In deze baan staat het bedrijfsproces, de werkprocessen die onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces én de gebeurtenissen die de werrkprocessen starten respectievelijk opleveren. (ArchiMateNote)
Proces
Coördineren project planmatig onderhoud is het bedrijfsproces waarmee het voorbereiden en uitvoeren van geplande onderhoudswerkzaamheden en het begeleiden van bewoners bij die voorbereiding en uitvoering worden gerealiseerd (BusinessProcess)
Coördineren project planmatig onderhoud
Voorbereiden Planmatig Onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om vanuit de jaarplanning c.q. -begroting (JOB) voor alle planmatig onderhoudsprojecten te komen tot de start van een separaat project.
Lang niet alle corporaties werken met een startnotitie voor planmatig onderhoudsprojecten. Het werkproces Voorbereiden planmatig onderhoud zou gemakkelijk overgeslagen kunnen worden, omdat planmatig onderhoud voorspelbaar en gepland is in de vastgestelde (M)JOB. In principe vragen daardoor alleen afwijkingen van deze begroting om een tussentijds akkoord, bijvoorbeeld wanneer er gedurende het jaar planmatig onderhoud nodig blijkt dat niet in de jaarbegroting is opgenomen of wanneer offertes veel hoger uitvallen dan de begroting. In een dergelijk geval is het doorlopen van het besluitvormingsproces conform de procuratie wel noodzakelijk. Daarom is dit werkproces als optioneel opgenomen. (BusinessProcess)
Voorbereiden
planmatig
onderhoud
Regisseren planmatig onderhoud bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de uitvoering van een project te regisseren.
Procesvariant Resultaat Gericht Samenwerken: Binnen het Resultaat Gericht Samenwerken zijn de processen rondom de MJOB en het regisseren van de uitvoering van het planmatig onderhoud meer met elkaar verweven. De partners spelen al een rol bij het opstellen van de MJOB. (BusinessProcess)
Regisseren
planmatig
onderhoud
Bewaken projectfinanciën bestaat uit de processtappen die nodig zijn om de financiën van ieder afzonderlijk planmatig onderhoudsproject te bewaken in relatie tot de jaarbegroting. (BusinessProcess)
Bewaking
projectfinanciën
Procesboek: Vastgestelde JOB (BusinessEvent)
JOB vastgesteld
BusinessEvent
Projectbesluit
genomen
BusinessEvent
Projectbesluit
genomen
BusinessEvent
Projectbesluit
gerealiseerd
BusinessEvent
Project-financiën
geactualiseerd
In deze baan staan de resultaat kPi's (ArchiMateNote)
Resultaat KPI's
Bedrag van de werkelijke kosten als percentage van de totale jaarbegroting. Dit als input voor de PDCA-cyclus van begroten en plannen.
Opmerking: Niet van toepassing niet indien gewerkt wordt conform Resultaat Gericht Samenwerken. (Value)
Werkelijke
projectkosten
versus jaarbegroting
De gemiddelde klanttevredenheid over de uitgevoerde projecten (Value)
Klanttevredenheid
uitgevoerde
projecten
In deze baan worden de belangrijkste (bedrijfs/proces)risico's gemodelleerd (ArchiMateNote)
Risico's
Oorzaken kunnen bijvoorbeeld zijn dat een leverancier niet op basis van objectieve criteria is geselecteerd, dat inkoop niet transparant of conform de juiste specificaties verloopt, dat niet wordt voldaan aan het procuratiereglement of dat door het ontbreken van (juiste) ondertekening een overeenkomst niet geldig is. Met name bij meerwerk zien we dit risico vaker optreden. Andere oorzaken kunnen liggen in het ontbreken van de juiste interne controlemaatregelen (met name controle-technische functiescheiding) in (financiële) processen, van toezicht (door management) of van een gedragscode en/of standaarden voor integer gedrag.
Maatregelen:
De marktuitvraag door inkoop en opdrachtgever samen laten opstellen;
De verantwoordelijke voor het inkoopbeleid/control betrekken bij het inkoopproces;
Zorgen dat leverancier getekende contract retourneert;
Controles inbouwen. Een onafhankelijke medewerker toetst periodiek (bijv. ieder kwartaal) de goedgekeurde opdrachten aan het mandaat en rapporteert hierover aan het MT/directie;
Je kan hier ook gebruik maken van data-analyse. (Assessment)
Fraude of
onrechtmatigheden
bij
inkoop/aanbestedi-
ng en
opdrachtverstrekki-
ng
In deze baan staan de dienst die door het bedrijfsproces wordt gerealiseerd en de bedrijfsservices die door de werkprocessen worden gerealiseerd (ArchiMateNote)
Producten en diensten
Planmatig onderhoud heeft betrekking op al het vastgoed dat in bezit is van de woningcorporatie of waarvoor onderhoud- of beheerovereenkomsten zijn afgesloten (BusinessService)
Gecoördineerd planmatig onderhoud
BusinessService
Planmatig onderhoud
technisch gereed
BusinessService
Projectbesluit PO
BusinessService
Bewaakte
projectfinanciën
In deze baan staan de proces kPi's (ArchiMateNote)
Proces KPI's
Uitvoeren planmatig onderhoud realiseert: Uitgevoerd Planmatig Onderhoud (RealizationRelationship)
Realiseert
RealizationRelationship
TriggeringRelationship
RealizationRelationship
TriggeringRelationship
TriggeringRelationship
RealizationRelationship
TriggeringRelationship
TriggeringRelationship
TriggeringRelationship
TriggeringRelationship
TriggeringRelationship
AssociationRelationship
AssociationRelationship
AssociationRelationship
Deze svg is op 23-10-2023 13:55:59 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2023 ArchiXL.