CORA werkprocessen
Inleiding
Werkprocessen zijn nodig om bedrijfsservices te kunnen leveren. Zonder het leveren van bedrijfsservices geen werkprocessen. De CORA werkprocessen zijn daarom één op één te plotten op het CORA bedrijfsservicemodel.
- Definitie: Een werkproces is een geordende reeks processtappen die onder verantwoordelijkheid van een enkele bedrijfsfunctie uitgevoerd wordt en die als afgebakend onderdeel van een bedrijfsproces de levering van een bedrijfsservice realiseert.
In CORA hanteren we de schrijfwijze voor werkprocessen: altijd een werkwoord gevolgd door een enkelvoudig zelfstandig naamwoord
In onderstaand figuur is het CORA-procesmodel 4.0 verder uitgewerkt tot op het niveau van werkprocessen. Het vormt daarmee het CORA procesmodel. Onder de figuur kun je de figuur op ware grootte opvragen waardoor die beter leesbaar is.
Klik op de onderdelen voor de beschrijving van dat onderdeel.
Toon diagram op ware grootte - van daaruit is de plaat ook op te slaan met [CTRL+S]
Alfabetisch overzicht van CORA werkprocessen
Helaas is downloaden niet mogelijk, maar je kunt door de regels van onderstaande tabel te selecteren ze heel eenvoudig naar excel kopiëren.
Heb jij een (verbeter)suggestie voor een (ontbrekende) beschrijving, mail je suggestie naar info@corponet.nl.
| Werkproces | Beschrijving | Realiseert bedrijfsservice(s) | Onderdeel van bedrijfsproces(sen) |
|---|---|---|---|
| Aanmaken en wijzigen crediteur | Geadministreerde crediteur | Voeren crediteurenbeheer | |
| Aanmaken kostenplaats tbv nieuw vastgoedcluster | Kostenplaats vastgoedcluster | Voeren financiële administratie | |
| Aanpassen huurcontract | Verhuren eenheden | ||
| Aanpassen huurprijs | Dit betreft het werkproces waarin de netto huurprijs van verhuurde eenheeid/eenheden (groepsgewijs) wordt geindexeerd en waarover de huurder tijdig vooraf schrijftelijk wordt geinformeerd. Aanleidingen kunnen zijn: de jaarlijkse huurverhoging, realisatie planmatig oderhoud, of het opnieuw verhuren van een eenheid | Aanzegging periodieke huurverhoging | Voeren debiteurenbeheer |
| Aanvragen splitsingsvergunning | Aangevraagde splitsingsvergunning | Aanvragen vergunningen notaris | |
| Activeren nieuwe prolongatie | Geprolongeerde huur en voorschotten | Prolongeren eenheden | |
| Actualiseren inschrijfgegevens | Actualiseren inschrijfgegevens bestaat uit processtappen welke kunnen worden doorlopen wanneer de omstandigheden van de geregistreerde woningzoekende gewijzigd zijn, zoals inkomen of huishoudenssamenstelling. Wanneer een ingeschreven woningzoekende een woning geaccepteerd heeft, zal de inschrijving al dan niet automatisch aangepast moeten worden. Hierbij kan gekozen worden voor het opnieuw starten van de inschrijfduur, het naar nul zetten van de inschrijfpunten of het geheel beëindigen van de inschrijving, ook daarin worden door corporaties verschillende keuzes gemaakt. Ook kan het gaan om een verzoek van de ingeschrevene tot uitschrijving. | Geactualiseerde inschrijving | Inschrijven woningzoekenden |
| Actualiseren vastgoedgegevens | Actualiseren Vastgoedgegevens is een proces dat wordt doorlopen nadat inspectie of onderhoud in een eenheid of complex is uitgevoerd. Alle essentiële vastgoedelementen welke tijdens de inspectie zijn opgenomen of door het onderhoud zijn aangepast, dienen in de registratie te worden geactualiseerd.
Inspiratie: Digitalisering kan in dit proces enorm veel winst opleveren qua tijd, handelingen en datakwaliteit. Tijdens de voor- en eindinspectie bijvoorbeeld kunnen onderstaande gegevens al automatisch zijn verzameld, bijgewerkt en gecontroleerd. Vaak is de vastgoedregistratie versplinterd vastgelegd, verspreid over meerdere afdelingen en systemen. Door vastgoedgegevens te centraliseren voorkom je dubbele registratie en ben je verzekerd van eenduidige en actuele gegevens. Alle stappen in dit proces zijn als optioneel bestempeld, omdat niet bij iedere registratie alle gegevens hoeven worden bijgewerkt. Dat wil niet zeggen dat bijwerken van deze gegevens optioneel is. Aedes ILS: Belangrijk om van tevoren in te richten: waar wordt alle informatie vastgelegd en hoe? Aedes ILS is hierbij een handig hulpmiddel wat zich richt op het gestandaardiseerd vastleggen van (gewijzigde) objecten, bouwdelen en kenmerken/elementen. Meer informatie hierover is terug te vinden op de website van Aedes. Het actualiseren vraagt verder om (periodieke) interne datakwaliteitscontroles zoals controles op volledigheid, juistheid, consistentie, tijdigheid etc. | Geactualiseerde vastgoedgegevens | Registreren vastgoed Vastgoedregistratie |
| Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en stookkosten | Actualiseren voorschotten en opstellen afrekening service- en/of stookkosten bestaat uit processtappen die doorlopen worden om:
De ingeschatte voorschotten te actualiseren op basis van het werkelijke verbruik. Het verbruik, de werkelijke kosten en de betaalde voorschotten van iedere afzonderlijke huurder te verrekenen. Te veel betaalde voorschotten worden terugbetaald of verrekend en indien er te weinig betaald is, worden deze verrekend of gefactureerd. Inspiratie De meeste corporaties koppelen de afrekening van de servicekosten aan de jaarlijkse huurverhoging. Corporaties die beide los behandelen, geven aan hierdoor minder vragen en bezwaren te ontvangen. | Afrekenbedrag servicecomponent | Verrekenen service-/stookkosten |
| Afdrukken en verzenden aanzeggingsbrief periodieke huurverhoging | Verzonden aanzeggingsbrief periodieke huurverhoging | Leveren facilitaire diensten | |
| Afhandelen huuropzegging | Afhandelen Huuropzegging bestaat uit de processtappen die nodig zijn om een ingekomen verzoek tot huuropzegging af te handelen. | Huurovereenkomst beëindigd | Contracteren Verhuren eenheden |
| Afhandelen klacht | Afhandelen klacht is het werkproces waarmee klachten worden beoordeeld en afgehandeld | Afgehandelde klacht | Afhandelen klachten dienstverlening |
| Afhandelen klantvraag | Afhandelen klantvraag bestaat uit processtappen die nodig zijn om een binnengekomen klantvraag correct en tijdig te laten beantwoorden. | Beantwoorde klantvraag | Afhandelen klantvragen |
| Afhandelen overlast | Afhandelen overlast is het werkproces waarmee de grondslag voor de overlastmelding wordt aangepakt om daarmee de mate van overlast voor bewoners op te lossen. | Opgeheven overlast | Bevorderen leefbare woonomgeving |
| Afsluiten betalingsregeling | Het proces afsluiten betalingsregeling omvat alle stappen die uitgevoerd moeten worden om een betalingsregeling af te sluiten. De bewaking van de uitvoering van de betalingsregeling betreft een apart proces, welke valt onder debiteurenbeheer. | Betalingsregeling | Incasseren vorderingen Incasso |
| Afwijzen urgentieaanvraag | Afwijzen urgentieaanvraag is het werkproces waarmee de (samenwerkende) gemeente(s) via de woningcorporatie(s) de urgentieaanvraag van woningzoekenden afwijst en de beslissing motiveert | Afwijzing urgentie woonruimtebemiddeling | Behandelen urgentie aanvragen woningzoekenden |
| Begeleiden (toekomstige) bewoners | Gemanagde relatie bewoners | Verhuren eenheden | |
| Begeleiden bewoner(s) bij projecten | Begeleiden bewoners bij projecten geeft de verschillende processtappen aan die nodig zijn om bewoners te begeleiden tijdens de uitvoering van projectwerkzaamheden. Denk hierbij aan het leveren van een rustwoning of wisselwoning en andere zaken. | Bewonersbegeleiding tijdelijke bewoning | Verhuren eenheden |
| Begeleiden huurderskeuzes | Bewonersbegeleiding optiepakket(ten) nieuwbouw/renovatie | Verhuren eenheden | |
| Behandelen ingediend huurgeschil | Juridische uitspraak ingediend huurgeschil | Verwerken ingediende huurgeschillen | |
| Behandelen urgentieaanvraag | Behandelen urgentieaanvraag is het werkproces waarmee de (samenwerkende) woningcorporatie(s) respectievelijk (samenwerkende) gemeente(s) de aanvraag van een woningzoekende, registreert en en toetst aan de vigerende wet- en regelreging | Urgentieaanvraag woonruimtebemiddeling | Behandelen urgentie aanvragen woningzoekenden |
| Beheren ICT portfolio | Beheerde ICT portfolio | Leveren ICT diensten | |
| Beheren VvE ledenadministratie | Beheren VvE ledenadministratie is het werkproces waarmee de ledenadministratie van de VvE actueel wordt gehouden | Ledenbestand VvE | Voeren administratief beheer VVE |
| Beheren contactgegevens | Voeren relatiemanagement | ||
| Beheren datastore | Beheren datastore is het proces waarmee de data uit de verschillende applicaties in samenhang worden beheerd ten eeinde daarmee eenduidige en paassende rapportages te kunnen leveren | Beheerde vastgoedadministratie | Leveren datamanagement |
| Beheren levering | Beheren levering bevat alle processtappen die nodig zijn om iedere afzonderlijke levering conform contract te beheren. | Beheerde levering | Managen contracten |
| Beheren verzekeringen | Verzekeringen | Uitvoeren treasury | |
| Bepalen beleid specifiek beleidsdomein | Aankoop- en Verkoopbeleid Communicatiebeleid Financieel beleid Incassobeleid Informatiebeleid Inkoopbeleid Onderhoudsbeleid Parameters periodieke huurverhoging Personeelsbeleid Servicecomponentenbeleid Sociaal beleid Vastgoedbeleid Verhuurbeleid | Bepalen beleid Strategisch/tactisch voorraadbeleid | |
| Bepalen en vaststellen parameters periodieke huurverhoging eenheden | Bepalen en vaststellen parameters periodieke huurverhoging eenheden is het werkproces waarmee de huurverhogingspercentages worden bepaald voor de gehele vastgoedpropositie uitgeslitst naar deelproposities afgestemd op de beoogde doelgroepen van beleid voor betreffende proposities. | Vastgestelde parameters periodieke huurverhoging | Opstellen/actualiseren financieel plan |
| Bepalen kandidaat | Bepalen kandidaat levert een definitieve gegadigde op die de eenheid gaat huren na ondertekening van het contract. Het proces volgt op Opstellen kandidatenlijst. Ook wanneer er maar één kandidaat is, spreken we van een kandidatenlijst. | Gegadigde | Werven en selecteren kandidaten |
| Besluitvorming realisatie | Realisatiebesluit | (Her)Ontwikkelen eenheden | |
| Bevoorraden | Bevoorrading | Leveren facilitaire diensten | |
| Bewaken inkomende betalingen | Bewaken inkomende betalingen is het werkproces waarbij alle binnenkomende betalingen van openstaande facturen worden bewaakt of die binnen de betalingstermijn plaatsvinden. | Achterstand betaling Tijdige betaling | Voeren debiteurenbeheer |
| Bewaken uitvoering geriefsverbetering / WMO | Bewaken uitvoering geriefsverbetering / WMO is het werkproces waarmee toezicht wordt gehouden op de realisatie van de geplande werkzaamheden (aan het gebouw) van de verhuurde eenheid conform de vooraf gestelde eisen | Project bewaking uitvoering geriefsverbetering / WMO | Realiseren geriefsverbetering/WMO |
| Bewaken uitzonderingen incasso | Het komt voor dat de afwikkeling van betalingsachterstanden tijdelijk wordt geparkeerd en/of wordt overgedragen aan andere instanties.
Woningcorporaties registreren dit doorgaans in hun systemen middels zogenaamde ‘afwachtcodes’. Instanties informeren woningcorporaties over de voortgang in lopende zaken. Bij betaling via de Gemeentelijke Kredietbank (GKB) wordt nog ook wel de betaalconditie ‘GKB’ gebruikt. Bij toepassing WSNP boekt de woningcorporatie doorgaans het openstaande bedrag gelijk af, gezien de geringe kans op betaling. | Afboeking Inkomende betaling | Incasseren vorderingen |
| Bewaking projectfinanciën | Bewaken projectfinanciën bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de financiën van ieder afzonderlijk planmatig onderhoudsproject te bewaken in relatie tot de jaarbegroting. | Bewaakte projectfinanciën | Coördineren project planmatig onderhoud |
| Contracteren leverancier | Contracteren bestaat uit processtappen die gaan over het afsluiten van een leveringscontract met de geselecteerde leverancier. | Nieuw ingekochte dienst/bedrijfsservice Nieuw ingekochte servicecomponent(en) | Inkopen goederen, diensten en werken |
| Coördineren ALV | Gecoördineerde ALV | Besturen VvE | |
| Coördineren realisatie vastgoed | Gecoördineerde vastgoedrealisatie | (Her)Ontwikkelen eenheden | |
| Coördineren verhuurklaar maken eenheid | Coördineren verhuurklaar maken eenheid bestaat uit de processtappen die nodig zijn om een leegkomende eenheid klaar te maken voor een nieuwe verhuring. | Eenheid klaar voor verhuur | Verhuren eenheden |
| Deelnemen ALV | Bijwonen VvE vergadering is het werkproces waarmee de woningcorporatie - tevens VvElid - actief deelneemt aan de VvE vergadering en daardoor ook de belangen behartigt van de huurder in de VvE vergadering | VvE participatie ALV | Participeren ALV |
| Eenheid uit exploitatie nemen | Uit exploitatie genomen eenheid | Wijzigen exploitatie | |
| Evalueren project | Projectevaluatie | (Her)Ontwikkelen eenheden | |
| Faciliteren VvE vergadering | Faciliteren VvE vergadering is het werkproces waarmee de agenda, de vergaderstukken en de notulen van de VvE ledenvergadering worden opgesteld en verspreid onder de leden van de VvE | Gefaciliteerde ALV | Voeren administratief beheer VVE |
| Faciliteren bewonersparticipatie | Faciliteren bewonersparticipatie is het werkproces waarmee middelen beschikbaarworden gesteld/ingezet worden om de bewoners actief te betrekken bij het beheer van het woongebouw en de woonomgeving. | Participatie middel | Bevorderen leefbare woonomgeving |
| Faciliteren sociale cohesie | Sociale begeleiding | Bevorderen leefbare woonomgeving | |
| Financieren onderneming | Ondernemingsfinanciering | Uitvoeren treasury | |
| Gerechtelijke fase deurwaarder | In het werkproces ‘gerechtelijke fase deurwaarder’ heeft er geen betaling van de vordering plaatsgevonden in het minnelijke traject. Bij een gerechtelijke invorderingsprocedure wordt de debiteur gedagvaard voor de Rechtbank om de betaling van openstaande schulden af te dwingen. Er volgt een gerechtelijke procedure die zal uitmonden in een gerechtelijk vonnis, welke in het geval van huurders uiteindelijk kan leiden tot uitzetting van de huurder. | Afboeking Inkomende betaling Ontruiming | Incasseren vorderingen deurwaarder |
| Gunnen en plannen uitvoering geriefsverbetering / WMO eenheid | Gunnen en plannen uitvoering geriefsverbetering / WMO eenheid is het werkproces waarmee bepaald wordt welke uitvoerder de werkzaamheden mag gaan uitvoeren en wanneer dat gaat gebeuren | Opdracht uitvoering geriefsverbetering / WMO | Realiseren geriefsverbetering/WMO |
| Implementeren contract | Implementeren contract bestaat uit processtappen die nodig zijn om een afgesloten contract binnen de organisatie te implementeren, zodat vervolgens zowel het contract, de leverancier als de levering, gemanaged en beheerd kunnen worden. Een goede implementatie en inrichting van het contract in de organisatie en de systemen kan bijdragen aan het soepel verlopen van de gehele procesketen. Bijvoorbeeld door aan de voorkant in te richten welke kosten er door het jaar heen op basis van het contract verwacht worden en dit op te nemen in de facturen, kunnen facturen bij ontvangst gemakkelijk en snel verwerkt worden. | Geïmplementeerd inkoopcontract | Managen contracten |
| In exploitatie nemen eenheid | In exploitatie genomen eenheid | Wijzigen exploitatie | |
| Incasseren vordering, minnelijke fase 1 | Het werkproces ‘minnelijke fase 1’ is de eerste fase binnen het minnelijke gedeelte van het Incassoproces. Dit bevat alle processtappen die de woningcorporatie zelf of via een afgevaardigde onderneemt, zonder daarbij een deurwaarder in te schakelen. Ook komt er bij een minnelijke invordering geen rechter aan te pas. Bij een minnelijke invorderingsprocedure wordt via verschillende communicaties (aanmaningsbrieven bijvoorbeeld) met de contractant met een betalingsachterstand onderhandeld om alsnog de openstaande facturen te betalen. | Overdrachtsdossier deurwaarder | Incasseren vorderingen Incasso |
| Incasseren vordering, minnelijke fase 2, deurwaarder | In het werkproces ‘minnelijke fase 2’ is de vordering overgedragen aan de deurwaarder, maar is er nog geen sprake van een gerechtelijke traject. | Incasseren vorderingen deurwaarder | |
| Informeren bewoners | Informeren bewoners bestaat uit de basisprocesstappen die nodig zijn om bewoners tijdig en correct te informeren over de planning en uitvoering van de werkzaamheden. Afhankelijk van de omvang van het project en de werkzaamheden kan worden volstaan met een communicatieparagraaf in het projectplan of dient een meer uitgebreid communicatieplan te worden opgesteld. Algemene inspiratie voor de communicatie: Door op een centraal punt, bijvoorbeeld een website of een app, alle werkzaamheden te vermelden met de bijbehorende planning kunnen de bewoners gemakkelijk zelf de updates ophalen. | Geïnformeerde bewoners | Leveren communicatie diensten |
| Informeren huurder(s) VvEcomplex | Informeren huurder(s) VvEcomplex is het werkproces waarmee de huurder(s) door de woningcorporatie - tevens VvElid - op de hoogte wordt gehouden van (voor)genomen besluiten van de VvE | Huurdersbelang VVEvraagstuk | Participeren ALV |
| Informeren nazorg bewoners | Externe communicatie | Leveren communicatie diensten | |
| Inkopen onderhoud | Inkopen onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om voor een (planmatig) onderhoudsproject een externe partij te selecteren voor de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden. | Ingekocht vastgoedonderhoud | Inkopen goederen, diensten en werken |
| Inkopen planmatig onderhoud | Inkopen planmatig onderhoud is het werkproces waarmee de door de VvE vastgestelde planmatig onderhoudswerkzaamheden worden aanbesteed.. | Ingekocht planmatig onderhoud | Voeren technisch beheer VVE |
| Inkopen reparatieonderhoud | Inkopen reparatieonderhoud is het werkproces waarmee de door de VvE vastgestelde planmatig onderhoudswerkzaamheden worden aanbesteed.. | Ingekocht reparatieonderhoud | Voeren technisch beheer VVE |
| Inspecteren element | Inspecteren element bestaat uit processtappen welke nodig zijn om een element te inspecteren om zo informatie te verzamelen voor de juiste afhandeling van een onderhoudsverzoek. De inspectie kan door interne medewerkers of door een externe partij worden uitgevoerd. Dit werkproces is optioneel en wordt alleen uitgevoerd indien in coördinatie reparatieonderhoud is bepaald dat een inspectie nodig is. | Uitgevoerde inspectie | Inspecteren vastgoed Vastgoedinspectie |
| Intake ingediend bezwaar | Ontvankelijk verklaring ingediend huurgeschil | Verwerken ingediende huurgeschillen | |
| Intake klantvraag | Intake klantvraag bestaat uit processtappen die ervoor zorgen dat bij een vraag of melding van een klant voldoende informatie wordt verzameld om de juiste opvolging te bepalen. Ook is er de taak om de opvolging vanuit het oogpunt van de klant te bewaken. | Contactinformatie Geregistreerd verzoek klant | Afhandelen klantvragen Contactmanagement |
| Leveren en beheren ICT middelen | ICT middel | Leveren ICT diensten | |
| Leveren externe communicatie | Externe communicatie | Leveren communicatie diensten | |
| Leveren huismeesterdienst | Nog uit te werken | Huismeesterdienst | Bevorderen leefbare woonomgeving |
| Leveren huisstijl | Huisstijl | Leveren communicatie diensten | |
| Leveren interne communicatie | Interne communicatie | Leveren communicatie diensten | |
| Leveren juridisch advies | Juridisch advies | Leveren juridische diensten | |
| Leveren logistieke dienst | Logistieke dienst | Leveren facilitaire diensten | |
| Leveren maaltijd | Maaltijd | Leveren facilitaire diensten | |
| Leveren nazorg project | Projectgerelateerde nazorg | (Her)Ontwikkelen eenheden | |
| Leveren onderhoud | Onderhoud | Leveren facilitaire diensten | |
| Leveren rechtsbijstand | Rechtsbijstand | Leveren juridische diensten | |
| Leveren rente- en valutamanagement | Rente- en valutamanagement | Uitvoeren treasury | |
| Leveren schoonmaak | Schoonmaak | Leveren facilitaire diensten | |
| Leveren servicecomponent | Nog uit te werken | Ingekochte en door te leveren servicecomponent | Leveren services door derden |
| Managen contract | Managen contract bestaat uit processtappen die nodig zijn om het contract met de leverancier te managen. Binnen een contract kunnen meerdere leveringen zijn vastgelegd. Iedere levering wordt separaat beheerd conform proces Beheren levering. | Gemanaged inkoopcontract | Managen contracten |
| Offereren geriefsverbetering / WMO eenheid | Offereren geriefsverbetering / WMO eenheid is het werkproces waarmee offertes worden opgevraagd bij uitvoerders voor te realiseren geriefsverbeteringen/WMO aanpassingen | Offerte geriefsverbetering / WMO eenheid | Realiseren geriefsverbetering/WMO |
| Ontwikkelen organisatie | Organisatieontwikkeling | Leveren personele diensten | |
| Opleveren eenheid | Opleveren eenheid bestaat uit de processtappen die nodig zijn om een eenheid waarvoor een nieuwe huurovereenkomst is ondertekend, op te leveren aan de huurder. | Overhandigde sleutels | Verhuren eenheden |
| Oplossen incident | Opgelost incident | Leveren ICT diensten | |
| Opnemen conditie bouwdelen | Opnemen conditie bouwdelen maakt deel uit van het bedrijfsproces Inspecteren Vastgoed en bestaat uit de processtappen die nodig zijn om objectief de conditie van de bouwdelen vast te stellen. Bij Resultaat Gericht Samenwerken (RGS) kan ervoor gekozen worden om de conditiemeting niet meer zelf uit te voeren. | Vastgestelde vastgoedconditie | Inspecteren vastgoed |
| Opstellen In control statement | In control statement | Uitvoeren control | |
| Opstellen Meerjarenbegroting | Opstellen meerjarenegroting is het werkproces waarin financiële scenario's worden doorgerekend op de algehele bedrijfsvoering ten einde een scenario te kiezen dat de financiële kaders bepaald voor de bedrijfsvoering van de woningcorporatie. | Meerjarenbegroting | Opstellen/actualiseren financieel plan |
| Opstellen VvE jaarbegroting | Opstellen VvE jaarbegroting is het werkproces waarmee de jaarbegroting voor de Vereniging van Eigenaren ter besluitvorming van de jaarlijkse VvEvergadering wordt opgesteld | VvE Jaarbegroting | Voeren financieel beheer VVE |
| Opstellen VvE jaarrekening | Opstellen VvE jaarrekening is het werkproces waarmee de jaarrekening van het afgesloten boekjaar voor de Vereniging van Eigenaren ter besluitvorming van de jaarlijkse VvEvergadering wordt opgesteld | VvE Jaarrekening | Voeren financieel beheer VVE |
| Opstellen aanzeggingsbrief periodieke huurverhoging | Opgestelde aanzeggingsbrief periodieke huurverhoging | Leveren communicatie diensten | |
| Opstellen akte van splitsing | Akte van splitsing | Opstellen en transporteren aktes | |
| Opstellen bestek | Bestek | (Her)Ontwikkelen eenheden | |
| Opstellen communicatieplan | Communicatieplan | Opstellen/actualiseren bedrijfsvoeringsplan | |
| Opstellen dPi | Opstellen dPi is het werkproces waarmee jaarlijks de gevraagde gegevens dPi worden verzameld, ingevuld, gevalideerd en aangeleverd | dPi | Verantwoorden bedrijfsvoering |
| Opstellen dVi | Opstellen dVi is het werkproces waarmee jaarlijks de gevraagde gegevens dVi worden verzameld, ingevuld, gevalideerd en aangeleverd | dVi | Verantwoorden bedrijfsvoering |
| Opstellen definitief ontwerp | Definitief ontwerp | (Her)Ontwikkelen eenheden | |
| Opstellen en vaststellen missie | Bepalen missie | ||
| Opstellen en verstrekken (M)JOB | Opstellen en verstrekken meerjarenonderhoudsbegroting is het werkproces waarin de temporisering en omvang van te plannen onderhoudswerkzaamheden worden doorgerekend op effectiviteit en prijs en ter besluitvoming van de jaarlijkse vvEvergadering een scenario wordt uitgewerkt en de onderhoudsbegroting voor het komende boekjaar wordt bepaald. | Onderhoudsbegroting | Voeren technisch beheer VVE |
| Opstellen en verzenden factuur | Opstellen en verzenden factuur bestaat uit de processtappen die nodig zijn om kosten te vorderen bij bijvoorbeeld een huurder. Inputgebeurtenis: De start van dit proces is afhankelijk van de procesketen waar we ons in bevinden. De inputgebeurtenis zal afkomstig zijn uit een proces waarin een product of dienst is geleverd, waar ook de specificatie voor de in rekening te brengen kosten wordt opgesteld. Vanzelfsprekend dient er ook een vastgelegde afspraak te zijn over de door te berekenen kosten. | Debiteurenbeheer Verstuurde factuur | Debiteurenbeheer Voeren debiteurenbeheer |
| Opstellen informatieplan | Informatieplan | Opstellen/actualiseren bedrijfsvoeringsplan | |
| Opstellen jaarbegroting | Opstellen jaargroting is het werkproces waarin de financiële middelen worden bepaald voor het eerstvolgende boekjaar van de woningcorporatie en voortvloeit uit het gekozen scenario uit de Meerjarenbegroting.. | Jaarbegroting | Opstellen/actualiseren financieel plan |
| Opstellen jaarrapportage | Jaarrapportage | Uitvoeren control | |
| Opstellen jaarrekening | Opstellen jaarrekening is het werkproces waarmee jaarlijks de verlies en winstrekening over het afgesloten boekjaar wordt opgesteld, gevalideerd en aangeleverd | Jaarrekening | Verantwoorden bedrijfsvoering |
| Opstellen jaarverslag | Opstellen jaarverslag is het werkproces waarmee jaarlijks een schrijftelijk verslag wordt opgesteld over de bedrijfsvoering van de woningcorporatie inclusief de verlies en winstrekening over het afgesloten boekjaar dat gevalideerd en openbaar gepubliceerd wordt | Jaarverslag | Verantwoorden bedrijfsvoering |
| Opstellen kandidatenlijst | Opstellen kandidatenlijst bevat alle processtappen die nodig zijn om voor een te verhuren eenheid te komen tot een lijst met passende kandidaten. Het proces kan volgen op proces Publiceren eenheid, maar ook wanneer een eenheid niet gepubliceerd is, moeten de (niet optionele) stappen in dit proces doorlopen worden om te komen tot een passende toewijzing. Ook wanneer er maar één kandidaat is, spreken we van een kandidatenlijst. | Kandidatenlijst | Werven en selecteren kandidaten |
| Opstellen klantmonitor | Opstellen klantmonitor is het werkproces waarmee relevante klantgerelateerde informatie wordt verzameld, genalyseerd en verwerkt ten einde conclusies te trekken over de wijze waarop klanten beter kunnen wodren bediend. | Klantmonitor | Uitvoeren benchmark |
| Opstellen kwartaalrapportage | Kwartaalrapportage | Uitvoeren control | |
| Opstellen leefbaarheidsplan | Leefbaarheidsplan | Opstellen/actualiseren sociaal beheerplan | |
| Opstellen leveringsakte | Akte van levering | Opstellen en transporteren aktes | |
| Opstellen maandrapportage | Maandrapportage | Uitvoeren control | |
| Opstellen marktmonitor | Opstellen marktmonitor is het werkproces waarmee relevante (woning)marktgerelateerde informatie wordt verzameld, genalyseerd en verwerkt ten einde conclusies te trekken over de de mate waarop vraag en aanbod van vastgoed op elkaar aansluit en welke maatregelen getroffen kunnen worden om het beschikbare en te verwerven vastgoed aanbod beter afgestemd kan worden aan de vraag. | Marktmonitor | Uitvoeren benchmark |
| Opstellen opdrachtdocument | Opdrachtdocument | Uitvoeren assetmanagement | |
| Opstellen organisatie-inrichtingsplan | Organisatie-inrichtingsplan | Opstellen/actualiseren bedrijfsvoeringsplan | |
| Opstellen personeelsplan | Personeelsplan | Opstellen/actualiseren bedrijfsvoeringsplan | |
| Opstellen planning realisatie periodieke huurverhoging | Vastgestelde planning realisatie periodieke huurverhoging | Prolongeren eenheden | |
| Opstellen risico audit | Risico audit | Uitvoeren risicomanagement | |
| Opstellen risk control framework | Risk control framework | Uitvoeren risicomanagement | |
| Opstellen startbesluit | Startdocument | Uitvoeren assetmanagement | |
| Opstellen voorlopig ontwerp | Voorlopig ontwerp | (Her)Ontwikkelen eenheden | |
| Opstellen voorstel servicecomponenten | Opstellen voorstel servicecomponenten bestaat uit processtappen welke nodig zijn om voor een specifiek complex een specifiek te leveren service vast te stellen inclusief de verdeling van de kosten over de eenheden welke de service ontvangen. | Voorgestelde nieuwe servicecomponent(en) | Vaststellen servicecomponenten |
| Opstellen/actualiseren Aankoop- en verkoopplan | Opstellen/actualiseren Aankoop- en verkoopplan is het werkproces waarin de tekorten/overschotten van de vastgoedportefeuille ten opzictte van de wensportefeuille worden bepaald en plannen wodren uitgewerkt om die tekorten/overschotten middels verwerving respctievelijk vervreemding gerealiseerd worden. | Aankoop- en verkoopplan | Uitvoeren portefeuillesturing |
| Opstellen/actualiseren Gebiedsvisie | Gebiedsvisie | Bepalen visie | |
| Opstellen/actualiseren Klantvisie | Klantvisie | Bepalen visie | |
| Opstellen/actualiseren Organisatievisie | Organisatievisie | Bepalen visie | |
| Opstellen/actualiseren Portefeuillevisie | Portefeuillevisie | Bepalen visie Strategisch/tactisch voorraadbeleid | |
| Opstellen/actualiseren Vastgoed-investeringsplan | Vastgoed investeringsplan | Uitvoeren portefeuillesturing | |
| Opstellen/actualiseren Vastgoedcluster beheerplan | Opstellen/actualiseren Vastgoedcluster beheerplan is het werkproces waarin de exploitatie van het vastgoed - opgeslpitst naar deelproposities per beoogde doelgroepen van beleid - wordt beoordeeld en desgewenst herzien ten einde de beoogde vastgoedportefeuille te realiseren die maximaal aansluit op de doelstellingen van de woningcorporatie. | Vastgoedcluster beheerplan | Uitvoeren portefeuillesturing |
| Opstellen/actualiseren Woonvisie | Woonvisie | Bepalen visie | |
| Opstellen/actualiseren duurzaamheidsplan | Duurzaamheidsplan | Uitvoeren portefeuillesturing | |
| Opstellen/actualiseren faseverslag | Faseverslag | (Her)Ontwikkelen eenheden | |
| Opstellen/actualiseren wijkplan | Wijkplan | Opstellen/actualiseren gebiedsplan | |
| Opvoeren serviceclusters en servicecomponenten | Opvoeren serviceclusters en servicecomponenten bestaat uit processtappen die nodig zijn voor het vastleggen van alle administratieve zaken die nodig zijn om de service te leveren, de voorschotten te innen en de afrekening op te stellen. Daarvoor is het belangrijk dat er zowel administratieve vastlegging op eenheidsniveau als op contractniveau plaatsvindt. | Geadministreerde servicecomponent | Voeren financiële administratie |
| Overdragen beheer | Overdragen beheer is het werkproces waarmee beheer van vastgoed wordt overgedragen aan de wooncoöperatie | Beheerovereenkomst wooncoörperatie | Faciliteren wooncoöperatie |
| Overdragen opgeleverd vastgoed | Overdrachtsbesluit | (Her)Ontwikkelen eenheden | |
| Plannen uitvoering JOB | Plannen uitvoering JOB bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van de MJOB voor het komende jaar te bepalen. De JOB is dat deel van de MJOB betreffende één jaar. | Jaarplanning projecten planmatig onderhoud | Opstellen/actualiseren (M)JOB |
| Pre-notificeren contractant | Het werkproces ‘pré-minnelijke fase’ bestaat uit processtappen die voorafgaan aan de minnelijke fase. Dit betreft het voorsorteren van contractanten op de daaropvolgende minnelijke fasen. | Geprenotificeerde contractant | Incasseren vorderingen Primair |
| Prolongeren VvE bijdragen | Prolongeren VvE bijdragen is het werkproces waarbij de prolongatiekosten van de VvE in rekening worden gebracht voor de lopende betalingstermijn. | Geprolongeerde bedragen VvE | Voeren financieel beheer VVE |
| Publiceren eenheid | Publiceren eenheid bevat alle processtappen die nodig zijn om een te verhuren eenheid te publiceren, zodat geïnteresseerde huurders erop kunnen reageren. Dit proces wordt gevolgd voor te verhuren eenheden, ofwel als gevolg van een huuropzegging, ofwel wanneer er sprake is van een nieuwe eenheid (nieuwbouw, aankoop). Niet alle toewijzingsmodellen vragen om het volledig volgen van alle processtappen. In dit referentieproces wordt uitgegaan van het Aanbodmodel (Wachttijdmodel). Overige modellen kunnen aanleiding geven tot het overslaan van stappen of een geheel andere variant van dit proces. | Gepubliceerde eenheid | Publiceren eenheid Werven en selecteren kandidaten |
| Realiseren onderhoudsorder | Realiseren Onderhoudsorder bevat de stappen die gezet worden door de uitvoerende partij van het onderhoud. Dit kan een interne dienst en/of een externe aannemer zijn. Een onderhoudsverzoek kan bestaan uit meerdere orders. Een order kan bestaan uit meerdere onderhoudstaken. Meestal wordt één order en daarmee alle onderliggende taken, uitgevoerd door één uitvoerende partij, op basis van het benodigde specialisme. | Gerealiseerde onderhoudsorder | Uitvoeren onderhoudsorder |
| Realiseren wijziging (RFC) | Uitgevoerde wijziging (RFC) | Leveren ICT diensten | |
| Regisseren mutatieonderhoud | Regisseren mutatieonderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om zorg te dragen voor een gestructureerde uitvoering van het mutatieonderhoud.
Naast het regisseren van het reparatieonderhoud is ook het uitvoeren van een steekproefsgewijze controle of de werkzaamheden conform opdracht en kwaliteitseisen zijn uitgevoerd een belangrijk proces. De steekproef is een apart proces dat hier niet volledig is uitgewerkt. Steekproefcontroles kunnen at random worden uitgevoerd en/of standaard (bijvoorbeeld 100% boven een bepaald bedrag). Mutatieonderhoud vindt plaats tussen het moment van huuropzegging (beschreven in Afhandelen huuropzegging) en het betrekken van een eenheid door een nieuwe huurder (beschreven in Opleveren eenheid). In dit proces is efficiëntie en kostenbeheersing essentieel. Het doel van mutatieonderhoud is om een leeggekomen eenheid (weer) in een dusdanige staat te brengen dat de eenheid weer goed verhuurbaar is. Een belangrijk risico bij mutatie is mutatieleegstand. De verschillende processtappen binnen de werkprocessen zijn deels ontworpen om het mutatieproces zo snel en soepel mogelijk te laten verlopen, om mutatieleegstand te beperken. Andere belangrijke aandachtpunten bij dit proces zijn kwaliteit van het onderhoud (met als doel de eenheid (weer) in de gewenste staat te brengen) en de kosten voor het mutatieonderhoud. Per corporatie kan de focus verschillen; krijgt de klant meer ruimte voor bijvoorbeeld overnames of beperken we die mogelijkheden ten faveure van de leegstandsperiode. Geven we de leverancier veel vrijheid om het onderhoudsproces zo kort mogelijk te houden, of houden we de touwtjes in handen om uit de pas lopende kosten te voorkomen of de (kwaliteit van) de uitgevoerde werken secuur te controleren? In de view van het bedrijfsproces staan enkele risico's ten aanzien van leegstand genoemd. De processtappen zelf zijn daarbij grotendeels al de beheersmaatregelen. | Mutatieonderhoud technisch gereed | Coördinatie mutatieonderhoud Coördinatie reparatieonderhoud Coördineren mutatieonderhoud |
| Regisseren planmatig onderhoud | Regisseren planmatig onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van een project te regisseren. Procesvariant Resultaat Gericht Samenwerken: Binnen het Resultaat Gericht Samenwerken zijn de processen rondom de MJOB en het regisseren van de uitvoering van het planmatig onderhoud meer met elkaar verweven. De partners spelen al een rol bij het opstellen van de MJOB. | Planmatig onderhoud technisch gereed | Coördineren project planmatig onderhoud |
| Regisseren reparatieonderhoud | Het werkproces Regisseren reparatieonderhoud bestaat uit processtappen die zorgdragen voor de juiste afhandeling van het geregistreerde onderhoudsverzoek.
Steekproef: Naast het regisseren van het reparatieonderhoud is ook het steekproefsgewijs controleren of de werkzaamheden conform opdracht en kwaliteitseisen zijn uitgevoerd een belangrijk proces. De steekproef is een apart proces dat hier niet volledig is uitgewerkt. Steekproefcontroles kunnen at random worden uitgevoerd en/of standaard (bijvoorbeeld 100% boven een bepaald bedrag). Input : Intake melding klant afgerond Output : Geregisseerde onderhoudsorder afgerond | Reparatieonderhoud technisch gereed | Coördineren reparatieonderhoud |
| Registreren 'woningzoekende' (en overige eenheden) | Inschrijven Woningzoekenden bestaat uit processtappen die nodig zijn om een woningzoekende te registreren. Het proces kan (deels) ook toegepast worden voor overige eenheden. | Inschrijving | Inschrijven woningzoekenden |
| Registreren klacht | Geregistreerde klacht | Afhandelen klachten dienstverlening | |
| Splitsen vastgoed | Opgerichte VvE | ||
| Sturen bij Resultaatgericht samenwerken | Nog uit te werken | Sturing op resultaatgerichte samenwerking | Managen contracten |
| Taxeren eenheid | Taxatierapport | Taxeren vastgoed | |
| Transporteren akte van levering | Gepasseerde akte van levering | Opstellen en transporteren aktes | |
| Transporteren akte van splitsing | Gepasseerde akte van splitsing | Opstellen en transporteren aktes | |
| Uitbetalen voorschotten | Uitbetalen bestaat uit processtappen die zorgdragen voor het uitbetalen aan huurders van te ontvangen bedragen, bijvoorbeeld te veel betaalde voorschotten. | Uitbetaling teveel betaalde voorschotten | Voeren debiteurenbeheer |
| Uitgeven urgentie woningzoekende | Uitgeven urgentie woningzoekende is het werkproces waarmee de woningcorporatie een urgentieverklaring verstrekt op basis waarvan de huurder als gevolg van herhuisvesting voorrang krijgt ten opzichte van niet-urgent verklaarde woningzoekenden | Herhuisvestingsverklaring | Leveren urgentieverklaring herhuisvesting |
| Uitgeven urgentieverklaring | Uitgeven urgentieverklaring is het werkproces waarmee de (samenwerkende) gemeente(s) via de woningcorporatie(s) een urgentieverklaring verstrekt op basis waarvan de woningzoekende voorrang krijgt ten opzichte van niet-urgent verklaarde woningzoekenden | Urgentieverklaring | Behandelen urgentie aanvragen woningzoekenden |
| Uitgevoerd werkkapitaalbeheer | Werkkapitaalbeheer | Uitvoeren treasury | |
| Uitvoeren betalingen betaalbatch | Verwerkte betaalbatch | Voeren crediteurenbeheer | |
| Uitvoeren betalingen rente en aflossing | Betaalde rente en leningen | Voeren crediteurenbeheer | |
| Uitvoeren eindinspectie | Uitvoeren eindinspectie bestaat uit de processtappen die nodig zijn om te bepalen of de vertrekkende huurder de eenheid volgens gemaakte afspraken heeft achtergelaten en welke onderhoudswerkzaamheden de verhuurder moet (laten) uitvoeren. De eindinspectie vindt plaats na het ontvangen van de huuropzegging en vóór het innemen van de sleutels en levert input voor het opstellen van de eindafrekening. Deze stappen zijn te vinden in het proces Afhandelen huuropzegging.
Algemene inspiratie Het is mogelijk de eindinspectie optioneel te maken. In sommige gevallen blijkt uit de voorinspectie dat de eenheid in dusdanig goede staat verkeert, dat de huurder de sleutel mag inleveren zonder eindinspectie. Dit zou veel tijd en geld besparen. Hiervoor is het wel extra belangrijk om duidelijke kwaliteitsrichtlijnen op te stellen en controle hierop uit te voeren om niet achteraf voor verassingen te komen staan. Een andere mogelijkheid is het uitvoeren van de eindinspectie bij de sleuteloverdracht aan de volgende huurder. Eventuele opleverpunten worden dan in overleg met de nieuwe huurder afgehandeld. Nadeel hiervan is dat de kosten voor de corporatie zijn en niet (makkelijk) verhaald kunnen worden op de vertrekkende huurder. | Uitgevoerde eindinspectie | Inspecteren vastgoed |
| Uitvoeren handmatige betaling | Verwerkte handmatige betaling | Voeren crediteurenbeheer | |
| Uitvoeren intake verzoek geriefsverbetering | Uitvoeren intake verzoek geriefsverbetering is het werkproces waarmee de aanvraag geriefsverbetering van de aanvrager wordt geregistreerd, beoordeeld en indien aanvrager akkoord verder in behandeling genomen | Bevestiging verzoek geriefsverbetering | Realiseren geriefsverbetering/WMO |
| Uitvoeren klanttevredenheidsonderzoek | Uitvoeren klanttevredenheidsonderzoek bestaat uit processtappen die nodig zijn om na het leveren van een product of dienst de klanttevredenheid te meten en te bepalen of er wellicht actie nodig is naar aanleiding van de waardering van de klant. De meting kan op verschillende momenten in een procesketen plaatsvinden, bijvoorbeeld meteen nadat een product of dienst geleverd is of wanneer de financiële afhandeling gereed is. | Klantbeoordeling geleverd product of dienst | Klanttevredenheid Managen klantwaardering |
| Uitvoeren opleverinspectie | Opleverinspectie | Inspecteren vastgoed | |
| Uitvoeren opleverinspectie bij terugkoop | Opleverinspectie terugkoop | Inspecteren vastgoed | |
| Uitvoeren periodieke overschrijvingen VvE's | Betaalde periodieke VvE verplichtingen | Voeren crediteurenbeheer | |
| Uitvoeren voorinspectie | Uitvoeren voorinspectie bestaat uit het opnemen van de eenheid en de daarbij benodigde voorbereiding. De voorinspectie vindt plaats na het ontvangen van de huuropzegging en vóór het innemen van de sleutels, zoals beschreven in Afhandelen huuropzegging. Allereerst wordt de voorinspectie voorbereid door middel van de eerste 3 stappen. Hoe meer er hierin geautomatiseerd is, des te korter is deze voorbereiding.
Doel van deze inspectie is drieledig: 1. Alle processtappen die nodig zijn om de eenheid volledig op te nemen. 2. In overleg met de huurder, af te stemmen welke werkzaamheden er uitgevoerd dienen te worden om de eenheid technisch in orde en verhuurbaar te maken. 3. Het is een contactmoment met de klant waarbij 'afscheid' wordt genomen, vanuit oogpunt van de klantrelatie. Ieder doel vraagt om specifieke expertise. Zo kan een opzichter de technische staat het beste beoordelen, terwijl een verhuurmakelaar beter kan beoordelen wat de verhuurbaarheid is en de relationele zaken met de klant afhandelen. Binnen woningcorporaties zien we dan ook veel verschillende variaties in de inrichting van dit proces, met name wie de stappen uitvoert. Elke vorm van organisatie brengt risico's met zich mee. Bijvoorbeeld dat de verhuurmakelaar technische zaken over het hoofd ziet, of als een ketenpartner de voorinspectie uitvoert, deze te weinig kan betekenen in de klantrelatie. Elke vorm van organisatie is daarmee eigenlijk een beheersmaatregel op het ondervangen van risico's ten aanzien van het juist beoordelen van de technische staat, de verhuurbaarheid en het goed afronden van de klantrelatie. Het proces bevat meerdere beheersmaatregelen voor mogelijke risico's. Zo is de tussen-/eindinspectie een beheersmaatregel om zeker te zijn dat de vertrekkende huurder de eenheid conform afspraak achter laat. Belangrijke risico's in het mutatieproces zijn mutatiekosten en doorlooptijd. Ook met het oog op deze risico’s, zijn uiteenlopende processtappen ingericht. Inspiratie Tijdens de inspecties wordt gekeken naar de basiskwaliteit van de eenheid. De losse vastgoedkenmerken geven hierover niet altijd voldoende informatie. Wellicht is het mogelijk om een eenheid een totaalcijfer te geven. Uitdaging is daarbij nog wel welke methodiek daarvoor te gebruiken en de vraag hoe je dat dan vastlegt. NB. Het bijwerken van de vastgoedregistratie naar aanleiding van alle tijdens de inspectie geconstateerde wijzigingen, vindt plaats in Registreren Vastgoed. | Uitgevoerde voorinspectie | Inspecteren vastgoed |
| Uitvragen inkomensgegevens belastingdienst | Doelgroep van huurbeleid 'geïdentificeerd' | Prolongeren eenheden | |
| Uitwerken scenario's | Voorbereidingsbesluit | Uitvoeren assetmanagement | |
| Vaststellen MJOB | Vaststellen MJOB bestaat uit de processtappen die nodig zijn om jaarlijks de MJOB op te stellen c.q. te actualiseren en vast te stellen. Het MJOB-proces is een continue cyclus die een corporatie jaarlijks doorloopt en die over het algemeen op een bepaald moment in de tijd start. Per corporatie kan dat moment verschillen. Input voor de MJOB is in ieder geval het Strategische Voorraadbeleid danwel de portefeuillestrategie. Periodiek komen dezelfde complexen terug in de MJOB voor bepaalde werkzaamheden. | Meerjaren-onderhoudsplan | Opstellen/actualiseren (M)JOB |
| Vaststellen verbruik | Vaststellen verbruik bestaat uit alle processtappen die nodig zijn om vast te stellen welke levering er exact verrekend dient te worden.
Inspiratie Het verzamelen van het verbruik door het uitlezen van meterstanden is in dit proces een arbeidsintensief aspect. Het gebruik van slimme meters (die op afstand uit te lezen zijn) kan dit vereenvoudigen. Er zijn externe bedrijven aan wie het plaatsen en bijhouden van slimme meters uitbesteed kan worden. Zij plaatsen de meters, halen de gegevens op en plannen ook de afspraken in met de huurders. De ontwikkeling is dat, zeker in de tijd waarin hoogwaardige duurzame oplossingen voor energie warmtevoorziening gemeengoed worden, specialistische bedrijven deze technologie leveren, onderhouden en het gebruik registreren per object. Dat houdt in dat deze dienstverleners gegevens moeten hebben van de objecten en de gebruiksperiode, zodat data gekoppeld kan worden aan (service/stook) contracten. In dat geval dient de corporatie informatie over de verbruiksobjecten en gebruiksperiode per gebruiker aan deze dienstverlener aanlevert. Een ander alternatief is een meterstandenapp die bijvoorbeeld vanuit een foto de standen uitleest en gelijk in het systeem zet. Hiermee voorkom je handmatig administratief werk en is dit ook minder foutgevoelig. Moet het toch handmatig en wil je snel de informatie hebben? Zet dan één of meerdere personen in die periodiek en centraal aangestuurd voor het gehele bezit de gegevens over het verbruik verzamelen. | Voorschotbedrag servicecomponent | Verrekenen service-/stookkosten |
| Verantwoorden verhuring | Verantwoorden verhuring bestaat uit de processtappen die nodig zijn om een nieuwe huurovereenkomst en opgeleverde eenheid te registreren in het systeem, ten behoeve van overige processen zoals huurincasso, beheer en onderhoud, sturing en verantwoording | Nieuwe verhuring verantwoord | Verhuren eenheden |
| Verbeteren datakwaliteit | Verbeterde datakwaliteit | Leveren datamanagement | |
| Verhuren eenheid | Verhuren eenheden bestaat uit de processtappen die nodig zijn om voor een leeggekomen eenheid een nieuw verhuurcontract af te sluiten. Het selecteren van de kandidaat gebeurt in bedrijfsproces Werven en Selecteren kandidaten. Daar worden de essentiële gegevens van de kandidaat verzameld en gecontroleerd om te kunnen voldoen aan de eisen voor passend toewijzen. Wanneer een ingeschreven woningzoekende een woning geaccepteerd heeft, zal de inschrijving al dan niet automatisch aangepast moeten worden. Zie hiervoor ook de procesbeschrijving van Inschrijven Woningzoekenden. | Afgesloten huurovereenkomst | Verhuren eenheden |
| Verkopen appartementsrecht | Woningcorporaties kunnen appartementsrechten verkopen indien sprake is van gesplitst vastgoed. Het splitsen van vastgoed overeenkomstig vigerende wetgeving leidt automatisch tot het oprichten van een VvE. Woningcorporaties zijn dan geen eigenaar meer van het vastgoed, maar in eerste instantie 100% aandeelhouder van de VvE. Door appartementesrechten te verkopen neemt een meerderheidsbelang geleidelijk af. Sommige woningcorportaies kiezen bewust om ten minstes 51% aandeelhouder (gebaseerd op de stemverhouding conform de splitsingsakte) te behouden om een meerderheidsstandpunt te kunnen garanderen. Anderen woningcorporaties kiezen bewust een andere koers om eigenaren een serieuzere stem in de VvE te verschaffen of omdat de strategie is om het vastgoed volledig uit te ponden (af te stoten). | Verkoopakte gepasseerd | Verkopen appartementsrechten |
| Verkopen opstal | Woningcorporaties kunnen eengezinswoningen 'vrij' verkopen inclusief het onderliggende perceel. Soms kiezen woningcorporaties om moverende redenen voor verkoop met een terugkoopregeling (zoals koopgarant). Indien een terugkoopregeling wordt voorzien, dan wordt doorgaans het onderliggende perceel van het pand in (onder)erfpacht uitgegeven om daarmee de terugkooprechten en plichten juridisch te regelen. | Verkoopakte gepasseerd | Verkopen eenheden |
| Verkrijgen bewonersakkoord | Verkrijgen bewonersakkoord is een generiek proces binnen de corporatie en bestaat uit processtappen welke nodig zijn om akkoord te verkrijgen van huurders op een voorstel waarbij wettelijk bewonersakkoord benodigd is. In dit specifieke geval betreft dit het bewonersakkoord op het voorstel voor een nieuwe/aangepaste levering van een door huurders te betalen service en de hiervoor bepaalde voorschotten. Inspiratie voor het gehele proces: Door actief gebruik te maken van digitalisering kan onderstaand proces volledig geautomatiseerd worden. Dit kan bijvoorbeeld via een “mijn omgeving” of vergelijkbaar programma. | Vastgestelde nieuwe servicecomponent(en) | Vaststellen servicecomponenten |
| Verlengen inschrijving 'woningzoekende' | Wanneer een inschrijfperiode is verlopen, kan de ingeschrevene verzoeken de inschrijfperiode te verlengen. Start het verlengingsproces niet of niet op tijd, dan leidt dit automatisch tot het verlopen van de inschrijving. Indien het verlengingsproces niet leidt tot een verlenging, bijvoorbeeld door het niet betalen van verlengingsgelden, dan kan dat ook leiden tot het verlopen van de inschrijving. | Verlengde inschrijving | Inschrijven woningzoekenden |
| Verpachten perceel | Woningcorporaties kunnen eengezinswoningen verkopen inclusief het onderligggende perceel. Indien echter een terugkoopregeling wordt beoogd, dan wordt doorgaans het perceel in (onder)erfpacht uitgegeven teneinde een terugkoopregeling juridisch te regelen zodat het terugkooprecht of - plicht juridsch is gewaarborgd.. | Erfpacht overeenkomst | Verkopen eenheden |
| Verrekenen stookkosten VvE | Verrekenen stookkosten VvE is het werkproces waarmee de werkelijke stookkosten van de VvE over de afrekenperiode worden verrekend met de reeds betaalde voorschotbedragen per VvElid over diezelfde afrekenperiode. | Verrekende stookkosten VvE | Voeren financieel beheer VVE |
| Verwerken WMO aanvraag | Verwerken WMO aanvraag is het werkproces waarmee de aanvraag WMO van de aanvrager wordt geregistreerd, beoordeeld en indien aanvrager en gemeente akkoord verder in behandeling genomen | WMO aanvraag | Realiseren geriefsverbetering/WMO |
| Verwerken aankoop vastgoedcluster | Aangekocht vastgoedcluster | Aankopen eenheden | |
| Verwerken betaling | Nog uit te werken | Verwerkte betaling | Voeren financiële administratie |
| Verwerken declaratie | Verwerkte declaratie | Leveren personele diensten | |
| Verwerken factuur | Verwerken factuur bestaat uit processtappen die nodig zijn om een binnengekomen factuur betaalbaar te stellen. | Betaalde factuur | Crediteurenbeheer Voeren crediteurenbeheer |
| Verwerken initiatief wooncoörperatie | Verwerken initiatief wooncoörperatie is het werkproces waarmee het bewonersinitiatief voor het oprichten van een nieuwe wooncoöpratatie in behandeling wordt genomen | Intentieverklaring ondersteunen wooncoörperatie | Faciliteren wooncoöperatie |
| Verwerken periodieke huurverhoging | Geeffectueerde parameters periodieke huurverhoging | Prolongeren eenheden | |
| Verwerken terugkoop | Indien de koper (inmiddels verkoper) de opstal of het appartementsrecht wil verkopen, dan is de woningcorporatie (afhankelijk van de eerder overeengekomen regeling) gerechtigd of verplicht om de opstal - en indien van toepassing - de (onder)erfpachtregeling te beëindigen - of het appartementsrecht terug te kopen. | Terugkoopakte gepasseerd | Verkopen appartementsrechten Verkopen eenheden |
| Verwerken verkoop vastgoedcluster | Verkocht vastgoedcluster | Aankopen eenheden | |
| Verwerken verlof | Verwerkt verlof | Leveren personele diensten | |
| Verwerken ziekmelding | Verwerkte ziekmelding | Leveren personele diensten | |
| Voeren VvE administratie | Voeren VvE administratie is het werkproces waarmee de administratie van de VvE wordt bijgehouden | VvE administratie | Voeren administratief beheer VVE |
| Voeren crediteurenbeheer VvE | Voeren crediteurenbeheer VvE is het werkproces waarmee het controleren, scannen, inboeken en betaalbaar stellen van inkoopfacturen van de VvE wordt gerealiseerd inclusief het onderhouden van contacten met de bedrijven en externe leveranciers over betaling van facturen en het zorg dragen voor een correcte archivering van de boekhoudkundige stukken. | Crediteurenbeheer VvE | Voeren financieel beheer VVE |
| Voeren debiteurenbeheer VvE | Voeren debiteurenbeheer VvE is het werkproces waarmee alle activiteiten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat openstaande facturen van de VvE (zoals maandelijkse VvEbijdrage of extra dotatie) tijdig betaald worden inclusief een correcte archivering van de boekhoudkundige stukken. | Debiteurenbeheer VvE | Voeren financieel beheer VVE |
| Voeren liquiditeitsmanagement | Liquiditetsmanagement | Uitvoeren treasury | |
| Voorbereiden aankoop vastgoedcluster | Aan te kopen vastgoedcluster | Aankopen eenheden | |
| Voorbereiden periodieke huurverhoging | Ingestelde parameteres periodieke huurverhoging | Prolongeren eenheden | |
| Voorbereiden planmatig onderhoud | Voorbereiden Planmatig Onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om vanuit de jaarplanning c.q. -begroting (JOB) voor alle planmatig onderhoudsprojecten te komen tot de start van een separaat project. Lang niet alle corporaties werken met een startnotitie voor planmatig onderhoudsprojecten. Het werkproces Voorbereiden planmatig onderhoud zou gemakkelijk overgeslagen kunnen worden, omdat planmatig onderhoud voorspelbaar en gepland is in de vastgestelde (M)JOB. In principe vragen daardoor alleen afwijkingen van deze begroting om een tussentijds akkoord, bijvoorbeeld wanneer er gedurende het jaar planmatig onderhoud nodig blijkt dat niet in de jaarbegroting is opgenomen of wanneer offertes veel hoger uitvallen dan de begroting. In een dergelijk geval is het doorlopen van het besluitvormingsproces conform de procuratie wel noodzakelijk. Daarom is dit werkproces als optioneel opgenomen. | Projectbesluit PO | Coördineren project planmatig onderhoud |
| Voorbereiden taxatie vastgoedportefeuille | Gevalideerde dataset tbv taxatieronde | Uitvoeren portefeuillesturing | |
| Voorbereiden verkoop vastgoedcluster | Af te stoten vastgoedcluster | Aankopen eenheden | |
| Waarderen bezit | Waarderen bezit is het werkproces waarin de opdracht wordt verstrekt aan een taxateur om (een deel van) de vastgoedportefeuille te taxeren, de taxateur wordt aangestuurd en de waarderingen worden opgeleverd ten einde van de algehele vastgoedportefeuille een geactualiseerde waardering van het vastgoed te kunnen opleveren | Vastgoedwaardering | Uitvoeren portefeuillesturing |
| Werkproces aannemer | Proces verbaal van ... | Bedrijfsproces aannemer | |
| Werkproces architect | Bouwkundig ontwerp | Bedrijfsproces architect | |
| Werven en selecteren leverancier(s) | Werven en selecteren leverancier(s) bestaat uit processtappen die nodig zijn om een leverancier te selecteren die een gewenst product of dienst gaat leveren. De uitvoering van dit werkproces hangt ervan af of het een dienst is die al door een (vaste) leverancier wordt geleverd of dat het een nieuwe dienst betreft waarvoor nog geen overeenkomst is met een (vaste) leverancier. Wanneer er sprake is van een vaste leverancier of een reeds geselecteerde leverancier, dan is het doorlopen van dit proces niet nodig en is er enkel sprake van een uitbreiding van het contract. Indien de dienst nog niet geleverd wordt, bepaal dan of (alle stappen in dit) werkproces gevolgd moet worden. | Geselecteerde leverancier | Inkopen goederen, diensten en werken |
| Wijzigen exploitatie eenheid | omzetten daeb/niet-daeb en vice versa
hernummering eenheden financiële wijzgingen (N)PO financiële wijzigingen renovatie financiële wijziging indirecte herwaardering | Gewijzigde exploitatie eenheid | Wijzigen exploitatie |
| Wijzigen functie | Gewijzigde functie | Leveren personele diensten | |
| Wijzigen medewerkergegevens | Gewijzigde medewerkersgegevens | Leveren personele diensten | |
| Wijzigen salaris | Gewijzigd salaris | Leveren personele diensten |
In Kennismodel
Het thema CORA werkprocessen past binnen de metastructuur van de CORA als weergegeven in onderstaande figuur, waarbij in het kennismodel alleen de concepten zijn ingekleurd die relevant zijn voor het thema CORA werkprocessen:
