracht en kwaliteitseisen zijn uitgevoerd een belangrijk proces. De steekproef is een apart proces dat hier niet volledig is uitgewerkt. Steekproefcontroles kunnen at random worden uitgevoerd en/of standaard (bijvoorbeeld 100% boven een bepaald bedrag). Input : Intake melding klant afgerond Output : Geregisseerde onderhoudsorder afgerond)
  • Reparatieonderhoud technisch gereed (Bedrijfsservice)
  • Serviceovereenkomst (Informatieobject, Let op: heeft bij reparatieverzoek andere lading dan bij servicekosten)
  • Toetsing aan beleid (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of, de beoogde activiteiten voldoen aan de normeringen voortkomend uit vastgesteld beleid.)
  • Toetsing inkomende offerte (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of de ontvangen offerte voldoet aan de geldende criteria.)
  • Toetsing inspectierapport(en) (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of er reeds een inspectierapport is van de voorinspectie en welke bevindingen in het eindinspectierapport opnieuw gecontroleerd moeten worden.)
  • Toetsing onderhoudsverzoek (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of een (nieuwe) inspectie noodzakelijk is om vervolgens wel of geen opdracht te kunnen verstrekken voor de uitvoering van het onderhoudsverzoek.)
  • Toetsing verzekering (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en vastleggen of sprake is van een lopende verzekering waarop aanspraak gemaakt kan worden.)
  • Uitvoerende(n) (Informatieobject)
  • VVE (samenstelling) (Informatieobject)
  • Verdeling orders (Proces-indicator, Aantal onderhoudsorders uitgevoerd door de eigen dienst als percentage van het totaal aantal onderhoudsorders.)
  • Verwerking inspectieopdracht (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren en opslaan van)
  • Verwerking offerteverzoek (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van)
  • Verwerking onderhoudsorder (Applicatieservice, Geautomatiseerde handelingen gericht op het registreren, wijzigen en opslaan van benodigde onderhoudswerkzaamheden (bijvoorbeeld aan de hand van standaard bestektaken).)
  • Verzekering (Informatieobject)
  • Verzekeringspolis (Informatieobject)

Gerelateerde views


Relaties



Contextdiagram

Bekijken op ware grootte om deze op te slaan or printen
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Het werkproces Regisseren reparatieonderhoud bestaat uit processtappen die zorgdragen voor de juiste afhandeling van het geregistreerde onderhoudsverzoek. Steekproef: Naast het regisseren van het reparatieonderhoud is ook het steekproefsgewijs controleren of de werkzaamheden conform opdracht en kwaliteitseisen zijn uitgevoerd een belangrijk proces. De steekproef is een apart proces dat hier niet volledig is uitgewerkt. Steekproefcontroles kunnen at random worden uitgevoerd en/of standaard (bijvoorbeeld 100% boven een bepaald bedrag). Input : Intake melding klant afgerond Output : Geregisseerde onderhoudsorder afgerond (BusinessProcess) Regisseren reparatieonder- houd BusinessEvent Geregisseerde onderhoudsor- der afgerond INDIEN MUTATIEONDERHOUD: Beoordeel de ontvangen offertes en keur de calculatie goed. Laat indien akkoord het bedrag accorderen door de (conform procuratie) hiervoor gemachtigde medewerker. Deze stap is optioneel en wordt niet uitgevoerd wanneer er al vaste afspraken zijn met de partners zoals bij afkoop of vaste prijsafspraken. Keur, indien niet akkoord, de offerte af met reden van afkeur en vraag een aangepaste offerte of werkbon op. Input: Offerte of concept werkbon Output: Goedgekeurde offerte of werkbon INDIEN NIEUWE SERVICECOMPONENTEN: Beoordeel de ontvangen offertes aan de hand van de selectiecriteria en de opgestelde scorelijsten. Input: Ontvangen offertes + Selectiecriteria Output: Beoordeelde offertes INDIEN REPARATIEONDERHOUD: Beoordeel de ontvangen offerte(s) op volledigheid, geoffreerde werkzaamheden en kosten. Vaak worden geoffreerde werkzaamheden vergeleken met het complexbeheerplan om te bepalen of deze werkzaamheden passen binnen de strategie van het complex (bijvoorbeeld wanneer een complex gelabeld is voor sloop of er korte termijn voor planmatig onderhoud gepland is, zal je minder grote reparatiewerkzaamheden uitvoeren) Dit is een optionele stap die alleen wordt uitgevoerd wanneer bij voorgaande stap een offerte is aangevraagd. Input: Ontvangen offerte Output: Beoordeelde offerte (BusinessProcess) Beoordelen offerte(s) Bepaal welke kosten aan de huurder of eventueel derden doorberekend dienen te worden. Input: Verstrekte opdracht Output: te verrekenen kosten bepaald (BusinessProcess) Bepalen te verrekenen kosten De uitvoerende moet een planning maken om te zorgen dat de onderhoudstaak/-taken in de juiste volgorde door de juiste partij worden uitgevoerd binnen een bepaald tijdsbestek. De woningcorporatie heeft hierin meestal een coördinerende rol. De vorm en mate waarin deze coördinatie plaatsvindt verschilt per variant: Uitvoeringsvariant (intern/extern) Regievariant (afkoop/vaste eenheidsprijzen/nacalculatie) Input: Verstrekte opdracht tot uitvoering Output: Geplande uitvoering (BusinessProcess) Bepalen planning uitvoerende Onveilige omstandigheden kunnen ontstaan wanneer een agressieve bewoner niet onderkend wordt of de uitvoerende hier niet op is voorbereid. Beheersmaatregelen: Automatische signalering agressiemelding tijdens intake en op opdrachtbon vermelden. Automatisch 2 personen inplannen wanneer signalering in systeem staat (Assessment) Onveilige werkomstandi- gheden voor medewerkers/ uitvoerenden INDIEN MUTATIEONDERHOUD: Vraag op basis van de conceptopdracht een offerte op voor de werkzaamheden bij één of meerdere aannemers. Deze stap is optioneel en wordt niet uitgevoerd wanneer er al vaste afspraken zijn met de partners zoals bij afkoop of vaste prijsafspraken. Input: Opgestelde onderhoudsorder Output: Verstuurde offerte aanvraag INDIEN NIEUWE SERVICECOMPONENTEN: Zet de marktuitvraag uit bij de leveranciers van de shortlist. Input: Shortlist leveranciers + Opgestelde marktuitvraag Output: Opgevraagde offertes INDIEN REPARATIEONDERHOUD: Vraag een offerte voor de uit te voeren werkzaamheden op. Dit is een optionele stap die afhankelijk van het beleid wordt uitgevoerd. Afhankelijk van dat beleid kan het nodig zijn een offerte op te vragen bij complexe onderhoudstaken of onderhoudstaken waarvan de kosten boven een bepaald bedrag uit zullen komen en die door een externe partij worden uitgevoerd. Input: Opdracht reparatieonderhoud Output: Opgevraagde offerte (BusinessProcess) Opvragen offerte(s) Beoordeel of het nodig is om ter plaatse de situatie te bekijken voordat de reparatie kan worden ingepland. Een inspectie kan nodig zijn wanneer er onvoldoende informatie uit de intake komt om te bepalen welke reparatie er exact nodig is, met name bij grote/complexe gebreken. Ook kan vermoeden van asbest op de te repareren plek een reden zijn. Een andere afweging kan zijn om bij reparaties boven een bepaald bedrag altijd een inspectie in te plannen. Input: Vastgestelde uitvoerende Output: Besluit wel of geen inspectie nodig In plaats van een inspectie is het ook mogelijk om de klant te vragen voldoende foto’s en filmpjes te sturen om op die manier snel een goed beeld te krijgen. Overweging: Laat je de inspectie uitvoeren door een interne of een externe inspecteur. Voordeel van een externe is dat er wellicht meer specialistische kennis aanwezig is. Nadeel kan zijn dat de externe meer werk adviseert in de hoop daar werk uit te halen voor zichtzelf. (BusinessProcess) Beoordelen inspectie nodig Verstrek opdracht voor een inspectie. De inspectie vindt plaats conform proces Inspecteren bouwdeel. Input: Toegekende onderhoudsmelding met inspectie Output: Inspectie opdracht (BusinessProcess) Opdracht verstrekken voor inspectie Beoordeel de resultaten van de inspectie als verdere input voor het afhandelen van het onderhoudsverzoek. Input: Inspectierapport Output: Beoordeelde inspectieresultaten (BusinessProcess) Beoordelen inspectierappo- rt Nadat in het proces intake klantvraag bepaald is dat de opvolging door de woningcorporatie opgepakt dient te worden, bepaal je voor een onderhoudsverzoek wie dit vervolgens moet uitvoeren. Dit kan zijn de interne dienst, een externe partner, de VVE etc. Op basis van o.a. de volgende punten kan bepaald worden wie de uitvoerende gaat zijn en wie de kosten betaalt: Toetsen of het onderhoudsverzoek voor de corporatie is of voor de VVE. Controleren of het een uniek onderhoudsverzoek is of dat deze reeds in het complex is gemeld. Toetsen of het onderhoudsverzoek valt onder garantieafspraken of opleverpunten uit een vastgoedproject. Valt het onder een verzekering? Toetsen of het contractonderhoud betreft. Toetsen aan toekomstig gepland onderhoud. Is er sprake van een serviceabonnement? Zijn de kosten van de reparatie voor rekening corporatie of voor huurder? In het tweede geval hebben huurders de keus of ze het door de corporatie laten uitvoeren. In dat geval dienen ze (schriftelijk) akkoord te geven op de daarbij behorende kosten. Sociale toetsing – kan er een vakman alleen naar toe of moet er een collega mee? Betreft het een complex of een type onderhoud dat door een externe opgepakt dient te worden of door de eigen dienst? Input: Geregistreerde melding Output: Vastgestelde uitvoerende (BusinessProcess) Bepalen uitvoerende Coördineren reparatieonderhoud is het bedrijfsproces waarmee de coördinatie van uit te voeren reparatiewerkzaamheden wordt verricht als gevolg van reparatieverzoeken van huurders/complexbeheerders enzovoorts. De coördinatie betreft het in behandeling nemen, diagnosticeren van de oorzaak om een passende oplossing te bepalen, het aansturen van de feitelijke reparatie en indien van toepassing het in rekening brengen van de kosten van de schade bij de veroorzaker. (BusinessProcess) Coördineren reparatieonder- houd Aantal onderhoudsorders uitgevoerd door de eigen dienst als percentage van het totaal aantal onderhoudsorders. (Value) Verdeling orders De kosten van reparatieonderhoud kunnen voor rekening van de corporatie zijn, van de huurder of van een leverancier. Onjuiste kostentoekenning is een risico dat veroorzaakt kan worden doordat als gevolg van het niet kennen van de oorzaak van een defect, kosten niet kunnen worden doorberekend aan huurder of leverancier onderdeel (fabrieksfouten, garanties), doordat medewerkers bestedingen niet, te laat of onjuist registreren, doordat garanties niet onderkend worden, of door het vooraf niet (goed) afspreken en vastleggen van kosten huurder. Beheersmaatregel: Meer effort steken in het achterhalen van defect en oorzaak; Inspectie uitvoeren om oorzaak beter te kunnen achterhalen; Verbeteren monitoring op basis van (standaard)rapportages. Automatiseren van registratie van materiaalverbruik en urenbesteding. Vastleggen van garanties; Inbouwen standaard check op garanties. Afspraken over kosten huurder vooraf schriftelijk vastleggen. (Assessment) Onjuiste toerekening van kosten BusinessEvent Intake melding klant afgerond Wanneer het onderhoudsverzoek een onderdeel betreft waarvoor de corporatie verzekerd is, stem dan met de verzekering af, omdat dit invloed kan hebben op hoe het proces verder verloopt. Eventueel dient er een separaat proces te starten, met mogelijke stappen als een inspectie en/of een taxatie door de verzekeringsmaatschappij. Input: Vastgestelde uitvoerende Output: Afgestemde aanpak met de verzekering (BusinessProcess) Afstemmen met verzekering Maak een opdracht aan en verstrek deze aan de gekozen partij op basis van de informatie uit de diagnose ofwel op basis van de informatie uit de offerte. Deze opdracht vormt de inputgebeurtenis voor Realiseren onderhoudsorder. Input: Beoordeelde offerte/diagnose Output: Verstrekte opdracht (BusinessProcess) Aanmaken en verstrekken opdracht uitvoeren onderhoudsor- der BusinessService Reparatieond- erhoud technisch gereed TriggeringRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship AssociationRelationship AssociationRelationship TriggeringRelationship AggregationRelationship AggregationRelationship RealizationRelationship Deze svg is op 26-02-2024 11:12:48 CET gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2024 ArchiXL. ArchiMedes 26-02-2024 11:12:48 CET



Deze pagina is voor het laatst bewerkt op 24 feb 2024 om 17:47.